报销管理制度

报销管理制度报销及支付管理制度（讨论稿）第一篇通用管理第一条为明晰公司报销、借款流程，遵循国家财税法律法规，特制定本制度。第二条报销应取得发票，因为发票的作用所致：财务执行税法的需要：没有发票的报销税务会要求公司调增利润，并增企业所得税；经办人工作成果的证明：证明当事人做了发票所涵盖的工作事宜，如果用代替票，则不能证明；核算的需要：举例，如果大家拿来“餐费”发票代“交通费”发票，财务在对公司费用分析时，就会发生分析误导，分析的数据结果就会有问题；第三条所有报销应取得真实、合法的发票等票据；原始票据抬头必须标明：“北京锡恩企业管理顾问有限公司”，或报销所在公司（不可使用简称），如：“北京锡恩企业管理顾问有限公司”或“北京锡恩企业管理顾问有限公司深圳分公司”；发票中的内容管理：注明明细、大小金额一致、开票日期明确、印章齐全（没有印章不可报销）等。第四条有票报销：所有报销必有发票，不允许无发票（如：收款收据）报销的行为；若确因业务等需要，无法取得发票，报销管理按照：代用报销发票暂行管理办法；第五条经办部门及员工管理：所有采购借款、报销应由相关职能部门向财务部办理，如，办公用品的采购及报销由HR行政部完成等，其他部门或员工代行报销及借款，须由被代部门的认可、审批，并且代办人员在借款或报销应注明被代的部门、员工。另外，非部门职责的借款、费用，部门负责人未经明确授权不得审批；第六条财务结算单据的使用：一般费用报销：应填写《费用报销单（电子版）》（详见附表），在经过网络审批后，打印后，填写纸质的《支出凭单》，到财务办理结算事宜；差旅费报销：具体管理《差旅费用管理办法》，填写《差旅费报销单（电子版）》（详见附表），在经过网络审批后，打印后，填写纸质的《支出凭单》，到财务办理结算事宜；借款：填写《借款单》（详见附表），在经过网络审批后，打印后，填写纸质的《借款单》，到财务办理结算事宜；第七条粘贴管理：所有票据粘贴应做到整齐、均匀、牢固；所有票据分类应粘贴在不同的粘贴单上，若某一类票据较多，则可以分多张粘贴单粘贴；所有粘贴票据的金额、印章样应能被清晰地看见；所有票据及粘贴单皆不能超过相关报销单的页面，如发票面较大可将其折叠好；粘贴完毕后应将报销单据张数汇总数填写在“附件张”处，附件是指直接构成报销金额的发票张数；第八条填写管理：所有财务单据填写应用黑签字笔（不可使用圆珠笔、蓝色及红色墨水笔）填写，填写字迹清楚、不能有刮擦、涂改；第九条部门名称：报销人应填写报销的成本费用所对应的部门，为绩效考核时费用承担者，若费用由多人、多部门承担，请填写《费用分配表》（见附表）。若有其他个人、其他部门承担费用，应抄送给当事人、部门负责人确认，并在得到确认后开始审核（批）流程；第十条客户名称、项目名称：需要填写“客户名称”、“项目名称”的部门为：方案部、顾问部、渠道部，其他实体（如：学校）可以根据业务特色自行确定，并报总部财务确认、备案，“客户名称”应填写全称，项目是指公开课、需进驻客户实施业务，并且不是即时钱货两清的业务，对于公开课项目名称管理：开课日期+地点（如：北京）+公开课内容（如：总裁班）；客户名称管理：使用客户的全称，并且按合同订立的全称；第十一条审批、支付管理：审批流程：见附表；财务支付权限表：见附表；授权签批：高一级职务可以代替低一级职务审批，并注明代替的原因；低一级职务经授权代替高一级职务审批，并由高一级职务的人员通过手机短息向主管会计确认授权事宜，并在一个工作日内完成补审确认；若常态化授权，须经过总裁审批同意，同时抄送FIN组、HR行政组；审批顺序：原则上，先审批(核)人，后最终审批人（在特殊性情况时，可能不需要）；先业务部门（主管总经理），后管理部门（如HR行政部负责人）；在管理部门，先HR行政部负责人，后财务部门负责人；审核收、抄管理：收件人：必为审核（批）当事人（原则上使用01邮箱）；抄送人：区域公司组、当地FIN组、当地审核会计，其中：即时激励支付、专业软件支付应抄送HR行政组。不得扩大也不得缩小；审批主题管理：请+审批(核)人、最终审批人+审批+事宜，若不能按此管理，由此引起的后果，由申请人负责；审批时限：由于审批(核)人、最终审批人各自重要的岗位职责，在审批（核）需要必要的时间，公司规定每个审批人需要半个工作日时间审批（核），若有特殊需求加快审批，且不是当事人工作不力的原因时，则由申请人自罚水果基金10元/次，并扣品牌分1分；财务审核管理：审核会计，应对报销中发票管理要求、报销填写要求、审批流程要求、公司其他明文管理要求审核，在费用、采购报价中，对于含有税金的支付，财务审核时应计算税率适用是否正确，涉及合同事项的支付，在支付时应审核合同有关财务条款，如：付款时间、付款条件，审核报销形式是否合规，如：明细附表、费用分配表，审核完后，指导报销人填写财务印刷的标准单据；出纳须确认审批流程、审核会计及当事人的签字，对于支票支付的必须按审批件填写收款单位；第十二条代替借款、报销：被代人员必须通过邮件的形式注明，否则不能实施，财务不予办理；第十三条只有报销领款时，领款人方可在“领款人”处签字，签字必须使用中文名字。若领款金额仅为报销金额的一部分，领款人应在“领款人”处签字的同时注明领款的金额，否则视同全额领款；第十四条财务支付、报销：由人事工资关系原则确认，例如：某A的工资由上海公司人事部门计算，则某A的报销、借款由上海公司财务办理；其他公司不得直接支付、报销，涉及员工工作地区变动，在办理好人事工资关系后方可办理财务支付、报销；第十五条按时报销：不能提前报销，所有业务发生后应在适当的时间内完成财务报销，借款、业务发生后最长一个月内完成财务结算，其中：对于异地调动人员，在异地调动执行前完成所有经办费用的报销。对于超期结算，财务部按每一日50元计算水果基金。对于超过三个月票据的报销，财务部有权拒绝报销；考虑到财务每天数据管理要求、质量，公司规定每天对外支付、报销的时间是：上午：9点至12点，下午：13点至16点，其中周五只有上午办理付款、报销来务，若有违反，则由申请人自罚水果基金10元/次；第十六条所有销售回款应完整、及时地按照公司的回款流程交给财务部；杜绝用回款冲抵报销款、借款等坐支现象，如发现坐支回款等，公司将行进严肃地处理，最高可处于开除处理，情节严重的，将移交司法部门处理；第十七条所有费用，当事人报销时没有填写《费用分配表》，费用承担人及部门便默认为审批人部门、当事人承担；若要改变费用分配数额，公司则将工作过程定性为不作为，在由审批负责人、经办人各自罚水果基 金50元后，财务方可进行账务调整；第十八条财务应定期对报销管理制度，进行维护，并对修正后的报销管理制度在FINANCE组、MANAGEMENT组，并对修正后的报销管理制度再抄送FINANCE组、MANAGEMENT组；第二篇专项管理第十八条借款管理详见《借款管理规定》第十九条报销执行中，由于种种情况不能取得发票的报销，执行《代用报销发票暂行管理办法》；第二十条由于出差管理的特殊性，须专项管理，详见《出差管理办法》；第二十一条对于重大采购的管理，主要是指采购固定资产、装修工程、广告发布、制作采购、软件等其他单项采购超过2万元或一年累计多次采购超过5万元的服务、商品专项采购，具体管理规定见《重大采购业务行为管理办法》第二十一条房租、物业费、电费、水费、电话费、保洁费、网络、邮递等：由审核会计按财务核算要求审核，发票、合同、审批程序；第二十二条工资及相关由HR行政总监和财务负责人汇审后，报总裁审批；第二十三条餐费：所有涉及此项内容审批归总经理级管理；第二十四条会务费：针对住宿、会场、餐费、物料、外部门支持工资等明细列出后方可报销；第二十五条装修：对品牌、型号、规格、工艺、数量单价做描述，并取得对方购买材料发票证明、验收确认书（公司至少有两人确认），经办人应对预算、决算、差异用标准报价表格说明；第二十七条即时激励：5个工作日内申请、5个工作日内完成审批支付，否则没有即时激励的意义，财务可以不予执行报销；第二十八条对支付佣金按公司返佣流程办理，由收款地财务支付，例如：北京公司收到代理商的款项，由北京公司出纳支付代理商返佣款项；第三篇附则第二十九条此制度解释权归锡恩总公司财务部，但首要解释人为当地财务负责人；第三十条本制度执行时，按法不溯及既往和新法大于旧法的原则执行；第三十一条本制度从2008年3月1日开始执行，试行期三个月。附件：借款管理规定第一条为规范借款程序，保证资金使用安全，提高财务核算质量，适应国家财税管理要求，特制定本规定；第二条所有借款应填写《借款单》（见附件1），并履行审批手续（见附件2）；第三条超过1000元的单项业务支付。支付对方为单位时，必须使用支票、汇票等银行支付手段支付，不得使用现金支付；同时，必须提供对方单位的全称、银行账号、开户行、相关合同等资料。支票支付时，须填写对方单位名称。差旅备用金、酬金、支付对方单位为个人可以使用现金支付，其中，为提高工作效率，对于500元以下的现金支付，可由个人垫付，并及时报销；第四条超过10000元的现金借款或报销支付（不含支票借款、网银借款），应由借款人在款项支出前一日通知出纳备款，若不能联系上出纳，可向财务负责人知会；第五条若借款人为未转正员工（由业务负责人把关），现金借款超过10000元时，应由业务负责人负责代为办理借款；第六条专项借款应提交附件：公开课（含OPP）借款：填写《借款单》下侧的预算数据；出差借款：填写《借款单》下侧的预算数据；广告费借款：合同、公司的广告页（最后一笔支付时）；佣金支付：销售明细、计算过程列式、渠道会计审核确认邮件、发票；其他借款须注明借款金额的组成来源。第七条职能借款管理，为保证管理流的清晰性，借款和报销应有统一的出口，须具有专项职能的人或部门办理借款、报销事宜，如：公开课相关事宜的借款，各地应有相应的专人负责借款（例如：行政人员），否则财务对于不具有专项职能人员办职能事项，有权不予办理；第八条若使用支票借款，且金额暂不确定，则在借款单上注明支票号码，并由出纳做好封数操作；第九条必须使用黑色签字笔或碳素墨钢笔填写《借款单》手签部分，其他笔一律不得用于财务借款（含：报销）及其他财务手续；第十条所有借款支付履行完整的手续后方可办理借款手续，原则上不得使用补批程序；第十一条借款单中“领款人”表示：确认员工已领走款项。若款项未领走，借款单不能转财务出纳；第十二条所有借款报销应取得发票。报销发票必须真实、合法，且符合公司票据报销要求管理规定,否则财务部有权拒绝予以报销，如收据、代用票、假票等；第十三条借款业务完毕后，经办人员应在“承诺还款日/报销日”内办理财务结账手续，否则财务部将依据“前账不清后账不来”的财税规定，从相关人员的经济业务（如：工资、再次借款、报销业务等）中扣除其相应的借款，并从承诺还款日/报销日的第二天开始按50元/天的标准计提水果基金，其中对于公开课事宜的借款报销应在公开课结束后10工作日内完成报销手续；承诺时间最长不超过一个月；对于超过三个月的报销，财务有权不予报销；第十四条所有离职人员，应在办理离职手续时取得财务确认有无借款，并由会计签字确认，方可办理离职手续。第十五条此规定解释权归锡恩总公司财务部。代用报销发票暂行管理办法一、可以使用代用发票的情形:1、劳务费用，如：请民工做劳务事宜（但须留下身份证号及姓名）；2、地区：在不能实现有票消费的地区，如：偏远的郊区、农村，但报销必须有收据作证明附件；3、行业：行业所致的金额较小且不超过50元的费用，如：配钥匙、买花；4、遗失金额较大:1000元（含）以上的发票遗失；5、补助性质：如，即时激励，房租补助、项目实施中的洗衣补助等。二、不可以使用代用发票的情形:1、遗失金额较小：1000元以下发票遗失；2、假票：收到假票，就像收到假人民币一样管理；3、发票填写：金额大小不符、发票抬头不是全称的。三、使用代用票的审核程序管理：1、代用票报销需要部门同事及部门负责人（2人以上）的证明、同意确认，并且证明人应在邮件中确认；2、使用代替票应采用同类发票管理，因为涉及各地纳税政策的不同，具体可以使用何种代替票，可向各地财务咨询；3、对发生“一”情形之外的代替报销，每发生一事，由申请人或直接负责人自罚水果基金20元。出差管理办法第一条

为了进一步规范公司员工出差管理，强化成本意识，特制定本制度。第二条本制度仅限于公司内部管理产生的员工差旅成本控制，项目服务过程中的差旅标准按合同约定条款执行。由个人承担成本费用的销售序列人员，不在本制度规定范围内。第三条

员工出差按以下标准选择交通工具：范围交通工具事业本部总经理(含副)总部职能部门负责人方案、顾问中心总经理高级管理顾问(工资C序列)其他人员300公里以内或连续乘车时间3小时以内（含）硬（软）座或客运车√√√√√300公里以上或连续乘车时间3小时以上硬（软）卧√√√√经济舱√√√√(一）凡出差地在300公里以内或连续乘车时间在3小时以内（含）的，员工均选择硬（软）座或客运车；（二）凡出差地在300公里以上或连续乘车时间在3小时以上的，公司事业本部总经理(含副)可选择经济舱，总部职能部门负责人、方案及顾问中心总经理、高级管理顾问（工资C序列）可选择硬（软）卧或经济舱，其他员工均选择硬卧；第四条

普通员工因特殊情况需乘坐飞机，必须提前报经事业本部总经理批准。否则，仅报销硬卧上限；第五条

因工作需要，凡调往外地工作的员工在离职时，公司只承担员工一次往返车票，且按照调往工作地硬卧上限标准予以报销。中途出差的，以出差地到调出地的硬卧为上限予以报销；例如：从北京－上海，硬卧为298元。北京-广州，硬卧为465元。员工A被调往上海工作后提出离职，若员工A中途请假到广州，从广州赶往北京办理离职手续，则公司给予报销298元(北京-上海)。若员工A中途出差到广州，则公司给予报销从广州到北京的硬卧(465元)；第六条员工出差必须提前2个工作日报上级总经理审批。填报«出差申请表»，抄送当地HR、财务人员；第七条员工出差未提前申请的，视为无效。员工出差结束后，填报«差旅报销单»并附经审批过的«出差申请表»的批复邮件，财务审核后予以报销，否则，财务部不予报销；第八条员工差旅费，应据实提供票据，核对时，如发现有虚报者，除将所报销的费用追回外，并视情节之轻重，给予处罚。重大采购业务行为管理办法重大采购项目是指：固定资产、装修工程、广告发布、制作采购、软件等其他单项采购超过2万元或一年累计多次采沟超过5万元的服务、商品专项采购；所有采购应对产品、服务及其市场情况等有充分了解，并熟悉基本的的价格、商务谈判技巧（参考附件《采购谈判技巧》），若总价款谈判有困难时，应使用“价值工程”思路，开展工作。（价值工程：就是综合性价比最大化的应用）；原则上公司重大采购应货比三家，在采购确认前应填写《重大采购申请对比表》，内容不能有缺项，并附三家供应商的报价单的传真件或电子邮件。采购项目应注明其详细的特点，包括型号、