中北大学会议管理制度

中北大学会议管理制度中北大学会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范中北大学会议的组织、召开、记录及跟踪落实流程，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和严肃性。

第二条本制度适用于中北大学各级各类会议，包括校务会议、学术会议、教职工会议、学生会议等。

第三条会议应遵循以下原则：

（一）务实高效：会议内容应紧密围绕学校中心工作，注重解决实际问题，提高工作效率。

（二）民主集中：会议决策应充分发扬民主，广泛听取意见，集中统一决策。

（三）严谨规范：会议组织、召开、记录及跟踪落实等工作应严格按照本制度执行。

（四）公开透明：会议相关信息应适时公开，接受师生监督。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括校务会议、学术会议等，临时会议根据工作需要召开。

第五条会议的组织、召开、记录及跟踪落实等工作由各会议主办部门负责，会议室管理部门协助。

第六条参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，认真履行职责，积极参与讨论，确保会议效果。

第七条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需修改，由学校办公室负责解释。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据学校中心工作和发展需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程等，必要时可设立会务组，负责会议筹备工作。

3.发布会议通知：提前向参会人员发布会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，要求参会人员做好发言准备。

4.准备会议材料：会议主办部门负责准备会议所需的报告、方案、数据等材料，并于会前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员需签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人：由会议主办部门指定，负责主持会议，确保会议按照议程进行。

3.会议议程：会议按照既定议程逐项进行，主持人需控制好时间，确保会议高效进行。

4.会议发言：参会人员围绕会议主题进行发言，可提出建议、意见和看法。

5.会议讨论：主持人组织参会人员进行讨论，充分发扬民主，形成共识。

6.会议决策：在充分讨论的基础上，主持人总结各方意见，形成会议决策。

三、会议记录

1.会议记录人员：由会议主办部门指定，负责记录会议过程、发言和决策等内容。

2.会议记录要求：记录要真实、准确、完整，字迹清晰，方便后续查阅。

3.会议记录整理：会后，会议记录人员需对会议记录进行整理，形成会议纪要。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的成果进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.会议主办部门对会议情况进行总结，分析会议效果，为今后会议提供改进方向。

五、会议结束

1.会议结束后，主持人宣布散会。

2.会议记录人员将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和决策。

3.会议主办部门对会议纪要进行归档，以便日后查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要由会议记录人员在会后及时整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要发言、形成的决策及分工等。

3.会议纪要由会议主办部门负责人审核后，及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议决策应根据事项的性质和涉及部门进行分解，明确责任人和完成时限。

2.会议主办部门应将会议决策分解为具体的行动计划，明确各部门和人员的职责。

3.各责任部门和个人应按照行动计划认真执行，并及时向会议主办部门反馈进展情况。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.会议主办部门应对会议决策的执行情况进行定期跟踪，确保各项任务按期完成。

2.对于执行过程中出现的问题和困难，应及时协调相关部门解决，确保决策落实到位。

3.建立会议纪要执行情况的监督机制，对未按期完成的任务进行催办，对执行不力的部门和个人进行通报。

四、会议纪要的评估与反馈

1.会议决策执行完毕后，会议主办部门应组织对执行情况进行评估，总结经验教训。

2.评估结果作为改进会议管理、提高决策执行力的依据，并向相关领导和部门报告。

3.对于会议决策执行中的优秀表现和个人，给予适当的表彰和奖励。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为学校重要文件进行归档，便于日后查询和审计。

2.会议主办部门应建立健全会议纪要的管理制度，确保会议纪要的保存完整、安全。

3.会议纪要的归档和管理应符合学校档案管理的规定，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.会议室管理部门根据预订申请进行统筹安排，确保会议室合理使用。

3.若会议室需求冲突，按照申请提交的先后顺序进行安排。

二、会议室配置

1.会议室管理部门应确保会议室设施设备齐全、功能正常，包括但不限于投影仪、音响设备、白板等。

2.会议室应保持整洁，提供必要的会议用品，如笔、纸、饮用水等。

3.会议室管理部门定期对会议室进行检查和维护，确保会议顺利进行。

三、会议室使用

1.会议召开前，会议室管理部门应协助主办部门做好会议准备工作，包括布置会场、调试设备等。

2.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室管理规定，保持会场秩序。

3.会议结束后，主办部门应负责清理会场，将会议室恢复原状，并告知会议室管理部门。

四、会议室安全

1.会议室管理部门负责制定会议室安全措施，确保会议期间人员安全。

2.会议期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常，参会人员掌握消防知识和应急逃生路线。

3.保密会议需采取相应的保密措施，防止会议内容泄露。

五、会议室维护与优化

1.会议室管理部门定期对会议室设施进行维护保养，确保设备正常运行。

2.根据会议需求和使用反馈，会议室管理部门不断优化会议室配置，提升会议室使用效果。

3.鼓励各部门提出会议室改进建议，共同提高会议室管理水平。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门和个人，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予通报批评、罚款等处罚。

2.会议室管理部门建立健全投诉举报渠道，接受全校师生的监督。

第五章附则

1.本制度解释权归中北大