档案室各项管理制度

档案室各项管理制度档案室管理制度第一章总则为加强档案室的管理，确保档案的安全、完整以及高效利用，根据国家相关法律法规、行业标准及本单位实际情况，制定本制度。档案是单位工作的重要组成部分，承载着历史记录和重要信息，是进行决策、评估和研究的重要依据。因此，建立科学、规范的档案管理制度，对于提高工作效率、保障信息安全、促进单位发展具有重要意义。第二章适用范围本制度适用于本单位所有档案的管理，包括但不限于人事档案、财务档案、业务档案、技术档案、行政档案等。所有部门、工作人员应严格遵守本制度，确保档案管理工作有序进行。第三章管理规范3.1档案分类与编码档案应根据其性质和用途进行分类，主要分为：1.人事档案2.财务档案3.业务档案4.技术档案5.行政档案每类档案应制定相应的编码规则，确保档案的快速检索与管理。3.2档案的收集与归档档案材料的收集与归档由各部门负责，具体要求如下：1.收集内容包括所有相关的文件、记录、资料等，确保档案的完整性。2.所有档案应在产生后一个月内完成归档，归档材料必须字迹工整、内容完整。3.归档材料需由部门负责人审核签字，未经审核的材料不得归档。3.3档案的保管档案的保管由档案室专人负责，具体要求如下：1.档案必须存放在专用档案柜中，并采取防火、防潮、防盗等安全措施。2.每年应对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性与安全性。3.档案的交接需填写交接清单，并由双方签字确认。3.4档案的查阅与借用1.查阅档案需经过档案室负责人批准，填写查阅登记表。2.外单位人员查阅档案需提供相关证明，并经单位领导批准。3.档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经档案室负责人及单位主要领导批准。3.5档案的转递档案转递工作应严格按照以下流程进行：1.内部调动时档案随人转递，档案室需对转递的档案进行密封，禁止个人携带。2.转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径转递。3.对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执。第四章操作流程4.1档案的收集流程1.各部门在档案产生后一个月内，整理相关文件材料。2.由部门负责人审核签字后，提交档案室进行归档。3.档案室对提交的材料进行整理、编目，并存入档案柜中。4.2档案的查阅流程1.申请人填写查阅登记表，提交至档案室。2.档案室负责人审核申请，批准后进行查阅。3.查阅结束后，申请人需填写查阅记录，归还档案。4.3档案的借用流程1.申请人填写借用申请，提交至档案室。2.档案室负责人审核申请并记录借用信息。3.借用档案后，申请人需在规定时间内归还，逾期未归还的，需说明原因。4.4档案的转递流程1.需转递档案的部门填写转递申请，提交至档案室。2.档案室负责人审核后，进行密封转递。3.转递后，档案室需记录转递信息，并确保接收单位及时核对。第五章监督机制5.1监督职责档案室负责人负责对档案管理工作的监督，确保各项制度的落实。各部门负责人应定期对本部门档案管理工作进行检查与反馈。5.2评估机制每年对档案管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、安全性、利用效率等。评估结果应形成书面报告，并向单位领导汇报。5.3反馈与改进档案管理工作应定期收集各部门的反馈意见，及时调整和完善管理制度，确保制度的适用性和有效性。第六章附则1.本制度由档案室负责解释，未尽事宜可依据国家相关法律法规进行补充。2.本制度自颁布之日起实施，所有员工应做到知晓并遵守。3.本制度可根据