质量管理制度的会议纪要

质量管理制度的会议纪要第一章总则

为确保质量管理制度的有效实施与持续改进，提高会议效率，明确会议责任，规范会议流程，特制定本会议管理制度。本制度旨在加强组织内部沟通与协作，通过会议这一形式，促进决策的透明化、科学化，确保公司质量管理体系运行的高效性与合规性。

一、会议目的

会议作为质量管理体系运行中的重要组成部分，旨在：

1.分析和解决质量问题，提高产品质量。

2.传达和贯彻质量管理方针、政策及法律法规。

3.培训和提高员工的质量意识和技能。

4.监控质量目标的实现情况，评价质量管理体系的运行效果。

二、适用范围

本制度适用于公司内所有与质量管理相关的会议，包括但不限于：

1.质量管理会议

2.质量问题分析会议

3.质量改进会议

4.质量培训会议

5.内部审核会议

6.管理评审会议

三、会议原则

1.会议应遵循高效、务实、民主、创新的原则。

2.会议议题应具有针对性和实用性，避免形式主义和无效沟通。

3.会议时间、地点应合理规划，确保参会人员能够充分参与和讨论。

4.会议应注重决策的实施和跟踪，确保会议成果的有效转化。

四、会议组织与管理

1.会议的组织者负责确定会议主题、议程、时间、地点等，并提前通知参会人员。

2.会议组织者应确保会议内容的准确性和完整性，并对会议纪要的准确性负责。

3.参会人员应准时参加会议，积极参与讨论，并对会议决策的实施负责。

4.会议纪要应由专人负责记录，并在会议结束后及时整理、分发。

五、会议决策与实施

1.会议决策应充分讨论，形成明确的意见和措施。

2.会议决策的实施应明确责任人和完成时间，确保决策落实到位。

3.会议决策的跟踪与评估应定期进行，对未按期完成的任务应分析原因，制定改进措施。

六、会议保密

1.会议涉及的商业秘密、技术秘密和内部信息应严格保密。

2.参会人员应签订保密协议，遵守保密规定。

3.会议纪要的存储、传递和销毁应按照公司保密规定执行。

本制度自发布之日起实施，如有变更，以最新版为准。全体员工应严格遵守本制度，共同维护质量管理体系的有效运行。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的：根据公司质量管理体系运行的需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议的主要议题、讨论重点和预计时间，合理安排议程顺序，避免会议拖延。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，确保涉及到的部门和岗位人员参加。

4.通知与提醒：提前以书面形式通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等，并对重要会议进行多次提醒。

二、会议召开

1.会前签到：会议组织者负责组织签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：简要介绍会议主题、目的和议程，强调会议纪律，提醒参会人员保持手机静音。

3.会议议题讨论：按照议程逐项进行讨论，主持人要确保讨论有序进行，避免跑题。

4.会议决策：对讨论的议题形成明确的决策意见，必要时进行表决。

三、会议记录

1.记录会议内容：指定专人负责记录会议讨论的主要观点、决策意见和措施等。

2.会议纪要整理：会后及时整理会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策意见等。

3.会议纪要审核：会议纪要由会议组织者审核，确保内容准确、完整。

4.会议纪要分发：将会议纪要发送给参会人员和相关人员，以便了解会议内容并执行决策。

四、会议决策实施与跟踪

1.明确责任人和完成时间：对会议决策进行分解，明确责任人和完成时间，确保决策落实到位。

2.跟踪与评估：定期对会议决策的实施情况进行跟踪和评估，了解进度和存在的问题。

3.反馈与改进：针对跟踪和评估结果，对未按期完成的任务进行分析，制定改进措施，并在下一次会议中进行反馈。

五、会议总结与改进

1.会议总结：会议结束后，组织者应收集参会人员的意见和建议，总结会议的优点和不足。

2.改进措施：根据会议总结，制定相应的改进措施，提高下一场会议的效果。

3.持续优化：不断总结会议管理经验，完善会议流程，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效实施，强化责任落实，提高工作执行力，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的发布与传阅

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由会议组织者进行审核。

2.审核通过的会议纪要应以书面形式发布，同时通过电子邮件、企业内部通讯平台等方式通知所有参会人员和相关人员。

3.会议纪要应明确标注需执行的任务、责任人和完成时间，确保相关人员清晰了解各自职责。

二、任务分解与责任落实

1.会议决策涉及的具体任务应进行分解，明确各任务的责任人和完成时间。

2.责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的实施计划，确保任务按期完成。

3.会议组织者应对任务分解和责任落实情况进行跟踪，确保各项工作有序推进。

三、跟踪检查与评估

1.定期对会议决策的执行情况进行跟踪检查，了解责任人工作进度和存在的问题。

2.会议组织者应建立评估机制，对会议决策实施效果进行评价，确保决策目标达成。

3.对于未按期完成的任务，要分析原因，制定针对性的改进措施，并在下一次会议中进行通报。

四、反馈与沟通

1.责任人应主动向会议组织者反馈工作进展和存在的问题，确保信息畅通。

2.会议组织者要定期收集、整理反馈信息，为改进会议决策提供依据。

3.对于跨部门协作的任务，会议组织者应协调相关部门，促进沟通与协作，确保任务顺利完成。

五、督促与问责

1.会议组织者应加强对会议决策实施过程的督促，对工作进度缓慢、责任落实不到位的责任人进行提醒和指导。

2.对因工作不力导致会议决策无法按期完成的，要按照公司相关规定进行问责。

3.通过督促与问责，形成压力传导机制，提高会议决策的执行力。

六、持续改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，查找存在的问题和不足。

2.结合实际工作，不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提高工作效率。

3.鼓励员工提出改进意见和建议，共同促进会议纪要落实工作的完善。

第四章会议室管理规定

为保障会议的顺利进行，提高会议室使用效率，营造良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由会议组织者提前向行政部门申请。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便行政部门合理分配会议室资源。

3.行政部门应建立会议室预订台账，及时更新会议室使用情况，确保信息透明。

二、会议室布置与设施

1.会议室应保持整洁、安静，室内光线充足，空调温度适中。

2.根据会议类型和参会人数，合理安排座位布局，确保参会人员舒适参会。

3.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、会议电话等，并由专人负责维护和管理。

三、会议期间管理

1.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持手机静音，不随意离开会议室。

2.会议组织者应确保会议内容保密，提醒参会人员遵守保密规定。

3.行政部门负责监督会议室使用情况，确保会议按时开始、结束，避免资源浪费。

四、会议室使用后的整理

1.会议结束后，会议组织者应安排人员及时清理会议室，恢复原状。

2.如有设施损坏，应立即报告行政部门，以便及时维修或更换。

3.值班人员应检查会议室设备使用情况，确保设备安全、完好。

五、会议室安全管理

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常使用。

3.行政部门应加强对会议室钥匙、门禁卡等的管理，防止无关人员擅自进入会议室。

六、会议室使用优先级

1.在会议室资源紧张的情况下，行政部门可根据会议的重要性和紧急程度，合理分配会议室。

2.公司重要会议、紧急会议等具有较高优先级的会议，应优先安排会议室。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司质量