2024年学校人事档案管理制度样本（四篇）

第11页共11页2024年学校人事档案管理制度样本公司人事档案管理办法规章制度一、目的为更有效地管理员工人事档案，确保机密信息的保守，同时维护档案的完整性，防止材料损坏，促进档案资料的高效、有序利用，特制定本管理办法。二、档案管理内容1.员工入职档案：包括但不限于个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议等。2.员工培训档案：涵盖培训通知、培训总结报告或考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（含证书原件）、员工培训统计表等。3.绩效管理档案：按月整理员工绩效考核相关资料。4.员工离职档案：涉及员工与公司解除（终止）劳动关系、死亡等情形的相关档案。三、档案相关规定1.基础管理原则：分类标准明确、归档及时、排列有序、层次清晰、整理规范。真实性核查：员工入职前，人力资源部需核查人事档案的真实性、有效性，发现虚假信息可不予录用或解聘。分类归档：按入职时间分类归档，区分在职与离职人员，及时登记于《入职员工人事档案登记》与《离职员工人事档案登记》，并对档案进行编号，原则上永久保存。资料更新：员工基本信息变动时，应及时提交相关复印件归档，原件现场查验。档案调阅：员工调动或录用前需调阅档案，并在新岗位报到前完成登记。材料收集：及时收集考核、培训、奖惩等材料，确保档案完整，归档材料需真实、文字清晰、手续完备。离职档案管理：每月清查离职档案，另行存档，保存期原则上为三年，高管及核心人员档案保留至离岗后____年。环境要求：档案员需保持档案管理环境的清洁、整洁。编号存放：档案分类编号存放，每位员工一个编号，避免交叉，并制作电子目录便于查阅。2.档案的查、借阅保密与非保密档案：保密档案禁止查阅与外借，仅可在档案室阅览；非保密档案因工作需要查、借阅时，需填写《查、借阅人事档案单》，经行政人力资源部经理批准。跨部门与级别限制：一般情况下，不得垮部门查、借阅，下级员工不得查、借阅上级员工档案。公司级领导及行政人力资源部可直接查、借阅。归还与登记：借阅档案需在三天内归还（特殊情况可延长），逾期未还、损坏、私自复印、遗失者将按公司档案管理规定处理，人力资源部需做好查、借阅登记。3.查、借阅档案注意事项严禁涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。未经行政人力资源部经理同意，不得擅自复印、拍摄档案内容。查、借阅者需保守档案内容秘密，违者将视情节轻重予以惩处。4.档案的销毁未经批准，任何个人和部门不得销毁员工档案资料。达到销毁期的档案，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。销毁前需认真核对，并将批准的销毁登记与待销毁档案做好登记并归档，登记表永久保存。四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部负责实施，其修订和废止亦同。2024年学校人事档案管理制度样本（二）公司人事档案管理办法规章制度一、目的为确保公司员工人事档案的妥善管理与机密保护，维护档案的完整性，防止材料损坏，并促进档案资料的高效、有序利用，特制定本管理办法。二、档案管理内容1.员工入职档案：涵盖个人简历、入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议等。2.员工培训档案：包括培训通知、培训总结报告或考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表等。3.绩效管理档案：按月归类整理员工绩效考核相关资料。4.员工离职档案：涉及员工与公司解除（终止）劳动关系、死亡等情形的相关资料。三、档案相关规定1.基础管理原则：分类标准明确，归档及时，排列有序，层次清楚，整理规范。真实性核查：员工入职前，人力资源部需对人事档案的真实性、有效性进行核查，发现虚假可不予录用或解聘。归档与编号：按入职时间分类归档，区分在职与离职人员，及时登记于《入职员工人事档案登记》与《离职员工人事档案登记》，并对档案进行编号，原则上永久保存。资料更新：员工基本资料变动时，应及时提交复印件归档，原件现场查验。调动与录用：调动及新入职员工需在办理手续前调阅档案，并登记新档案。完整性维护：及时收集、整理考察、考核、培训、奖惩等材料，确保真实、清晰、手续齐备。离职档案管理：每月清查离职档案，另行存档，原则上保存三年后方可销毁（高管及核心人员延长至离职后若干年）。环境管理：保持档案管理环境清洁、整洁。编号与电子目录：分类编号存放，避免重名重姓交叉，制作电子目录便于查阅。2.档案的查、借阅保密与非保密档案：保密档案仅限档案室阅览，非保密档案因工作需要查借阅需填写《查、借阅人事档案单》，经行政人力资源部经理批准。跨部门与上下级限制：一般不得跨部门查借阅，下级员工不得查借阅上级员工档案。领导直接查借阅：公司级领导及行政人力资源部可直接查借阅。归还与登记：借阅档案需三日内归还（特殊情况可延长），损坏、复印、遗失者依规处理，并做好查借阅登记。3.查借阅档案注意事项禁止涂改、抽取、撤换档案材料。未经允许不得复印、拍摄档案内容，取证需经行政人力资源部经理同意。严禁擅自泄露档案内容，违者严惩。4.档案的销毁销毁须经同意，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后实施。销毁前需认真核对，做好登记并归档，登记表永久保存。四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部负责实施，其修订与废止亦同。2024年学校人事档案管理制度样本（三）一、公司内部的人事档案管理涵盖公司内部员工的相关文件，具体包括：1.个人履历表；2.身份证与户口本的复印件；3.学历证明及职称证书的复印件；4.非本地户籍员工需提供在工作地的暂住证；5.员工入职及转正审批表；6.公司对员工的考核、奖惩及任免情况的相关文件；7.公司认为必要的其他存档材料。二、对于正式员工，其个人的国家公职档案需存入公司设立的集体存档账户，需提交的资料如下：1.行政关系介绍信；2.工资转移介绍信；3.完整的履历表；4.鉴定材料；5.已婚员工需提供婚姻证明；6.转正及定级审批表；7.职称审批表；8.干部录用表；9.招工审批表；10.非本地户籍员工的工作地暂住证。三、档案管理遵循以下规定：1.公司内部人事档案由人力资源部专职人员负责保管；2.档案管理人员需确保档案的完整性和安全性，对档案进行及时编号，并遵守保密原则，不得擅自处理档案；3.档案管理人员应不断优化管理方法，以实现档案管理的科学化和规范化；4.查阅人事档案需获得人力资源部负责人的许可。四、若员工的个人信息发生变更，如地址、婚姻状况、子女出生情况或银行账户名称等，员工需在变更发生后的____个工作日内以书面形式通知人力资源部进行更新。五、所有需要公司出具的人事证明，如工作证明、收入证明等，员工需先向人力资源部申请，经总经理批准后方可办理。2024年学校人事档案管理制度样本（四）一、纪律处分与档案法遵守对于假公济私行为，一经查实，将严格按照《中华人民共和国档案法》的相关规定进行纪律处分，确保法律的严肃性和权威性得到维护。二、外省市单位查阅干部人事档案的程序外省市单位若需查阅干部人事档案，应事先与相关单位取得联系，并征得对方同意。在获得许可后，根据干部人事档案管理权限的规定，携带《查阅干部人事档案审批表》至指定地点进行查阅。若档案中部分内容涉及被了解人的情况，将仅提供相关部分，确保信息的针对性和保密性。三、特定部门查阅干部人事档案的要求公安、安全、检察部门及公证处等机构在查阅干部人事档案时，同样需持有《查阅干部人事档案审批表》。若因工作需要摘录档案内容，必须事先征得档案管理人员的同意，并由管理人员核对无误后，注明材料出处及日期，加盖部门公章。对于摘录复制的材料，除作为证据必须保留外，其余均应由查阅单位负责销毁，以保障档案信息的安全性和完整性。四、干部人事档案的查阅与借阅规定干部人事档案的查阅应在指定的阅档室或地点进行，原则上不允许外借。若因特殊工作需要必须借出使用，查阅单位需在审批表中明确说明理由，并经档案管理人员同意后严格履行登记手续。借阅期限限定为两周内，逾期需办理续借手续。同时，严禁任何个人查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案，以维护档案管理的公正性和客观性。五、干部人事档案鉴别归档的标准与流程归档的材料必须为正式材料，要求完整、齐全、真实，文字清晰，对象明确，并附有承办单位或个人的署名及形成材料的日期。对于需经组织审查盖章的材料，必须履行相应手续；对于需与本人见面的材料，一般应获得本人的签字确认。归档材料的载体应符合规定尺寸，书写材料也应符合要求，不得使用圆珠笔、铅笔等不符合规定的书写工具。归档材料应逐份登记，并在一个月内归入本人档案袋（盒）内，每年装订入卷一次。六、干部人事档案转递的规范与要求干部人事档案的转递应建立严格的登记制度，确保档案进出手续完备、逐一登记。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人携带。转出档案必须完整齐全，经过认真整理并装订成卷。转递时必须填写《干部人事档案转递通知单》，严密包封并加盖密封章后寄出。档案管理部门在收到外单位转入的档案后应认真清点核对无误后及时回复寄出单位回执。同时应加强与干部调配、任免单位的配合协作确保干部人事档案随人员变动及时转递到位。七、干部人事档案保管保密的严格措施在干部人事档案的保管保密工作中应严格遵守相关法律法规和条例规定不得泄露档案内容和其他机密事项。档案库房应坚固安全配备必要的防护设施定期检查维护确保档案安全无虞。对保管的档案应进行详细登记并分开保管死亡人员档案。严禁个人私自保存档案材料档案管理人员调动时必须严格履行交接手续。非档案管理人员不得进入档案库房档案材料不得擅自转移、分散