建筑公司经营采购中心管理制度汇编

页第十一章附则本办法自发布之日起实行。本办法由经营采购中心负责解释。附表：1、《某有限公司合同分发范围表》2、《合同评审会议记录》3、《合同会签表》4、《月度采购付款申请表》5、《设备、物资付款审批单》

附表1：合同分发范围表序号合同名称正本副本1A类合同档案室合同执行单位、财务管理中心、经营采购中心、工程技术中心、设计院2B类合同档案室合同执行单位、经营采购中心、财务管理中心、工程技术部、设计院3C类合同档案室财务部、经营采购中心

附表2合同评审会议记录公司领导、有关部门：合同经过与发（承）包方初步洽商，形成合同文本(初稿)，根据公司《经济合同管理办法》规定，现将合同文本(初稿)提请本次会议评审，（主办部门名称）将根据本次评审意见再次与中标单位洽商。（主办部门名称）：主办人：年月日评审意见或结论参加人员董事长总经理分管领导分管领导设计院工程技术中心财务管理中心法务部主办部门

附表3：合同会签表公司领导、有关部门：合同经过与发（承）包方初步洽商，形成合同文本(初稿)，合同金额为：元，根据公司《经济合同管理办法》规定，现将合同文本(初稿)报请相关部门会签和领导审批。主办部门：（章）主办部门主管：主办人：年月日领导、部门意见签名总经理（或董事长）分管领导法务部设计院工程技术中心财务管理中心其他有关部门注：部门会签不分先后，请相互传递，部门会签完后送主办部门汇总会签意见，分包和采购合同原则上由董事长授权总经理签署，总经理根据授权认为需要董事长审批时，由主办人部报董事长批准。第四部分物资付款流程第一条目的为规范经营采购中心采购各阶段付款，确保公司资金合理使用，保证采购物资及时满足项目现场需要，现结合公司实际情况，制定本流程。第二条适用范围适用于振发新能源经营采购中心各项目材料及设备采购款项支付。第三条部门职责1.1经营采购中心主要职责1.1.1负责根据采购合同要求负责办理采购付款手续，负责收集财务收据、采购发票、到货证明等付款证明。1.1.2合同预付款的支付：由经营采购中心根据合同规定填报《设备、物资预付款审批单》，同时附收款单位财务收据，报财务总裁、董事长审批。1.1.3设备进度款的支付：由经营采购中心根据采购合同和财务部门提供的月度付款信息编制《月度采购付款申请表》，每月10号前报公司资金平衡会议讨论，讨论通过后签字形成《月度采购付款计划表》交财务部门。1.1.4经营采购中心根据《月度采购付款计划表》，编制《设备、物资进度款审批单》经过项目经理签字确认报采购总裁审批后送报财务部审核付款，送财务部应同时附到货证明（安装完工证明或质保期完成证明）。1.2.财务部门主要职责1.2.1每月初第二个工作日提供前一个月项目合同付款情况表，包括合同当月付款、累计付款等信息。1.2.2审核经营采购中心提供的月度付款计划。1.2.3审核经营采购中心申报的项目合同《设备、物资预付款审批单》，审核无误后付款。1.2.4按照付款条件审核各进度设备、物资付款资料的完整性，在资料满足付款条件时及时付款。第四条、《月度采购付款申请表》的编制和审批采购工程师根据采购合同付款方式、到货凭证、销售发票、财务已付款信息等情况编制《月度采购付款申请表》，部门经理审核后交公司资金平衡会议讨论批准。第五条、设备、物资付款审批单的编制和审批未列入《月度采购付款计划表》的临时性付款由采购工程师根据采购合同付款条件《设备、物资付款审批单》，经过财务审核后报公司董事长批准。第六条付款1.1除支付预付款和已签有合作协议付款以及合同另行规定发票到票情况外，原则上必须收到供应商的正规增值税发票和供应商财务对账单后，才能办理最后一笔货款支付。1.2当接到对供应商提供的产品或服务提出投诉或出现重大不良品事故时，采购工程师应及时向上级主管领导汇报，得到上级领导授权后，通知财务部停止对该供应商的付款，直到投诉或不良品问题得到妥善解决后，方可继续付款。第七条发票资料管理：对于采购收到的发票做好及时审核工作，包括开票名称、开票明细和开票金额，并录入发票台帐。入库手续办齐后及时上交公司财务，财务收到发票后需签收发票复印件并交与采购合同管理员存档。附：物资付款流程图经营采购中心根据合同和财务提经营采购中心根据合同和财务提供的实际付款情况表编制月度采购付款申请表月度采购付款申请表董事长董事长财务部有关人员财务总监财务部有关人员财务总监资金平衡会议讨论批准资金平衡会议讨论批准工程部有关人员工程部有关人员经营采购中心有关人员经营采购中心有关人员采购总监 月度采购付款计划表月度采购付款计划表提货款、到货款等进度付款审批表预付款审批表提货款、到货款等进度付款审批表预付款审批表1、收据（发票）2、收料单（入库单、完工验收证书）1、收据（发票）2、收料单（入库单、完工验收证书）收据（发票）合同收据（发票）合同财务部办理付款财务部办理付款附表1：月度采购付款申请表XXX光伏并网发电项目X月份付款申请表序号设备物资名称对方单位合同金额付款情况未付款X月应付款建议付款12345合计：采购部经办人：财务复核：总经理审批：采购领导审批：财务领导审批：董事长审批意见：附表2：设备、物资付款审批单附表2-1振发新能源科技有限公司设备、物资进度付款审批单项目名称：申请日期：设备合同物资名称合同金额：付款进度预付款提货款到货款安装款质保金应付金额合计已付本次就付金额：（大写）：（小写）：收款单位全称：收款单位账号：收款开户银行：本款项经办人:分管领导审批：项目经理：采购部经理：财务审核凭证、付款：备注：此表为资金计划批准后的财务付款审批表。由经营采购中心填制，财务付款时按合同进度应分别提供到货证明、安装验收证明、质保期证明及相应的财务收据和发票财务审核无误付款。附表2-2振发新能源科技有限公司设备、物资预付款审批单项目名称：申请日期：设备合同物资名称合同金额：付款进度预付款提货款到货款安装款质保金应付金额合计已付本次应付金额：（大写）：（小写）：收款单位全称：收款单位账号：收款开户银行：本款项经办人:项目经理：年月日经营采购中心：总经理审批：年月日董事长审批：年月日财务复核付款：说明：此表为预付款审批表，由经营采购中心根据合同填制、报批，报批时应附合同、财务收据。

附表2-3振发新能源科技有限公司设备、物资（计划外）付款审批单项目名称：申请日期：设备合同物资名称合同金额：付款进度预付款提货款到货款安装款质保金应付金额合计已付本次应付金额：（大写）：（小写）：收款单位全称：收款单位账号：收款开户银行：本款项经办人:部门经理：年月日分管领导意见：年月日财务审核：财务总裁审批：总经理审批：董事长审批：年月日说明：此表为计划外临时性付款申请表，由提出部门填报，按上表审批流程报批。财务按照付款性质审核相应资料。

附表2-4振发新能源科技有限公司发票核销单项目名称：XXXMWp项目采购单位：江苏振发新能源发票内容：XXXXX供应商：***有限公司合同编号：ZFC-合同金额：000.00发票清单：序号货物名称发票号码单位数量金额备注12345合计：张合同未开票金额：经办人：审核人：接收人：第五部分物资询价比价实施细则（暂行）为了更好地执行公司《招标管理办法》，便于询价比价工作的实际操作和管理，特制订本实施细则。本实施细则适用于公司《招标管理办法》和《物资管理办法》中规定所有须询价比价的工作。公司招标办公室是询价比价工作的领导机构。承办部门（或项目部）负责询价比价的组织工作。询价比价评标小组根据询价比价项目情况，在公司进行的询价比价应临时成立询价比价评标小组。成员必须有：承办部门、专业工程技术人员、财务部等人员组成，参加人员不少于三人；在项目部进行的询价比价工作由项目经理组织，指定专人负责，参加人员不少于三人。询价比价准备5.1.询价比价准备工作由承办部门或承办人负责。5.2.经营采购中心（或项目部）负责编写询价书。技术规范书由工程部技术人员或项目部技术人员编写。5.3.承办部门根据询价比价项目进行询价邀请，并进行必要的资格预审。邀请单位不得少于两家，重要物资不得少于三家。5.4.项目部负责的询价比价将上述资料发公司经营采购中心审核，审核人员应在两个工作日内反馈意见。5.5.承办部门根据批准的询价比价申请表发放询价书。6．询价比价的投标6.1询价书的截止日期须在询价书中明确。6.2询价书应密封完好，由综合部监督人员统一接收.。6.3询价保证金。是否收取询价保证金根据询价比价项目的重要性确定。如要收取，必须在询价书明确。7．询价比价的开标7.1.开标时间须在询价文件或询价书中明确。7.2承办部门要做好询价比价记录（见附表一），参加人员要在询价比价开标记录表上签字。7.3.需要二次报价的须在询价书中明确。二次报价的开标也应采取公开开标，同标做好开标记录。8.询价比价的评标8.1询价比价的评标由评标小组进行。8.2评标小组首先应进行投标文件对招标文件的响应性进行评价。对于各投标单位的承包、服务或供货范围及技术要求等合同条件要统一到同一标准上。各投标单位二次报价应在同一标准上报出。8.3评标小组根据各投标单位的二次报价，综合各投标单位的资信、业绩、技术条件、质量标准等因素进行预中标排序。9．询价比价的定标9.1承办部门根据评标小组的预中标排序填写招标结果汇总审批表（见附表二），连同询价比价开标记录表、专业技术人员的书面推荐意见报公司招标办成员汇签。10．10万元人民币以下2万元人民币及以上的小额通用物资采购，承办部门可直接向供货单位发询价书，按照供货单位的报价书的报价，填报小额物资询价比价推荐表（见附表三），推荐供货单位，报分管领导审查、总经理批准。11．承办部门负责询价比价招投标资料的收集整理工作，并按公司档案管理办法进行归档。12.承办部门根据公司经济合同管理办法商谈、签订合同。13．本细则由经营采购中心负责解释。14．本细则自发布之日起实行。附表一：询价比价申请表附表二：询价比价开标记录表附表三：招标结果汇总审批表附表四：小额物资询价比价推荐表附表一某有限公司询价比价开标记录表序号询价比价项目投标单位第一次报价第二次报价备注参加人员：记录人；附表二某有限公司询价结果汇总审批表项目概况估算价承办部门招标方式发标时间截标时间开标时间投标单位第一次报价第一次报价简要评估预中标排序评标小组人员（签名）公司招标办公室成员（签名）备注附表三某有限公司小额物资询价比价推荐表序号询价项目投标单位第一次报价第二次报价推荐供货单位分管领导：部门负责人：承办人：

第六部分项目部现场物资管理相关规定为规范项目部现场物资的管理，特制订以下规定：项目现场物资共分为三大类：施工专用设备：施工过程中，为加快施工进程、方便施工而购卖的各类专用工具、设备、运输工具等，施工过程中可反复使用的资产；施工材料：施工过程中的各种消耗性物资；项目安装设备：总承包合同中，由我公司代为采购的各类设备；总承包项目：项目部必须明确专职的材料保管员，负责项目现场所有材料的收发及保管工作；分包项目：项目部必须指定专人兼职材料保管员的工作；到现场物资的质量、抽检、品质的保证，由项目部经理根据具体情况，指定专业人员进行，材料保管员只负责数量、重量的确认工作；材料保管员的职责：根据项目采购人员的通知，对送到项目现场的物资，组织现场数量的清点工作，根据实际清点情况，签收材料收货单；根据项目现场的实际情况，组织物资的临时堆放及保管；根据项目经理签发的物资领用单，发放物资，由领用人及分包方在物资领用单上签收；对现场物资的管理负首要责任。项目财务人员的职责：建立物资收发存台帐；建立施工专用设备管理台帐；归档保管各类原始凭证：供应商送货清单、化验单、质保书、收料单、领料单等原始凭证，并分别按收料、领料进行整理，装订成册；每周同材料保管员核对现场物资收发存情况，盘点现场库存；对发现的问题及时进行跟踪，并上报项目部及公司财务部；以每月25日为项目现场物资结帐日期，每月30日前将物资报表报项目经理、公司财务部；项目结束，将上述资料移交公司财务部进行归档保管。项目经理的职责：在材料保管员