档案管理与保护技术作业指导书

档案管理与保护技术作业指导书TOC\o"1-2"\h\u12006第1章档案管理概述 3311711.1档案的定义与类型 3208431.2档案管理的基本任务与原则 4326811.3档案管理的发展历程与现状 431619第2章档案收集与整理 5168062.1档案收集的范围与要求 566162.1.1范围 5190452.1.2要求 588342.2档案整理的原则与方法 5238842.2.1原则 587662.2.2方法 5305682.3档案分类与编目 6164102.3.1档案分类 6125112.3.2档案编目 621428第3章档案存储技术 6191313.1传统档案存储介质 6190083.1.1纸质档案存储 6215853.1.2缩微胶片存储 6145773.2现代档案存储技术 6277883.2.1磁盘存储 6121523.2.2光盘存储 717653.2.3云存储 7132433.3档案存储设备的选择与维护 763553.3.1设备选择 7225083.3.2设备维护 731730第4章档案保护技术 798914.1档案保护的基本原则 7292384.2纸质档案的保护 8155474.3电子档案的保护 825828第5章档案检索与利用 9263525.1档案检索系统设计 9317855.1.1设计原则 924515.1.2系统构成 9236835.1.3功能 927775.2档案检索方法与技巧 9895.2.1检索方法 9318745.2.2检索技巧 1060085.3档案利用与服务 10266155.3.1档案借阅 10254195.3.2档案复制与提供 10307295.3.3档案咨询与培训 10322685.3.4档案编研与开发 1022009第6章档案数字化技术 10113286.1档案数字化的意义与要求 10316036.1.1意义 1049166.1.2要求 1124586.2档案数字化流程与技术 11175016.2.1流程 11300526.2.2技术 11196596.3档案数字化质量控制 1171206.3.1质量控制原则 11125526.3.2质量控制措施 129397第7章档案信息安全 12166707.1档案信息安全风险分析 1244227.1.1系统性风险 12198617.1.2人为风险 12316157.1.3硬件设备风险 12198857.1.4管理风险 12302217.2档案信息安全防护措施 12184667.2.1技术防护措施 12144547.2.2管理防护措施 1369607.3档案信息安全管理与评估 13249757.3.1管理制度 13260477.3.2安全评估 13108737.3.3持续改进 138921第8章档案管理法律法规与标准 13304048.1我国档案管理法律法规体系 13209478.1.1档案管理法律 13210958.1.2档案管理行政法规 1363618.1.3地方性档案管理法规 14134808.1.4档案管理规章 14319318.2档案管理相关法律法规解读 14223238.2.1档案所有权与档案利用权 14246138.2.2档案鉴定与销毁 14109888.2.3档案信息化建设与管理 14198918.2.4档案工作人员职责与权益 14598.3档案管理标准与规范 14275148.3.1国家档案管理标准 14263478.3.2行业档案管理规范 14112588.3.3地方档案管理规范 14107098.3.4档案保护技术规范 1412190第9章档案管理队伍建设与培训 15114899.1档案管理队伍建设的意义与目标 1590099.1.1意义 15266679.1.2目标 1527949.2档案管理人员的职责与素质要求 15208239.2.1职责 1599889.2.2素质要求 15195309.3档案管理培训内容与方法 16179259.3.1培训内容 16181469.3.2培训方法 1614861第10章档案管理实践案例分析 163262910.1国内外档案管理优秀案例 16459410.1.1国内案例 161332510.1.2国外案例 163173310.2档案管理问题与对策 171043110.2.1存在问题 171006110.2.2对策 17962010.3档案管理发展趋势与创新实践 172530910.3.1发展趋势 172069710.3.2创新实践 17第1章档案管理概述1.1档案的定义与类型档案，作为一种重要的信息资源，是国家、企事业单位及个人在各项活动中形成的具有保存价值的原始记录。档案具有真实性、完整性、连续性和可追溯性等特点，是传承历史文化、支持科学研究、维护合法权益、提高工作效率的基础。档案的类型主要包括以下几种：（1）行政档案：反映国家行政机关、企事业单位在行政管理活动中形成的文件材料。（2）科技档案：记录科学技术研究、设计、生产、试验等活动中产生的文件材料。（3）教育档案：涉及教育教学、教师队伍建设、学生管理等教育领域形成的文件材料。（4）档案文献：具有历史、科学、艺术等价值的图书、期刊、报纸、手稿等。（5）音像档案：以声音、图像为主要形式的记录材料，如录音带、录像带、照片等。（6）电子档案：以电子形式存储的文件材料，包括电子文档、邮件、数据库等。1.2档案管理的基本任务与原则档案管理的基本任务主要包括以下几点：（1）收集与整理：保证档案的完整性和连续性，便于查找和利用。（2）保管与保护：采取有效措施，保证档案的安全、完整、可用。（3）利用与开发：为社会各界提供档案查询、借阅、复制等服务，发挥档案的作用。（4）统计与编研：对档案进行统计、分析、研究，为领导决策和各项工作提供参考。档案管理应遵循以下原则：（1）规范性：遵循国家有关法律法规，保证档案管理的标准化、规范化。（2）连续性：保证档案的收集、整理、保管、利用等工作持续进行。（3）安全性：保证档案实体和信息安全，防止档案丢失、损毁、泄密。（4）效益性：提高档案管理的经济效益和社会效益，实现档案资源的最优配置。1.3档案管理的发展历程与现状我国档案管理历史悠久，早在商周时期就有档案管理的记载。经过数千年的发展，档案管理逐渐形成了较为完善的体系。从发展历程来看，档案管理经历了以下几个阶段：（1）手工管理阶段：以纸质档案为主，依靠人工进行收集、整理、保管、利用等工作。（2）机械化管理阶段：引入机械设备，如打字机、缩微设备等，提高档案管理效率。（3）电子化管理阶段：采用计算机技术、网络技术、数据库技术等，实现档案信息化管理。（4）智能化管理阶段：利用大数据、云计算、人工智能等技术，推动档案管理向智能化、个性化方向发展。当前，我国档案管理正朝着信息化、数字化、智能化方向迈进，逐步实现档案资源的共享和高效利用。同时档案管理在法律法规、技术手段、服务模式等方面不断创新，为经济社会发展提供了有力支持。第2章档案收集与整理2.1档案收集的范围与要求2.1.1范围档案收集的范围包括但不限于以下内容：（1）反映本机构职能活动、具有查考利用价值的各类文献资料；（2）本机构形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等；（3）上级及相关部门下发的具有指导性、政策性、法规性的文件；（4）本机构参与的合作项目、外部交流与合作的相关资料；（5）本机构举办的各类活动、会议、培训等形成的资料；（6）其他具有保存价值的资料。2.1.2要求档案收集要求如下：（1）及时收集，保证档案的完整性、准确性和系统性；（2）遵循档案的形成规律，保证档案的真实性和可靠性；（3）明确档案收集的责任主体，保证档案收集的全面性；（4）按照档案分类标准进行收集，便于档案的整理、保管和利用。2.2档案整理的原则与方法2.2.1原则档案整理应遵循以下原则：（1）真实性原则：保证档案内容真实可靠，不得篡改、伪造；（2）完整性原则：保证档案材料齐全，不得遗漏重要部分；（3）系统性原则：按照档案形成的规律和特点，进行科学合理的分类；（4）方便利用原则：便于档案的检索、借阅和利用。2.2.2方法档案整理方法如下：（1）对收集到的档案进行审查、筛选，剔除无关紧要的资料；（2）按照档案分类标准，对档案进行分类、编目；（3）对档案进行排序、装订、编号，保证档案整齐、有序；（4）定期检查档案整理情况，发觉问题及时整改。2.3档案分类与编目2.3.1档案分类档案分类应根据档案内容、形式、形成时间等特征进行，一般分为以下几类：（1）文书档案；（2）科技档案；（3）财务档案；（4）人事档案；（5）声像档案；（6）特殊载体档案。2.3.2档案编目档案编目是对档案进行系统描述、登记和编制目录的过程。具体包括以下内容：（1）编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录和专题目录；（2）填写档案卡片，记录档案的基本信息和特点；（3）建立档案检索体系，便于快速查找和利用档案；（4）根据需要编制档案索引，提高档案利用效率。第3章档案存储技术3.1传统档案存储介质3.1.1纸质档案存储纸质档案作为传统的存储介质，长期以来在档案管理中占据重要地位。其存储方式主要包括文件盒、档案袋、档案柜等。在存储过程中，应注意防火、防水、防潮、防虫、防光、防尘等保护措施。3.1.2缩微胶片存储缩微胶片是一种将纸质档案转化为胶片形式的存储介质，具有存储密度高、占用空间小、保存时间长等特点。在使用缩微胶片存储时，需关注胶片的保存环境，如温度、湿度、避光等。3.2现代档案存储技术3.2.1磁盘存储磁盘存储技术包括硬盘、软盘、磁带等，具有存储容量大、存取速度快、易携带等优点。在使用磁盘存储时，需注意数据备份、防病毒、防磁场干扰等问题。3.2.2光盘存储光盘存储技术具有容量大、寿命长、易保存等优点。根据存储类型，可分为只读光盘（如CD、DVD）和可读写光盘（如CDR、DVDR）。在使用光盘存储时，应避免划伤、污染、光照等影响光盘功能的因素。3.2.3云存储云存储是一种基于互联网的分布式存储技术，具有无限扩展、灵活配置、数据共享等优点。在选择云存储服务提供商时，应考虑其安全性、可靠性、服务质量等因素。3.3档案存储设备的选择与维护3.3.1设备选择在选择档案存储设备时，应根据档案的类型、数量、存储需求等综合考虑。设备选择应遵循以下原则：（1）兼容性：保证存储设备与现有档案管理系统的兼容性；（2）可靠性：选择具有高可靠性的设备，保证数据安全；（3）扩展性：预留一定的扩展空间，以满足未来档案增长的需求；（4）性价比：在满足需求的前提下，选择性价比最高的设备。3.3.2设备维护为保障档案存储设备的正常运行，延长使用寿命，应做好以下维护工作：（1）定期检查设备运行状态，保证设备正常工作；（2）保持设备清洁，避免灰尘、污垢等影响设备功能；（3）按照厂家建议的周期进行设备保养，如更换耗材、清洁部件等；（4）做好设备数据的定期备份，防止数据丢失；（5）定期对设备进行安全检查，保证设备使用安全。第4章档案保护技术4.1档案保护的基本原则档案保护工作应遵循以下基本原则：（1）预防为主，防治结合。强化档案形成、收集、整理、归档等环节的保护措施，预防档案损毁和病害发生。（2）分类保护，突出重点。针对不同类型、载体和重要性的档案，采取相应的保护措施，保证重要档案的安全。（3）科学实施，规范操作。依据档案保护技术规范，采用科学、合理的方法进行档案保护，保证档案的完整、真实和可用。（4）持续监测，动态管理。定期对档案保管环境、设备、措施进行检查和评估，及时发觉问题并整改。4.2纸质档案的保护纸质档案保护主要包括以下措施：（1）档案库房环境控制。保持库房温度在1424℃，相对湿度在45%60%，避免阳光直射和强光照射。（2）档案装具选用。选用符合国家标准的档案盒、档案架等装具，保证档案安全存放。（3）档案整理与修复。对受损档案进行去污、加固、修整等修复工作，提高档案的耐久性。（4）档案防潮、防虫、防火。采取有效措施，防止档案受潮、虫蛀和火灾等灾害。（5）档案复制与备份。对重要纸质档案进行数字化复制，实现电子备份，提高档案的利用率和安全性。4.3电子档案的保护电子档案保护主要包括以下措施：（1）数据备份。定期对电子档案进行备份，保证数据安全。备份数据应存储在安全的环境中，防止数据丢失、损坏或被篡改。（2）数据加密。对重要电子档案进行加密处理，防止数据泄露。（3）系统安全防护。加强电子档案管理系统安全防护，定期更新安全补丁，防止病毒、木马等恶意攻击。（4）环境控制。保证电子档案存储设备所处的环境温度、湿度适宜，避免磁场、灰尘等影响。（5）设备维护。定期对电子档案存储设备进行维护和检查，保证设备正常运行，降低故障率。（6）归档格式规范。采用国际通用、长期稳定的电子档案格式进行归档，以保证电子档案的兼容性和可读性。第5章档案检索与利用5.1档案检索系统设计档案检索系统是实现档案高效管理和利用的关键环节。本节主要介绍档案检索系统的设计原则、系统构成及功能。5.1.1设计原则（1）实用性：根据档案管理实际需求，设计符合用户使用习惯的检索系统。（2）标准化：遵循国家相关档案管理标准，保证档案检索语言的规范统一。（3）可扩展性：考虑未来发展需要，预留足够的扩展空间，以适应不断变化的档案管理需求。（4）安全性：保证档案数据的安全，防止非法访问和篡改。5.1.2系统构成（1）硬件设施：包括计算机、服务器、存储设备等。（2）软件系统：包括操作系统、数据库管理系统、档案检索系统等。（3）网络环境：实现档案检索系统的互联互通，提供远程访问和查询功能。5.1.3功能（1）档案著录：按照规定格式，将档案内容进行数字化著录。（2）档案标引：对档案进行主题分析，赋予相应的检索标识。（3）档案检索：提供多种检索途径，如关键词、分类号、日期等。（4）档案统计：对档案的检索、利用情况进行统计分析，为决策提供依据。5.2档案检索方法与技巧掌握有效的档案检索方法与技巧，有助于提高档案检索效率。5.2.1检索方法（1）直接检索：通过已知的关键词、分类号等直接检索到所需档案。（2）间接检索：通过相关联的档案信息，逐步缩小检索范围，找到所需档案。（3）高级检索：运用逻辑运算符（如AND、OR、NOT）进行组合检索。5.2.2检索技巧（1）了解档案分类体系：熟悉档案分类体系，有助于快速定位所需档案。（2）选择合适的检索词：正确选用关键词、同义词、近义词等，提高检索效果。（3）利用检索工具：熟练使用档案检索系统提供的各类检索工具，提高检索效率。5.3档案利用与服务档案利用与服务是实现档案价值的重要途径，本节主要介绍档案利用与服务的相关内容。5.3.1档案借阅（1）借阅流程：明确借阅流程，保证档案安全、高效地流转。（2）借阅权限：根据档案密级和用户身份，设置不同的借阅权限。（3）借阅期限：合理设置借阅期限，保证档案的及时归还。5.3.2档案复制与提供（1）复制要求：遵循相关规定，保证档案复制质量。（2）提供方式：根据用户需求，提供纸质、电子等多种形式的档案。5.3.3档案咨询与培训（1）咨询服务：解答用户关于档案检索、利用等方面的疑问。（2）培训服务：组织档案检索与利用培训，提高用户档案素养。5.3.4档案编研与开发（1）编研成果：对档案进行整理、加工，形成各类编研成果。（2）开发利用：通过展览、宣传等形式，推广档案资源，提高档案利用率。第6章档案数字化技术6.1档案数字化的意义与要求6.1.1意义档案数字化是指通过现代信息技术手段，将传统纸质档案转化为电子档案的过程。其意义主要体现在以下几个方面：（1）提高档案检索速度与利用效率；（2）节省档案存储空间，降低管理成本；（3）保护档案原件，延长档案使用寿命；（4）便于档案共享与传播，提升档案价值。6.1.2要求档案数字化工作应遵循以下要求：（1）保证档案数字化质量，满足长期保存和利用需求；（2）遵循国家相关法律法规，保证档案数字化工作的合法性；（3）选择合适的数字化技术，保证数字化成果的稳定性和可靠性；（4）加强档案数字化过程中的安全管理，防止档案信息泄露。6.2档案数字化流程与技术6.2.1流程档案数字化主要包括以下流程：（1）档案整理：对档案进行分类、排序，保证数字化工作的有序进行；（2）档案预处理：对档案进行清洁、修复、去酸等处理，提高数字化质量；（3）档案扫描：采用高分辨率扫描设备，获取档案图像；（4）图像处理：对扫描得到的图像进行去噪、纠偏、裁剪等处理；（5）文字识别：对图像中的文字进行识别，可编辑文本；（6）质量检查：对数字化成果进行质量检查，保证符合要求；（7）数据存储：将数字化成果存储在安全可靠的数据存储设备中；（8）数据备份：对数字化成果进行备份，防止数据丢失。6.2.2技术档案数字化过程中涉及的主要技术包括：（1）扫描技术：如平板扫描、高速扫描等；（2）图像处理技术：如图像增强、图像分割、图像压缩等；（3）文字识别技术：如OCR（光学字符识别）技术；（4）数据存储技术：如磁盘阵列、云存储等；（5）数据备份技术：如磁带备份、磁盘备份等。6.3档案数字化质量控制6.3.1质量控制原则档案数字化质量控制应遵循以下原则：（1）标准化：遵循国家和行业标准，保证数字化质量；（2）过程控制：对数字化过程中的各个环节进行监控，及时发觉问题；（3）全面检查：对数字化成果进行全面检查，保证质量合格；（4）持续改进：根据质量控制结果，不断优化数字化流程和技术。6.3.2质量控制措施（1）制定质量控制方案，明确质量控制标准；（2）对数字化设备进行定期维护和校准；（3）加强人员培训，提高数字化操作水平；（4）建立质量检查制度，保证质量检查的全面性和有效性；（5）对不合格的数字化成果进行返工，直至满足要求；（6）定期对数字化质量进行分析，提出改进措施。第7章档案信息安全7.1档案信息安全风险分析7.1.1系统性风险档案信息安全面临的系统性风险主要包括计算机病毒、木马、网络攻击等，这些风险可能导致档案数据被篡改、泄露、丢失甚至系统瘫痪。7.1.2人为风险人为风险包括档案管理人员操作失误、故意泄露、非法访问等，需加强人员管理与培训，降低此类风险。7.1.3硬件设备风险硬件设备风险主要包括硬盘损坏、火灾、水灾等意外，需采取相应措施保障硬件设备安全。7.1.4管理风险管理风险涉及档案信息安全制度的缺失、执行力度不足等方面，应加强档案信息安全管理体系建设。7.2档案信息安全防护措施7.2.1技术防护措施（1）防病毒软件：定期更新防病毒软件，防止计算机病毒、木马等恶意程序侵害。（2）数据加密：对重要档案数据进行加密处理，保证数据传输和存储安全。（3）网络安全：部署防火墙、入侵检测系统等，提高网络安全性。（4）数据备份：定期对档案数据进行备份，以便在数据丢失或损坏时进行恢复。7.2.2管理防护措施（1）制定档案信息安全政策：明确档案信息安全的责任、目标和要求。（2）人员培训：加强档案管理人员的安全意识和技能培训，降低人为风险。（3）权限管理：实行严格的权限管理制度，保证档案信息仅被授权人员访问。（4）安全审计：定期进行安全审计，发觉并整改安全隐患。7.3档案信息安全管理与评估7.3.1管理制度（1）建立完善的档案信息安全管理制度，包括档案保管、使用、销毁等环节。（2）定期检查和评估档案信息安全制度的执行情况，不断完善和优化。7.3.2安全评估（1）定期对档案信息安全风险进行评估，分析潜在风险，制定相应的防范措施。（2）建立应急预案，提高应对突发信息安全事件的能力。7.3.3持续改进根据档案信息安全评估结果，不断优化安全防护措施，提高档案信息安全水平，保证档案信息长期安全。第8章档案管理法律法规与标准8.1我国档案管理法律法规体系8.1.1档案管理法律我国档案管理法律体系以《中华人民共和国档案法》为核心，明确了档案工作的基本原则、档案的管理与利用、档案信息化建设、档案工作人员职责等内容。8.1.2档案管理行政法规档案管理行政法规是国家档案管理部门根据档案法制定的具有普遍约束力的规范性文件，如《中华人民共和国档案法实施办法》等。8.1.3地方性档案管理法规地方性档案管理法规是各省、自治区、直辖市根据档案法和本行政区域实际情况制定的规范性文件。8.1.4档案管理规章档案管理规章包括国务院各部门和地方各级人民制定的有关档案管理的规定、办法、细则等。8.2档案管理相关法律法规解读8.2.1档案所有权与档案利用权解读《中华人民共和国档案法》中关于档案所有权和档案利用权的规定，明确档案的归属、保管、利用等方面的问题。8.2.2档案鉴定与销毁分析《档案法》及其实施办法中关于档案鉴定与销毁的相关规定，明确档案鉴定和销毁的程序、条件及要求。8.2.3档案信息化建设与管理根据相关法律法规，阐述档案信息化建设的目标、任务、管理措施等。8.2.4档案工作人员职责与权益解读档案管理法律法规中关于档案工作人员的职责、权益保障等方面的规定。8.3档案管理标准与规范8.3.1国家档案管理标准介绍我国国家档案管理标准的分类、内容及其在档案管理工作中的应用。8.3.2行业档案管理规范分析不同行业根据国家档案管理标准制定的行业档案管理规范，以指导实际档案管理工作。8.3.3地方档案管理规范介绍各地根据实际情况制定的档案管理规范，以保证档案管理工作的有序进行。8.3.4档案保护技术规范阐述档案保护技术规范，包括档案库房建设、档案保管、档案修复等方面的技术要求。第9章档案管理队伍建设与培训9.1档案管理队伍建设的意义与目标档案管理队伍建设是保证档案管理工作有效开展的基础和关键。加强档案管理队伍建设，对于提高档案管理水平、保障档案安全、推动档案事业发展具有重要意义。本节主要阐述档案管理队伍建设的意义与目标。9.1.1意义（1）提高档案管理工作的专业水平。（2）保证档案资源的完整、准确、系统和安全。（3）推动档案事业持续发展。（4）为我国经济社会发展提供有力支持。9.1.2目标（1）建立一支结构合理、专业素质高、责任心强的档案管理队伍。（2）提高档案管理人员的工作技能和业务水平。（3）完善档案管理队伍的培训、考核和激励机制。9.2档案管理人员的职责与素质要求档案管理人员是档案管理工作的主体，其职责与素质直接关系到档案管理工作的质量和效率。本节主要阐述档案管理人员的职责与素质要求。9.2.1职责（1）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策。（2）负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。（3）保证档案的完整、准确、系统和安全。（4）开展档案信息化建设，提高档案管理现代化水平。（5）参加档案管理培训，提高自身业务能力。9.2.2素质要求（1）政治素质：具有较高的政治觉悟，严格遵守国家法律法规。（2）专业素质：具备档案管理专业知识，熟悉档案管理业务流程。（3）技能素质：掌握档案管理相关技能，如计算机操作、信息化管理等。（4）职业道德：爱岗敬业，诚实守信，保守档案秘密。（5）心理素质：具有较强的责任心、耐心和细心。9.3档案管理培训内容与方法为提高档案管理人员的业务水平和综合素质，加强档案管理队伍建设，本节主要介绍档案管理培训的内容与方法。9.3.1培训内容（1）档案管理