2024年办公室文员职责及岗位细则（二篇）

第25页共25页2024年办公室文员职责及岗位细则一、维修服务管理1、在顾客将设备交由维修员之前，先进行初步检查，并向维修员详细说明设备故障，维修员随后进行深入检测。在维修过程中，可邀请顾客稍作休息，同时介绍公司的新产品。2、接待下载客户时，需准确记录下载信息，主动询问客户使用体验及周围人是否使用同类产品，以收集重要客户资料。3、业务洽谈客户到访时，先请客户稍作等待以提供一杯水，随后通知相关项目负责人进行业务洽谈。4、当同时接待三位以上上门维修客户时，可请求维修员协助接待。5、确保以专业形象对待每一位顾客，发挥公司形象窗口的作用。二、文档资料处理1、商场需要公司提供相关证明时，应迅速打印。2、在新品定价或调价时，应及时发布相关货品价格通知。3、员工调动时，需及时出具调动通知，并更新公司内部资料。4、每月特定日期，将商场部的电子报表和批条以规范格式打印，交予财务部门。5、定期整理电脑文档，确保资料有序归档。三、考勤管理1、文员每日早晨需严格进行考勤管理。2、每月初，将上月考勤以电子表格形式制作，详细标注请假、转正及满周年员工信息。四、人力资源管理1、新员工入职时，须将入职书、个人担保书及担保人身份证明复印件存档。2、新员工入职后，需将其员工档案录入电子档案系统。3、员工离职时，需办理离职手续，及时通知各部门，并保存离职书存档。五、后勤工作1、统一管理公司员工名片的制作与核实。2、确保公司电子邮件的及时收取。3、妥善处理寄送到公司的包裹。4、负责公司日常用品的采购。5、处理公司相关费用的报销及邮寄费用。6、迅速妥善处理客户投诉。六、维修费用管理与维修部门紧密合作，确保维修费用的及时收取并交至财务部门。七、业务部客户资料管理1、每日提醒业务员整理工作日记，输入电脑电子档案，分为企业与客户两类资料。2、对未及时填写的工作记录，需向上级反馈并要求补做。八、仓库新货处理协助仓库整理新货入库并完成相关盖章手续。九、产品下载流程熟悉全面掌握公司各品牌、各型号产品的下载流程。人事文员工作职责1.协助主任进行日常管理工作，树立服务领导、服务其他部门的观念。办公室文员工作职责：1.负责电话转接和访客接待。2.执行办公室文秘工作，确保信息、机要和保密工作的妥善处理，做好档案管理工作。3.保持总经理办公室的整洁。4.完成会议记录并整理。5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分发。6.负责传真收发工作。7.管理办公用品仓库，做好物品出入库登记。8.负责公司宣传栏的稿件编写。9.严格按照规定保管和使用公章。10.具有高度责任心，工作认真细致，尊重职业操守。11.做好电话接待记录，及时处理或汇报相关事宜。12.负责公司资料的收集、整理及归档。13.协助进行员工的招聘、培训、考核和人事管理工作。14.管理员工人事档案，确保资料完整。15.负责员工社会保险相关手续和材料准备。16.负责办公和劳保用品的领用和采购统计。17.跟踪销售合同执行情况，建立相关报表，协助销售经理工作。18.协助销售业务人员做好客户接待和客户关系维护。19.建立和管理完整的客户档案和客户往来台账。20.负责与销售相关的资料、报表整理、保存及保密工作。21.根据销售合同，协调生产任务，确保货物进出和生产品种的协调。22.负责货物入库的安排，协助仓管员进行货物统计和盘点，每月统计报表报财务部。23.完成经理分配的其他工作任务。2024年办公室文员职责及岗位细则（二）办公室文员岗位职责一、日常管理与服务1.统筹并高效执行综合部的日常运作，包括文件材料的领取、文稿的打印与发送，确保信息传递的准确无误。2.严格遵守党和国家的法规政策，以及中心的各项规章制度，维护良好的工作秩序。3.精细管理文件的收发流程，包括登记、阅签、清退、整理、归档及保密工作，确保文档管理的规范性和安全性。4.全面负责办公室的日常管理，包括但不限于受理投诉、来访接待、收发传真、考勤登记及电话接听等，展现专业与热情的服务态度。5.精心筹备中心会议，从会议通知的拟写、下发，到会议记录的详细整理，确保会议流程的顺畅与高效。6.敏锐捕捉并撰写相关信息，为领导决策提供及时、准确的信息参考和建设性意见，推动工作的顺利开展。7.高效管理人事、劳资及仓库等相关工作，确保资源的合理配置与利用。8.积极响应并完成领导交办的其他各项任务，展现高度的责任心和执行力。二、专项职责与任务1.负责文件资料的全面管理，包括打印、登记、发放、复印、装订等环节，确保文件的完整性和可追溯性。2.管理饮水系统，保障员工的基本需求，营造舒适的办公环境。3.严格登记并合理发放公司办公用品，确保资源的有效利用，避免浪费。4.负责电话的接转与记录工作，确保信息传递的及时性和准确性。5.细致处理传真收发与登记工作，维护良好的商务沟通渠道。6.热情接待来访宾客，展现公司的专业形象与良好风貌。7.负责考勤和加班申报单的报表与汇总工作，为公司的管理决策提供有力支持。8.收发报刊函件并整理保管报纸，为员工提供丰富的资讯来源。9.灵活应对并完成其他临时性工作，展现高度的适应性和应变能力。三、深化职责与拓展1.深化对会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发等工作的理解与实践，不断提升工作效率与质量。2.保持办公室的清洁卫生，营造整洁、有序的工作环境。3.准确记录会议纪要，确保会议精神的传达与落实。4.高效分送公司公文、信件、邮件、报刊杂志等，确保信息的及时传递。5.妥善保管使用公章，并按照公司印信管理规定执行相关流程，确保公司权益不受损害。6.精细管理食堂费用支出与流水账登记工作，做好餐费的统计与收纳保管工作。7.按时邮寄环保报表及完成社保打表工作，确保公司相关事务的合规性。8.严格管理员工人事档案材料，建立完善的人事档案管理制度并严格借档手续，保障员工信息的安全与保密。9.负责社会保险的投保与申领工作，确保员工福利的落实与保障。10.统计每月考勤并交财务做账留底为公司的管理决策提供有力支持。11.合理管理办公财产提高使用效率并倡导节俭理念为公司节约成本做出贡献。行政助理的具体工作内容一、行政事务与日常管理1.协助行政部经理高效完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作展现良好的团队协作精神。2.协助审核、修订公司各项管理规章制度确保制度的完善性、合理性与可执行性并进行日常行政工作的组织与管理。3.严格监督与执行各项规章制度维护公司规章制度的权威性与严肃性。4.积极参与公司绩效管理、考勤等工作为公司的人力资源管理提供有力支持。5.严格执行奖惩办法确保公司奖惩制度的公正性与透明度。6.协助行政部经理进行内务、安全管理为其他部门提供及时有效的行政服务确保公司运营的平稳有序。二、会务与文件管理1.负责会务安排包括会前准备、会议记录及会后内容整理工作确保会议的高效进行与会议精神的准确传达。2.负责公司快件及传真的收发及传递工作确保信息传递的及时性与准确性。3.参与公司行政、采购事务管理为公司资源的合理配置与利用提供有力支持。4.负责公司各部门办公用品的领用和分发工作确保办公用品的充足供应与合理使用。5.做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作确保公司文档管理的规范性与高效性。三、接待与协调1.对外积极联络相关部门并热情接待来访者展现公司的专业形象与良好风貌。2.对内热