2024年公司合署办公区管理制度（四篇）

第7页共7页2024年公司合署办公区管理制度第二十三条：各公司、部门务必强化职工安全教育，深化安全意识，采取有效措施，确保各自责任区域的安全保卫工作得以妥善落实。第二十四条：加强现金及物资管理，财务室需严格遵循现金与物资管理制度，备用金应按规定数额妥善存放。各部门使用的贵重物品、精密仪器须指定专人负责管理，并存放于安全地点。第二十五条：严格执行保密制度，妥善管理涉及敏感的图纸、文件及影像资料，以防止遗失及泄露事件的发生。第二十六条：各公司应依据内部安全现状，适时开展“防火、防盗、防雷电、防煤气中毒”四防安全教育，持续提升员工安全意识。同时，应配备足量的消防器材，员工需爱护并学会正确使用。安全管理部门应定期开展安全检查，确保消防器材保持良好状态，实现全员掌握消防器材使用方法。第二十七条：外来人员未经公司负责人明确许可，不得在办公楼内留宿。第二十八条：办公区域内严禁存放汽油、易燃液体、液化石油气（食堂做饭用途除外）等易燃易爆物品。严禁焚烧物品，未熄灭的烟蒂不得随意丢弃于垃圾桶或可能引发火灾的区域。同时，消防通道及消防器材周边严禁堆放物品。第二十九条：全体员工应树立安全用电意识，因工作需要增设或使用大功率（1300w以上）电器时，必须事先向盛华公司综合办公室申报，经办公室根据负荷情况审批后方可安装使用。未经批准擅自安装的，一经发现立即拆除，并由安装者及使用部门领导承担相应责任。第三十条：严禁私自安装和维修电器设备，禁止随意拉接电线。室内电路、插座布局不得擅自改动。第三十一条：坚持节约用电、用水的原则，外出时务必关闭电灯、水龙头及电脑等用电设备，避免长流水、长明灯现象。夏季空调温度设置不得低于规定值，冬季则不得高于规定值。第三十二条：会议室的日常管理、维护及调配使用由综合办公室统一负责。第三十三条：各公司申请使用会议室时，需明确使用时间、参会人员及所需准备物品等详细信息，并提前向综合办公室说明需协助办理的事项。第三十四条：会议室内配置的物品、设施及座椅等未经许可不得随意搬动或另作他用。确有需要时，须经综合办公室同意后方可使用，并在使用完毕后归还。第三十五条：使用会议室后，应将座椅摆放整齐，清理卫生，切断电源，检查设备是否完好齐全，并关闭门窗。第三十七条：仓库内各类设施应摆放整齐，保持清洁。仓库钥匙由综合办公室统一管理，并进行备份登记。未经许可，任何人不得擅自进入仓库。第三十八条：各办公室电脑应指定专人操作，负责日常操作与维护。未经电脑使用人同意，其他人员不得随意使用。第三十九条：严禁利用电脑从事与工作无关的活动，如上班时间玩游戏等。严禁私自拷贝、泄露公司机密文件资料。电脑应用软件特别是杀毒、防火墙软件必须使用正版，并由专业人员负责安装。第四十条：定期对电脑内资料进行整理备份，及时删除不必要文件，确保电脑运行顺畅。未经允许不得擅自使用他人电脑或拷贝其资料。未经批准，禁止向互联网传输软件或文件。第四十一条：电脑使用人应定期使用杀毒软件进行病毒检测和清理工作，保持电脑清洁。工作结束时，应退出系统并关闭电源。电脑的维修与保养应由指定的专业电脑公司负责。第六章维修管理第四十二条：办公楼内各种公用设施如消防与报警设备、电源插座等严禁私自拆装或挪用。确有需要时，必须经综合办公室统一安排处理。第四十三条：严禁使用非正常配置的高功率电器及私自乱接电线。综合办公室将根据办公楼用电情况每年安排专业人员进行一次维修和检查以排除故障隐患。第四十四条：办公室原有的装饰和设备应保持原状不得自行新增、移动或拆除。禁止在墙壁和楼板上凿洞或剔槽以及自行改造和装潢。第七章附则第四十五条：公司全体员工应养成良好的工作和生活习惯。盛华公司综合办将联合松原分公司、华源公司依据上述规定对各公司、部门及员工进行定期检查并将检查结果纳入工作考核内容对不合格者按相关规定给予处罚。第四十六条：对违反规定者每次罚款____元并通过电子邮件在公司内部通报检查结果。第四十七条：本制度由____公司综合办负责解释并监督执行。第四十八条：本制度自印发之日起正式执行。2024年公司合署办公区管理制度（二）会议议程确立后，办公室需立即通知相关部门进行会议前的充分准备，包括但不限于会议所需材料的筹备。第七条，经理办公会议针对既定议题形成决议或决定，总经理在此环节中拥有最终决策权。第八条，办公室需指派专人对经理办公会议进行详尽记录，并确保记录内容的整理与存档工作得以妥善完成。对于重要决议事项，需形成正式文件，并分发给相关单位或人员。办公室还需对需贯彻落实的事项进行持续跟进、督察，并及时反馈执行情况。第九条，总公司领导会议由总经理亲自主持，总公司其他领导均需参加。会议召开时间不定，必要时由办公室主任负责记录会议内容，并督促会议决议事项的协调落实。第三章公文处理第十条，各部门在原则上不得擅自以部门名义对系统外单位制发正式文件。第十一条，来自____各部委及____办的所有来文（包括各部门直接收到或代领的），均需交由办公室进行统一登记、传阅及归档处理。在得到办公室同意后，相关部门方可进行文件的复印留存。第十二条，凡以总公司名义发出的公文、函件及需加盖总公司印章的文件，其内容与文字均需经过办公室的严格审核，办公室对此负有把关责任。第十三条，办公室负责全系统文书档案的管理工作，并提供文档工作的专业指导。第十四条，办公室负责制定总公司保密工作条例，并对全系统的保密工作进行指导。第四章内部呈批第十五条，总公司各部门、各专业公司及子公司等，若需以书面形式向总公司领导汇报工作或请求批准有关事项，必须使用呈批件进行上报。第十六条，总公司各部门的呈批件，应直接送达至分管领导处进行签批。签批后，原件退回原部门办理。若事项超出分管领导权限范围，则需交由办公室呈报总经理进行阅批。阅批后，再根据领导批示退回呈报部门或进行相应处理。第十七条，专业公司、子公司的呈批件，应根据呈报内容自行送交至相关管理部门或分管领导处。若需报请总经理审批的，应交由办公室负责呈送。审批后，再根据领导批示进行相应处理。第十八条，总公司领导签批后的呈批件原件，需交由办公室进行归档存查。呈报单位在必要时可保留复印件以备查阅。第十九条，办理呈批件时必须进行打印处理，并按规定填写相关内容，使用规范的表格形式。同时，需由承办人及呈报单位负责人签字确认。若存在附件，则需确保附件齐全且有效。一般情况下，应坚持一事一呈的原则。若需对同一事项进行多次呈报，第二次呈报时应附上上次的批示意见。第二十条，承办部门需以高度的责任心对待工作，确保收、交、转、送等各个环节的快速、准确及交接手续的完备性。为此，应建立完善的收发文和交接制度，并指定专人负责登记和存档工作。第二十一条，各部门及各专业公司应指定一名正式员工作为联络员，专门负责联络工作。具体职责包括签领文件、接听通知并向本单位领导及人员传达信息、报送呈批件及其他相关事务的处理。第五章印章使用第二十二条，涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等法律文书及其他重要事由的文件，在使用印章前必须经法规室审核并报请总经理签批。第二十三条，呈送给____办及各部委的文件，在使用印章前需由办公室主任进行核稿并报请总经理签批。第二十四条，对于涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等文件，其使用印章需经办公室秘书处审核并由分管领导签批。第二十五条，除上述规定外的一般性函件、介绍信或其他事由的文件，其使用印章可由办公室主任批准后进行。第六章机要文书第二十六条，机要室主要负责总公司文件和有关材料的打印工作。所有打印内容均需经办公室主任（或分管领导）审核签字后方可进行。第二十七条，各单位需自行负责其业务公文、函件及其他材料的打印工作。第二十八条，办理复印、传真等业务时，需填写“机要室业务申请单”并经部门负责人签字后送交机要室办理。每季度末由办公室统计费用后转交财务本部进行核算并计入部门费用。第二十九条，一般业务性外发传真需由部门负责人签字确认；重要传真件的外发则需由总公司分管领导签字批准。第三十条，收到传真件后应及时通知收件人签字领取并妥善保管。第三十一条，各部门及个人的邮件可自行发送或领取；属于总公司领导的邮件则由办公室负责办理相关手续。第七章接待第三十二条，对于来访客人需进行登记并由被访单位派人进行接待2024年公司合署办公区管理制度（三）办公用品管理规定为强化公司办公用品的管控，有效控制成本开支，确保采购与使用的规范化，遵循勤俭节约和以利于工作的原则，特依据公司实际状况，制定本规定。办公用品主要由韩栗负责管理，包括以下类别：1.公共办公设备：如扫描仪、传真机、打印机、复印机等。2.部门用书籍。3.个人办公文具。办公文具分类为消耗品、管理消耗品及管理品：1.消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、各类纸张、标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、碳素笔芯、钉书钉等。2.管理消耗品：签字笔、白板笔、笔式擦、荧光笔、涂改液、打印墨盒、电池等。3.管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、印泥及卫生工具等。二、办公用品采购1.除公司特别安排，采购工作应由办公室韩栗、孙灵芝统一进行。2.采购流程：韩栗编制详细清单，提交借款单，由王亚萍审核，经高经理批准后，由韩栗、孙灵芝执行采购。3.购入物品由韩栗负责登记造册，集中保管，并按需分配。三、办公用品领用1.公司员工需向办公室韩栗申请并填写《办公用品领用登记》，文具类非易耗品需以旧换新。2.办公文具中的易耗品，每人限领一次，如签字笔等。3.办公设备的配套说明书、光盘等由韩栗统一保管并建立档案。四、办公用品的维护与保养1.部门专属的办公设备由各部门自行负责维护。2.公共使用的办公设备由办公室孙灵芝负责保养工作。2024年公司合署办公区管理制度（四）第一章安全与保密管理第二十三条各公司、部门应强化职工安全教育，提升安全意识，采取切实有效的措施，确保各自责任区域的安全保卫工作得到妥善执行。第二十四条加强现金与物资的管理。财务部门应严格遵守现金与物资管理制度，备用金需按规定数额存放。各部门所管理的贵重物品及精密仪器，需指定专人负责，并存放于安全区域。第二十五条严格执行保密制度，加强对图纸、文件、影像资料等敏感信息的管理，以防止丢失或泄露事件的发生。第二十六条各公司应根据内部安全现状，适时组织“防火、防盗、防雷电、防煤气中毒”四防安全教育，持续增强员工的安全意识。同时，应配备适量的消防器材，并确保员工能够正确使用。安全管理部门需定期开展安全检查，以保障消防器材处于良好状态，实现全员掌握消防器材的使用技能。第二十七条未经各公司负责人批准，外来人员不得在办公楼内留宿。第二十八条办公区域内严禁存放汽油、易燃液体、液化石油气（食堂烹饪用途除外）等易燃易爆物品。严禁焚烧物品，禁止将未熄灭的烟蒂丢弃于垃圾桶或可能引发火灾的地点。同时，严禁在消防通道或消防器材附近堆放物品。第二十九条公司全体员工应树立安全用电意识。因工作需要增设或使用大功率（1300W以上）电器的，必须事先向盛华公司综合办公室申报，由办公室根据负荷承载能力决定是否批准使用。未经批准擅自增设的，一经发现将立即拆除，并由增设者及所在公司领导承担相应责任。第三十条严禁私自安装和维修电器设备，禁止随意拉接电线。室内电路、插座的改动需经专业人员批准。第三十一条公司全体员工应坚持节约用电、用水的原则。外出时，应养成随手关灯、关水、关闭电脑等用电设备的良好习惯，避免长流水、长明灯现象的发生。夏季空调温度设定不得低于XX度，冬季温度设定不高于XX度。第三十二条会议室的日常管理、维护以及调配使用，由综合办公室负责。第三十三条各公司申请使用会议室时，需明确使用时间、参会人员及所需准备物品等信息，并提前说明需综合办公室协助办理的事项。第三十四条会议室内配置的物品、设施设备、座椅等未经许可不得随意搬动或挪作他用。如有需要，必须经综合办公室同意后方可使用，并在使用后归还。第三十五条使用会议室后，相关公司和部门应将座椅摆放整齐，清理卫生，切断电源，检查设备是否完好、齐全，并关闭门窗。第三十七条仓库内各类设施应摆放整齐，保持清洁无尘。仓库钥匙由综合办公室持有并负责备份、登记。未经综合办公室许可，任何人不得擅自进入仓库。第三十八条公司各办公室的电脑应指定专人操作，负责日常操作和维护。其他人员未经电脑使用人许可不得随意使用。第三十九条严禁在电脑上从事与本职工作无关的活动，如上班时间玩游戏等。严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。电脑应用软件尤其是杀毒、防火墙类软件必须使用正版，并由相关专业人员进行安装。第四十条定期对电脑内的资料进行整理备份，及时删除不必要的文件资料，以确保电脑运行畅通。未经允许不得擅自使用他人电脑或拷贝他人电脑资料。未经批准，不得向互联网传输软件或文件。第四十一条电脑使用人应定期使用杀毒软件进行病毒检测和清理工作，保持电脑的清洁。工作结束时，应退出系统并关闭电源。电脑的维修与保养应由指定的专业电脑公司负责。第六章维修管理第四十二条办公楼内的各种公用设施如消防与报警设备、电源插座等不得私自拆装或挪用。如有需要必须经综合办公室统一安排处理。第四十三条严禁使用非正常配置的高功率电器及私