宁夏政府会议管理制度

宁夏政府会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保宁夏政府会议的有序、高效进行，规范会议的组织、管理和实施，根据《中华人民共和国行政会议法》及有关法律法规，结合宁夏回族自治区实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于宁夏回族自治区政府及其各部门、直属机构召开的各类工作会议。包括但不限于常务会议、专题会议、全体会议等。

第三条会议原则：

-依法依规：会议召开须严格遵守国家法律法规及自治区相关规章制度。

-精简高效：严格控制会议规模、次数和时间，提高会议效率。

-公开透明：除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的会议外，应适当公开，接受社会监督。

第四条责任分工：

-会议组织部门：负责会议的筹备、通知、场地安排、资料准备等会务工作。

-参会部门：负责按时参加或派员参加，并准备相关议题材料。

-会议记录部门：负责会议记录、纪要起草及会后资料的归档工作。

第五条保密规定：会议内容和会议纪要涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照《中华人民共和国保密法》及相关规定执行。

第六条持续改进：会议组织部门应定期收集会议反馈，不断优化会议流程和管理制度，提高会议质量和效率。

本制度的其他章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，以确保宁夏政府会议管理工作的科学化、规范化、制度化。

第二章会议流程

会议筹备：

-议题征集：会议组织部门应至少提前一周向各部门征集会议议题，各部门需在规定时间内提交议题申请，包括议题名称、背景资料、讨论目的和预期成果等。

-议题筛选：会议组织部门根据议题的重要性和紧急程度，以及会议时间安排，筛选出本次会议的讨论议题，并确定议题顺序。

-会议通知：确定会议议题和时间后，会议组织部门应及时发布会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等，并要求各部门做好会前准备工作。

会前准备：

-资料准备：会议组织部门负责准备会议所需的相关资料，包括但不限于议题背景资料、相关政策法规、往次会议纪要、相关部门的报告等，并于会前分发给参会人员。

-场地安排：根据参会人数和会议性质，选择合适的会议室，并确保会议设施设备正常运行，如音响、投影仪、白板等。

-技术支持：对于需要技术支持的会议，如视频会议，提前进行技术测试，确保会议过程中通讯畅通无阻。

会议进行：

-签到与入场：会议开始前，参会人员应在指定位置签到，并按时入场，会议组织人员应确保签到记录准确无误。

-会议主持：由主持人宣布会议开始，介绍参会人员，明确会议议程和讨论规则。

-议题讨论：按照议程安排，逐个讨论议题。各部门针对议题提出观点、意见和建议，主持人负责把控讨论节奏，确保会议高效进行。

-决策与表决：对于需要决策的议题，主持人应组织表决，记录表决结果，并明确决策后的执行责任人和完成时限。

会后工作：

-会议纪要：会议记录部门应在会议结束后及时起草会议纪要，准确记录会议内容、讨论重点、决策结果等，并在规定时间内分发给参会人员确认。

-任务分配：会议组织部门根据会议决策，将任务分配给相关部门和人员，明确工作要求和完成时限。

-效果跟踪：会议组织部门应对会议决策的执行情况进行跟踪，确保会议成果得以落实。

本章旨在规范会议的整个流程，从会议筹备到会后工作，确保会议的顺利进行，提高会议效率和决策执行力。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的制定与发布：

-会议纪要应由指定的会议记录人员根据会议内容及时起草，确保纪要内容准确、完整、清晰。

-会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论的主要议题、决策结果、任务分配及责任人等信息。

-会议纪要起草后，应提交给主持人或主要负责人员进行审核，确保纪要内容的准确性和权威性。

-审核通过的会议纪要应在规定时间内通过电子邮件、内部系统等方式分发给所有参会人员及相关部门。

会议纪要的确认与反馈：

-各参会人员应在收到会议纪要后的一定工作日内进行确认，如有异议或补充，应及时反馈给会议记录部门。

-会议记录部门应对收到的反馈进行整理，必要时对会议纪要进行调整，并再次分发确认。

任务执行的跟踪与监督：

-会议组织部门应根据会议纪要中的任务分配，建立任务跟踪机制，对任务的执行情况进行定期检查。

-各任务责任人应按照会议纪要中的要求和时限，定期报告工作进展和完成情况。

-对于执行过程中出现的问题和困难，责任人应及时向会议组织部门报告，寻求解决方案。

会议决策的落实与评估：

-会议组织部门应对会议决策的执行结果进行评估，确保决策落地并达到预期效果。

-对于未按期完成或执行效果不佳的情况，应分析原因，制定改进措施，并在后续会议中进行反馈和调整。

-定期对会议纪要的执行情况进行汇总，并向领导层报告，以便于领导层对决策执行情况有全面的了解。

会议纪要的归档与利用：

-会议纪要应按照规定的格式和标准进行归档，便于今后的查询和追溯。

-会议纪要作为政府工作的重要记录，应作为决策依据、工作总结和历史档案保存。

-定期对会议纪要进行整理和分析，总结经验教训，为改进工作流程和提高决策质量提供参考。

本章强调了会议纪要的跟踪落实，确保会议决策不流于形式，通过有效的跟踪监督机制，促进政府工作的有序推进和决策的落地实施。

第四章会议室管理规定

会议室预订：

-会议室预订应通过宁夏政府内部统一的管理系统进行，以确保会议室使用的透明度和公平性。

-预订者需提前填写会议室申请表，包括会议主题、时间、参会人数、所需设备等，并经部门负责人审批后提交。

-会议室预订应遵循先到先得的原则，对于重要会议或紧急会议，会议组织部门有权进行统筹安排。

会议室使用规范：

-会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，并在会议结束后将垃圾带走。

-使用会议室时，应爱护室内设施，如发现设备损坏，应及时向管理人员报告。

-会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或将其调至静音状态，不得随意离开会议室。

会议室设备管理：

-会议室内的设备应由专人负责维护，定期检查设备运行情况，确保会议期间的正常使用。

-会议组织部门应根据会议需求，提前调试好相关设备，如投影仪、音响、视频会议系统等。

-对于特殊设备需求，会议组织部门应提前与技术人员沟通，确保会议召开前设备到位并正常运行。

会议室安全与保密：

-会议室应设置在易于管理、相对独立的位置，确保会议安全。

-会议室内应配备必要的消防设施和安全通道，并定期进行安全检查。

-涉及保密内容的会议，应在会议室门口设置保密提示，参会人员需遵守保密规定，不得擅自记录和传播会议内容。

会议室维护与优化：

-定期对会议室进行维护，包括设施设备更新、环境布置优化等，以提高会议室的使用效率。

-根据会议需求变化，适时调整会议室布局和设备配置，确保满足各类会议的需要。

-收集会议组织者和参会人员的反馈，不断改进会议室管理规定，提高会议室服务的质量和满意度。

本章对会议室的管理规定了明确的预订、使用、设备管理、安全保密和维护优化等方面的要求，旨在为宁夏政府提供