ERP系统使用操作手册

ERP系统使用操作手册TOC\o"1-2"\h\u13490第1章系统概述与登录 4149871.1系统简介 4118461.2登录与退出 426691.2.1登录 4149441.2.2退出 424063第2章系统初始化设置 458062.1基础数据设置 420942.1.1基本信息 437042.1.2仓库与物料 489392.1.3供应商与客户 521912.2参数设置 5255682.2.1会计参数 534912.2.2销售与采购参数 5317162.2.3库存参数 5211122.3权限管理 5324852.3.1用户管理 5277922.3.2角色管理 51062.3.3功能权限 5197722.3.4数据权限 512504第3章销售管理 5159323.1销售订单处理 5271623.1.1创建销售订单 5133933.1.2审核销售订单 6200703.1.3发货通知 6121443.1.4销售订单跟踪 6292223.2发票管理 6239263.2.1创建发票 647033.2.2发票审核 670513.2.3打印发票 689633.2.4发票作废与红冲 650163.3客户管理 674363.3.1客户信息维护 6241933.3.2客户等级管理 7292813.3.3客户拜访记录 763913.3.4客户投诉处理 732196第4章采购管理 720844.1采购订单处理 7141764.1.1采购订单创建 752534.1.2采购订单审批 7314184.1.3采购订单执行 7216664.2供应商管理 8207374.2.1供应商信息维护 8283024.2.2供应商评估 828414.3到货验收与发票处理 836634.3.1到货验收 843144.3.2发票处理 824734第5章库存管理 8141635.1库存盘点 8155255.1.1目的 8158875.1.2操作步骤 9155205.1.3注意事项 9214295.2入库管理 9175455.2.1目的 9175335.2.2操作步骤 9120995.2.3注意事项 9187525.3出库管理 10240165.3.1目的 10256565.3.2操作步骤 104185.3.3注意事项 1024756第6章生产管理 105146.1生产计划制定 10300086.1.1登录系统 1077156.1.2生产计划查询 10173896.1.3新增生产计划 10144306.1.4保存生产计划 1149436.2生产任务下达 11237116.2.1生产任务查询 11106106.2.2生产任务下达 11253746.2.3保存生产任务 11180146.3生产进度跟踪 11229806.3.1生产进度查询 11241406.3.2更新生产进度 11291806.3.3保存生产进度 1131433第7章质量管理 12239927.1来料检验 1287247.1.1检验流程 1276687.1.2检验标准 12241047.2过程检验 1256317.2.1检验流程 1223847.2.2检验标准 1246847.3成品检验 12297607.3.1检验流程 1298877.3.2检验标准 1323040第8章财务管理 1399388.1应收账款管理 13307698.1.1客户资料管理 13221468.1.2发票管理 1357478.1.3收款管理 1339418.1.4应收账款报表 13240488.2应付账款管理 13233238.2.1供应商资料管理 13108478.2.2采购发票管理 1493988.2.3付款管理 1420408.2.4应付账款报表 1418698.3费用报销 14282098.3.1报销单据管理 14108328.3.2报销审批流程 1413418.3.3报销支付 14249688.3.4费用报表 1429858第9章人力资源管理 14137829.1员工信息管理 14274909.1.1功能概述 14259099.1.2操作步骤 14221559.2考勤管理 1570529.2.1功能概述 1584919.2.2操作步骤 15295249.3薪资管理 15289229.3.1功能概述 1510499.3.2操作步骤 1611573第10章报表与分析 161392310.1销售报表 161882110.1.1概述 16398010.1.2销售报表类型 162378110.1.3销售报表 163213010.1.4解读销售报表 17329410.2采购报表 171065210.2.1概述 172243010.2.2采购报表类型 172120610.2.3采购报表 172346410.2.4解读采购报表 172949210.3财务报表 182923910.3.1概述 182077910.3.2财务报表类型 182292110.3.3财务报表 182590310.3.4解读财务报表 182218810.4生产报表 183196510.4.1概述 191292910.4.2生产报表类型 19419210.4.3生产报表 192152310.4.4解读生产报表 19第1章系统概述与登录1.1系统简介本文档旨在为用户提供一套全面的企业资源计划（ERP）系统操作指南。ERP系统是一种集成管理企业各项业务活动的信息系统，通过优化资源配置，提高企业运营效率，降低成本，从而实现企业战略目标。本ERP系统涵盖了财务管理、供应链管理、生产管理、人力资源管理、客户关系管理等多个模块，为企业提供了一个统一、实时、高效的数据处理平台。通过使用本系统，企业可以实现对各项业务活动的实时监控，为决策提供有力支持。1.2登录与退出1.2.1登录要访问ERP系统，请按照以下步骤进行操作：（1）在浏览器地址栏输入ERP系统网址，如：://erp.example.。（2）在登录界面，输入用户名和密码。（3）“登录”按钮，进入系统。1.2.2退出当您需要退出ERP系统时，请按照以下步骤进行操作：（1）在系统界面右上角，找到“退出”按钮。（2）“退出”按钮，系统将提示您确认是否退出。（3）“确定”按钮，退出系统。注意：在退出系统前，请保证已保存所有正在进行的工作，以免数据丢失。第2章系统初始化设置2.1基础数据设置2.1.1基本信息在系统初始化设置中，首先应对企业基本信息进行录入与配置。包括企业名称、地址、联系方式等。同时需对币种、会计科目、计量单位等基础数据进行设置。2.1.2仓库与物料本节主要对仓库进行划分，并录入物料信息。包括仓库编码、名称、负责人等。物料信息包括物料编码、名称、规格、型号、计量单位等。2.1.3供应商与客户在此部分，需录入供应商和客户的基本信息。包括供应商编码、名称、联系人、联系方式等。客户信息包括客户编码、名称、联系人、联系方式等。2.2参数设置2.2.1会计参数设置会计期间、会计年度、财务结算日等会计相关参数。2.2.2销售与采购参数设置销售与采购的相关参数，如订单类型、交货方式、付款条件等。2.2.3库存参数设置库存相关参数，如库存预警、安全库存、库存盘点周期等。2.3权限管理2.3.1用户管理新建、修改、删除用户信息，包括用户名、密码、角色等。2.3.2角色管理创建、修改、删除角色，并为各角色分配相应的权限。2.3.3功能权限对系统功能进行权限分配，包括查看、新增、修改、删除等权限。2.3.4数据权限设置数据权限，包括部门、业务范围等，保证数据安全。通过以上初始化设置，企业可以保证ERP系统正常运行，并为后续的业务操作提供基础数据和权限控制。在实际使用过程中，企业可根据自身需求调整相关设置。第3章销售管理3.1销售订单处理3.1.1创建销售订单在ERP系统中，销售订单的处理是销售管理的核心环节。用户需进入销售订单模块，“创建销售订单”按钮，填写以下信息：（1）客户信息：选择已存在的客户或新增客户；（2）销售产品：选择销售的产品，并输入销售数量；（3）价格和折扣：系统自动带出产品价格，用户可手动修改价格和折扣；（4）交货日期：根据客户需求和库存情况，选择合适的交货日期；（5）付款方式：选择客户的付款方式；（6）销售部门：选择负责该订单的销售部门。3.1.2审核销售订单创建销售订单后，需提交给销售主管或相关部门进行审核。审核通过后，销售订单状态变为“已审核”，此时可以进行后续操作。3.1.3发货通知销售订单审核通过后，系统自动发货通知。用户需在发货通知模块查看并确认发货，保证货物按时送达客户。3.1.4销售订单跟踪用户可随时查看销售订单的执行情况，包括发货、到货、开票等环节。如需修改订单，可进行订单变更操作。3.2发票管理3.2.1创建发票销售订单发货后，用户需在发票管理模块创建发票。系统会自动带出销售订单的相关信息，用户只需确认无误后保存即可。3.2.2发票审核创建发票后，需提交给财务部门进行审核。审核通过后，发票状态变为“已审核”。3.2.3打印发票审核通过后的发票，用户可进行打印。打印前需确认发票样式和打印设置。3.2.4发票作废与红冲如遇到发票错误或客户退货等情况，用户需对发票进行作废或红冲操作。作废和红冲操作需经过财务部门审核。3.3客户管理3.3.1客户信息维护用户可在客户管理模块对客户信息进行新增、修改、删除等操作。客户信息包括：基本信息、联系人、地址、电话、邮箱等。3.3.2客户等级管理根据客户销售额、信用等级等因素，系统自动为客户分配等级。用户可查看和修改客户等级。3.3.3客户拜访记录用户可在客户管理模块记录客户的拜访情况，包括拜访时间、拜访人、拜访内容等，以便后续跟进。3.3.4客户投诉处理当客户发生投诉时，用户需在客户管理模块记录投诉内容，并根据投诉情况制定解决方案。同时系统支持投诉统计分析，为改进产品和服务提供依据。第4章采购管理4.1采购订单处理4.1.1采购订单创建在ERP系统中，采购订单的创建是采购管理的关键环节。用户需要登录系统，进入采购管理模块，选择“采购订单”功能。步骤1：填写采购订单基础信息，包括采购订单编号、采购日期、供应商名称、预计到货日期等。步骤2：选择需采购的商品，录入商品编码或名称，系统将自动带出商品相关信息，如商品名称、规格型号、单位、采购单价等。步骤3：填写采购数量，确认无误后保存采购订单。4.1.2采购订单审批采购订单创建后，需提交给审批人进行审批。步骤1：选择待审批的采购订单，“提交审批”。步骤2：审批人收到审批请求后，对采购订单进行审核，确认无误后“通过”。步骤3：审批通过后，采购订单状态更新为“已审批”。4.1.3采购订单执行采购订单审批通过后，即可进行采购执行。步骤1：选择已审批的采购订单，“执行采购”。步骤2：根据采购订单信息，与供应商进行沟通，确认交期、价格等事项。步骤3：采购到货后，进行到货验收，并更新采购订单状态。4.2供应商管理4.2.1供应商信息维护为了保证采购管理的有效性，需对供应商信息进行维护。步骤1：进入采购管理模块，选择“供应商管理”功能。步骤2：添加新供应商，填写供应商基本信息，如供应商名称、地址、联系人、联系方式等。步骤3：修改供应商信息，“编辑”按钮，更新供应商相关信息。4.2.2供应商评估定期对供应商进行评估，以优化供应链。步骤1：选择“供应商评估”功能，设置评估周期。步骤2：根据评估指标，对供应商进行评分。步骤3：输出评估报告，分析供应商绩效。4.3到货验收与发票处理4.3.1到货验收采购到货后，需进行验收工作。步骤1：进入采购管理模块，选择“到货验收”功能。步骤2：根据采购订单信息，核对到货商品名称、数量、规格等。步骤3：验收合格后，“验收通过”，系统自动更新库存。4.3.2发票处理收到供应商发票后，需进行发票处理。步骤1：选择“发票处理”功能，录入发票信息。步骤2：与采购订单进行关联，确认发票金额、税额等。步骤3：发票审核通过后，进行财务报销流程。第5章库存管理5.1库存盘点5.1.1目的库存盘点是为了保证库存数据的准确性，及时掌握库存动态，合理控制库存成本。5.1.2操作步骤（1）登录ERP系统，进入库存管理模块，选择“库存盘点”功能。（2）输入盘点日期，选择盘点范围（如：全部商品、指定分类、指定仓库等）。（3）系统将自动列出所选范围内的所有库存商品，包括商品编码、名称、规格、当前库存数量等。（4）逐一对每个商品进行实际库存盘点，录入实际库存数量。（5）确认盘点无误后，“提交”按钮，系统将自动计算盈亏，并库存盘点报表。5.1.3注意事项（1）盘点时，需保证盘点数据的准确性，避免因数据错误导致库存管理混乱。（2）盘点过程中，如遇到无法解决的问题，请及时与上级或相关部门沟通。（3）定期进行库存盘点，以便及时掌握库存动态，降低库存成本。5.2入库管理5.2.1目的入库管理是为了保证采购的商品能够准确、及时地进入库存，便于库存管理和使用。5.2.2操作步骤（1）登录ERP系统，进入库存管理模块，选择“入库管理”功能。（2）选择采购订单，系统将自动列出该采购订单下的所有商品。（3）核对商品信息无误后，输入实际入库数量，选择入库仓库。（4）确认入库信息无误，“提交”按钮，系统将自动更新库存数量。5.2.3注意事项（1）入库时，需核对商品信息与采购订单，保证无误。（2）如有商品数量不足或质量问题，请及时与供应商沟通，并记录相关信息。（3）入库完成后，及时更新库存信息，以便其他部门查询和使用。5.3出库管理5.3.1目的出库管理是为了保证库存商品能够按时、准确、高效地发放给需求部门或客户。5.3.2操作步骤（1）登录ERP系统，进入库存管理模块，选择“出库管理”功能。（2）选择销售订单或领料单，系统将自动列出该订单或单据下的所有商品。（3）核对商品信息无误后，输入实际出库数量，选择出库仓库。（4）确认出库信息无误，“提交”按钮，系统将自动更新库存数量。5.3.3注意事项（1）出库时，需核对销售订单或领料单，保证无误。（2）如有商品数量不足或质量问题，请及时与相关部门沟通，并记录相关信息。（3）出库完成后，及时更新库存信息，以便其他部门查询和采购计划的制定。第6章生产管理6.1生产计划制定6.1.1登录系统登录ERP系统，进入生产管理模块。6.1.2生产计划查询在“生产计划”菜单下，选择“生产计划查询”，输入相关查询条件，如产品名称、计划开始日期等，查询现有生产计划。6.1.3新增生产计划在“生产计划”菜单下，选择“新增生产计划”，填写以下信息：（1）计划名称：输入生产计划的名称，如“2022年第一季度生产计划”；（2）计划类型：选择生产计划的类型，如“正常生产”、“备货生产”等；（3）计划开始日期：选择生产计划开始的日期；（4）计划结束日期：选择生产计划结束的日期；（5）产品信息：选择参与生产的产品，并输入相关数量；（6）备注：如有其他需求，可在此处填写。6.1.4保存生产计划确认无误后，“保存”按钮，系统将生产计划。6.2生产任务下达6.2.1生产任务查询在“生产任务”菜单下，选择“生产任务查询”，输入相关查询条件，如生产计划名称、任务状态等，查询现有生产任务。6.2.2生产任务下达在“生产任务”菜单下，选择“生产任务下达”，填写以下信息：（1）任务名称：输入生产任务的名称，如“2022年第一季度生产任务”；（2）生产计划：选择已的生产计划；（3）任务开始日期：选择生产任务开始的日期；（4）任务结束日期：选择生产任务结束的日期；（5）生产车间：选择生产任务所涉及的车间；（6）生产线：选择生产任务所涉及的生产线；（7）产品信息：选择参与生产的产品，并输入相关数量；（8）备注：如有其他需求，可在此处填写。6.2.3保存生产任务确认无误后，“保存”按钮，系统将生产任务。6.3生产进度跟踪6.3.1生产进度查询在“生产进度”菜单下，选择“生产进度查询”，输入相关查询条件，如生产计划名称、任务名称等，查询生产进度情况。6.3.2更新生产进度在“生产进度”菜单下，选择“更新生产进度”，填写以下信息：（1）选择需更新进度的生产任务；（2）输入实际完成数量、完成日期等信息；（3）备注：如有其他需求，可在此处填写。6.3.3保存生产进度确认无误后，“保存”按钮，系统将更新生产进度信息。第7章质量管理7.1来料检验7.1.1检验流程来料检验是对供应商提供的原材料、零部件及外购产品等进行检查的过程。保证来料符合我国标准和公司内部规定。检验流程如下：（1）收到来料后，进行外观检查，确认无损坏、变形等表面问题。（2）根据采购合同和技术文件，对来料进行尺寸、功能、可靠性等方面的检验。（3）记录检验结果，合格品与不合格品分别存放，并对不合格品进行标记和处理。7.1.2检验标准（1）根据我国相关法律法规、行业标准及公司内部规定，制定来料检验标准。（2）检验标准应包括尺寸公差、功能要求、外观要求等。（3）检验人员需熟悉检验标准，并严格按照标准进行检验。7.2过程检验7.2.1检验流程过程检验是对生产过程中的半成品、在制品进行的质量控制活动。过程检验流程如下：（1）制定过程检验计划，明确检验项目、频次、方法等。（2）检验员在生产过程中对半成品、在制品进行抽检或全检。（3）记录检验结果，对不合格品进行标记、隔离和追溯处理。7.2.2检验标准（1）参考产品设计文件、工艺文件、相关法律法规等，制定过程检验标准。（2）检验标准应包括尺寸、功能、外观、工艺要求等。（3）检验人员需掌握检验标准，并严格按标准执行检验工作。7.3成品检验7.3.1检验流程成品检验是对已完成生产的产品进行全面检查的过程。保证产品符合我国标准和客户要求。成品检验流程如下：（1）根据产品标准、客户要求制定成品检验规程。（2）检验员对成品进行抽检或全检，包括尺寸、功能、外观、功能等方面。（3）记录检验结果，对不合格品进行标记、隔离和处理。7.3.2检验标准（1）参考产品设计文件、国家标准、行业标准、客户要求等，制定成品检验标准。（2）检验标准应包括尺寸公差、功能要求、外观要求、功能要求等。（3）检验人员需熟练掌握检验标准，并严格按标准执行检验工作。注意：检验人员在执行检验任务时，应保持客观、公正的态度，保证检验结果的准确性。同时对检验过程中发觉的问题及时反馈给相关部门，推动质量改进。第8章财务管理8.1应收账款管理8.1.1客户资料管理登录ERP系统后，选择“财务管理”模块，进入“应收账款管理”子模块。在“客户资料管理”页面，可进行新增、修改、查询和删除客户资料操作。8.1.2发票管理在“发票管理”页面，可进行销售发票的创建、修改、查询和删除操作。同时支持销售发票的打印和导出。8.1.3收款管理在“收款管理”页面，对客户还款进行登记，支持多种收款方式。系统将自动核销相应的应收账款。8.1.4应收账款报表系统提供应收账款报表，包括应收账款余额表、应收账款账龄分析表等，帮助用户了解应收账款状况。8.2应付账款管理8.2.1供应商资料管理在“应付账款管理”子模块中，可进行供应商资料的新增、修改、查询和删除操作。8.2.2采购发票管理在“采购发票管理”页面，可进行采购发票的创建、修改、查询和删除操作。同时支持采购发票的打印和导出。8.2.3付款管理在“付款管理”页面，对供应商付款进行登记，支持多种付款方式。系统将自动核销相应的应付账款。8.2.4应付账款报表系统提供应付账款报表，包括应付账款余额表、应付账款账龄分析表等，帮助用户了解应付账款状况。8.3费用报销8.3.1报销单据管理在“费用报销”子模块中，可创建、修改、查询和删除报销单据。支持多种费用类型，如差旅费、办公费等。8.3.2报销审批流程系统支持自定义报销审批流程，根据报销金额、报销类型等条件，自动分配审批人员。8.3.3报销支付审批通过后的报销单据，可在“报销支付”页面进行支付操作。支持与银行接口对接，实现自动付款。8.3.4费用报表系统提供费用报表，包括费用报销汇总表、费用报销明细表等，方便用户对费用支出进行分析和管控。第9章人力资源管理9.1员工信息管理9.1.1功能概述员工信息管理模块主要用于维护企业内部员工的个人信息、职位信息、合同信息等。通过此模块，企业可以方便地查询、修改、删除和统计员工信息。9.1.2操作步骤（1）登录系统，进入人力资源管理模块，选择“员工信息管理”功能。（2）在员工信息列表中，可查看所有员工的基本信息，包括姓名、工号、部门、职位等。（3）新增员工信息：“新增”按钮，填写员工基本信息，保存后即可成功添加新员工。（4）修改员工信息：在员工信息列表中，选择需修改的员工，“编辑”按钮，对相关信息进行修改，保存即可。（5）删除员工信息：在员工信息列表中，选择需删除的员工，“删除”按钮，确认后即可删除该员工信息。（6）查询员工信息：可通过输入员工姓名、工号、部门等关键词，快速定位到目标员工信息。9.2考勤管理9.2.1功能概述考勤管理模块用于记录、统计员工的考勤情况，包括出勤、请假、加班、出差等。企业可根据实际需求，设置考勤规则，保证员工考勤数据的准确性。9.2.2操作步骤（1）登录系统，进入人力资源管理模块，选择“考勤管理”功能。（2）在考勤管理界面，可查看员工每日的考勤状态，包括正常、迟到、早退、请假等。（3）新增考勤记录：“新增”按钮，选择员工，填写考勤日期、考勤类型等，保存后即可添加考勤记录。（4）修改考勤记录：在考勤记录列表中，选择需修改的记录，“编辑”按钮，对相关信息进行修改，保存即可。（5）删除考勤记录：在考勤记录列表中，选择需删除的记录，“删除”按钮，确认后即可删除该考勤记录。（6）考勤统计：系统可自动月度、季度、年度考勤统计报表，便于企业对员工考勤情况进行分析。9.3薪资管理9.3.1功能概述薪资管理模块主要用于计算、发放和管理员工的薪资。企业可根据不同岗位、职级设置相应的薪资结构，实现自动化计算，提高薪资管理的效率。9.3.2操作步骤（1）登录系统，进入人力资源管理模块，选择“薪资管理”功能。（2）在薪资管理界面，可查看员工薪资结构、薪资明细等信息。（3）新增薪资结构：“新增”按钮，设置薪资项目、金额等，保存后即可添加薪资结构。（4）修改薪资结构：在薪资结构列表中，选择需修改的薪资结构，“编辑”按钮，对相关信息进行修改，保存即可。（5）删除薪资结构：在薪资结构列表中，选择需删除的薪资结构，“删除”按钮，确认后即可删除该薪资结构。（6）薪资计算：系统根据设定的薪资结构和员工考勤记录，自动计算员工应发薪资、实发薪资等。（7）薪资发放：在确认无误后，可进行薪资发放操作，薪资发放记录。第10章报表与分析10.1销售报表10.1.1概述销售报表主要用于分析销售业务的各项数据，以便企业及时了解市场动态，调整销售