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文档简介

集团企业邮箱管理制度第一章总则为提高公司信息传递的效率与安全性，规范企业邮箱的管理与使用，确保信息安全与合规性，根据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。企业邮箱是公司与外部沟通的重要工具，合理的管理制度有助于提升工作效率，防范信息泄露风险。第二章适用范围本制度适用于公司全体员工、管理层及临时使用企业邮箱的外部人员。所有使用企业邮箱的人员均需遵守本制度，确保其在工作中的有效性和安全性。第三章管理规范3.1邮箱申请与使用1.申请流程：-新员工需在入职时填写《企业邮箱申请表》，经部门主管审批后提交至信息技术部。-外部人员如需临时使用企业邮箱，需申请并提供相关证明材料，经信息技术部审核后方可使用。2.邮箱使用：-企业邮箱仅限于工作相关内容的发送与接收，严禁用于个人事务或非法活动。-用户需妥善保护邮箱账号及密码，不得共享给他人。3.2邮件内容管理1.邮件分类：-所有邮件应按工作项目分类存档，确保信息的易查找性与安全性。-重要邮件需标记为“重要”或“紧急”，以便及时处理。2.邮件存档与删除：-邮箱内的邮件应定期进行整理与存档，过期邮件需按公司规定进行删除。-重要邮件需按规定保存备份，确保信息不丢失。3.3信息安全1.密码管理：-用户应定期更换邮箱密码，密码应包含字母、数字及特殊字符，且长度不低于8位。-若怀疑邮箱被盗用，应立即更改密码并通知信息技术部。2.邮件安全：-使用加密工具对敏感信息进行加密处理后再发送。第四章操作流程4.1邮箱注册与激活1.信息技术部负责邮箱的创建与激活，确保用户信息的准确性。2.用户在收到激活邮件后，需按照指引完成首次登录并修改初始密码。4.2邮件发送1.用户在发送邮件时，需明确邮件主题，并在正文中清晰表达信息。2.对于需要抄送的人员，应确保邮件内容与发送对象的相关性，避免信息冗余。4.3邮件接收与回复1.用户应定期查看邮箱，及时处理收到的工作邮件，确保信息流转的高效性。2.对于需要回复的邮件，应在24小时内给予反馈，特殊情况需提前告知发件人。第五章监督机制5.1监督责任1.信息技术部负责企业邮箱的日常管理与维护，定期检查邮箱使用情况，确保制度的有效实施。2.各部门主管需对本部门员工的邮箱使用情况进行监督，发现问题及时纠正。5.2违规处理1.对于违反邮箱管理制度的行为，信息技术部可根据情况给予警告、停用邮箱等处罚措施。2.情节严重的，将按照公司相关纪律处分规定处理。5.3定期评估1.每季度进行一次邮箱管理制度的评估，听取员工的反馈意见，及时修订与完善制度。2.评估结果需形成书面报告，提交公司管理层审议。第六章附则1.本制度由信息技术部负责解释与修订，自颁布之日起实施。2.本制度如需修订，需经公司管理层审核通过后方可实施。第七章其他条款7.1生效日期本制度自颁布之日起生效，所有员工需在生效日期内熟知并遵守。7.2附录附录中可包括《企业邮箱申请表》、《邮件分类标准》、《密码管理指引》等文件，供员工参考

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