《ISO 41001-2018 设施管理- 管理体系 要求及使用指南》专业解读与应用指导材料之14：“7支持-7.5 成文信息”（雷泽佳编制-2024）

《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》专业解读与应用指导材料之14：“7支持-7.5成文信息”《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》7.5成文信息7.5.1总则组织的设施管理体系应包括：——本文件要求的成文信息；——组织确定的、为确保设施管理体系有效性所须的成文信息。注：不同组织的设施管理体系成文信息的多少和详略程度可以不同，取决于：——组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；——过程的复杂性及其相互作用：——人员能力。支持成文信息总则成文信息的定义：需由组织控制和保持的信息及其载体；信息及其载体：成文信息不仅仅指信息本身，还包括承载这些信息的载体。载体可以是纸质文件、电子文档、数据库、视频、音频等多种形式；组织控制和保持：组织应对成文信息进行管理和维护，确保其可用性、准确性和完整性。组织应建立相应的机制来创建、存储、检索、修改和销毁成文信息。可呈现任何形式或介质：成文信息可以以任何形式或介质呈现，包括但不限于纸质文件、电子文档、图片、视频等。这种多样性使得组织可以根据实际需要选择最适合的信息呈现方式。可来自任何来源：成文信息可以来自组织内部，如设施管理部门、人力资源部门等；也可以来自组织外部，如供方、客户、政府机构等。无论来源如何，组织都需要对其进行有效管理和利用。成文信息的具体示例，包括：设施管理体系及其相关过程：如设施管理手册、程序文件、作业指导书等，这些文件构成了设施管理体系的基础；为了组织运行而创建的信息：如项目计划、工作报告、会议纪要等，这些信息支持组织的日常运营和管理；已实现结果的证据：如检验报告、测试数据、验收记录等，这些记录为组织提供了已实现结果的客观证据。成文信息的重要性。支持体系运行：成文信息是设施管理体系的重要组成部分，它支持体系的有效运行。通过明确的成文信息，组织可以确保设施管理活动的一致性和可追溯性，从而提高管理效率和质量；确保活动有效性：成文信息不仅记录了设施管理活动的要求和流程，还提供了执行这些活动的指导和依据。它确保所有相关方都能够按照统一的标准和程序进行操作，从而避免误解和错误，保证设施管理活动的有效性。组织的设施管理体系应包括；ISO41001要求的成文信息：指ISO41001标准中明确规定的、组织在建立、实施、保持和持续改进设施管理体系过程中必须形成和保留的文件或记录，见《ISO41001要求的成文信息清单》；ISO41001要求的成文信息清单条款标题对成文信息（文件化）要求类别成文信息功能描述4.3确定设施管理体系的范围范围应作为成文信息可获取文件明确设施管理体系的边界和适用性，确保范围的可追溯性和可理解性。4.2理解相关方的需要和期望组织应确定并文件化：与设施管理体系有关的相关方；这些相关方的要求；满足要求的输出；为了实现这些输出所需的输入；用于保持要求实时更新的过程。文件记录和理解相关方的需求和期望，确保设施管理体系的有效性和相关性。4.4设施管理体系组织应保留设施管理体系所需的成文信息。文件记录设施管理体系的建立、实施、保持和持续改进过程，确保体系的完整性和可追溯性。5.2方针设施管理方针应可作为成文信息获取。文件明确设施管理的原则和方向，确保方针在组织内部的沟通和理解。5.3组织的角色、职责和权限最高管理者应确保相关岗位的职责和权限作为成文信息在组织内部得到沟通和理解。文件记录组织内各岗位的职责和权限，确保职责的明确和有效沟通。6.2设施管理目标及其实现的策划组织应保留有关设施管理目标的成文信息。文件记录设施管理的具体目标和实现路径，确保目标的可测量性和可达成性。7.2能力组织应保留适当的成文信息作为能力的证据。记录记录组织及其人员的能力情况，确保能力的符合性和持续改进。8.1运行的策划和控制文件化的运行过程宜包括：关系管理；资源管理，包括能力的规划；服务水平说明和协议；项目管理。组织应保持必要的成文信息，以确认过程已经按策划进行。文件/记录记录设施管理体系的运行过程和关键活动，确保过程的有效控制和可追溯性。9.1监视、测量、分析和评价组织应保留适当的成文信息，作为监视和测量结果的证据。记录记录设施管理体系的绩效数据和分析结果，为持续改进提供依据。9.2内部审核组织应保留成文信息，作为实施审核方案和审核结果的证据。记录记录内部审核的过程和结果，确保设施管理体系的符合性和有效性。9.3管理评审组织应保留成文信息，作为管理评审结果的证据。记录记录管理评审的输出和决定，确保设施管理体系的持续适宜性、充分性和有效性。10.1不符合和纠正措施组织应保留成文信息作为下列事项的证据：不符合的性质以及所采取的任何后续措施；任何纠正措施的结果。记录记录不符合项的处理过程和纠正措施的实施情况，防止不符合项的再次发生。10.3持续改进组织应持续改进设施管理体系的适宜性、充分性和有效性，并保留相关成文信息。文件/记录记录持续改进的过程和成果，推动设施管理体系的不断完善。组织所确定的、为确保设施管理体系有效性所需的成文信息：根据自身的业务需求、管理目标和设施特点，确定并保留一些额外的成文信息，以确保设施管理体系的有效运行和持续改进。包括但不限于：设施资产清单和记录；包括设施内所有重要资产（如设备、家具、建筑物等）的详细信息，如资产编号、名称、规格、位置、制造商、购买日期、保修期限等；资产的使用状况、维护记录、维修历史等。设施维护计划和保养记录；定期的设施维护计划，包括预防性维护、大修计划、更新改造计划等；每次维护或保养活动的记录，包括维护日期、维护人员、维护内容、使用的材料、发现的问题及解决方案等。设施运行数据和分析报告；设施运行过程中的关键数据记录，如能源消耗、设备运行时间、故障率等；对这些数据进行的分析报告，用于识别设施运行中的问题和改进机会。设施服务水平和协议；与设施服务供方签订的服务水平协议（SLA），明确服务内容、质量标准、响应时间等；内部服务提供的相关协议和标准，确保服务的一致性和质量。相关方的需求和期望记录；记录设施使用者、需求组织、监管部门等相关方的需求和期望，确保设施管理活动能够满足这些要求；定期对相关方进行满意度调查，并记录调查结果和改进措施。风险管理计划和评估报告；设施管理过程中的风险识别、评估、应对和监控计划；定期对风险管理计划进行评估和更新，确保风险得到有效控制。组织内部的沟通记录和报告；设施管理部门与内部其他部门之间的沟通记录，如会议纪要、邮件往来等；定期向高层管理者汇报设施管理绩效和改进措施的报告。设施管理政策和程序；组织制定的设施管理政策，明确设施管理的目标、原则和要求；详细的设施管理程序文件，如设备采购程序、维护程序、安全管理程序等。应急准备和响应计划；针对设施管理中可能出现的紧急情况（如火灾、自然灾害、设备故障等）制定的应急准备和响应计划；应急演练的记录和评估报告，确保应急计划的有效性。持续改进计划和记录。设施管理体系的持续改进计划，包括改进目标、措施、责任人和时间表等。持续改进活动的记录和评估报告，证明设施管理体系在不断优化和提升。不同组织的设施管理体系成文信息的多少和详略程度可以不同，取决于；组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；组织规模：组织的规模直接影响其设施管理体系的复杂性和所需成文信息的多少。大型组织由于拥有更多的员工、更广泛的业务范围和更复杂的组织结构，通常需要更详细和全面的成文信息来支持其设施管理体系的运行。这些成文信息可能涵盖各种政策、程序、指南和标准，以确保各部门和团队之间的协调和一致性；活动、过程、产品和服务类型：不同类型的活动、过程、产品和服务对设施管理体系的要求不同，因此所需的成文信息也会有所差异。例如，一个提供高科技产品制造服务的组织可能需要详细的设备维护手册、操作指南和质量控制标准，以确保产品的质量和生产效率。而一个提供办公空间租赁服务的组织则可能更关注空间规划、环境管理和客户服务流程等方面的成文信息。过程的复杂性及其相互作用；过程的复杂性；过程的复杂性定义：指组织内设施管理活动所涉及的过程数量、相互依赖关系以及每个过程的内在复杂性。这包括过程的层次结构、流程步骤、决策点、输入输出关系等；影响：过程的复杂性直接影响设施管理体系成文信息的数量和详略程度。复杂性越高的过程，通常需要更详细的成文信息来描述其流程、标准、控制要求和操作指南，以确保过程的可控性和一致性。相互作用。过程的相互作用定义：指设施管理体系内不同过程之间的相互影响和依赖关系。这包括顺序关系（一个过程的输出是另一个过程的输入）、并行关系（多个过程同时进行并相互影响）以及反馈关系（一个过程的结果影响之前或之后的过程）；影响：过程的相互作用要求设施管理体系的成文信息能够清晰地描述这些关系，以确保组织能够有效地协调和管理这些过程。这可能需要制定跨过程的流程图、接口标准、协调机制等成文信息，以促进不同部门或团队之间的沟通和协作。人员能力。人员能力对成文信息需求的影响；能力水平差异：不同组织的人员能力水平存在差异，这直接影响到对成文信息的需求程度。能力较强的员工可能能够更快地理解和适应设施管理体系的要求，因此需要较少的详细成文信息。相反，能力较弱的员工可能需要更多的指导和详细成文信息来确保他们能够正确执行任务；培训与发展：组织应重视员工的能力培训和发展，以提高他们对设施管理体系的理解和执行能力。随着员工能力的提升，组织可以逐步减少成文信息的详略程度，鼓励员工更多地依靠自身的判断和经验来执行任务。成文信息应适应人员能力。定制化成文信息：组织应根据员工的能力水平定制成文信息的内容和详略程度。对于新员工或能力较弱的员工，应提供详细、易懂的成文信息，帮助他们快速掌握设施管理体系的要求和操作流程。对于经验丰富的员工，则可以提供更简洁、更高级的成文信息，以便他们能够更好地发挥自身的专业能力；持续更新与改进：随着员工能力的不断提升和设施管理体系的不断完善，组织应持续更新和改进成文信息。确保成文信息始终与人员能力相匹配，既不过于冗长复杂，也不过于简略以致于无法提供足够的指导。建立成文信息需要涉及考虑下列事项：为确保设施管理体系和设施管理活动有效性所需的成文信息；设施管理体系的有效性；目标明确性：成文信息应明确设施管理体系的目标，包括长期目标和短期目标，以及实现这些目标的具体路径和措施；流程规范性：详细描述设施管理活动的流程，包括各个环节的输入、输出、负责人、时间节点等，确保流程的可操作性和可追溯性；风险控制：识别并评估设施管理过程中的风险，制定相应的控制措施，并通过成文信息明确这些风险和控制措施。设施管理活动的有效性操作指南：为设施管理活动提供详细的操作指南，包括操作步骤、注意事项、安全规范等，确保员工能够正确、高效地执行任务；绩效指标：设定可量化、可衡量的绩效指标，通过成文信息明确这些指标的计算方法、评估周期和责任人，以便对设施管理活动的效果进行客观评价；持续改进：建立持续改进的机制，通过成文信息记录和分析设施管理活动的数据，发现问题、分析原因、制定改进措施，并跟踪改进效果。确保有效性所需的成文信息政策、方针和目标：组织应制定并发布设施管理的政策、方针和目标，明确设施管理的方向和重点。这些政策、方针和目标应成为设施管理体系的基石，指导所有设施管理活动；程序、作业指导书和记录：针对设施管理活动的各个过程，组织应制定详细的程序、作业指导书和记录表格。这些成文信息应明确每个过程的输入、输出、活动顺序、责任分配、执行标准等，确保员工能够按照统一的标准和程序进行操作；绩效指标和报告：为了监控和评估设施管理活动的有效性，组织应建立绩效指标和报告机制。这些成文信息应明确绩效指标的定义、计算方法、评估周期、报告格式等，确保绩效管理的科学性和规范性。针对设施管理体系、特定设施或设施服务的各项要素有哪些不同类型的成文信息；设施管理体系层面的成文信息设施管理方针和目标；设施管理方针：这是组织最高管理者正式发布的关于设施管理的意图和方向，应明确、可获取，并与组织战略方向相一致；设施管理目标：这些目标应与设施管理方针保持一致，是可测量的，并反映了组织在设施管理方面的期望成果。设施管理体系手册：手册应详细描述设施管理体系的范围、结构、过程和相互作用，以及体系如何满足ISO41001的要求；程序文件：手册中应包含或引用相关的程序文件，这些文件描述了特定设施管理活动的执行步骤、职责分配和控制要求。特定设施或设施服务层面的成文信息。设施描述和规格；设施基本信息：包括设施的位置、面积、用途、设计参数等基本信息；设施服务规格：明确设施服务的要求和标准，如维护频率、清洁标准、安全规范等。设施运行和维护手册；操作指南：为设施运行和维护人员提供详细的操作指南，包括设备操作、故障排除、维护保养等步骤；应急预案：制定应对突发事件（如火灾、地震、设备故障等）的应急预案，明确应急响应流程和责任人。设施服务合同和协议；服务合同：与外部服务供方签订的设施服务合同，明确服务范围、质量标准、验收标准、费用结算方式等条款；服务水平协议（SLA）：内部或外部服务供方之间关于设施服务水平的协议，明确服务响应时间、问题解决时间等关键绩效指标。设施资产管理记录。资产清单：记录设施内所有资产的信息，包括资产名称、规格、数量、位置、使用状态等；维护记录：记录资产的维护保养情况，包括维护时间、维护内容、维护人员、维护结果等。所需的信息在一个设施和另一个设施之间，或者在一个组织和另一个组织之间有多大程度的不同，而什么样的程度是适用于每个设施或每个组织的；不同设施或组织间的差异性；设施类型与功能：不同类型的设施（如办公楼、工厂、医院等）具有不同的运营需求和特点，因此所需的成文信息内容和重点也会有所不同；组织规模与结构：大型组织和小型组织、单一设施组织和多设施组织，其管理体系的复杂程度和所需支持的信息类型也会有所差异；运营环境与风险：不同设施和组织面临的运营环境、法规要求、风险挑战等各不相同，这也会影响所需成文信息的具体内容和详细程度。信息内容与程度的适用性；定制化需求：每个设施或组织应根据其独特的运营需求和特点，定制化地制定所需的成文信息。这包括确定哪些信息是必需的、哪些信息是可选的，以及信息的详细程度；灵活性与可扩展性：成文信息体系应具备足够的灵活性和可扩展性，以适应设施或组织未来可能的变化和发展。例如，随着设施规模的扩大或运营环境的改变，可能需要增加新的信息类型或提高现有信息的详细程度。考虑因素。法规与标准要求：确保成文信息符合相关的法规、标准和指南要求，特别是与设施管理直接相关的法规和标准。相关方需求：考虑设施或组织的相关方（如业主、租户、员工、供方等）对成文信息的需求和期望，确保信息能够满足他们的合理要求；实际操作便利性：成文信息应易于理解、查找和使用，以便设施管理人员和相关人员能够高效地完成工作。通过确保所维护的信息与设施和设施管理活动的复杂性成比例而获益；设施与设施管理活动的复杂性；设施复杂性：设施本身的复杂性涉及多个方面，如设施规模、功能多样性、技术先进性、使用年限等。不同复杂程度的设施对信息的需求也不同，复杂的设施可能需要更详细、更全面的信息支持；设施管理活动复杂性：设施管理活动包括日常维护、大中修、改造升级、能源管理、环境管理等多个方面。这些活动的复杂性和频繁程度直接影响所需信息的种类和数量。信息与维护复杂性成比例；信息详细程度：对于复杂的设施和管理活动，应提供更为详细、具体的信息。这包括设施的详细技术参数、维护历史记录、故障分析报告等，以便管理人员能够准确了解设施状况，制定有效的管理策略；信息覆盖范围：信息的覆盖范围应与设施和管理活动的范围相匹配。对于大型、多功能的设施，应提供全面的信息支持，包括设施各个部分、各个系统的详细信息；而对于小型、功能单一的设施，则可以适当简化信息内容。获益分析。提高管理效率：通过确保信息与设施和管理活动的复杂性成比例，可以避免信息冗余和不足的问题，提高管理效率。管理人员可以更快地找到所需信息，做出准确决策，减少不必要的时间和资源浪费；降低管理风险：详细、全面的信息支持有助于降低管理风险。管理人员可以及时了解设施状况和管理活动的效果，发现潜在问题并采取有效措施加以解决，从而避免事故的发生和损失的扩大；支持持续改进：成比例的信息还为持续改进提供了有力支持。通过对信息的分析和总结，管理人员可以发现管理过程中的不足之处，提出改进措施并不断优化管理体系，提升设施管理水平和组织绩效。对将在设施生命周期内管理和维护的成文信息进行识别和定义；识别和规定将在设施生命周期内管理和维护的成文信息；全面梳理：应对设施管理的全过程进行全面梳理，包括设施的规划、设计、建设、运营、维护、报废等各个阶段。明确每个阶段可能产生的成文信息类型和数量；分类归纳：将梳理出的成文信息按照其性质和用途进行分类归纳，如技术文件、管理文件、法律法规文件、合同文件等；重要性评估：对每类成文信息的重要性进行评估，确定哪些信息是关键信息，需要重点管理和维护；制定规范：根据评估结果，制定成文信息的规范和标准，明确各类信息的格式、内容、存储方式、保管期限等要求；持续更新：设施生命周期内，成文信息可能会随着设施状态的变化而更新或增减。因此，需要建立持续更新的机制，确保成文信息的准确性和时效性。将在设施生命周期内管理和维护的成文信息包括但不限于以下几个方面：技术文件：如设施的设计图纸、施工图纸、设备说明书、操作规程等，这些文件是设施建设和运营的基础；管理文件：如设施的管理制度、流程、标准、计划等，这些文件指导设施管理的日常运作；法律法规文件：与设施建设和运营相关的法律法规、标准、规范等，这些文件是设施管理必须遵守的依据；合同文件：与设施建设和运营相关的各类合同、协议等，这些文件明确了各方的权利和义务；维护记录：设施运营过程中的维护、保养、检修、故障处理等记录，这些文件是评估设施状态、制定维护计划的重要依据；安全文件：与设施安全相关的各类文件，如安全操作规程、应急预案、安全评估报告等，这些文件确保设施运营的安全性和稳定性。组织对设施负责的责任期限；组织对设施负责的责任期限：组织在设施管理中所承担的责任有一个明确的时间范围。组织应在这个期限内，对设施的管理、维护、更新等所有活动负责，并确保相关信息的完整记录；责任期限的确定：责任期限的确定通常基于设施的使用寿命、租赁合同、法律法规要求或组织内部的决策。组织应明确其责任期限，并在这一期限内确保设施的安全、高效运行；成文信息的持续更新：在责任期限内，设施的状态、管理要求等可能会发生变化。因此，组织需要定期对成文信息进行更新，以反映设施管理的最新情况。这包括更新设施的技术参数、维护记录、法律法规要求等；信息的可追溯性：责任期限的要求还强调了信息的可追溯性。无论设施的管理权如何变化，之前的管理记录、维护记录等信息都应得到妥善保存，以便在需要时能够迅速查阅和追溯；风险管理与合规性：考虑责任期限还有助于组织进行风险管理和合规性评估。组织可以基于责任期限来制定长期的管理策略，确保设施在整个生命周期内都符合相关的法律法规和标准要求。根据需求组织的业务要求和其他符合性要求，在设施处置后或与需求组织的合同关系结束后的任何特定期间内对成文信息进行维护的任何要求；根据需求组织的业务要求：成文信息的维护应紧密贴合需求组织的实际业务需求。不同的组织可能有不同的业务重点和管理要求，成文信息应能够支持组织的业务决策，即使在设施处置或合同关系结束后，也需保留相关信息以满足组织的后续需求，因此成文信息的维护策略也需要相应地进行调整。其他符合性要求：成文信息的维护应满足其他合规性要求，如法律法规、行业标准等。这些要求可能随着时间和环境的变化而变化，因此成文信息的维护也需要保持动态更新。设施处置后或合同关系结束后的维护要求：在设施处置（如出售、报废、转让等）或与需求组织的合同关系结束后，组织应评估是否需要继续维护某些成文信息；特定期间内对成文信息的维护可能包括信息的存储、备份、更新、检索等，以确保信息的可用性和完整性；组织应制定明确的策略和流程，确保在设施处置或合同关系结束后，成文信息能够得到妥善处理和维护。评价和适当技术的使用。评价；目的：评价的目的是确保所选技术能够满足组织的需求，支持设施管理体系的运行，并符合相关的法律法规和标准要求；内容：评价应涵盖技术的功能、性能、安全性、易用性、兼容性、成本效益等方面。组织需要评估不同技术的优缺点，选择最适合自身需求的技术；过程：评价过程应包括需求分析、技术比较、试点测试、风险评估等环节。通过系统的评价，组织可以做出明智的决策，选择合适的技术来支持成文信息的建立和管理。适当技术的使用：技术选择：组织应根据评价结果选择适当的技术来建立和管理成文信息。这些技术可能包括文档管理系统、数据库、云计算平台、电子签名系统等；技术应用：在技术应用过程中，组织应确保技术的正确配置、有效运行和及时更新。同时，组织还应为员工提供必要的培训和支持，使他们能够熟练掌握和使用这些技术；技术监控：组织应建立技术监控机制，定期评估技术的性能和安全性，及时发现并解决问题。此外，组织还应关注技术的发展趋势，适时更新和升级技术，以确保成文信息的长期可用性和安全性。创建和更新成文信息涉及：确保适当的控制措施到位，以保证信息适用于组织的需要；适当的控制措施：适当的控制措施是指一系列旨在确保成文信息质量、安全性和有效性的方法和程序。这些措施应覆盖成文信息的全生命周期，包括创建、审批、发布、使用、修订和废止等各个环节。控制措施可能包括但不限于：访问控制：限制对成文信息的访问权限，确保只有授权人员能够查看和修改信息；版本控制：对成文信息进行版本管理，确保使用的是最新的有效版本，并避免使用过时的信息；审核和批准：在成文信息发布前进行严格的审核和批准流程，确保其符合组织的要求和标准；变更管理：对成文信息的任何变更都进行记录、审批和通知，确保相关方能够及时获得最新信息；安全保护：采取适当的安全措施，保护成文信息免受未经授权的访问、泄露、篡改或破坏。保证信息适用于组织的需要：需求识别：在创建和更新成文信息之前，应充分识别和理解组织的需求，包括业务需求、法律法规要求、相关方期望等；信息质量：确保成文信息的内容准确、完整、清晰、简洁，易于理解和使用。信息应使用适当的语言、格式和术语，避免产生歧义或误解；适用性评估：定期对成文信息进行适用性评估，确保其仍然符合组织的当前需求和未来发展方向。如果发现信息不再适用或需要更新，应及时采取行动进行修订或废止。确认这些控制措施能有效地确保支持设施管理活动的人员正在使用经过批准的、准确的和最新的信息。控制措施的有效性：组织应建立一套有效的控制措施，以确保成文信息的质量和安全。这些措施可能包括信息审批流程、版本控制、访问权限管理等，以防止未经授权的信息修改和泄露；使用经过批准的信息：所有用于设施管理活动的成文信息必须经过相关部门的批准，确保其符合组织政策和标准。未经批准的信息不得被使用，以避免误导和错误决策；准确性和最新性：成文信息必须保持准确和最新，以反映当前的设施管理状况和要求。组织应定期审查和更新信息，及时剔除过时或错误的内容，添加新的要求和指导；支持设施管理活动的人员：这些控制措施应针对所有参与设施管理活动的人员，无论他们处于哪个层级或部门。确保每个人都能够访问到正确和最新的信息，是提升设施管理效率和效果的关键。《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》7.5.2创建和更新信息创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：——标识和说明(例如：标题、日期、作者或索引编号)；——格式(例如：语言、软件版本、图表)和介质(例如：纸质、电子)；——评审和批准，以保持适宜性和充分性。创建和更新信息创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：标识和说明(例如：标题、日期、作者或索引编号)；标题：每个成文信息都应有一个清晰、准确的标题，以概括其主要内容或目的。标题应简洁明了，能够迅速传达信息的核心要点；日期：成文信息应包含创建或更新的日期，以便于追踪信息的变化和更新情况。日期信息有助于确保信息的时效性和准确性；作者：对于需要明确责任归属的成文信息，应注明作者或编制人员，以便于后续沟通和责任追究；索引编号：为了便于信息的检索和管理，组织可以为成文信息分配唯一的索引编号。索引编号应具有一定的逻辑性和规律性，以便于快速定位和查找；其他标识和说明内容,如：版本控制信息；版本号：每次对成文信息进行修订时，都应更新其版本号，以便于区分不同版本的内容；修订记录：记录每次修订的日期、修订内容概述以及修订者信息，以便于追溯和审查。审批和修订记录：对于需要审批的成文信息，应记录审批人、审批时间和审批结果。对于修订后的信息，应记录修订内容、修订人和修订时间，以便于追溯信息的变化历程；安全分类和访问权限；安全分类：根据成文信息的敏感程度和安全要求，对其进行适当的分类（如公开、内部使用、机密等）；访问权限：明确不同用户或用户组对成文信息的访问权限，确保信息安全和合规性。分发和存储信息；分发对象：明确成文信息的分发对象，包括内部用户和外部相关方；存储要求：规定成文信息的存储介质、存储位置和存储期限等要求。页码和目录：对于较长的文档，应添加页码和目录，便于读者快速定位所需信息。目的和适用范围；目的：简要说明成文信息的编制目的和预期用途；适用范围：明确成文信息适用的设施、活动、过程或项目等范围。关键词或标签：为成文信息添加关键词或标签，以便于在电子文档管理系统中进行快速检索和分类；引用和参考文献：对于引用的数据、观点或研究结果，应明确标注来源，确保信息的可追溯性和准确性。引用文件和参考资料：列出成文信息中引用的外部文件、标准、规范或参考资料等，以便于读者查阅和验证；附录和附件：如果成文信息包含附录或附件，应明确列出并简要说明其内容。格式(例如；语言、软件版本、图表)和介质(例如；纸质、电子)；格式；语言：成文信息应使用清晰、准确、无歧义的语言编写，以便于理解和使用。对于多语言组织，应确保主要使用组织内部通用的语言，并提供必要的翻译版本以满足不同语言背景员工的需求；软件版本：如果成文信息以电子形式存在，应明确其适用的软件版本，以确保在不同设备和平台上的一致性和兼容性；图表：适当使用图表、流程图、示意图等可视化工具，可以直观地展示复杂信息，提高信息的可读性和理解度。结构布局：信息的结构应清晰合理，包括标题、副标题、段落、列表等，以便于读者快速浏览和理解信息内容；排版：字体、字号、行距等排版元素应统一且易于阅读，避免使用过于复杂或花哨的排版样式；符号和缩写：使用的符号和缩写应明确其含义，并在必要时提供解释或说明。颜色和标记：适当使用颜色和标记来突出关键信息或区分不同类型的内容。介质：纸质：纸质介质具有物理存在感，便于携带和翻阅，适合需要频繁参考或在没有电子设备的情况下使用的场景；电子：电子介质（如PDF、Word文档、在线数据库等）便于快速搜索、复制、分发和版本控制，适合需要广泛传播、实时更新或远程访问的场景。云存储：利用云计算技术，将成文信息存储在云端服务器上，实现信息的远程访问和共享。云存储具有容量大、易扩展、成本低等优点；移动存储：如U盘、移动硬盘等，便于信息的携带和传输。移动存储介质具有体积小、重量轻、存储速度快等优点；；社交媒体和协作平台：如企业微信、钉钉、Slack等，这些平台不仅可以用于信息的即时通讯和共享，还可以实现团队协作、任务分配和进度跟踪等功能；音频和视频：对于某些复杂或难以用文字描述的信息，可以通过音频和视频的形式进行记录和传播。音频和视频介质具有直观、生动、易于理解等优点；专业软件和管理系统：如设施管理系统（FMS）、计算机辅助设施管理（CAFM）系统等，这些软件和管理系统可以实现对设施管理成文信息的集中存储、管理和分析，提高信息的管理效率和利用价值；其他特殊介质：根据信息的特定需求，可能还需要使用其他特殊的介质，如微缩胶片、光盘等。评审和批准，以保持适宜性和充分性。评审：评审是一个系统的过程，旨在评估成文信息的质量、准确性和适用性。这包括检查信息是否完整、准确、清晰，并且与设施管理体系的要求和组织的目标保持一致。评审应由具备相关知识和经验的人员进行，他们能够对信息的有效性和实用性做出客观判断；批准：批准是评审过程的延伸，它表示经过评审的成文信息已经被组织内部具有相应权限的人员或机构认可，并允许其正式发布和使用。批准过程通常涉及对评审结果的复核，确保没有遗漏或错误，并确认信息符合组织的政策和程序；保持适宜性和充分性：通过评审和批准，组织可以确保成文信息不仅在当前是准确和适用的，而且能够随着设施管理体系的发展和外部环境的变化保持其适宜性和充分性。组织应定期审查和更新成文信息，以确保其继续满足组织的需求和期望。为了让设施管理体系有效运行，组织应确保其所确定的、需要的且宜以文件形式归档的信息：容易搜索；组织应确保所有以文件形式归档的信息能够被轻松且快速地检索到。这意味着需要建立一套有效的文件管理系统，包括清晰的目录结构、合理的分类标签以及高效的搜索工具。这样，当需要查找特定信息时，无论是设施管理人员还是其他相关人员，都能够迅速定位到所需内容，从而提高工作效率和响应速度。清晰明确；归档的信息必须清晰明确，易于理解。这要求信息在表达上准确无误，避免使用含糊不清或容易产生歧义的措辞。同时，信息的格式和排版也应整洁规范，便于阅读。清晰明确的信息能够减少误解和沟通障碍，确保设施管理体系中的各个环节都能够准确理解和执行相关要求。以能够使用的格式和介质进行存储；组织应根据信息的性质和用途，选择合适的格式和介质进行存储。例如，对于需要频繁查阅和修改的信息，可以选择电子文档格式进行存储，以便实现快速检索和编辑；对于需要长期保存且不易更改的信息，则可以选择纸质文档或光盘等介质进行存储。此外，还应确保所选格式和介质与组织的软硬件环境相兼容，以便能够顺利读取和使用这些信息。适用于并足够满足预期目的。归档的信息必须能够满足设施管理体系的预期目的和实际需求。这要求组织在收集、整理和归档信息时，要充分考虑设施管理活动的特点和要求，确保所归档的信息具有针对性和实用性。同时，还要根据设施管理体系的发展和变化，及时更新和完善归档信息，以确保其始终能够满足组织的需要。。如果没有进行充分的计划和维护，则会存在信息无法使用或得不到使用的风险。充分的计划；信息需求分析：在创建信息之前，组织应进行信息需求分析，明确需要哪些信息来支持设施管理体系的运行。这包括理解设施管理的目标、过程、活动以及相关的法规和标准要求；信息结构设计：基于信息需求分析的结果，组织应设计合理的信息结构，包括信息的分类、编码、存储格式和访问权限等。这有助于确保信息的组织性和系统性，便于后续的管理和维护；信息创建流程：制定清晰的信息创建流程，明确信息创建的责任人、时间节点、审批流程和质量要求。这可以确保信息创建的规范性和高效性。维护的重要性；定期更新：设施管理体系是一个动态的系统，随着组织内外部环境的变化，相关信息也需要不断更新。组织应建立定期更新机制，确保信息的时效性和准确性；质量控制：在信息更新过程中，应进行严格的质量控制，包括信息的审核、校对和验证等环节。这可以确保信息的真实性和可靠性，避免误导决策；安全管理：信息的安全性也是维护的重点之一。组织应采取必要的安全措施，如设置访问权限、加密存储和定期备份等，以保护信息的机密性、完整性和可用性。风险分析。如果没有进行充分的计划和维护，组织将面临信息无法使用或得不到使用的风险。这种风险可能表现为以下几种形式：信息缺失：由于计划不充分或维护不到位，可能导致关键信息的缺失，影响设施管理体系的正常运行；信息过时：信息未能及时更新，导致所依据的信息过时，无法反映当前的实际情况，从而误导决策；信息混乱：信息组织不当或管理不善，可能导致信息混乱无序，难以快速定位所需信息，降低工作效率。信息泄露：安全措施不到位，可能导致敏感信息泄露，给组织带来损失和风险。《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》7.5.3成文信息的控制设施管理体系和本文件所要求的成文信息应予以控制，以确保：a)在需要的场合和时机，均可获得并适用；b)得到妥善保护(例如：防止泄密、不当使用或缺失)。为了控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：——达到支持需求组织目标所需的信息水平；——实施信息治理要求；——分发、访问、检索和使用；——存储和防护，包括保持易读性；——变更控制(例如：版本控制)；——保留和处置；——避免对于过期信息的非预期使用；——成文信息和数据的保护。组织应识别其确定的策划和运行设施管理体系所必需的来自外部的成文信息，适当时，应对其予以控制。注：对成文信息的“访问”可能意味着仅允许查阅，或意味着经允许或授权可同时查阅并更改成文信息。成文信息的控制设施管理体系和ISO41001标准所要求的成文信息应予以控制，以确保：在需要的场合和时机，均可获得并适用；在需要的场合：指那些成文信息被实际使用或参考的具体环境或情境。在设施管理的各个环节和过程中，每当需要参考、使用或依据成文信息来做出决策、执行任务或评估效果时，这些场合都应能够方便地获取到相关的成文信息。包括但不限于：设施管理的日常运营、决策制定、项目执行、变更管理、应急响应、审核与评审、培训与教育、沟通与交流等；在需要的时机：强调成文信息的时间敏感性。成文信息的提供要与实际工作的进度、节点或特定事件紧密相连。这意味着成文信息应在关键时刻及时出现，以支持设施管理人员和相关人员做出正确的判断和行动。确保成文信息均可获得；建立信息分类与编码系统：对成文信息进行合理的分类和编码，以便快速检索和定位。制定信息存储与检索流程：明确成文信息的存储位置、存储方式以及检索路径，确保相关人员能够按照流程快速获取所需信息。提供多渠道访问方式：除了传统的纸质文件外，还可以利用电子文档、数据库、内部网络等多种渠道提供成文信息的访问方式，以满足不同场合和时机的需求。定期审查与更新信息：定期审查成文信息的完整性和准确性，并根据实际情况进行更新，确保信息的时效性和适用性。确保成文信息均可适用。信息内容与组织需求相匹配：：确保成文信息的内容准确无误，与设施管理的实际情况和ISO41001标准的要求保持一致，避免信息冗余或缺失；信息格式与要求相符合：根据ISO41001标准的要求和组织的实际情况，确定成文信息的格式和模板，确保信息的规范性和一致性；信息审批与发布流程严格：建立严格的成文信息审批与发布流程，确保信息的准确性和权威性。在信息发布前，应进行充分的审核和确认，以避免误导或错误信息的传播；持续监视与评价信息适用性：随着设施管理体系的运行和外部环境的变化，持续监控和评估成文信息的适用性。如果发现信息不再适用或存在缺陷，应及时进行修订或更新，以确保信息的有效性和指导性。得到妥善保护(例如；防止泄密、不当使用或缺失)。妥善保护成文信息以防止泄密；成文信息泄密：指未经授权将组织内部敏感或机密信息透露给外部人员或组织的行为。涉及需要保密的成文信息通常包括但不限于以下几类：设施布局与结构信息：包括但不限于建筑物的平面图、楼层布局、紧急疏散图、安全通道位置等。这些信息对于确保设施的安全运行和人员疏散至关重要，一旦泄露可能会被恶意利用；设备维护与运行信息：包括设备的技术参数、维护记录、故障诊断报告、维修手册等。这些信息对于设备的正常运行和维护至关重要，泄露可能导致设备被恶意破坏或影响设备的正常运行；安全与风险管理信息：包括安全操作规程、风险评估报告、应急预案、安全审计报告等。这些信息对于保障设施内人员的生命财产安全至关重要，泄露可能导致安全风险增加；财务与合同信息：包括设施管理相关的预算、成本分析、采购合同、服务合同等。这些信息涉及组织的经济利益和商业秘密，泄露可能对组织造成重大经济损失；个人与敏感信息：包括设施使用人员、员工、供方、合作伙伴等的个人信息（如姓名、联系方式、身份证号码等）以及敏感数据（如健康记录、交易记录等）。这些信息涉及个人隐私和权益，泄露可能引发法律纠纷和信誉损害；知识产权与专有技术信息：包括设施管理过程中涉及的软件、专利、技术秘密等。这些信息是组织的核心竞争力所在，泄露可能导致技术被复制或侵权；战略与决策信息：包括设施管理的战略规划、决策报告、市场分析等。这些信息涉及组织的未来发展方向和战略部署，泄露可能对组织的竞争地位造成不利影响。防止措施。实施严格的访问控制：确保只有经过授权的人员能够访问敏感信息，通过密码保护、身份验证等方式控制访问权限；加强信息安全意识培训：提高员工对信息安全重要性的认识，明确泄密的严重后果，增强员工的信息保护意识；采用加密技术：对电子存储的敏感信息进行加密处理，防止未经授权的访问和复制；定期安全审计：通过定期审查信息访问日志、监控网络活动等方式，及时发现并处理潜在的泄密风险。妥善保护成文信息以防止不当使用；不当使用：指授权人员在获得成文信息后，未按照组织规定的用途或方式进行使用，导致信息被滥用或误用；这可能包括未经授权更改信息、将信息用于个人利益、违反组织政策等；防止措施；明确信息使用政策：制定清晰的信息使用政策，明确信息的用途、使用范围和使用方式，确保员工了解并遵守相关规定；实施监督与检查：通过定期检查、内部审计等方式，监督员工对成文信息的使用情况，及时发现并纠正不当使用行为；强化责任追究：对违反信息使用政策的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任，形成有效的威慑力。妥善保护成文信息以防止缺失；“缺失”指组织在需要时无法找到或访问到关键的成文信息，导致决策失误、运营中断或效率降低等问题；这可能是由于信息丢失、损坏或存储不当等原因造成的；防止措施；实施信息备份与恢复计划：定期对关键成文信息进行备份，并建立灾难恢复计划，确保在信息丢失或损坏时能够迅速恢复；优化信息存储与管理：采用统一的信息管理系统，对成文信息进行分类、归档和存储，确保信息的完整性和易于检索性；定期检查与更新：定期对存储的成文信息进行检查，及时发现并修复丢失、损坏或过期的信息，确保信息的时效性和准确性。保护成文信息和数据。组织应采取措施保护信息，包括：制定监管协议；监管协议：组织应制定一套明确的监管协议，规范对成文信息和数据的管理和使用。这些协议应明确信息使用的权限、责任和义务，确保所有涉及信息使用的人员都清楚自己的职责和权限范围；监管协议是保护成文信息和数据的第一道防线。通过制定和执行这些协议，组织可以确保信息的使用符合既定的规范和标准，减少信息泄露和滥用的风险。培训信息用户；对所有控制程序中的信息用户进行培训：组织应对所有有权访问和使用成文信息和数据的人员进行培训，使他们了解监管协议的内容，掌握正确的信息使用方法和技巧，并明确违反协议可能带来的后果；培训是提高信息用户安全意识和操作技能的重要途径。通过培训，组织可以确保信息用户能够正确使用信息，避免误操作或恶意行为导致的信息泄露和滥用。为了控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：达到支持需求组织目标所需的信息水平；理解需求组织的目标：组织应明确理解需求组织的目标和战略方向。这包括但不限于组织的长期发展规划、短期业务目标、运营效率提升、成本控制、风险管理等方面的内容；识别关键信息需求：基于对需求组织目标的理解，组织应进一步识别为了实现这些目标所需的关键成文信息。这可能包括但不限于政策文件、程序手册、操作规程、记录表格、报告模板等；确定信息的内容和格式：组织应确定成文信息的具体内容和格式，以确保其能够准确、清晰地传达所需的信息。这包括信息的结构化布局、使用的语言、图表和数据的呈现方式等；保证信息的准确性和完整性：成文信息应准确无误，并且完整无缺。组织应建立相应的审核和批准机制，确保在成文信息发布前，其内容和格式已经过严格审查，并符合需求组织的要求；确保信息的可访问性和可用性：成文信息应易于获取和使用。组织应确保所有相关人员都能够方便地访问到所需的成文信息，并且这些信息在需要时能够迅速提供；定期更新和维护：随着需求组织目标和战略方向的变化，以及设施管理体系的不断发展和改进，成文信息也需要定期更新和维护。组织应建立相应的机制，确保成文信息始终与需求组织的实际情况保持一致；实施信息安全措施：在控制成文信息的过程中，组织还需要关注信息安全问题。这包括采取适当的措施保护成文信息免受未经授权的访问、使用、披露、中断、修改或销毁等威胁。实施信息治理要求；信息治理：指对组织内部信息的创建、存储、使用、共享、保护和销毁等全生命周期进行管理的过程。在设施管理体系中，实施信息治理要求能够确保成文信息的有序管理，提高信息的使用效率，降低信息风险，从而支持设施管理体系的有效运行；明确信息治理的目标，包括：确保成文信息的准确性、完整性、一致性和可追溯性；提高成文信息的可用性，方便用户快速获取所需信息；保护成文信息免受未经授权的访问、使用、披露、修改或销毁；促进组织内部的信息共享和协同工作，提高运营效率；符合相关法律法规和行业标准对信息管理的要求。制定信息治理政策：组织应制定明确的信息治理政策，阐述信息治理的目标、原则、要求和责任分配。该政策应得到最高管理者的批准和支持，并在组织内部广泛宣传和实施；建立信息治理框架：基于信息治理政策，组织应建立信息治理框架，明确成文信息管理的组织结构、职责分工、流程规范和技术标准。这包括确定信息管理者、信息所有者、信息使用者等角色及其职责，以及制定信息分类、标识、存储、备份、恢复、销毁等流程规范。实施信息治理措施，包括：对成文信息进行分类和标识，明确其重要性、保密性、使用范围等属性；建立安全的存储环境，确保成文信息的物理安全和逻辑安全；实施访问控制，限制对成文信息的访问权限，防止未经授权的访问和泄露；定期对成文信息进行备份和恢复测试，确保信息的可靠性和可用性；对成文信息的创建、修改、审核、批准、发布、分发、使用、存储、销毁等全生命周期进行记录和监控；开展信息安全培训和教育，提高员工的信息安全意识和技能。分发、访问、检索和使用信息；分发；组织应确保成文信息能够被正确、及时地分发到需要它的部门和人员手中。这包括设施管理政策、程序、标准、指南、记录等所有与设施管理相关的成文信息。分发方式应多样化，以适应不同部门和人员的需求，如电子邮件、内部网站、纸质文件等。访问；组织应确定哪些人员或部门需要访问查看特定的成文信息。这通常基于职责、权限和工作需要来确定；执行适合信息价值的信息访问控制：组织应确定谁有权更新、更改或删除信息，这通常限于具有相应权限的管理人员或专业人员；允许查看，但不许编辑或复制：对于某些敏感或机密的信息，组织可以设定访问权限，允许用户查看信息内容，但禁止编辑或复制信息；允许复制，但不许编辑：对于某些需要共享但不需要修改的信息，组织可以设定权限，允许用户复制信息，但禁止编辑信息内容；有编辑数据的权限：对于需要修改或更新的信息，组织应授予相关人员编辑数据的权限，并明确修改的目的和范围；有修改过程的权限：对于涉及流程或程序的信息，组织应授予相关人员修改过程的权限，以确保流程的顺畅和高效。允许并有权删除信息：在特定情况下，如信息已过时或不再需要，组织应允许并授权相关人员删除信息，以避免冗余和混淆。了解什么时间以及以何种频率需要获得可供使用的信息也是至关重要的，这有助于组织合理地安排信息更新和分发计划；访问权限应严格控制，以确保信息的保密性和完整性。只有经过授权的人员才能访问敏感或机密信息；对于访问权限的管理，组织应建立明确的审批流程和记录机制，以便追溯和审计。检索；组织应提供便捷的检索工具和方法，使人员能够快速地找到所需的成文信息；检索系统应具有良好的用户体验，如搜索功能强大、界面友好等；组织还应定期对检索系统进行优化和维护，以提高检索效率和准确性。使用；成文信息的使用应符合组织的规定和目的，不得用于非法或不当用途；使用人员应了解成文信息的意义、用途和使用方法，以便正确地应用它们来支持设施管理活动。执行信息备份和检索/恢复过程。信息备份是防止信息丢失和损坏的重要手段。组织应定期对成文信息进行备份，并将其存储在安全、可靠的地方；备份频率应根据信息的重要性和更新频率来确定，以确保信息的及时恢复；当发生信息丢失、损坏或系统故障时，组织应能够迅速地进行信息检索和恢复，以确保设施管理活动的连续性和有效性；检索/恢复过程应经过测试和验证，以确保其可靠性和可用性。存储和防护信息，包括保持易读性；存储信息；目的：确保成文信息能够被安全、有序地保存，以便在需要时能够迅速找到并使用；措施：组织应建立专门的存储系统或档案库，用于存放设施管理的各类成文信息，如政策、程序、标准、记录等；要求：存储系统应具备良好的组织结构和检索功能，以便人员能够方便地查找和获取所需信息。防护信息；目的：防止成文信息在存储过程中受到损坏、丢失或泄露，确保其保密性、完整性和可用性；措施：物理防护：对于纸质文件，应存放在干燥、防火、防潮的环境中，避免受到自然灾害或人为破坏；数字防护：对于电子文件，应采取加密、备份、防火墙等安全措施，防止未经授权的访问、修改或删除；权限管理：无论是纸质文件还是电子文件，都应设置访问权限，确保只有经过授权的人员才能查看或修改。保持易读性。目的：确保存储的成文信息在需要时能够被轻松地阅读和理解；措施：格式规范：制定统一的文件格式和排版标准，确保信息呈现清晰、一致；定期审核：定期检查存储的成文信息，确保其清晰可读，无损坏或模糊现象；更新维护：对于过时的或不再适用的信息，应及时进行更新或删除，确保存储的信息始终是最新的、有效的。实施变更控制（例如版本控制）；实施变更控制的目的；确保所有成文信息在修订或更新时都遵循一致的程序和标准；防止未经授权的变更导致信息混乱或失效；保持成文信息与设施管理体系的当前状态和业务需求相一致。变更控制的措施。版本控制：为每项成文信息分配唯一的版本号，并在每次修订时更新版本号；这有助于追踪信息的变更历史，并确保使用者能够获取到最新版本的信息；变更控制程序：制定并执行一套明确的变更控制程序，该程序应包括以下关键步骤：变更申请：任何需要修订或更新成文信息的请求都应提交给相关负责人进行审核；审核与批准：负责人应对变更申请进行仔细审核，确保变更符合设施管理体系的要求和业务需求；审核通过后，应获得适当级别的批准；修订与发布：在变更获得批准后，应对成文信息进行修订，并更新版本号；修订后的信息应及时发布给所有相关方；沟通与培训：确保所有受影响的人员都了解变更的内容，并接受必要的培训以确保他们能够正确理解和应用新的信息；记录与跟踪：记录每次变更的详细信息，包括变更原因、批准人、修订内容、发布日期等，以便进行后续的跟踪和审核。保留和处置信息，以避免对于过期信息的非预期使用；保留信息；保留信息的目的；确保设施管理活动的可追溯性：通过保留相关成文信息，组织可以追踪和验证设施管理活动的历史记录，确保活动的合规性和有效性；支持持续改进：保留成文信息可以为设施管理体系的评审、改进和决策提供依据，帮助组织识别问题、分析原因并采取纠正措施。保留信息的原则；完整性：保留的成文信息应完整无缺，能够全面反映设施管理活动的实际情况；准确性：信息应准确无误，避免误导或产生误解。可访问性：保留的信息应易于检索和访问，以便在需要时能够迅速获取。保留信息的范围；应包括所有与设施管理体系相关的成文信息，如政策、程序、标准、记录等；特别是那些对设施管理活动具有重要影响或具有法律要求的信息，更应严格保留。保留信息的范围期限。根据信息的性质和重要性确定保留期限。例如，法律法规要求保留的信息应按照相关法规规定的期限进行保留；对于没有具体法规要求的信息，组织应根据自身需求和业务特点确定合理的保留期限。处置信息。处置信息的原则；避免非预期使用：处置信息时应确保过期或不再需要的信息不会被误用或滥用，以免造成不良影响或损失；环保与合规：处置信息时应符合环保要求和法律法规规定，避免对环境造成污染或违反相关法律法规。处置信息的程序。评估与审批：在处置信息前，应对信息的价值和必要性进行评估，并经过适当级别的审批；分类处理：根据信息的性质和保密要求进行分类处理。例如，对于敏感或机密信息应采取特殊的保密措施进行处置；记录与跟踪：记录处置信息的详细信息，如处置时间、方式、责任人等，并进行跟踪以确保处置工作的有效性和合规性。组织还需要制定信息保留、信息处理和信息销毁的决策，包括：了解组织和需求组织关于信息保留的方针；了解组织方针：组织应首先明确自身对于信息保留的政策和方针。这包括确定哪些信息需要长期保留，哪些信息可以定期清理，以及保留信息的目的和用途；了解需求组织方针：设施管理组织还需要了解需求组织（即设施服务的最终用户或客户）对于信息保留的要求和方针。这有助于确保设施管理组织所保留的信息与需求组织的期望保持一致。——制定用于限制过期信息或被替代信息过度累积的方针；限制过期信息累积：组织应制定明确的方针，以限制过期信息在系统中的过度累积。这可以通过设置信息保留期限、定期清理过期信息等方式实现；限制被替代信息累积：对于被新版本或更新信息所替代的旧信息，组织同样需要制定方针来限制其累积。这有助于确保系统中信息的准确性和时效性。——确定高度详细信息的保留时间限制；高度详细信息的特殊性：高度详细的信息往往包含更多的敏感内容和业务细节，因此其保留时间需要特别关注；设定保留时间限制：组织应根据信息的敏感性和业务需求，为高度详细信息设定合理的保留时间限制。这有助于在保护信息安全的同时，确保信息的及时更新和清理。用于定期检查重复信息并允许删除不必要的信息副本的方法。定期检查重复信息：为了避免信息冗余和降低存储成本，组织应定期检查系统中是否存在重复的信息。这可以通过使用信息检索工具、数据清洗技术等方式实现。允许删除不必要的信息副本：在发现重复信息后，组织应制定明确的流程和政策，允许并鼓励删除不必要的信息副本。这有助于确保系统中信息的唯一性和准确性。组织应识别其确定的策划和运行设施管理体系所必需的来自外部的成文信息，并在适当时对其予以控制。识别外部成文信息：外部成文信息定义：指组织在策划和运行设施管理体系过程中，需要从外部获取并使用的文件化信息。这些信息可能包括但不限于：法律法规：与设施管理相关的国家法律法规、地方性法规、行业规范等，如建筑法规、消防安全法规、环境保护法规等；标准与指南：国际、国家或行业发布的设施管理标准、指南和最佳实践，如ISO41001系列标准、各类设施管理认证标准等；合同与协议：与设施管理相关的各类合同、协议和备忘录，如设施服务合同、供方合同、租赁合同等；政策与指令：来自政府部门、上级组织或相关利益方的政策、指令和通知，如安全政策、环保政策、健康政策等；外部审核报告：第三方机构对设施管理体系进行的审核、评估报告，如ISO41001认证审核报告；市场与行业动态：与设施管理相关的市场趋势、行业动态、技术革新等信息，以帮助组织及时调整策略和提升管理水平。必要性：识别这些外部成文信息是确保设施管理体系符合相关要求、规避风险、实现目标的基础。例如，设施管理组织需要了解并遵守相关的建筑法规、消防安全规定等，以确保设施的安全性和合规性。确定必需性；组织应评估哪些外部成文信息对于设施管理体系的策划和运行是必需的。这要求组织对自身的业务需求、管理目标、外部环境等有深入的理解和分析；必需性的判断应基于信息的关联性、重要性和时效性。只有那些与设施管理体系紧密相关、对实现管理目标有重要影响、且需要及时更新的信息，才应被视为必需。识别其确定的策划和运行设施管理体系所必需的来自外部的成文信息；需求分析：组织应明确设施管理体系的策划和运行需求，包括管理目标、业务范围、风险点等；信息源梳理：根据需求分析的结果，梳理可能包含所需成文信息的信息源，如政府网站、行业协会、标准发布机构、专业咨询公司等；信息收集：通过订阅、购买、下载等方式，从梳理出的信息源中收集相关的成文信息；信息评估：对收集到的成文信息进行评估，判断其是否满足设施管理体系策划和运行的需求，以及信息的准确性、时效性和权威性；信息整合：将评估后确定必需的成文信息进行整合，形成设施管理体系的外部成文信息库。控制外部成文信息：控制目的：对外部成文信息的控制旨在确保其准确性、可用性、安全性和合规性，防止因信息错误、缺失或泄露等导致的风险。控制措施：建立控制程序：制定成文信息控制的程序文件，明确信息识别、收集、评估、整合、分发、更新、存储和处置的流程和要求；获取与验证：确保从可靠来源获取外部成文信息，并进行必要的验证，以确保其真实性和有效性；分发与存储：将验证后的信息及时分发给相关人员或部门，并建立有效的存储机制，便于信息的检索和使用；更新与维护：定期检查和更新外部成文信息，确保其与时俱进，反映最新的法律法规、标准要求等；权限管理：对外部成文信息的访问和使用设置适当的权限，防止未经授权的人员获取或篡改信息；保留与处置：根据信息的重要性和时效性，制定合理的保留和处置策略，避免信息的冗余和泄露。《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》7.5.4设施管理信息和数据要求组织应确定用于支持其设施管理体系和组织目标实现的信息要求。为此：a)组织应考虑：●设施管理的角色和职责，●设施管理过程、程序和活动，●已识别风险的重要性，●与相关方(包括服务供方)的信息交换，●信息的质量、可用性和管理对组织决策制定的影响。b)组织应确定：●已识别数据的属性，●已识别数据的质量，●如何以及何时收集、分析和评价数据；c)组织应规定、实施并保持用于管理其信息和数据的过程；d)组织应确定与整个组织资产管理相关的财务术语和非财务术语一致性的要求；e)组织应确保财务信息和数据、技术信息和数据与其他相关的非财务信息和数据之间的一致性和可追溯性，其所需达到的程度要既满足适用的要求，又考虑相关方的要求及组织目标。设施管理信息和数据要求组织应确定用于支持其设施管理体系和组织目标实现的信息要求。信息要求的目的：信息要求是为了确保设施管理体系能够高效运行，并帮助组织达成其既定的目标。这些信息包括但不限于设施的状态、维护记录、能源消耗、安全记录等。信息要求的确定过程；识别信息需求：全面梳理设施管理体系的各个环节，明确每个环节需要哪些信息来支持其有效运行。这些信息可能包括设施状态数据、维护记录、用户反馈、市场趋势等；相关方沟通：与设施管理体系相关的相关方，如设施使用者、维护人员、管理层等，进行沟通，了解他们对信息的需求和期望，确保所确定的信息要求能够全面覆盖各方的需求；风险与机遇评估：在确定信息要求时，组织应考虑潜在的风险和机遇。例如，对于可能影响设施运行的风险因素，组织需要收集相关的监测数据和信息以便及时应对；同时，对于可能提高设施管理效率的机遇，组织也需要相应的信息来支持决策；确定信息种类和格式：根据信息需求，确定所需信息的种类（如数值型数据、文本型描述、图像资料等）和格式（如报表、图表、数据库等），以便于信息的收集、存储、分析和使用；明确信息来源：确定信息的来源渠道，包括内部来源（如设施管理部门、使用部门等）和外部来源（如供方、行业协会、政府部门等），确保信息的准确性和可靠性；建立信息管理系统：根据需要，建立或完善信息管理系统，以便对信息进行有效的收集、存储、处理、分析和报告，提高信息管理的效率和水平技术与方法应用：利用最新的信息技术和管理方法，如大数据分析、物联网等，来确定和优化信息要求。这些技术和方法可以帮助组织更有效地收集、分析和利用数据，提高设施管理的效率和准确性。用于支持其设施管理体系和组织目标实现的信息要求通常主要包括：设施基础信息：包括设施的位置、类型、规模、结构、使用年限等基本信息。设施运行与维护信息：如设施的运行状态、维护记录、故障报告、维修计划等，这些信息对于确保设施的正常运行和及时维护至关重要；能源消耗与环境信息：如能源使用量、能源消耗模式、环境影响评估等，有助于组织监测和优化能源使用，降低环境影响；安全与合规性信息：包括安全检查结果、合规性报告、应急预案等，确保设施管理符合相关的安全法规和标准；绩效指标与评估信息：如设施管理的关键绩效指标（KPIs）、评估报告等，用于衡量设施管理的效果和持续改进的方向；相关方沟通与反馈信息：包括设施使用者的反馈、维护人员的建议、管理层的指示等，这些信息有助于组织更好地了解设施管理的实际需求和改进方向。组织应考虑：设施管理的岗位和职责；组织应清晰地定义每个岗位在设施管理过程中的角色和职责，确保每个人都知道自己需要做什么以及如何做。这有助于避免信息沟通的混乱和责任不清，从而提高设施管理的效率和效果。设施管理过程、程序和活动；组织应考虑设施管理所涉及的所有过程、程序和活动。这包括从设施的规划、设计、建设、运营到维护的全过程，以及每个过程中应遵循的具体程序和执行的活动。通过深入了解这些过程、程序和活动，组织可以更好地确定所需的信息和数据，以支持设施管理的有效运行。已识别风险的重要性；组织应评估已识别风险的重要性，并据此确定所需的信息和数据。在设施管理过程中，会面临各种风险，如安全风险、合规性风险、运营风险等。组织需要根据风险的重要性和潜在影响，收集和分析相关的信息和数据，以便及时采取措施来降低风险并保护设施的安全和正常运行。与相关方(包括服务供方)的信息交换；设施管理往往涉及多个相关方，如设施使用者、维护人员、管理层以及服务供方等。为了确保设施管理的顺利进行，组织需要与相关方进行及时、准确的信息交换。这包括共享设施的运行状态、维护计划、故障报告等信息，以及接收相关方的反馈和建议。通过有效的信息交换，组织可以更好地协调各方的工作，提高设施管理的效率和满意度。信息的质量、可用性和管理对组织决策制定的影响。信息的质量直接关系到决策的准确性和有效性。如果信息不准确或过时，可能会导致错误的决策和不良的后果。因此，组织需要确保所收集和分析的信息具有高质量，包括准确性、完整性、及时性等。信息的可用性也很重要。如果信息难以获取或理解，那么它就无法为决策制定提供有效的支持。因此，组织需要确保信息易于获取、易于理解，并能够以适当的形式呈现给决策者。组织应考虑如何有效地管理这些信息，包括信息的存储、备份、保护等，以确保信息的安全性和完整性。组织应确定：已识别数据的属性：指数据的特性和分类。组织应明确已识别数据的具体属性，这包括但不限于数据的类型（如数值型、文本型、图像型等）、格式（如CSV、Excel、JSON等）、来源（如传感器、人工输入、第三方系统等）、存储位置（如本地服务器、云端存储等）以及访问权限等。明确数据属性有助于组织更好地管理和检索数据；已识别数据的质量：数据质量是确保数据可靠性和有效性的关键因素。组织应评估已识别数据的质量，包括数据的准确性（数据是否真实反映实际情况）、完整性（数据是否完整无缺）、时效性（数据是否及时更新）、一致性（数据在不同系统和部门之间是否保持一致）等。高质量的数据能够为设施管理决策提供有力的支持；如何以及何时收集、分析和评价数据：数据的收集、分析和评价是设施管理过程中的重要环节。组织应确定数据的收集方法（如自动采集、人工录入等）、收集频率（如实时采集、定期采集等）以及收集数据的具体时机。同时，组织还需要明确数据的分析方法（如统计分析、趋势分析、数据挖掘等）和分析目的，以及数据评价的指标和标准。此外，组织还应确定数据评价的时机，如定期评价、项目结束后评价等，以便及时发现问题并采取相应措施。通常，组织应考虑下列方面的设施管理信息和数据要求：考虑设施管理功能的作用：设施管理功能涵盖了建筑环境内人员、场所和过程的整合，旨在改善人们生活质量并提升核心业务生产力。因此，组织在收集和管理信息时，应充分考虑设施管理功能在提升组织整体效能方面的作用。这包括但不限于设施规划、空间管理、维护管理、能源管理等功能领域的数据需求，以确保这些功能能够高效、顺畅地运作；战略和策划；服务水平和目标：组织应明确设施管理的服务水平和目标，包括服务质量标准、响应时间、用户满意度等关键指标。这些信息对于评估设施管理绩效、制定改进策略至关重要；设施管理和设施战略：设施管理战略应与组织的整体战略保持一致，确保设施管理活动能够支持组织目标的实现。因此，组织应收集和分析与设施管理战略相关的数据，以监控战略执行情况并做出必要调整；需求管理战略和计划：需求管理涉及对设施使用者需求的识别、分析和满足。组织应制定需求管理战略和计划，并收集相关数据以评估需求管理的有效性，确保设施服务能够满足使用者的期望和需求；过程绩效目标和指标：设施管理过程包括多个环节，如设施规划、建设、运营、维护等。组织应为每个过程设定明确的绩效目标和指标，并收集相关数据以监控和评估过程绩效；设施和设施服务相关的过程和程序：组织应明确设施和设施服务相关的过程和程序，并收集相关数据以确保这些过程和程序得到有效执行。这有助于提升设施管理的规范化和标准化水平。考虑经识别风险的重要性(见6.1)：在设施管理过程中，组织会面临各种风险，如安全风险、运营风险、财务风险等。这些风险可能对设施管理活动的顺利进行和组织目标的实现产生不利影响。因此，组织在收集和管理信息时，应充分考虑已识别风险的重要性，并收集相关数据以监控风险状况、制定应对措施。这有助于降低风险发生的可能性和影响程度，确保设施管理活动的稳定性和可持续性；设施资产特性；所有权：组织应明确设施资产的所有权归属，以便对资产进行有效的管理和维护。这包括收集资产所有权证明文件、记录资产权属变更情况等；设计参数：设施资产的设计参数反映了资产的基本属性和技术特点。组织应收集这些参数数据，以便了解资产的性能、用途和限制条件，为设施管理决策提供依据；供方信息：供方是设施资产的重要来源之一。组织应收集供方的基本信息、资质证明、业绩记录等，以便评估供方的可靠性和信誉度，确保采购到高质量的设施资产；物理位置：设施资产的物理位置对于设施管理具有重要影响。组织应收集资产的地理位置、周边环境、交通状况等数据，以便合理规划设施布局、优化资源配置；状况：设施资产的状况反映了资产的使用情况和维护水平。组织应定期收集资产状况数据，如损坏程度、维修记录等，以便及时发现并处理潜在问题，确保资产的正常运行；在役日期：设施资产的在役日期对于评估资产的使用寿命和更换计划具有重要意义。组织应记录资产的投运日期、使用年限等数据，以便合理安排资产的更新和改造计划；材料：设施资产的材料特性对于资产的性能和安全性具有重要影响。组织应收集资产的材料成分、性能参数等数据，以便了解资产的材料特性，为设施管理决策提供参考。服务交付和运行；服务水平：组织应明确设施管理服务的预期水平，包括但不限于服务质量、响应速度等，以确保服务满足业务需求；绩效目标：设定具体的绩效目标，用于衡量设施管理活动的成效，这些目标应与组织的整体战略目标保持一致；绩效特性：明确服务绩效的关键特性，如可靠性、可用性、效率等，以便对服务进行量化评价；未来需求：预测并分析设施管理的未来需求，包括空间需求、设备更新等，以确保资源的合理配置；需求管理目标：设定需求管理的具体目标，如提高需求响应速度、降低需求变更频率等，以优化设施管理流程。维护管理。历史故障：记录并分析设施的历史故障数据，以识别故障模式和趋势，为预防性维护提供依据；修缮日期或置换日期：记录设施设备的修缮或置换日期，以便合理安排维护计划和预算；未来的维护要求：基于设施设备的当前状况和使用情况，预测未来的维护需求，确保设施设备的持续稳定运行。绩效管理和报告要求(例如：绩效数据、持续改进目标、适用的报告)；绩效数据：收集、整理和分析设施管理的绩效数据，如服务响应时间、故障处理率等，以客观反映管理成效；持续改进目标：设定持续改进的具体目标，如提高服务满意度、降低运营成本等，推动设施管理体系的不断优化；适用的报告：根据组织的实际需求和外部要求，编制适用的设施管理报告，如月度报告、年度报告等，向管理层和相关方报告设施管理的绩效和改进情况。财务和资源管理问题；历史成本：记录设施管理的历史成本数据，包括设备购置、维护、运营等方面的费用，为成本控制提供依据；重置价值：评估设施设备的重置价值，以便在设备更新或置换时做出合理的决策；购置日期：记录设施设备的购置日期，有助于分析设备的使用年限和折旧情况；物质性：评估设施设备的物质性，即设备对组织运营的重要性和影响程度，以便合理分配资源；生命周期成本核算分析：对设施设备的整个生命周期进行成本核算分析，包括购置、运营、维护、报废等阶段的费用，以制定经济合理的设施管理策略；有效使用寿命：预测设施设备的有效使用寿命，以便合理安排维护计划和更新策略，确保设施设备的持续有效运行。风险管理：风险管理数据应包括风险识别信息（如潜在风险源、风险事件）、风险评估结果（如风险等级、可能性和影响程度）、风险控制措施（