供应商档案管理制度

供应商档案管理制度1.前言1.1本制度是为了规范企业供应商档案管理，确保供应商信息的准确性、完整性和机密性，促进供应链管理的高效运作。1.2本制度适用于全部涉及供应商合作的部门和人员，必需严格遵守。2.供应商档案的建立与更新2.1供应商申请与资质审核2.1.1供应商申请须提交供应商申请表，表中应包含供应商基本信息、经营范围、注册资金、企业规模等必需内容。2.1.2供应商申请表需经过采购部门初审，对其基本信息进行核实，并要求供应商供应相关资质证明。2.1.3审核通过的供应商，需向企业供应法人营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证等相关证照。2.2供应商档案的建立与归档2.2.1首次合作的供应商，需在供应商管理系统中建立相应的档案，包含供应商基本信息、注册资料、经营范围、上次评估日期、评估结果等。2.2.2供应商档案的归档应依照肯定的分类标准进行，采用电子档案和实体档案相结合的方式，确保档案的安全性和便于访问。2.2.3档案管理人员应定期对供应商档案进行检查和更新，确保档案的时效性和准确性。2.3供应商资信评估2.3.1对供应商资信进行评估，评估内容包含供应商的财务情形、信用记录、合作历史、产品质量等。2.3.2评估结果应记录在供应商档案中，并依据评估结果进行分类管理，对于评估结果不符合要求的供应商，采购部门应及时调整或停止合作。3.供应商信息保密管理3.1供应商信息的定义3.1.1供应商信息包含供应商的名称、住址、联系人、联系方式、经营范围、产品信息等相关内容。3.1.2供应商信息属于企业的商业秘密，不得泄露给未经授权的人员或其他组织。3.2供应商信息的保密责任3.2.1供应商信息的知悉范围仅限于与供应商合作相关的合作部门和人员。3.2.2各部门和人员应签署保密协议，并接受相关的保密培训。3.2.3临时工、实习生等临时人员也应遵守供应商信息保密制度。3.3供应商信息的存储与传输3.3.1供应商信息的存储应采用加密和权限管理的措施，确保信息的安全性和可控性。3.3.2供应商信息在传输过程中应采用安全通道，避开信息泄露的风险。3.3.3离岗人员应及时归还或删除相关供应商信息的存储介质，禁止私自带出或复制相关信息。4.供应商绩效管理4.1供应商绩效评估指标体系4.1.1建立供应商绩效评估指标体系，包含交货按时率、产品质量合格率、售后服务响应时间等。4.1.2指标体系应依据不同类型的供应商进行细化，并合理权衡各项指标的紧要性。4.2供应商绩效评估的方法与周期4.2.1采用定量和定性相结合的方法对供应商绩效进行评估，如实地考察、质量抽样检测、用户满意度调查等。4.2.2供应商绩效评估应定期进行，建议按季度或年度进行一次评估。4.3供应商绩效评估结果的处理4.3.1对于绩效评估结果不达标的供应商，采购部门应与其进行沟通，并提出改善方案。4.3.2对于绩效评估结果优秀的供应商，采购部门应适当予以嘉奖和称赞，以激励其连续改进。5.附则5.1本制度的解释权归企业管理层全部，并有权对本制度进行修订和增补。5.2本制度自颁布之日起生效，全部相关人员必需严格遵守。5.3违反本制度的，将依照企业相关规定进行处理，包含但不限于通报批判、警告、停止合作等惩罚措施。5.4其他未尽事宜，由企业管理层依据需要进行决议。6.附件6.1供应商申请表6.2供应商评