企业内部通讯录及信息发布规定

企业内部通讯录及信息发布规定TOC\o"1-2"\h\u32028第一章总则 565041.1制定目的与依据 5135291.1.1制定目的 5109381.1.2制定依据 5258391.1.3适用对象 5177821.1.4适用内容 536811.1.5企业内部通讯录 5277271.1.6信息发布 5327421.1.7通讯录管理员 5303791.1.8保密信息 542761.1.9违规行为 5201591.1.10解释权 66808第二章内部通讯录管理 6260671.1.11准确性原则 6301411.1.12完整性原则 6141721.1.13分类原则 630351.1.14简洁性原则 6148471.1.15保密性原则 614381.1.16定期更新 6219661.1.17及时调整 6277831.1.18专人负责 6289791.1.19审批流程 6114151.1.20备份与恢复 7292851.1.21查询权限 7318691.1.22使用场合 7167351.1.23保护隐私 7102811.1.24规范使用 7303811.1.25违规处理 722760第三章信息发布原则 714241.1.26企业内部信息发布范围应遵循以下原则： 739631.1.27具体发布范围包括： 7256671.1.28信息发布应遵循以下标准： 8265631.1.29具体发布标准如下： 829201.1.30企业内部信息发布应保证信息的真实性及准确性，具体要求如下： 8151001.1.31为保证信息真实性及准确性，企业应采取以下措施： 811752第四章信息发布流程 873241.1.32信息审核 8217081.1.33信息审批 9202981.1.34内部渠道 999401.1.35外部渠道 9313831.1.36内部信息 986681.1.37外部信息 1028499第五章信息发布责任 10318201.1.38保证发布的信息真实、准确、完整，不得发布虚假、误导性信息； 10306451.1.39保证信息发布的内容符合企业发展战略和形象，不得损害企业利益； 10223121.1.40按照企业信息发布规定，及时、准确地发布信息，不得拖延或隐瞒； 10229701.1.41对发布的信息承担相应法律责任，如发生信息错误或侵权行为，应积极配合企业处理； 10280231.1.42遵守信息发布流程，服从信息发布部门的指导和监督。 1095581.1.43制定企业信息发布管理制度，明确信息发布范围、流程和责任； 1051521.1.44组织信息发布培训，提高员工信息发布意识和能力； 10300761.1.45指导、监督各部门的信息发布工作，保证信息发布合规、高效； 10136781.1.46负责企业官方网站、公众号等平台的信息发布和运维； 10168931.1.47对发布的信息进行跟踪、评估，定期优化信息发布策略。 1035331.1.48根据国家法律法规和企业规章制度，对发布的信息进行合规性审核； 1045631.1.49对信息内容的真实性、准确性、完整性进行审核，保证信息质量； 11234421.1.50对信息发布者提交的资料进行审核，保证资料齐全、合法； 1162281.1.51对信息发布过程中出现的问题进行协调处理，保证信息发布顺利进行； 114471.1.52建立信息审核档案，对审核过程和结果进行记录和归档。 1123898第六章信息安全与保密 11240981.1.53网络安全 11203361.1加强网络安全防护，保证企业内部网络与外部网络的物理隔离，防止外部非法入侵。 11218311.2建立完善的防火墙、入侵检测系统和安全审计系统，实时监控网络流量和异常行为。 11226421.3定期对网络设备进行安全检查和更新，保证网络设备的安全可靠。 11274051.3.1数据安全 1141812.1对企业内部数据进行分类，按照重要程度和敏感程度进行分级保护。 11135422.2采用加密技术对重要数据进行加密存储和传输，保证数据不被非法获取。 11181492.3建立数据备份和恢复机制，定期对关键数据进行备份，保证数据安全。 1169162.3.1终端安全 1194053.1加强终端设备的物理安全，防止设备丢失或被盗。 11184363.2对终端设备进行安全配置，限制不必要的网络访问和软件安装。 11258023.3定期对终端设备进行病毒查杀和系统更新，保证终端设备的安全可靠。 11253003.3.1保密范围 11294611.1明确企业内部信息的保密范围，包括但不限于商业秘密、技术秘密、客户资料等。 11196851.2对保密范围内的信息实行严格管理，保证信息不被非法泄露。 11252571.2.1保密措施 11120192.1对涉及保密信息的人员进行保密教育，提高保密意识。 11316892.2制定保密制度，明保证密责任和保密要求。 12125062.3对保密信息进行标识，保证信息的保密性。 12278712.3.1保密期限 12238963.1明保证密信息的保密期限，保密期限到期后可进行解密处理。 12152973.2对保密期限内的信息进行定期审查，保证信息的保密性。 12309003.2.1信息泄露报告 12169631.1一旦发觉信息泄露，相关责任人应立即向企业信息安全部门报告。 1224481.2报告内容包括泄露时间、泄露途径、泄露范围、泄露信息内容等。 1261881.2.1泄露调查与处理 1234542.1企业信息安全部门接到报告后，应立即组织调查，查找泄露原因。 1276892.2根据调查结果，采取相应的补救措施，防止信息进一步泄露。 12243352.3对泄露事件进行严肃处理，对相关责任人进行追责。 12142042.3.1泄露后续管理 12167483.1对泄露事件进行总结，分析泄露原因，完善信息安全措施。 12309513.2对泄露涉及的信息进行重新评估，调整保密级别和保密期限。 12260523.3对涉及泄露的终端设备进行安全检查，保证设备安全可靠。 1227569第七章信息发布违规处理 1284623.3.1违规信息发布 12259753.3.2违规信息发布行为 12319843.3.3发觉违规行为 1345713.3.4初步处理 13258013.3.5违规行为确认 1330373.3.6处理决定 13307753.3.7对违规信息发布者的处罚 1327783.3.8对信息管理部门的处罚 1357683.3.9对相关责任人的处罚 132217第八章内部通讯录及信息发布培训 1448563.3.10范围 14126493.3.11具体对象 14163033.3.12内部通讯录管理 14130553.3.13信息发布 14117383.3.14法律法规与政策 14290193.3.15理论培训 14131373.3.16实操培训 1435733.3.17考核与评估 1527273.3.18持续培训 1525635第九章内部通讯录及信息发布评估与改进 15185943.3.19有效性指标 15269401.1通讯录信息准确性：保证通讯录中的信息真实、准确，无遗漏或错误。 15313261.2信息发布及时性：评估信息发布是否在规定时间内完成，保证信息传递的高效性。 1557861.3信息覆盖范围：评估通讯录及信息发布是否覆盖企业内部所有相关人员。 1565751.3.1满意度指标 15299552.1员工满意度：调查员工对通讯录及信息发布工作的满意程度。 15126752.2管理层满意度：评估管理层对通讯录及信息发布工作的认可程度。 15235492.2.1合规性指标 1567323.1通讯录信息安全：保证通讯录信息的保密性，防止信息泄露。 15197363.2信息发布合规：评估信息发布是否符合企业内部规定及法律法规。 15140103.2.1评估准备 15210451.1制定评估方案：明确评估目的、评估对象、评估内容、评估方法等。 1569901.2确定评估周期：根据企业实际情况，合理确定评估周期。 15162081.2.1评估实施 1580842.1收集数据：通过问卷调查、访谈、数据分析等方式收集相关数据。 15315802.2分析数据：对收集到的数据进行整理、分析，得出评估结果。 1535792.2.1评估结果反馈 15207783.1撰写评估报告：将评估结果形成报告，提交给相关部门及领导。 1640093.2反馈评估结果：向企业内部员工公布评估结果，提高员工对通讯录及信息发布工作的认识。 1642203.2.1优化通讯录管理 1671031.1定期更新通讯录：保证通讯录信息的实时性，及时更新员工信息。 16186071.2建立信息审核机制：对通讯录信息进行审核，保证信息的准确性。 16117511.2.1提高信息发布效率 16290822.1优化发布渠道：选择高效的信息发布渠道，提高信息传递速度。 16261452.2制定信息发布计划：合理安排信息发布时间，保证信息传递的及时性。 16155162.2.1加强合规性管理 1610653.1建立信息安全制度：加强通讯录信息的安全管理，防止信息泄露。 16222593.2完善信息发布规定：修订和完善信息发布规定，保证信息发布合规。 167563.2.1提高员工满意度 16286114.1加强员工培训：提高员工对通讯录及信息发布工作的认识，提升员工满意度。 16320114.2关注员工需求：及时了解员工需求，优化通讯录及信息发布工作。 1610117第十章附则 1622584.2.1本规定由企业信息化管理部门负责解释，并根据实际情况的变化和需要，适时进行修订。 16316634.2.2如本规定与国家法律法规、行业规范或公司其他规章制度有冲突，应以国家法律法规、行业规范或公司其他规章制度为准。 16296934.2.3对于本规定未涉及的事项，相关部门可依据本规定的基本原则和精神，制定相应的实施细则。 1663534.2.4本规定自发布之日起实施。 16163264.2.5本规定实施前已发布的内部通讯录及信息发布相关规定，与本规定有抵触的，以本规定为准。 1637194.2.6各相关部门应按照本规定的要求，及时调整和优化内部通讯录及信息发布工作。 1729674.2.7本规定所涉及的内部通讯录及信息发布工作，各相关部门应严格按照本规定执行，保证信息准确、及时、高效。 17317124.2.8任何单位和个人不得擅自修改、删除或发布未经授权的内部通讯录及信息，违反者将按照公司相关规定进行处理。 17190174.2.9各相关部门应定期对内部通讯录及信息发布工作进行总结和评估，对存在的问题及时进行整改。 17164364.2.10本规定以外的其他事项，如需调整内部通讯录及信息发布规定，应由企业信息化管理部门提出，经公司领导批准后实施。 17第一章总则1.1制定目的与依据1.1.1制定目的本规定旨在规范企业内部通讯录的管理和信息发布流程，保证企业内部信息传递的高效、准确与安全，加强员工之间的沟通与协作，提升企业整体运营效率。1.1.2制定依据本规定依据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《企业信息安全管理规定》等相关法律法规，结合企业实际情况，制定本规定。第二节适用范围1.1.3适用对象本规定适用于企业内部所有员工，包括正式员工、临时工、实习生等。1.1.4适用内容本规定涵盖企业内部通讯录的编制、更新、使用和信息发布的相关流程。第三节定义与解释1.1.5企业内部通讯录企业内部通讯录是指记录企业内部员工基本信息、联系方式、岗位职责等内容的电子或纸质名录。1.1.6信息发布信息发布是指通过企业内部通讯渠道，将企业内部重要通知、新闻、活动等信息传递给全体员工的过程。1.1.7通讯录管理员通讯录管理员是指负责企业内部通讯录的编制、更新、维护及信息发布工作的专职或兼职人员。1.1.8保密信息保密信息是指涉及企业商业秘密、技术秘密、个人隐私等不宜对外公开的信息。1.1.9违规行为违规行为是指违反本规定的行为，包括但不限于泄露保密信息、擅自修改通讯录内容、滥用信息发布权限等。1.1.10解释权本规定的解释权归企业人力资源部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。第二章内部通讯录管理第一节通讯录编制原则1.1.11准确性原则内部通讯录的编制应以保证信息的准确性为首要原则。通讯录中收录的员工信息应包括姓名、职位、联系方式等关键信息，保证每一项信息真实、准确无误。1.1.12完整性原则内部通讯录应涵盖公司全体员工，包括正式员工、实习生、临时工等。编制通讯录时，需保证员工信息完整，不得遗漏。1.1.13分类原则内部通讯录应根据公司组织架构进行分类，按照部门、职位等不同维度进行排序，便于查询和使用。1.1.14简洁性原则通讯录编制应简洁明了，避免冗余信息。信息表述应规范、统一，便于识别。1.1.15保密性原则内部通讯录涉及员工个人隐私，编制时应注意保密，不得泄露员工个人信息。第二节通讯录更新与维护1.1.16定期更新内部通讯录应定期进行更新，保证信息的时效性。更新周期可根据公司实际情况确定，一般为每季度或每半年。1.1.17及时调整当员工职位、联系方式等发生变化时，应及时对通讯录进行调整，保证信息准确。1.1.18专人负责公司应指定专人负责通讯录的更新与维护工作，保证通讯录管理的规范性和连续性。1.1.19审批流程通讯录更新与维护应遵循审批流程，涉及重要信息的调整需经相关部门或领导审批。1.1.20备份与恢复为保证通讯录数据的安全，应定期对通讯录进行备份。当数据丢失或损坏时，应及时进行恢复。第三节通讯录使用规范1.1.21查询权限内部通讯录仅限于公司内部员工查询，未经允许不得对外泄露。1.1.22使用场合员工在使用通讯录时，应遵守公司规定，不得用于非工作目的。1.1.23保护隐私员工在使用通讯录过程中，应尊重他人隐私，不得擅自公开或传播他人联系方式。1.1.24规范使用员工在使用通讯录时，应遵循公司相关规定，不得恶意篡改、删除或破坏通讯录信息。1.1.25违规处理对于违反通讯录使用规范的员工，公司将根据情节严重程度，给予相应处罚。第三章信息发布原则第一节信息发布范围1.1.26企业内部信息发布范围应遵循以下原则：（1）遵守国家法律法规，不得发布违法信息。（2）保障企业利益，不得泄露企业商业秘密及敏感信息。（3）提高信息传递效率，保证信息传达至相关岗位及人员。（4）促进企业内部沟通，加强部门间协作。1.1.27具体发布范围包括：（1）企业政策、规章制度、发展战略及年度工作计划等。（2）生产经营、项目管理、市场拓展等方面的信息。（3）人力资源、财务管理、物资采购等方面的信息。（4）企业文化活动、员工福利等方面的信息。第二节信息发布标准1.1.28信息发布应遵循以下标准：（1）保证信息的真实性、准确性和及时性。（2）语言简练明了，条理清晰，易于理解。（3）遵循企业内部信息发布流程，保证信息传递的规范性和有效性。（4）尊重员工隐私，保护企业商业秘密。1.1.29具体发布标准如下：（1）信息来源可靠，保证信息真实性。（2）信息内容客观公正，避免主观臆断。（3）信息发布渠道合规，遵循企业内部信息发布规定。（4）信息发布时机适当，保证信息传递的及时性。第三节信息真实性及准确性1.1.30企业内部信息发布应保证信息的真实性及准确性，具体要求如下：（1）严格审查信息来源，保证信息来源可靠。（2）对信息内容进行核实，避免发布虚假信息。（3）对涉及数据、统计等信息，保证数据准确无误。（4）对可能产生误解的信息，及时进行澄清和更正。1.1.31为保证信息真实性及准确性，企业应采取以下措施：（1）建立信息发布审核制度，对发布的信息进行严格审查。（2）加强信息发布人员培训，提高信息发布质量。（3）建立信息反馈机制，对发布的信息进行跟踪和评估。（4）定期对信息发布工作进行总结和改进，提高信息发布水平。第四章信息发布流程第一节信息审核与审批1.1.32信息审核（1）信息来源：企业内部各部门、子公司及员工均需对所发布的信息负责，保证信息的真实性、准确性和合法性。（2）审核标准：信息审核人员应根据以下标准对信息进行审核：a.是否符合国家法律法规及公司规章制度；b.是否涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息；c.是否具有误导性、虚假宣传等不良影响；d.是否符合企业发展战略和形象。（3）审核流程：a.信息均需经过信息来源部门负责人审核；b.重要信息需提交至公司办公室或相关部门进行再次审核；c.对于重大信息，需提交至公司领导层审批。1.1.33信息审批（1）审批权限：公司领导层根据信息的重要程度，分别对信息进行审批。（2）审批流程：a.审批人员收到信息后，应在规定时间内进行审批；b.审批通过后，信息可进入发布环节；c.审批未通过的信息，应退回信息来源部门进行修改。第二节信息发布渠道1.1.34内部渠道（1）企业内部办公系统：用于发布企业内部通知、公告、新闻等；（2）邮件：用于向员工发送重要通知、文件等；（3）企业内部论坛：用于员工交流、分享经验等；（4）企业群：用于实时沟通、信息共享等。1.1.35外部渠道（1）企业官方网站：用于发布企业新闻、产品信息等；（2）社交媒体：如微博、抖音等，用于企业品牌宣传、市场推广等；（3）行业媒体：如专业杂志、行业网站等，用于发布行业动态、企业新闻等；（4）媒体发布会：用于发布重大新闻、产品上市等。第三节信息发布时间1.1.36内部信息（1）企业内部通知、公告等：应在第一时间发布，保证员工及时了解相关信息；（2）企业内部新闻：应在事件发生后13个工作日内发布；（3）员工交流、分享等信息：可在适当时间发布，以促进员工之间的沟通与交流。1.1.37外部信息（1）企业官方网站、社交媒体等：应根据信息的重要性和时效性，合理选择发布时间；（2）行业媒体：应在事件发生后35个工作日内发布；（3）媒体发布会：应根据企业战略和市场需求，提前策划并确定发布时间。第五章信息发布责任第一节信息发布者的责任信息发布者需严格遵守国家相关法律法规和企业内部规章制度，承担以下责任：1.1.38保证发布的信息真实、准确、完整，不得发布虚假、误导性信息；1.1.39保证信息发布的内容符合企业发展战略和形象，不得损害企业利益；1.1.40按照企业信息发布规定，及时、准确地发布信息，不得拖延或隐瞒；1.1.41对发布的信息承担相应法律责任，如发生信息错误或侵权行为，应积极配合企业处理；1.1.42遵守信息发布流程，服从信息发布部门的指导和监督。第二节信息发布部门的职责信息发布部门是企业信息发布工作的主管部门，承担以下职责：1.1.43制定企业信息发布管理制度，明确信息发布范围、流程和责任；1.1.44组织信息发布培训，提高员工信息发布意识和能力；1.1.45指导、监督各部门的信息发布工作，保证信息发布合规、高效；1.1.46负责企业官方网站、公众号等平台的信息发布和运维；1.1.47对发布的信息进行跟踪、评估，定期优化信息发布策略。第三节信息审核部门的职责信息审核部门负责对发布的信息进行审核，承担以下职责：1.1.48根据国家法律法规和企业规章制度，对发布的信息进行合规性审核；1.1.49对信息内容的真实性、准确性、完整性进行审核，保证信息质量；1.1.50对信息发布者提交的资料进行审核，保证资料齐全、合法；1.1.51对信息发布过程中出现的问题进行协调处理，保证信息发布顺利进行；1.1.52建立信息审核档案，对审核过程和结果进行记录和归档。第六章信息安全与保密第一节信息安全措施1.1.53网络安全1.1加强网络安全防护，保证企业内部网络与外部网络的物理隔离，防止外部非法入侵。1.2建立完善的防火墙、入侵检测系统和安全审计系统，实时监控网络流量和异常行为。1.3定期对网络设备进行安全检查和更新，保证网络设备的安全可靠。1.3.1数据安全2.1对企业内部数据进行分类，按照重要程度和敏感程度进行分级保护。2.2采用加密技术对重要数据进行加密存储和传输，保证数据不被非法获取。2.3建立数据备份和恢复机制，定期对关键数据进行备份，保证数据安全。2.3.1终端安全3.1加强终端设备的物理安全，防止设备丢失或被盗。3.2对终端设备进行安全配置，限制不必要的网络访问和软件安装。3.3定期对终端设备进行病毒查杀和系统更新，保证终端设备的安全可靠。第二节信息保密原则3.3.1保密范围1.1明确企业内部信息的保密范围，包括但不限于商业秘密、技术秘密、客户资料等。1.2对保密范围内的信息实行严格管理，保证信息不被非法泄露。1.2.1保密措施2.1对涉及保密信息的人员进行保密教育，提高保密意识。2.2制定保密制度，明保证密责任和保密要求。2.3对保密信息进行标识，保证信息的保密性。2.3.1保密期限3.1明保证密信息的保密期限，保密期限到期后可进行解密处理。3.2对保密期限内的信息进行定期审查，保证信息的保密性。第三节信息泄露处理3.2.1信息泄露报告1.1一旦发觉信息泄露，相关责任人应立即向企业信息安全部门报告。1.2报告内容包括泄露时间、泄露途径、泄露范围、泄露信息内容等。1.2.1泄露调查与处理2.1企业信息安全部门接到报告后，应立即组织调查，查找泄露原因。2.2根据调查结果，采取相应的补救措施，防止信息进一步泄露。2.3对泄露事件进行严肃处理，对相关责任人进行追责。2.3.1泄露后续管理3.1对泄露事件进行总结，分析泄露原因，完善信息安全措施。3.2对泄露涉及的信息进行重新评估，调整保密级别和保密期限。3.3对涉及泄露的终端设备进行安全检查，保证设备安全可靠。第七章信息发布违规处理第一节违规行为界定3.3.1违规信息发布（1）故意发布虚假信息，误导企业员工。（2）发布涉及企业机密、商业秘密或个人隐私的信息。（3）发布含有侮辱、诽谤、威胁、恶意攻击等不当言论的信息。（4）发布违反国家法律法规、政策规定的信息。（5）发布含有病毒、恶意代码等可能危害企业信息系统安全的信息。3.3.2违规信息发布行为（1）未按照规定流程发布信息。（2）利用信息发布权限进行不正当利益输送。（3）故意延迟或隐瞒重要信息发布。（4）未及时更新或删除过期信息。第二节违规行为处理流程3.3.3发觉违规行为（1）企业员工发觉违规信息发布行为，应立即向信息管理部门报告。（2）信息管理部门收到报告后，应及时调查核实。3.3.4初步处理（1）信息管理部门根据调查结果，对违规行为进行初步判断。（2）对确有违规行为的，应立即采取措施，包括但不限于：删除违规信息、暂停发布权限、通报批评等。3.3.5违规行为确认（1）信息管理部门将调查结果提交给企业领导层。（2）企业领导层对调查结果进行审核，确认违规行为。3.3.6处理决定（1）企业领导层根据违规行为的性质、情节和影响，作出处理决定。（2）处理决定应包括：处理措施、责任追究、整改要求等。第三节处罚措施3.3.7对违规信息发布者的处罚（1）警告：对初次违规者，给予警告，并要求其在规定时间内进行整改。（2）记过：对重复违规者，给予记过处分，并扣除相应绩效奖金。（3）降职、撤职：对情节严重者，给予降职或撤职处分。（4）解除劳动合同：对情节特别严重者，解除劳动合同。3.3.8对信息管理部门的处罚（1）警告：对未及时发觉或处理违规行为的，给予警告。（2）记过：对多次未及时发觉或处理违规行为的，给予记过处分。（3）降职、撤职：对导致严重后果的，给予降职或撤职处分。3.3.9对相关责任人的处罚（1）警告：对未履行管理职责、导致违规行为发生的，给予警告。（2）记过：对情节严重的，给予记过处分。（3）降职、撤职：对导致重大损失或严重后果的，给予降职或撤职处分。第八章内部通讯录及信息发布培训第一节培训对象3.3.10范围本规定所指培训对象包括企业内部所有使用内部通讯录及参与信息发布的工作人员。3.3.11具体对象（1）企业内部通讯录管理员。（2）各部门信息发布负责人及信息发布员。（3）各级管理人员。第二节培训内容3.3.12内部通讯录管理（1）内部通讯录的基本概念、作用和重要性。（2）内部通讯录的构成及分类。（3）内部通讯录的维护与更新。（4）内部通讯录的保密与安全。3.3.13信息发布（1）信息发布的基本原则。（2）信息发布的流程与规范。（3）信息发布的内容分类及要求。（4）信息发布的技术手段与工具。3.3.14法律法规与政策（1）企业内部通讯录及信息发布相关的法律法规。（2）企业内部相关规定及政策。第三节培训方式3.3.15理论培训（1）举办内部通讯录及信息发布知识讲座。（2）利用网络平台开展在线培训课程。3.3.16实操培训（1）设立模拟场景，进行内部通讯录维护和信息发布的实操训练。（2）组织参观学习，借鉴优秀企业的内部通讯录及信息发布经验。3.3.17考核与评估（1）培训结束后，组织考核，保证培训效果。（2）定期评估培训成果，持续优化培训内容与方法。3.3.18持续培训（1）建立内部通讯录及信息发布培训档案，记录培训情况。（2）根据实际需求，定期组织复训，提高工作人员的业务水平。第九章内部通讯录及信息发布评估与改进第一节评估指标3.3.19有效性指标1.1通讯录信息准确性：保证通讯录中的信息真实、准确，无遗漏或错误。1.2信息发布及时性：评估信息发布是否在规定时间内完成，保证信息传递的高效性。