图书资料与档案管理制度

图书资料与档案管理制度1.前言本制度的订立旨在规范和优化企业内部图书资料和档案的管理，提高信息的准确性和可访问性，确保各部门能够快速有效地取得所需的图书资料和档案信息，以支持企业的日常运营和发展。本制度适用于全体员工及相关管理人员。2.定义和分类2.1图书资料图书资料是指企业内部收集、购买、编撰的书籍和文档，包含但不限于企业发行的内部刊物、技术手册、规章制度、行业研究报告等。2.2档案档案是指企业内部紧要的文件、资料和记录，包含但不限于合同、协议、出书物、报告、备忘录、会议纪要、电子邮件等。档案依照其保管期限和价值可分为永久档案、长期档案和临时档案。3.负责人和管理责任3.1负责人公司负责人为图书资料和档案的最终责任人，负责图书资料和档案的采购、分类、归档和保管。3.2管理责任部门负责人负责本部门的图书资料和档案的管理工作，包含但不限于：确保图书资料和档案的完整性和准确性；监督员工遵守本制度，妥当保管图书资料和档案；定期进行图书资料和档案的清点和盘点；供应必需的培训和引导，确保员工了解并遵守相关规定；4.图书资料的采购与管理4.1采购流程部门负责人依据本部门的需求提出图书资料采购申请；采购部门负责人依据采购申请进行评估，并供应采购建议；负责人审核采购申请，并依据采购预算进行决策；采购部门负责人负责与供应商进行洽谈和签订采购合同；采购部门负责人收到图书资料后，进行验收并记录入库。4.2分类与编号部门负责人负责对收到的图书资料进行分类和编号，并建立相应的分类和编号系统；分类和编号系统需要在企业内部通知和培训，以确保员工能够正确使用和查找图书资料。4.3借阅与归还员工在借阅图书资料之前，需要填写借阅申请表，并经主管审批；借阅期限为30天，到期前员工需申请续借，每次续借期限不得超出30天；借阅图书资料需严格依照资料登记册进行登记，包含借阅日期、借阅人、借阅期限等信息；借阅图书资料需保证资料的完整和安全，不得私自涂写、损坏或遗失；归还图书资料时，员工需要填写归还单，并由部门负责人或主管进行确认。4.4保管与倾销图书资料应妥当保管，避开遗失、损坏或泄露；对于已过期或长期未被使用的图书资料，部门负责人应及时进行清理和倾销，确保企业资料库的更新和有效性。5.档案的管理与保管5.1归档流程涉及档案的部门负责人应依照保管期限和价值对档案进行分类和编号，并建立相应的档案管理系统；在档案归档前，部门负责人应对档案进行备份和整理，保证档案的完整性和准确性；档案管理人员负责将档案进行依照档案管理系统进行归档，并填写相关归档登记表。5.2档案的借阅与归还员工在借阅档案之前，需要填写借阅申请表，并经部门负责人或主管审批；档案借阅期限依据档案的价值和紧要性进行设定，并在借阅申请表上明确注明；借阅档案需严格依照档案登记表进行登记，包含借阅日期、借阅人、借阅期限等信息；在借阅档案期间，员工需妥当保管档案，不得私自涂写、损坏或遗失；归还档案时，员工需要填写归还单，并由部门负责人或主管进行确认。5.3档案的保密与销毁档案应妥当保密，严禁泄露涉及企业的机密、商业秘密以及员工个人隐私；涉及到档案的销毁，需经过部门负责人和法务部门的审批，并依照相关规定进行销毁，并留有销毁记录。6.监督与违规处理6.1监督公司负责人负责对图书资料和档案的管理进行监督，包含但不限于定期检查、抽查、调查等方式，确保各部门和员工遵守本制度。6.2违规处理对于违反本制度的行为，将按公司内部相关规定进行处理，包含但不限于提示、警告、记过、停职、开除等纪律处分。同时，如涉及到违法行为，将移交给相关部门进行处理。7.改进与更新为了不绝提升图书资料和档案管理的效率和规范化水平，本制度将依据实际情况进行动态管理和改进，并在有需要时进行相应的更新和修订。8.附则本制度于订立后立刻生效，并对全部员工和相关管理人员具有管束力。如有需要，本制度可依据