工程招标代理资料存档质量控制流程制度

工程招标代理资料存档质量控制流程制度第一章总则为确保工程招标代理工作中资料的完整性、准确性和安全性，提高招标代理资料存档的工作效率，特制定本制度。本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国档案法》及相关法规，并结合我单位实际情况，规范招标代理资料的存档管理流程和质量控制要求。第二章适用范围本制度适用于我单位所有工程招标代理项目的资料存档工作，包括但不限于招标文件、投标文件、评标报告、合同文件及相关支持材料等。所有员工、合作伙伴、及相关利益方均应遵循本制度。第三章目标1.确保招标代理资料的完整性和真实性。2.提高资料存档的工作效率和质量。3.确保资料的安全性和可追溯性，防止资料丢失或损坏。4.通过制度化管理促进招标代理工作规范化，提高服务质量。第四章管理规范4.1责任分工1.项目经理:负责项目资料的收集、整理和存档，确保资料的完整性和准确性。2.质量管理专员:负责对资料存档过程进行监督和审核，确保符合质量控制标准。3.档案管理员:负责档案的保管、分类和维护，定期进行资料的检查与更新。4.信息技术支持部门:负责电子档案的存储和数据备份，确保资料的安全性与可恢复性。4.2资料收集1.所有招标相关资料必须在招标活动结束后五个工作日内收集齐全。2.资料包括但不限于：招标公告、招标文件、投标文件、评标记录、合同、履约保证金凭证等。3.收集的资料应由项目经理进行初步审核，确保资料的完整性与准确性。4.3资料整理1.收集的资料应按照时间、类别进行整理，确保资料的逻辑性与可查性。2.所有纸质资料需采用统一格式进行打印，使用标准化的文件夹和标签进行分类存放。3.电子资料需按照规定的命名规则进行保存，确保文件名称的可识别性。4.4资料存档1.所有整理好的纸质资料应存放在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮和防盗措施。2.电子资料应存放在安全的服务器上，并定期进行备份，确保资料不丢失。3.存档的资料应逐一编号，并建立详细的档案目录，便于后续的查阅和使用。第五章操作流程5.1资料收集流程1.资料收集:项目经理负责收集招标活动中产生的所有相关资料。2.初步审核:项目经理对收集的资料进行初步审核，确保无缺漏。3.填写收集清单:记录所有收集资料的名称、数量、审核结果等信息，形成《资料收集清单》。5.2资料整理流程1.分类整理:根据资料类型和时间进行分类，并按顺序进行整理。2.格式统一:确保纸质资料格式一致，电子资料文件命名规范。3.准备存档:整理完成后，项目经理将资料提交给档案管理员进行存档。5.3资料存档流程1.纸质资料存档:档案管理员根据《资料收集清单》将纸质资料存放到档案室，并登记入档案管理系统。2.电子资料存档:档案管理员将电子资料上传至服务器，并进行数据备份，确保资料的安全。3.资料目录更新:更新档案目录，确保资料的可追溯性。第六章监督机制6.1监督检查1.定期检查:质量管理专员每季度对资料存档情况进行检查，确保资料存档符合规定。2.随机抽查:不定期进行随机抽查，评估资料的完整性和准确性。3.问题反馈:对于检查中发现的问题，需及时反馈给项目经理，并制定整改措施。6.2评估机制1.年度评估:每年对招标代理资料存档质量进行评估，形成评估报告，并提出改进建议。2.绩效考核:将资料存档质量纳入项目经理和档案管理员的绩效考核，激励其提高工作质量。第七章附则1.本制度由质量管理专员负责解释，自发布之日起实施。2.本制度如需修订，应由质量管理专员提出修订建议，经管理层审核通过后实施。3.本制度自发布之日起有效，所有相关人员应严格遵守