ERP-ORACLE-湘潭钢铁ERP系统培训手册应收模块用户手册

湘潭钢铁集团有限公司

ERP系统培训手册

应收部分

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I

旗开得胜

分发人员

编码姓名地点和位置

II

读万卷书行万里路

旗开得胜

编写说明

最终用户培训手册的每一章将按应收业务中涉及的基本操作类型来展开，包括以

下两个方面：

相关操作键说明

本文档的操作步骤中使用的菜单路径等按照以下方式标识:

N应用产品路径

M应用产品菜单

B命令按钮

R屏幕分区

in

旗开得胜

目录

文件制.................................................................I

更改记录.................................I

审阅.......................................I

编写说明......................................III

相关操作键说明......................................................III

目录.........................................IV

职责菜单.....................................1

应收系统基本业务流程.........................2

客户信息管理渐呈....................................................2

应收核算流程

收款业务流程........................................................2

客户信息维护操作详细说明....................5

设置客户配置文件分类......................5

增加新客户一客户层信息....................7

增加新客户一地址层信息....................9

增加新客户一地址业务目的及其明细信息..............................11

事务处理...............................................................13

输入事务处理.......................................................13

在事务处理中输入发票号............................错误!未定义书签。

贷项事务处理.............................15

贷记事务处理行.....................................................19

创建记帐贷项.............................20

贷记事务处理时取消已核销现金.......................................21

一；IV

且读万卷书行万里路

旗开得胜

查询或更新贷项通知单...............................................24

输入分期付款的发票.......................25

复制发票...........................................................26

维护事务处理.......................................................28

打印发票...........................................................29

收帐...................................................................32

查看事务处理..............................32

收款..........................................39

输入收款...........................................................39

核销收款...........................................................41

杂项收款...........................................................43

收款冲销...........................................................45

重新核销收款.......................................................47

复核收款和核销.....................................................48

杳询外币事务处理汇率...............................错误!未定义书签。

按中嘛入收款.......................................................50

输入快速收款.............................53

应收帐款的调节...............................60

调节未付客户余额..........................60

调节事务处理.......................................................61

调节收款.................................62

过帐时的调节物寸...................................................63

结帐...................................................................66

确认收入.................................66

运行GL接口................................67

V

‘读万卷书行万里路

打开和关闭会期................................................68

I

读万卷书行万里路

旗开得胜

职责菜单

本章昭确在Oracle应收管理系统中用户职责对应的菜单。

1

读万卷书行万里路

旗开簿胜

应收系统基本业务流程

本部分用于说明根据湘钢集团的业务及Oracle系统的功能，由湘钢方面提供确定

的湘钢的业务流程。

销售结算流程

业务流程图

业务流程描述

收款业务流程

业务流程图

业务流程描述

职责说明:

应收操作步骤及业务核算说明

应收款处理

商品由销售模块引入发票或财务人员手工开发票并审核后，系统产生以下分录：

2

读万卷书行万里路

旗开簿胜

借：应收帐款

贷：销售收入

应交税金一增值税（销项）

2.财务部收款并选择客户及发票核销后，系统产生以下分录：

借：银行存款

贷：应收帐款

预收款处理

财务部输入收款，收款科目为预收款科目，产生以下分录。

借：银行存款

贷：预收帐款

由销售模块引入发票或财务人员手工开发票并审核后，系统产生以下分录：

借：应收帐款

贷：销售收入

应交税金一增值税（销项）

财务部核销发票后，系统产生以下分录：

借：预收帐款

贷：应收帐款

3

区田

-读万卷书行万里路

旗开得胜

收款处理

Oracle系统中收款的三种类型

未确认收款：未确认客户的收款，使用科目预收账款一未确认收款。

未核销收款：已确认收款客户，但未确认所对应发票，使用科目预收账款--未核

销收款。

已核销收款：已确认客户及发票，即已使用核销功能，使用科目应收账款。

收款步骤:

收未确认收款，系统产生以下分录：

借：银行存款/现金

贷：预收账款--未确认收款。

未确认收款确认客户，系统产生以下分录：

借：预收账款--未确认收款

贷：预收账款--未核销收款

收款核销后，系统产生以下分录：

借：预收账款--未核销收款

贷：应收账款

‘读万卷书行万里路

旗开簿胜

客户信息维护操作详细说明

本章节主要介绍如何对应收系统中客户行维护。

设置客户配置文件分

操作说明

本操作适用于增加新的客户配置文件分类或查询。

操作路径

N:客户'配置文件分类

操作过程

定义新客户配置文件分类,步骤:

定位至客户置文件分类

5

‘读万卷书行万里路

旗开簿胜

输入配置文件分类的名称和简要说明。

选定状态复选框以激活此配置文件分类。

输入其它配置文件分类信息，包括（均为可选项）:

1）信用：输入默认收帐员和容限，决定是否选定"信用检查"复选框。

说明：用于订单分录管理系统将在创建新订单之前检查此客户的信用

（如果与订单和订单类型关联的付款条件也要求信用检查）。在应收

款管理系统中创建事务处理，则系统将不检查客户的信用情况。

2）条件：输入付款条件。确认不允许折扣。

3）收款：不输入结算天数。整个区均不填。

4）对帐单：均不填入。确定是否发送对帐单、对帐单中是否包含贷项。

选定〃对帐单”的须输入对帐单频率。

5）财务费用：整个区均不选。

6）催款：整个区域不填。

7）开票：在〃打印税〃选项区选定"分项列举和汇总项目"。"分组规

则"中选定"默认〃。

8）合并开单发票：不选。

（可选项）打开t配置文件分类金额备选区域，然后输入市种。对于每个币种，定义

各种限额。在输入“信用限额”后，必须输入订货信用限额。

保存所做的工作。

6

读万卷书行万里路

旗开得胜

增加新客户一客户层信息

操作说明

本操作适用于人工增加客户。

客户的大部分默认信息可以从客户配置文件中获得。

可以对客户输入多个地址并对每个地址指定业务目的，也可以对每个客户定义联

系人、付款方法、电话号码和关系。

允许将客户状态由“有效〃更改为“无效〃并指定不同的税务信息。

操作路径

N:客户、标准

N:客户\汇总\B:新建

操作过程

定位至客户'标准或N:N:客户匚总\B:新建窗口。

7

读万卷书行万里路

地址［介类订的管12票比市场毒审电话半人：电B联系人：联击霰行怅尸［'仔被方法

对新客户直接执行下一步。查询及修改老客户，使用菜单“查询”定位至选定客

户。

输入客户名称。（为避免客户名称重复，请在输入之前直询现有的客户名称）

输入唯一的客户编号。

选定“有效”复选框。（说明：不能输入无效客户的新事务处理。但可以处理和核

销现有事务处理的付款项目）

输入客户的纳税登记编号（可选），纳税人标识不填。

在“使用〃字段中选定〃客户〃。

选定此客户〃配置文件分类”。

输入通用客户信息，包括类别、分类信息等。

输入客户“Address地址〃，详见下一节。

输入客户“Contacts联系人”（可选）。

输入客户和联系人的电话号码（可选）。

8

读万卷书行万里路

旗开得胜

保存所做的工作。

增加新客户一地址层信息

操作说明

本操作适用于客户地址层信息。

可以为客户输入多个地址，并为每个地址指定一个或多个业务目的。

可以为客户地址输入不同层次的信息。

操作路径

N客户'标准\Ritfe址\B打开或新建

N客户\i匚总\B打开或新建\R地址\B打开或新建

操作过程

查看客户的所有地址，步骤:

定位至客户'标准或N:客户噂匚总\B:新建窗口。

选择菜单”查询〃找到要直看地址的客户。

如果已进入“宣三"窗口，请打开“地址〃备选区域。

如果正使用“客户汇总"窗口，选择“地址”。

选择“打开”以查看特定地址的明细。

匚-读万卷书行万里路

旗开得胜

输入客户的新地圻，步骤:

定位至〃客户"或"客户汇总"窗口o

直询要输入其地址的客户。

如果正使用”碧〃窗口，打开“地址”备选区域。

如果正使用〃客户汇总"窗口，选择〃地址“按钮。

EDI地点D林火地址①

业务目的|特慢电话联系人电运tt*A.V.B喂行怅尸付秋方志配置文仲"务处廖

用逾___________________地点收嚷地点

方快41•愎她M

发迳口物地一因由应工一发票粳收地址

II

选择"新建”按钮。进入“客户地址〃窗口

输入此地址的“国家〃。

在〃地址”字段中输入此客户的街道地址。

输入此客户的附加地址信息，城市、省、邮政编码和县。

此地址的参考由系统设定，不输入。

输入此地址〃语言〃（可选），地址类别不输。

对此客户地址指定业务目的。详见下一节

输入此地址的Contact客户联系人（可选）。

10

读万卷书行万里路

旗开得胜

保存所做工作.

增加新客户一地址业务目的及其明细信息、

操作说明

本操作适用于客户地址业务目的及其明细信息的输入。

操作路径

N客户'标准\Rifi址\B打开或新建\晒务目的

N客户'汇总'B打开或新建\R地址\B打开或新建\R业务目的

操作过程

对地址指定详细的业务目的信息，步骤：

u

r-2

r

r

r

I

rJ

r^

新建(N)|打开(Q))

在“使用”字段中输入此地址的业务目的。有效的业务目的包括开单至、催

款、合法、销售、发运目的地或对帐单等。已选择的每个业务目的均处于有效和

非主要状态。不能对地址指定重复的有效业务目的。每个客户只能有一个有效的

U

读万卷书行万里路

旗开得胜

对帐单和催款业务目的。

系统要求每个客户至少需要一介”开单至〃和“发运目的地”地点。

输入此业务目的的地点名称。

如果已对此地址指定〃发运目的地"业务目的，请输入〃开单至〃地点。有效的

"开单至”地点包括此客户的所有“开单至〃地点，以及所有相关父客户的“开

单至〃地点。如果在发票或订单分录期间选择此“发运目的地”业务目的，则应

收款管理系统将使用此地址作为默认〃开单至〃地址。

如果业务目的是此地址的主要业务目的，选定“主要〃复选框。

注意：每个客户只能具有一个有效的主要业务目的。

选择“打开"按钮，然后输入此业务目的的详细信息。必须输入的包括：S销售

人员、税码。其它的如果与该地址的配置文件不同则可输入，包括：说明：如果

为“开单至地点〃输入了销售人员，则”发运目的地地点〃可以不输入销售人

员。建议为各个地点都收入相同的销售人员。

保存所做工作。

/•12

读万卷书行万里路

旗开得胜

事务处理

本章节主要介绍如何在应收系统中进行事务处理操作。

输入事务处理

操作说明

本操作适用于手工输入事务处理，主要应用于非标准流程销售业务。

操作路径

N事务处理'事务处理

操作过程

人工输入发票或借项通知单,步骤：

定位至“事务处理”窗口。

〃事务处理号码〃将由系统自动生成

13

读万卷书行万里路

旗开得胜

在〃参考〃字段中输入参考信息，再输入日期，币种选择人民币。

选择修改“事务处理批来源”。

选择"事务处理类型〃

输入“总帐日期〃。

选择“客户开单至“名称和地点。

输入“付款条件”。

如果〃销售人员〃字段无信息，请输入销售人员。

注意：发现此情况请通知相关人员为客户的地址层输入默认的销售人员。

选择〃行项目〃按钮，然后为每项输入项目、数量和单价。系统将自动计算每

行的总额。

1）在"项目〃字段中输入需销售的产品，或者在〃说明字段〃中输入标

准通知单行。

说明：在输入产品和输入标准说明行中只能输入一种。

14

读万卷书行万里路

旗开簿胜

2）输入"数量"和"单价"，"金额〃和"税码”将由系统自动提供。

3）可以根据需要改写〃税码〃。

说明：如果改写了〃税码〃，系统将保留所有发票更新的改写。同

样，更改发运目的地地址或行项目也可以更改默认税码。

4）在改写过程中，系统显示一个弹出式窗口，询问是否要对此发票行重

新运行〃自动会计〃，或者询问是否要重新计算发票行的税务信息，

请选择是，以保证自动会计处理的正确性。

要复核或更新此行的税务信息，请选择"税"按钮。说阻：系统在此不提供免

税功能。所有非税项目请用零税率替代，或在事务处理类型中选择不计税的事务

处理类型。

〃运费〃功能，输入运输方式及运费金额。

要复核或更新销售业绩信息，请选择“销售业绩"按钮。系统将自动分配销售

业绩给默认的销售员。

要装核或更新会计信息，请选择"会计方法"按钮。

保存所做的工作。

贷项事务处理

操作说明

本操作用于输入贷项事务处理。

因价格调整产生的贷项，请使用“贷记事务处理行〃功能，不使用本功能。

1,:15

匚-读万卷书行万里路

旗开得胜

操作路径

N:事务处理'事务处理汇总

N:事务处理记事务处理

操作过程

创建与事务处理相抵的贷项通知单，步骤：

定位至“事务处理汇总“或“贷记事务处理〃窗口。

查询要贷记的事务处理。

16

‘读万卷书行万里路

旗开得胜

如果正使用“事务处理汇总“窗口，选择事务处理，然后选择“贷记”按钮。

要将此贷项通知单添加至批，请参阅相关章节。

确认贷项通知单的批来源为人工来源。

输入贷项通知单的日期。

说明：如果此贷项通知单是批的一部分，则默认值为批日期。如果没有批信息，

或批日期早于贷记事务处理的日期，则默认值为当前日期。如果要贷记的发票的

日期迟于贷项通知单日期，则默认值为发票日期。

如果批来源未使用自动事务处理编号，请输入〃贷项通知单编号〃，否则，应收

款管理系统将在您保存时指定一个编号。

输入此贷项通知单的“事务处理类型“。

输入此贷项通知单的“日期”。

说明：此日期必须在打开或可在将来输入的会计期中，且必须等于或迟于贷记事

务处理的GL日期。如果此贷项通知单是批的一部分，则默认值为此批的GL日

17

读万卷书行万里路

旗开簿胜

期。

输入此贷项通知单的币种。

注意：如果此贷项通知单是批的一部分，则默认值为批而种；否则，默认值为本

位币。贷项通知单币种必须与事务处理币种相同。要仅贷记此事务处理的部分到

期余额，在“贷记通知单”区域输入要贷记的行百分比或税金额。要贷记特定金

额，在〃金额〃字段中输入一个负数。注意：

0百分比建立在要贷记事务处理原始余额的基础上，系统自动冲销对销售人

员销售收入业绩。

0不能输入超额核销事务处理的金额。

0为保证增值税发票收入与税的固定比例关系，必须输入相同的百分比。

要贷记此事务处理的全部到期余额，选择“贷项余额〃按钮。

保存所做工作。系统将创建所有的会计冲销分录，并冲销对销售人员的销售业

绩。

如果准备完成此贷项通知单，请参阅相关章节。

注意：

0可以删除未完成的贷项通知单。

0即使要贷记的事务处理含税，〃行〃字段也将显示不含税的金额。

0因价格调整而产生的贷项，必须使用“货记事务处理行”功能。

18

读万卷书行万里路

旗开得胜

贷记事务处理行

操作说明

本操作用于输入针对行的贷项事务处理。

如果事务处理具有多个行项目，可以部分或完全贷记每行或仅限于单行项目的到

期额。

操作路径

N:事务处理'事务处理汇总

N:事务处理'贷记事务处理

操作过程

贷记特定的事务处理行,执行以下步骤：

定位至〃事务处理汇总“或“贷记事务处理“窗口。

查询要贷记的事务处理。

如果正使用“事务处理汇总”窗口，选择事务处理，然后选择“贷记”按钮。

输入此贷项通知单的通用信息。

选择"贷项行"按钮。

o注意：如果要查看已记录的贷记事务处理行，系统将在〃行〃窗口中显

0定位至编号字段，从值列表中选择要贷记的事务处理行。

19

区田

，读万卷书行万里路

旗开得胜

输入此行要贷记的数量和单价或金额。

O注意：如果输入数量，则单价将是要贷记的原始发票行的单价。

对要贷记的每个事务处理行重复步骤5和7。

要输入或复核贷项通知单或税行的帐户指定，请选择“会计〃。

要输入或更新贷项通知单行的销售业绩信息，请选择〃销售业绩〃。

要复核或更新此贷项通知单行的税务信息，请选择“税〃。

保存所做工作。

注意：系统不允许超额贷记事务处理。

创建记帐贷项

操作说明

本操作适用于创建与特定发票无关的客户帐户的贷项，如质量议异及客户间应收

帐款调整。

操作路径

N:事务处理、事务处理

操作过程

创建记帐贷项,步骤:

定位至"事务处理"窗口。

输入此贷项的日期和市种。

&20

区田

匚-读万卷书行万里路

旗开得胜

选择此贷项的批来源为人工来源。

选择〃贷项通知单”为“事务处理分类”。

输入“事务处理类型〃。

输入要客户的开单至名称和地点。

选择“行项目〃。

在“项目〃选定适当的项目，或在〃说明〃字段中选定适当的标准通知单或直接

输入文字“记帐贷项”。

输入此记帐贷项的金额。

保存所做的工作。

注意：由于系统启用了自动计税功能，请根据实际情况选定是否启用含税的贷项

通知单类型。并在“行”窗口中谨慎处理税。

贷记事务处理时取消已核销现金

操作说明

本操作适用于贷记已收款核销的事务处理。

适用于贷记已收款且已核销的事务处理，如客户退货，先取消收款，再贷记事务

处理。

系统不允许超额核销，在未取消已核销现金时，系统不允许贷记事务处理。

操作路径

N收款'收款

—居21

匚-读万卷书行万里路

旗开得胜

N事务处理'事务处理

操作过程

取消核销现金并创建贷项通知单,步骤:

定位至"收款"窗口。

22

读万卷书行万里路

旗开得胜

［播收教（武汉蒂伦—业务实体）：Jf~X

查询要取消核销的收款，然后选择"核销"按钮。进入“核销〃窗口。

撤消选定事务处理旁边的〃核销〃复选框。

保存所做工作。

定位至〃贷记事务处理"窗口。

23

读万卷书行万里路

旗开簿胜

查询步骤3中的事务处理。

创建全额贷项通知单。

保存所做工作。

查询或更新贷项通知单

操作说明

本操作适用于查询或更新贷项通知单。

操作路径

N事务处理,事务处理

N事务处理'事务处理汇总

操作过程

L查询贷项通知单，步骤:

定位至“事务处理〃或“事务处理汇总〃窗口。

查询要查看的贷项通知单或记帐贷项。

如果正使用"事务处理汇总"窗口,选择要查看的事务处理，然后选择“打开”

按钮。

打开〃贷项”备选区域。

2.更新贷项通知单，步骤:

定位至“贷记事务处理〃或“事务处理窗口。

Q24

区田

匚-读万卷书行万里路

旗开得胜

查询要更新的贷项通知单。

按照需要更新贷项信息。

保存所做工作。

3.更新记帐贷项，步骤:

定位至〃事务处理〃或〃事务处理汇总〃窗口。

查询要更新的记帐贷项。

如果正使用"事务处理汇总〃窗口,选择要查看的事务处理，然后选择“打开”

按钮。

按照需要更新记帐贷项信息。

保存所做的工作。

输入分期付款的发票

操作说明

本操作适用于输入分期付款的发票。

操作路径

N事务处理'事务处理

N事务处理'事务处理汇总

区田

匚-读万卷书行万里路

旗开得胜

操作过程

前提条件

定义分解付款条件

要输入具有分解付款条件的发票,请执行以下步骤:

定位至“事务处理"窗口。

输入此发票的通用信息。

在“条件〃字段内输入分解付款条件的名称，或者从值列表中进行选择。

保存所做的工作。

复制发票

操作说明

本操作用于复制发票。

操作路径

N事务处理'事务处理

N事务处理附贝事务处理

N事务处理'事务处理汇总

26

读万卷书行万里路

旗开得胜

操作过程

要复制发票,请执行以下步骤:

定位至“事务处理”或“复制事务处理“窗口。

查询用作发票副本标准的发票。

如果正使用“事务处理汇总"窗口,选定发票，然后选择"复制"按钮。

选择复制规则。

如果〃复制规则〃为“天数〃，输入发票副本曰期之间的天数。

在字段中输入要创建的份数。

在“FirstTransactionsDate”中输入发票副本的第一次事务处理曰期。此

日期必须在打开、将来或未打开期间内。

说明：如果选择了未打开期间内的曰期，则系统会将这些发票作为未完成来创

建。

保存所做工作。

附加说明

复制发票功能使用注意事项：

复制事务处理功能可用于快速创建共享相同属性的一组发票。

复制发票时，系统从第一次复制发票的曰期推导汇率和税率。因此，复制外市发

票，或者税率更改，则需要人工更新汇率和税率。

可以在事务处理窗口中创建、复核和更新发票副本。

:27

读万卷书行万里路

旗开得胜

复制规则

维护事务处理

操作说明

本操作用于维护事务处理

操作路径

N事务处理'事务处理

N事务处理'事务处理汇总

操作过程

要维护事务处理,请执行以下步骤:

定位至“事务处理"窗口。

直询事务处理。

更新此事务处理信息。

保存您所做的工作。

附加说明

可以维护的信息:

可以复核和更新发票、借项通知单、贷项通知单、记帐贷项通知单以及转期的信

息。

28

旗开簿胜

可以更新借项信息，包括：到期日、订单编号、销售人员、汇入地址，以及争议

额。如果借项没有与之相抵的任意活动，系统允许输入或更新借项的汇率。

通过在事务处理窗口的“备注〃备选区域中添加有关借项的备注，可以记录其它

信息。

打印发票

操作说明

本操作用于打印事务处理

操作路径

N打印单据'发票

29

‘读万卷书行万里路

旗开得胜

操作过程

打印事务处理，步骤:

定位至“打印发票“窗口。

从值列表中进行选择:

0发票打印发票批：打印单一事务处理批，而不考虑是否已经打印。

0发票打印新发票：打印先前未打印且打印状态为"打印〃的所有事务处

理。

0发票打印预览报表：打印发票批、新发票或特定发票时，预览已选定待打

印的事务处理。

0发票打印选定的发票：打印特定的事务处理，而不考虑是否已经打印。

0打印调整：打印先前未打印且打印状态为〃打印"的事务处理特定调整。

输入打印参数。

选择“确定"。

30

区田

-读万卷书行万里路

旗开得胜

要更改默认打印选项，输入要打印的份数、打印样式和要使用的打印机.

要将此次提交的输出数据保存到文件中，选择"保存输出"复选框。

要多次提交打印程序，请输入运行选项。可以输入重新提交间隔、重新提交的起

始曰期和时间以及停止重复运行的终止日期。

选择"提交"按钮。系统将显示此次提交的请求标识。可以使用此编号以在“直

看并发请求“窗口中查看请求的状态。

31

读万卷书行万里路

旗开得胜

收帐

本章用于查看客户资料、客户状态及打印客户对帐单等

查看事务处理

操作说明

本操作用于查看事务处理和客户收款情况等。

操作路径

见操作过程

操作过程

查看账户明细

N收帐'帐户明细

N收帐'客户帐户\B帐户明细

N收帐'帐龄\B帐户明细

可以查看特定事务处理的状态、到期日、延迟天数、争议额以及到期余额。

路径：

N收帐'客户概览

N收帐\客户帐户\B客户概览\

可以按事务处理类型和特定客户的时期直看到期总额。

查看事务处理

432

区田

匚-读万卷书行万里路

旗开得胜

N收帐、事务处理概统

可以查看客户开单至和发运至地址、付款条件、到期日、状态以及发票行之类特

定事务处理等信息。将光标定位在〃编号〃等窗口头字段，按上下键可进行浏

览。

查看催款历史

N收帐'客户催款

可以查看特定事务处理的催款历史。

查看有关客户事务处理的详情,步骤:

定位至“客户帐户"窗口。

■客户看尸（武深特伦_业务实体）■.V，X

5

图1

客户名称客尸编号地点市种代码状恣爆尸状态KS

DEA^I

AH安激省安庆市电彳AHO101