工程档案管理制度

工程档案管理制度一、总则1.目的和依据为了规范企业内部工程档案的管理工作，保护和维护工程档案的完整性和可靠性，提高工程管理水平和效率，本制度订立。本制度的订立依据包含：—《中华人民共和国档案法》—《企业档案管理规定》—公司内部相关法规和规章制度2.适用范围本制度适用于企业内部全部工程项目的档案管理工作。3.定义工程档案：指企业各类工程项目的有关文件、图纸、技术资料及相关记录等的集合。二、档案管理责任1.负责人公司选派一名专职档案管理员负责日常工程档案管理工作，同时设立档案管理委员会，由公司领导任命，负责订立工程档案管理工作方案和监督落实。2.部门责任各部门负责自身工程档案的整理、存储、保管和归档工作，并搭配档案管理员进行档案借阅、归还和销毁等管理工作。3.员工责任全部员工都有责任保护和维护工程档案的安全和完整，如发现档案遗失、损坏或泄密等情况应及时报告。三、档案管理流程1.归档程序项目完结后，各相关部门负责整理项目档案，并填写项目档案汇总表；部门负责人审核项目档案汇总表，并向档案管理员申请档案编号；档案管理员依据申请信息，为项目档案调配档案编号，并登记入档案目录表；部门负责人将档案整理完毕后，将档案交由档案管理员进行盖章确认，并存放到档案库中。2.档案借阅与归还部门需要借阅档案时，经部门负责人审批后，向档案管理员提出借阅申请；档案管理员依据借阅申请，将档案移交给借阅部门，并在借阅登记簿上记录相应信息；借阅部门在使用完档案后，应定时归还档案给档案管理员，并由档案管理员确认归还；未经批准，严禁私自借阅档案，如有违反将追究相关责任。3.档案保管与销毁档案应存放在专用的档案库中，存放区域要求干燥、通风、防火、防潮、防尘，并依照有关规定进行分类存放；档案库应定期进行巡查和清理，确保档案的安全和完好；档案库应配备监控设备，并设立严格的出入管理制度，严禁未经许可人员进入档案库；对于已过保管期限或无法连续利用的档案，应及时组织销毁，并编制销毁记录。四、档案安全管理1.电子档案安全电子档案的存储应采用数据备份和存档技术，确保数据的完整性和可靠性；电子档案存储介质应定期检查和更换，防止数据丢失或损坏；电子档案的访问权限应进行严格管理，限制非授权人员的访问。2.纸质档案安全档案库应采取防火措施，配备灭火设备，确保档案的安全；档案库应定期进行防潮、防尘处理；档案室门禁应加装监控设备，保障档案的安全。五、档案查询与利用1.档案查询部门有需求查询档案内容时，应向档案管理员提出查询申请；档案管理员依据查询申请，供应相应档案或档案复印件给申请部门。2.档案利用各部门需要利用档案内容时，应向档案管理员提出利用申请；档案管理员依据申请情况，供应相应档案或档案复印件给申请部门，并记录利用情况。六、行为规范1.保密规定各部门和员工在处理和使用档案时，应加强保密，严禁私自复制、传递或泄露档案内容。2.档案整理与归档要求档案应依照订立的分类和目录进行整理，确保档案的完整性和易查性；档案归档时，应将档案目录和档案编号清楚标注在文件封面或便签上；档案归档后，应做好防潮、防尘和防鼠虫等工作，确保档案的安全和完好。七、监督检查与责任追究1.监督检查公司内部设立特地的档案管理监督部门或委员会，负责定期或不定期对档案管理工作进行检查和评估，确保制度的执行和工程档案管理的规范性。2.责任追究对于违反本制度的行为，将依照公司相关规定和国家法律法规进行相应的惩罚和责任追究。八、附则1.本制度的修订本制度的修