2024年办公室秩序管理制度范本（二篇）

第14页共14页2024年办公室秩序管理制度范本第四十五条档案管理1.各类档案在归档前，需由各部门相关负责人进行预立卷。需移交的档案，档案室应编制《档案移交登记表》，提交公司负责人审核批准，并指定监交人后，方可执行移交。移交前，应按清单进行清点；移交后，双方在清单上签字确认。《档案移交登记表》一式两份，移交方与接收方各持一份，并永久保存。2.业务需求下的档案借阅，应在档案室办理借阅登记手续。对于涉及保密要求的档案，需由借阅部门负责人提交书面借阅申请单。频繁外借的资料，档案室应制作成电子版形式外借，而光盘、软盘等介质文件资料则不予外借。3.档案员在收到借阅条后，经核查无误，取出相应档案，并在借阅登记表上注明借出与归还日期，以便及时催还。4.档案归还时，档案员需核查档案完整无损后，将其归回档夹，填写归还日期，并取消借阅记录。5.借阅人需严格遵守借阅规定，不得转借、拆卸、调换、污损档案，不得在文件上圈点、画线或涂改。未经批准，不得复印或摘抄档案内容。6.因工作需要复印或摘抄档案的，需由借阅部门负责人书面请示，并经行政人事部负责人批准。7.借阅人应在规定期限内归还档案。若同一档案被多人借阅，需变更借阅登记，严禁私自转交。8.借阅档案期限最长不得超过两个月；非本部门文件借阅期限不得超过两周。逾期未归还者，将停止其借阅权，并向其所在部门通报。如需续借，可持档案至档案室办理续借手续，仅限续借一次。9.员工离职前，需清还从档案室借阅的所有档案资料，并由档案室在调离手续单上签字确认后，方可办理离职手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也需清还所借档案。第四十六条档案销毁每年保管期限已满的档案，由档案员编制纸质及电子版的《文件销毁清单》，提交公司负责人审核批准后，由档案室统一销毁。销毁前需按清单清点；销毁后，在清单上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清单》需永久保存。对于保管期限已满但仍需保存的档案，如未结清的债权债务、未了事项、正在项目建设期间的建设单位等，应单独抽出立卷保存，直至事项完结。第四十七条档案室职责档案室负责集中统一管理公司已形成的具有保存价值的各类文件资料档案，确保档案的完整与安全，并主动做好档案的提供利用工作。未经许可，任何无关人员不得进入档案室。第四十八条档案管理人员职责档案管理人员应恪尽职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司服务的思想，主动、准确、迅速地为利用者提供档案资料。第四十九条档案室设施保护爱护档案室的一切设施设备，未经许可，任何人不得使用及随意翻动。第五十条档案库房管理档案库房需做好“七防”工作，即防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防鼠、防虫。保持库房温湿度适宜，定期擦拭档案柜，保持清洁卫生。定期检查档案库房存放情况，发现破损和变质档案应及时修补，确保帐物相符。第五十一条档案利用1.编制档案目录并输入计算机管理系统，便于查找利用档案。2.建立档案借阅制度，做好借阅、利用登记工作。3.借阅档案时严禁拆卷、涂改、勾划等行为；阅档时严禁吸烟以确保档案完整无损。4.根据档案资料的密级性进行分类管理，分为绝密、机密、无密级三个级别。绝密级档案资料的查阅、复制需经公司主管领导批准；机密级档案资料的查阅、复制需经归档部门负责人同意及档案室领导批准；无密级档案资料则可供公司内部员工查阅、复制、借用但需进行登记备案。第六章印章管理第五十二条印章管理原则为确保公司印章管理的合法性、规范性及严肃性，防范风险并维护公司利益，公司印章的使用需严格按照规定执行。第五十三条印章使用审批印章的使用必须遵循严格的审批程序并限定在使用范围内经审批后方可使用。第五十四条使用责任印章的使用实行“谁使用谁负责”的管理规则需用印部门负责人2024年办公室秩序管理制度范本（二）第四十五条档案管理规定1.各类档案在归档前，应由各部门相关负责人进行预立卷。需移交的档案，档案室需编制《档案移交登记表》，经公司负责人审核批准并指定监交人后，方可进行移交。移交前，需按清单清点；移交后，双方在清单上签字确认。《档案移交登记表》一式两份，移交方与接收方各执一份，并永久保管。2.业务需要借阅档案时，应在档案室进行借阅登记。对具有保密要求的档案，需由其部门负责人提交书面借阅申请单。常需外借的资料，档案室应制作成电子版，以电子版形式外借。以光盘、软盘为介质的文件资料不予外借。3.档案员在接到借阅条后，经核查无误，取出档案，并在借阅登记表上注明借出与归还日期，以便及时催还。4.档案归还时，经档案员核查无误后，即归入档夹，填写归还日期，并取消借阅记录。5.借阅人不得转借、拆卸、调换、污损档案，不得在文件上圈点、画线或涂改。未经批准，不得复印或摘抄档案。6.借阅人因工作需要复印或摘抄文件时，需由其部门负责人书面请示，并经行政人事部负责人批准。7.借阅人应在规定期限内归还档案。若同一档案被多人借阅，应变更借阅登记，不得私自转借。8.借阅档案期限最长不得超过两个月；非本部门文件借阅期限不得超过两周。期满需续借者，可持档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。逾期不归还者，将停止其借阅权，并向其所在部门通报。9.员工调离公司前，应清还所借档案资料，并由档案室在调离手续单上签字确认后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也需清还所借档案。第四十六条档案销毁管理每年保管期限已满的档案，由档案员编制纸质和电子版的《文件销毁清单》，报公司负责人审核批准后，由档案室统一销毁。销毁前需按清单清点；销毁后，在清单上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清单》需永久保管。保管期限已满但仍需保存的档案包括：未结清的债权债务、未了事项、正在项目建设期间的建设单位及经核定仍有保存参考价值者。此类档案应单独抽出立卷，直至事项完结。第四十七条档案室职责档案室负责集中统一管理公司已形成的具有保存价值的全部文件资料档案，维护档案的完整与安全，并主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得进入档案室。第四十八条档案管理人员职责档案管理人员应恪尽职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司服务的思想，主动、准确、迅速地为利用者提供档案资料。第四十九条档案室设施保护爱护档案室的一切设施设备，未经许可不得使用及随意翻动。第五十条档案库房管理档案库房应做好“七防”工作：防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防鼠、防虫。保持库房温湿度适宜，定期擦拭档案柜，保持清洁卫生。定期检查库房存放情况，发现破损和变质档案应及时修补，确保帐物相符。第五十一条档案利用管理1.编制档案目录并输入计算机管理系统，便于查找利用。2.建立档案借阅制度，做好借阅、利用登记。3.借阅档案时严禁拆卷、涂改、勾划；阅档时严禁吸烟，确保档案完整无损。4.根据档案资料机密性分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级档案查阅、复制需经公司主管领导批准；秘密级档案查阅、复制需经归档部门负责人同意及档案室领导批准；无密级档案公司内部员工可查阅、复制、借用但需登记备案。第六章印章管理第五十二条为确保公司印章管理的合法性、规范性和严肃性，防范风险，维护公司利益，公司印章的使用应严格按规定执行。第五十三条印章使用必须遵循审批程序并按使用范围经审批后方