公文写作与处理规范

公文写作与处理规范

如何规范标注“签发人”（1）哪些公文需要标注“签发人”？《党政机关公文处理工作条例》规定：“上行文应当标注签发人姓名。”（2）谁是“签发人”？《党政机关公文处理工作条例》规定：“重要公文和上行文由机关主要负责人签发。”所谓“主要负责人”就是指机关的正职或主持工作的负责人。（3）怎样标注“签发人”?《党政机关公文格式》规定：“由‘签发人’三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。‘签发人’三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。”签发人”标识区域内的领导人姓名不要求领导人亲笔签名，也不采用加盖签名章，印制即可。“签发人”姓名为两个字的中间空1字。两个签发人中间空1字，不用顿号或逗号。《党政机关公文格式》规定：“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。”也就是说，三个或三个以上签发人，最后一个签发人与发文字号在同一行。如何规范正文结构层次序数与标点符号《党政机关公文格式》规定：文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

需注意的几个细节：一是可跳过第二层次。二是序数不可逆序。三是每一层次序数后面的符号要区分清楚。四是第一层“一、”一般单独成段，句尾无标点。五是第二层“（一）”单独成段则无标点。六是“1.”“（1）”不单独成段，直接接内容。七是层次序数一般不超过四级，如果还需要细分，可以使用“一是”“二是”或者“首先”“其次”等表述。八是各级标题一般不加粗。九是同一篇材料中的结构层次序数要统一。公文如何规范主标题排列《党政机关公文格式》对“标题”作出的规定是：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。有几个细节需注意。（1）单行式标题，分一行排列。（2）双行式标题，分两行排列，使用正梯形或者倒梯形，不使用长方形。（3）多行式标题，分两行以上排列，使用菱形、正梯形或者倒梯形，不使用沙漏形。公文如何规范标题的标点符号《党政机关公文处理工作条例》虽然没有对标点符号的使用作出具体规定，但第三章第十一条规定：“公文使用的……标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。”而以《条例》为依据制定出来的《党政机关公文格式（GB/T9704-2012）》第9条明确指出：“标点符号的用法应当符合GB/T15834”，即中华人民共和国国家标准《标点符号用法》（GB/T15834—2011）。这些就是依据。为了使公文标题更加简洁、准确，标题中一般不使用标点符号。但“一般”不使用，并不意味着绝对不能使用。（1）书名号。标题中有法规、规章（包括法令、条例、公约、办法、规定、章程）、书名时，使用书名号。《标点符号用法》（GB/T15834—2011）4.15.3“书名号的基本用法”明确规定，书名号用于“标示书名、卷名、篇名、刊物名、报纸名、文件名等”。（2）引号。标题中出现的简称或具有特定含义的词语应使用引号。示例：国务院关于印发“十四五”XXX规划的通知示例：国务院关于同意设立“全国交通安全日”的批复（3）连接号。标示连接、起止、流程、指向的短横线、一字线、波纹线。一是短横线“-”。半个汉字的长度。表格、插图编号。示例：见表1-1、表1-3。连门牌号码、电话号码,以及用阿拉伯数字表示年月日等。示例：滨河青青家园10-3-201\联系电2022-09-15。在复合名词中起连接作用。示例：吐鲁番-哈密盆地，温馨家园-北门。某些产品的名称和型号。示例：WZ-10直升机，戴尔14r-5421。二是一字线“—”，一个汉字的长度。标示相关项目(如时间、地域等)的起止。示例：2022年9月15日—20日、北京—石家庄高铁、北京市人民政府办公厅关于印发北京市2013—2017年机动车排放污染工作方案的通知。三是波纹线“～”，一个汉字的长度。标示数值范围（由阿拉伯数字或汉字数字构成）的起止。示例：要加快工程进度，确保科技园3～5年内建成。（4）间隔号。示例：关于开展“我的梦·中国梦”第八届征文活动的通知（5）括号。公文标题中出现需要注释或说明的内容时，需要使用括号。注意括号的位置。（6）不用顿号和逗号，需要使用空格（不属于符号）的情况。联合发文的，发文机关之间是不使用任何标点符号，仅用一个空格即可。或者用牵头单位，XXX等部门印发XX。调查报告、经验总结、领导讲话稿、简报的标题中，常常使用两三个并列分句，分句之间不用逗号，以空格或者版面排列法来来表示停顿。示例：中共中央、国务院印发《长江三角洲区域一体化发展规划纲要》（×）中共中央

国务院印发《长江三角洲区域一体化发展规划纲要》（√）小结：公文标题只可出现书名号、括号、双引号、连接号、间隔号五种情况。如何规范撰写转文式公文标题公文行文时，有时需要把现有文件转给下级机关或有关单位，使其了解或执行，称为转文。转文分为印发、转发、批转三种。印发，指发文机关把本机关用非法定公文文种制定的文件（或领导讲话）转给下级机关。转发，指发文机关把上级机关或不相隶属机关的文件转给下级机关。批转，指发文机关把某下级机关的文件转给其他下级机关。（1）转文式标题的一般形式。一般为：发文机关+关于+印发（转发、批转）+所转文件+文种。示例：国务院关于印发《国务院工作规则》的通知。（2）转文式标题的简化。转文式标题作为复合式标题有时会出现过长的问题，需要进行简化。方法一，转文标题省去了被转文件标题的书名号、批转前重复的“关于”、意见前重复的“的”字。示例：国务院关于批转发展改革委《关于2013年深化经济体制改革重点工作的意见》的通知（×）国务院批转发展改革委关于2013年深化经济体制改革重点工作意见的通知（√）方法二，多层次转文，省去中间层次转文机关的转发文件，直接转发最高一级文件（或批转最低一级文件），同时去掉重复词语和书名号。示例：××市人民政府关于转发《××省人民政府关于转发<国务院关于××的通知>的通知》的通知（×）××市人民政府转发国务院关于××的通知（√）如何规范使用主送机关《党政机关公文处理工作条例》规定，“主送机关”是

“公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。”（1）需要标注主送机关的公文。通知、报告、请示、批复、议案、函等。（2）无需标注主送机关的公文。用于大范围宣布重要事项、重大决策的决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告等。（3）主送机关排序和标点符号。有多个主送机关的，排序一般按照重要程度，先外后内、党政军群的顺序排列。比如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。同级同类主送机关名称之间用顿号，同级不同类主送机关名称之间用逗号，最后一个主送机关名称之后标注全角冒号。为保证公文的美观和严肃性、真实性，防止伪造或窜改公文，公文的首页必须显示正文。《党政机关公文格式》规定：“如果主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关移至版记。”如何规范标注公文附注信息《党政机关公文处理条例》规定，附注是“公文印发传达范围等需要说明的事项”。《党政机关公文格式》规定，如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。标注附注主要有以下四种情况：一是标注信息公开属性。比如“（此件主动公开）”“（此件不予公开）”“（此件依申请公开）”。二是标注联系方式。请示、报告、函、通知，一般需要在附注位置注明联系方式，比如“（联系人：XXX，联系电话：XXX）”。联系电话一般为手机号码三是标注公文传达范围。比如“（此件发至县团级）”。四是标注保密要求。比如“（内部文件，不得外传）”“（此件属工作秘密，未经XXX同意不得转发，严格控制知悉范围，严禁通过互联网、手机、微信等传播使用和对外发布）”。附注括号内结尾处不加句号等标点符号。什么情况不属于附件在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其成文日期后附的内容不属于公文的附件，因此在附件说明中不应标注相应内容。示例：国务院办公厅转发国家发展改革委关于恢复和扩大消费措施的通知国办函〔2023〕70号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：国家发展改革委《关于恢复和扩大消费的措施》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻落实。国务院办公厅2023年7月28日如何界定公文生效日期（1）发文时间为生效日期。这是常用的一种公文生效方法。（2）会议通过的公文，以会议通过的日期为准。（3）领导人签发的公文，以领导人的签发日期为准。（4）联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。（5）法规性公文以规定日期为准。（6）电报及一般信函以实际发出日期为准。如何规范公文中的人名和称谓（1）公文中职务名称表述。可以按照“单位简称+职务+姓名”的组合进行表述。示例：×××省委书记×××或者省委书记×××（√）×××省省委书记×××（×）（2）公文中“同志”的表述。正式公文中一般不用“职务+姓名+