档案管理规章制度

档案管理规章制度第一章总则为规范和加强我单位档案管理工作，确保档案的安全、完整、有效利用，依据国家法律法规及行业标准，结合我单位实际情况，特制定本档案管理规章制度。档案是记录单位发展历程、员工信息、工作成果的重要依据，是保证单位正常运转和科学决策的重要资源。1.1目的本制度旨在明确档案管理的工作职责和操作流程，确保档案的收集、整理、保管、查阅、借用等环节的规范化与科学化，提高档案管理的效率与安全性。1.2适用范围本制度适用于我单位所有部门及员工的档案管理工作，包括人事档案、财务档案、合同档案、项目档案等各类档案的管理。1.3依据-《中华人民共和国档案法》-《国家档案管理条例》-相关行业标准及单位内部规章制度第二章档案工作任务档案管理工作的主要任务包括：1.档案的收集：各部门应及时、准确地收集与其业务相关的档案材料，确保档案信息的完整性。2.档案的整理：根据档案分类标准对收集的档案进行整理、编号、归档，确保档案资料的系统性和可查找性。3.档案的保管：对所有档案进行安全保管，防止损坏、丢失和泄露。4.档案的查阅与借用：建立档案查阅与借用的规范流程，确保档案使用的有效性和安全性。5.档案的维护与更新：定期对档案进行维护与更新，确保档案信息的时效性和准确性。第三章档案的收集与归档3.1档案材料的收集各部门应在日常工作中，及时收集与其工作相关的各类档案材料，包括但不限于：-员工登记表-个人简历-业绩考核材料-各类证书复印件-奖惩记录-劳动合同-各类审批材料3.2档案的归档1.收集的档案材料应按类别整理，并由综合服务部负责统一归档。2.归档材料应符合以下要求：-字迹工整、内容完整-文件格式统一-附件齐全3.不符合归档要求的材料，由综合服务部进行纠正与完善，确保档案质量。第四章档案的保管4.1保管责任档案由综合服务部专人负责保管，并确保档案库房符合相关安全标准。4.2安全措施1.档案应存入专用保险柜，采取防火、防潮、防盗等措施。2.档案库房应定期检查，确保库房环境适宜档案保存。4.3交接管理档案的交接需填写清单，并由交接双方签字确认，确保档案在交接过程中的安全。第五章档案的查阅和借用5.1查阅流程1.员工或外单位人员需查阅档案时，应向综合服务部提出申请并办理登记手续。2.查阅档案时，应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。5.2借用规定1.档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经执行总裁批准。2.借用档案的人员需填写借用登记表，并在归还时进行核对。第六章档案的转递6.1转递管理1.档案转递工作需认真负责，人员内部调动时档案随人转递。2.综合服务部负责密封转递档案，禁止个人携带。6.2转递记录转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径转递。对于转进的档案，应及时核对无误，并办理通知单回执。第七章监督与评估机制7.1监督机制1.档案管理工作由综合服务部全面负责，同时应定期组织档案管理工作检查，确保制度的落实。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，定期向综合服务部报告档案管理情况。7.2评估机制1.每年对档案管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、安全性、利用率等。2.评估结果应形成书面报告，提出改进意见和措施，确保档案管理工作的持续改进。第八章附则8.1解释权本制度由综合服务部负责解释。8.2生效日期本制度自发布之日起实施，所有员工及相关人员应严格遵守。8.3修订流程如需对本制度进行修订，须由综合服务部提出修订意见，经执行总裁批准后方可实施。---通过实施本