外包卷宗随案扫描项目投标方案（技术方案）

外包卷宗随案扫描投标方案

目录

第一章项目整体服务方案...........................11

第一节项目需求分析...........................11

一、项目名称...............................11

二、服务要求...............................11

第二节项目整体服务方案.......................14

一、项目实施总体思路.......................14

二、项目实施服务原则.......................14

第二章项目组织机构及人员配备.....................16

第一节项目组织机构...........................16

一、项目组织规划...........................16

二、组织机构设置重点.......................16

三、组织机构的管理.........................19

四、项目管理组织结构.......................21

第二节项目人员配置...........................22

一、项目角色与岗位职责.....................22

二、项目人员基本情况.......................24

三、项目总体职责划分.......................25

第三节项目人员管理...........................26

一、人员管理优化...........................26

二、员工管理五原则.........................27

三、提高员工士气的方式.....................30

四、团队建设管理...........................32

1

第四节人员管理及人员培训.....................34

一、人员人事管理...........................34

二、人员培训...............................67

第三章项目拟投入设备.............................76

第一节项目硬件配置标准.......................76

一、工作站配置.............................76

二、扫描仪配置..............................76

三、服务器和存储设备配置...................77

第二节高端扫描设备..........................77

一、高速批量扫描仪.........................77

二、平板扫描仪.............................83

三、彩色图纸扫描仪..........................84

第三节专用安全存储...........................85

一、我司iCas简介...........................85

二、产品架构...............................86

三、产品功能................................87

第四节项目主要硬件列表.......................89

第五节数字化加工系统.........................92

一、应用系统平台...........................92

二、档案加工系统...........................96

第四章项目管理制度.............................107

第一节公司内部管理制度.......................107

一、经营管理制度..........................107

二、财务管理制度...........................111

2

三、物资管理制度...........................112

第二节常规管理制度...........................115

一、文档管理制度...........................115

二、公章管理制度...........................120

三、项目协调制度...........................123

四、办公用品使用制度.......................124

第三节人员管理制度...........................127

一、员工管理制度...........................127

二、员工聘用制度...........................140

三、劳动合同管理制度.......................143

四、员工考勤管理制度.......................147

五、员工教育培训制度.......................152

六、人事考核管理制度.......................159

七、员工奖惩制度...........................165

八、员工礼仪守则...........................169

第四节项目实施管理制度.......................174

一、工作区域管理...........................174

二、实际操作管理...........................174

三、通讯及存储设备管理...................175

四、工作日志管理...........................175

五、出入证使用管理........................175

六、请销假制度管理........................176

七、项目设备管理制度.......................176

八、档案实物管理制度.....................177

3

九、档案库房管理制度.......................178

十、档案统计制度...........................179

十一、档案交接管理.........................180

十二、原档案保护措施.......................180

十三、档案安全存放.........................180

十四、操作安全管理........................180

十五、防火安全管理.........................180

第五章工作实施方案.............................181

第一节服务要求...............................181

一、总体要求...............................181

二、案件随案生成服务具体要求.............181

第二节随案扫描...............................183

一、立案阶段...............................183

二、审判阶段...............................183

三、结案阶段...............................184

四、归档阶段...............................184

第三节档案整理...............................185

一、拆卷整理...............................186

二、资料组卷...............................189

三、编写页码...............................191

第四节案卷填写...............................193

一、卷内目录填写...........................193

二、备考表的填写..........................193

三、案卷封面填写...........................194

4

第五节装订装盒...............................194

一、档案装订...............................195

二、档案装盒...............................199

第六章档案数字化处理方案.......................200

第一节档案数字化前拆装整理...................200

一、确定扫描页............................200

二、清查档案内容...........................200

三、目录数据准备...........................201

四、拆除装订...............................202

五、纸张处理...............................203

六、技术修复...............................203

七、前处理登记.............................204

第二节档案数字化数据处理.....................204

一、图像处理...............................204

二、图像质量检查...........................206

第三节档案数字化数据存储...................208

一、存储格式的选择.........................208

二、目录数据库建立.........................209

三、数据挂接...............................212

第四节档案数字化后处理.....................214

一、数字化成果验收.........................214

二、档案装订与归还入库....................218

三、数字化成果移交.........................219

四、数字化成果管理.........................220

5

第七章人员培训方案.............................226

第一节培训计划.............................226

一、培训目的...............................226

二、培训对象...............................226

三、培训时间...............................226

四、培训方式...............................226

五、培训教师...............................226

六、培训考核...............................227

第二节档案保护技术...........................227

一、安全保管工作设施设备...................227

二、胶片、照片及霉变档案的保管.............234

三、磁性载体及光盘载体档案的保护...........248

四、档案有害微生物的预防...................258

五、档案害虫的预防及灭杀...................266

第三节档案信息化处理方案.....................284

一、档案信息化前拆装整理...................284

二、档案信息化数据处理.....................288

三、档案信息化数据存储.....................292

四、档案信息化后处理.......................297

第八章服务质量保障.............................309

第一节系统质量管理控制.......................309

一、设计符合国家质量抽样检验标准的验收模

块.........................................309

二、验证“问题记录”并发现“问题”点...........310

6

三、对不合格生产任务的“回滚”机制...........310

四、可配置的抽检比例.....................310

第二节档案生产质量保障.......................311

一、全程的质量管理.......................311

二、明确的质量管理和及时的技术支持.........312

三、严格的档案物流控制...................313

第三节档案整理质量保障.......................313

一、整理作业质量保障......................313

二、资料整理质量控制.......................314

三、资料装订质量控制......................316

第四节档案扫描质量保障.......................318

一、扫描作业质量保障.....................318

二、加工数据质量控制.....................319

第五节加工质量验收方案.......................323

一、方案设计依据..........................323

二、质量验收标准...........................324

三、验收实施方案...........................329

第九章项目应急预案.............................332

第一节项目总预案.............................332

一、应急原则...............................332

二、应急组织...............................333

三、应急准备..............................334

四、应急响应...............................334

第二节人员流动性风险应急处理预案.............336

7

一、目的...................................336

二、适用范围...............................336

三、人员流动性风险防范坚持的原则...........336

四、组织机构...............................336

五、日常流动性监测的内容...................337

六、应急自救措施..........................337

第三节档案室安全应急管理.....................338

一、应急预案...............................338

二、应急准备...............................340

三、应急响应...............................341

第四节受灾档案的抢救.........................344

一、抢救原则...............................344

二、抢救流程...............................344

三、抢救方法...............................345

四、具体抢救措施..........................346

温馨提示：

本方案目录中的内容在word文档内均有详细阐述，如

需查阅，请购买后下载。

8

说明

一、如招标文件要求“项目整体服务方案”,详情见本

方案的第一章；

二、如招标文件要求“项目组织机构及人员配备”,详

情见本方案的第二章；

三、如招标文件要求“项目拟投入设备”,详情见本方

案的第三章；

四、如招标文件要求“项目管理制度”,详情见本方案

的第四章；

五、如招标文件要求“工作实施方案”,详情见本方案

的第五章；

六、如招标文件要求“档案数字化处理方案”,详情见

本方案的第六章；

七、如招标文件要求“人员培训方案”,详情见本方案

的第七章；

八、如招标文件要求“服务质量保障”,详情见本方案

的第八章；

九、如招标文件要求“项目应急预案”,详情见本方案

的第九章。

9

编制依据

一、项目招标文件、补遗及设计文件等相关资料。

二、国家现行技术规范、标准及有关的技术资料、规范、

规程及技术标准。

三、依照有关主要法律、法规：

(一)《中华人民共和国招标投标法》

(二)其他法律法规。

四、行业规范、标准

(以下内容根据项目实际情况修改)

10

第一章项目整体服务方案

第一节项目需求分析

一、项目名称

外包卷宗随案扫描项目

二、服务要求

参考案件数

名称技术要求备注

量

电子卷

宗随案扫描

及归档服务

工作(卷宗材

料扫描、排

案件卷序、页码编

宗随案生成制、材料检

及归档辅助查、图像处

服务理、编目归

目、上传、办

案系统内诉

讼材料转电

子卷宗材料、

归档信息录

11

入和电子卷

宗、纸质卷宗

整理归档等

与电子卷宗

随案生成、卷

宗归档相关

的工作，含耗

材等伴随服

务产生的费

用)

1台流媒

体服务器，1

台网络视频

存储服务器，

4个8T监控专

用硬盘，2台

现场所需硬件监控专用台

设备式电脑及2台

配套小型黑

白打印机，用

于扫描、归档

的台式电脑

(参考数量9

台

12

、高速扫

描仪(参考数

量4台)以及

其他实施卷

宗扫描、归档

所需设备。其

中2台监控专

用服务器、10

个8T监控专

用硬盘、4台

监控专用台

式电脑及4台

配套小型黑

白打印机合

同期满后归

采购方所有；

其他用于扫

描、归档所需

的台式电脑、

高速扫描仪

等实施卷宗

扫描归档所

需设备归服

务商所有

13

第二节项目整体服务方案

一、项目实施总体思路

实现卷宗随案扫描的规范化整理和扫描，既是一项劳动

密集型的巨大工程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系

统工程。

在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有X年档案

工作经验以上的档案专家进一步调研情况，与客户方沟通项

目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司最终

优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分

体现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原件；

其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度

和保密方案，做好档案电子化流程控制，做好实物档案保管

和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的

安全；再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到加工

准确率为100%。

二、项目实施服务原则

按照要求，XX法院档案信息管理项目工作需遵循如下原

则：

(一)在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属

性，保持档案文件之间的历史联系；

(二)依照档案的业务程序、遵循文件材料的形成规律、

保持案卷内文件材料的系统联系；

14

(三)结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供

利用；

(四)充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。

15

第二章项目组织机构及人员配备

第一节项目组织机构

一、项目组织规划

为了项目的成功实施，我司将组建一个专门的实施项目

团队，负责本次卷宗随案扫描项目的实施工作。

我们承诺将安排至少包括：项目总负责人、项目经理、

技术经理、软硬件工程师、培训工程师、工艺流程管理员、

质量管理员、资料交接员、普通操作员等人员的团队来保障

项目实施的成功。

二、组织机构设置重点

(一)管理幅度与管理层次

1.管理幅度是管理者有效指挥、管理下属的人数限制。

管理幅度的大小显然影响着组织单位或部门的数量与分布

以及组织机构内管理层次的多少。

2.影响管理幅度的因素：

(1)组织机构内工作程序化、标准化的程度。

程序化、标准化程度高可适当加大管理幅度，但这有赖

于工作程序和规章制度本身的科学性、合理性及可操作性。

(2)管理人员所处的管理层次，一个人在组织机构中

的地位层次越高，直接控制人数越少。

(3)人员素质，主管或部属能力强、经验丰富者，可

16

以适当加大管理幅度。

(4)职务内容，工作性质单纯、标准化者，可加大管

理幅度。

(5)组织机构的管理幅度越窄就意味着管理人员越多

和代价越高。出于上述考虑，结合公司具体情况，我们将公

驾驶员构管理层次设置为四层，每层最多不超过6人。

(二)目标性

组织系统表内各组成部门都是为了完成公司整体经营

目标而设立的，在部门职能中部门本职即要求用一句话反映

本部门的本职职能，也就是设立本部门的目的。如“营销中

心的部门本职是满足目标市场需求，获取企业利润。”

(三)成长性

考虑公司的业绩经营与持续成长。如在设置营销中心下

属部门时，营销中心至少应包括销售部、市场部、公关部三

大部门，但考虑到公司具体情况，暂时将市场部所承担的工

作划归公关部，将来公司需求时可随时成立市场部。

(四)稳定性

随着公司成长而逐步调整组织是必要的，但经常的组

织、权责、程序变更将使员工信心动摇。关于组织系统的设

计触及的将是企业中最敏感的问题，因此，必须结合公司实

际情况，使组织系统设置既有科学性又有可操作性。

(五)简单性

在组织结构设计时要求“功能越全越好，用人越少越

好”,但并不是说组织结构设置越复杂越好，结合公司实际

17

情况相对简单的组织结构将有助于内部协调与人力分配。如

总经办中人力资源部的设立，在规模较大的企业中，人力资

源部有可能从总经办脱离出来独立成为一个大部，其可以包

括劳资部、培训部、人事部等等。

(六)均衡性

各部门业务量的均衡，适当的分权，将有助于企业内部

的平衡与分工。

(七)制衡性

组织系统表中各组成部门之间的关系是互相服务、互相

控制的关系。Trustisgood,controlisbetter!(信任是好的，

控制(管理)是更好的)。如库管部中收货员的设立，财务

部中商务审核部的设立。

(八)如何解决机构空缺与人员不足之间的矛盾

在组织机构图设置完成后，可能会发现有人员不够用，

某些岗位空缺的现象。我们解决上述问题的理论依据是满负

荷工作制，因此，针对上述问题可采用“兼、并、代、托、

空”五个字来解决。

兼，即人兼职。

并，即岗并岗。对于联系紧密、岗位之间无相互控制与

制约关系的某些岗位，可采取以上两种方式解决。

代，即代管，专业技术、业务情况跨度较大时可采用此

方式。

托，即托管，本公司无力解决可委托社会专业机构管理。

空，对公司运作影响不大、现阶段没有开展业务的岗位

18

可以暂时空缺。

三、组织机构的管理

(一)管理的指导思想

1.要强调战略观念，即全面系统的观点和面向未来的发

展观念。

面向未来，包括市场的未来、技术的未来、组织的未来

和项目管理科学的未来。

2.市场观念，即要搞好搬迁服务项目管理，首先要了解

市场，其次要以自身优势占有市场、赢得市场。

3.客户观念，即一切为了客户的观念，全心全意地为客

户服务，以对客户高度负责的求得信誉，以信誉求得项目管

理的成功。

4.竞争观念，即以质量好、方案设计合理、服务周到取

胜。有市场就有竞争，有竞争就要加强管理，进行目标控制，

取得竞争优势。因此，树立竞争观念促进搬迁服务项目管理

提高水平。

5.时间观念，要把握决策时机，缩短搬迁项目周期，加

快资金周转，讲究资金的时间价值，讲究工作效率和管理效

率，从而赢得时间，赢得效益。

6.变革和创新观念，即没有不变的搬迁项目管理模式，

要根据项目实施条件的变化进行调整和变革，故要讲预测，

有对策。光有变革观念不成，还要有创新观念。赢得竞争胜

利的关键在创新，广泛采用新工艺。

19

(二)管理原则

1.程序化原则

即设计管理流程、工作流程，建立管理制度。要将工作

计划、实施进程、检查、反馈、改进实施、考核这一过程纳

入程序化、规范化管理。

2.标准化原则

管理岗位制定管理标准目标，技术岗位制定技术标准目

标，工人岗位制定操作标准目标。所有岗位都要做到明确任

务、目的，便于完成标准化办公场所搬迁任务，达到搬迁目

标，便于管理考核。

3.规范化原则

所有岗位必须严格按照管理规范、技术规程工作。

4.一体化原则

每个岗位分工不同，但不是各自为政，管理者必须遵循

一体化原则，指挥各岗位团结协作、互通有无，以便完成总

体搬迁任务。

5.科学化原则

管理要有计划、指挥、控制、执行等系一列科学的方法。

(三)同步质量管理与跟踪

1.档案补录服务自始至终做到同步质量管理和跟踪。

2.对每个工作流程执行到位的同时做到检查到位、各类

数据到位，绝不产生事后集中补做数据现象。

3.定期进行质量工作会议和由公司进行质量检查、及时

解决搬迁工作中的质量问题，使办公场所更换搬迁全过程保

20

持质量受控状态。

(四)建立日常工作的执行与反馈制度

项目负责人每周负责召集项目成员召开工作例会，听取

各成员的工作汇报，就本周的工作任务进行分解、安排，对

上周存在的问题提出整改意见或改进措施，落实责任人限时

整改。各班组主管落实安排每日的具体工作事项，其余管理

成员按管理班子结构及各成员职责进行管理工作，下级服从

上级、逐层管理监督，对现场问题如果没办法自行解决的也

应逐层向上汇报，直至问题得以落实解决。

四、项目管理组织结构

保证项目的平稳运行，必须建立层次清晰、权责分明的

管理组织结构。

我们设计了：项目总负责人一项目经理一班组长，多级

管理体系，目的在于合理的有推动力的运行机制和有效的管

理机制。对于本次项目，上我司所组建项目组的整理项目管

理和人力资源组织结构图如下：

21

项目总负责人

项目经理技术经理

质量监督管理

整理组班组长无纸班组长

暂存交接员扫描班组长部软件工程师

页码处理员

硬件工程师

操作员质检操作员高扫操作员

特殊处理员

装订操作员录入操作员平扫操作员

识别错误处理员

装订检查员

识别操作员A0扫描操作员

批量抽检员

QC//QA

第二节项目人员配置

一、项目角色与岗位职责

序号项目角色项目职责和岗位工作描述

对整个项目负责，对项目整体实施过程

1项目负责人

进行监控，协调管理项目所需资源以及

22

外部关系

管理整个加工现场的日常事务，安排生

产进度、负责质量监督管理及资料暂存

2项目经理

岗位；同时，负责与XX法院相关领导

进行协调沟通

负责项目实施加工平台的设计、规划，

监督日常运行过程中的技术动态；同时

3技术经理

负责影像数据导库、与档案管理系统挂

接工作

负责设计、维护项目加工生产软件平

4软件工程师

台，保证系统运行稳定

负责加工现场设备维护以及设备运行

5硬件工程师状态监控，并保持与硬件厂商的技术沟

通，对故障做出及时响应

负责根据档案资料特点设计和确定具

体的档案整理和数字化加工的生产流

6工艺管理员

程和工艺，并根据实际资料和生产情况

及时对流程和工艺进行改进或调整

负责对各操作组长、品质管理员、操作

人员进行档案加工相关的业务、技术和

7培训工程师

系统操作培训，并负责对相关人员进行

培训考核

各班组组长参与实际操作负责每个操

8生产组长

作岗位的工作监督、问题确认协调等工

23

作

资料的装订检查、索引正确性检查、影

像清晰度检查等质量保证工作，规范各

9品质管理员

节点操作方法，提高工作效率，为后备

人员进行培训

负责资料进入加工中心的数量确认，为

每卷资料建立唯一标识，负责资料在数

10资料交接员

字化中心的存放，在加工过程中对每个

使用的操作员进行登记

对资料进行张数确认，在确认完成后进

11档案整理员行拆卷，并按照相关规范对资料进行分

类整理

将资料扫描进入系统，使用各种适合纸

12扫描人员

张的扫描仪，A3高速、平板或者A0

扫描完成后资料的后续处理，包括页码

13无纸操作员

录入、影像分类、索引信息录入等

14档案装订员在扫描完成后对档案重新进行装订

为不可避免的人员变动的做补充，随时

15后备人员

准备待命上岗

二、项目人员基本情况

具体本次卷宗随案扫描项目的(主要)项目组(管理和

技术)成员以及各成员在项目中所承担的角色以及基本情况

如下：

24

人员姓

序号项目角色人员简介

名

1项目负责人

2项目经理

3技术经理

4软件工程师

5硬件工程师

6培训工程师

7软件工程师

8工艺管理员

9品质管理员

10生产组长

三、项目总体职责划分

为了项目的成功实施，我司将和XX法院一同组建项目

组。其中我司会专门组建项目实施团，成员主要包括：项目

总负责人、项目经理、技术经理、软硬件工程师、工艺流程

管理员、质量管理员普通操作员等等；XX法院项目成员包括：

相关领导、档案管理人员、IT技术人员等。

为了确保项目的顺利运行，保证能够按时完成项目任

务，我们必须要理清在本次项目中的我们各自应承担的职

责，并基于此相互协助、精诚合作，以便共同推进项目进展，

按照完成项目任务，实现项目目标。

(一)我司项目组职责

25

1.负责卷宗随案扫描工作人员培训；

2.负责提供符合卷宗扫描人员及卷宗随案说明设备；

3.负责完成XX法院卷宗随案扫描工作并通过XX法院检

查；

(二)XX法院项目组职责

1.负责准备需要进行扫描的档案资料；

2.负责对乙方卷宗随案扫描人员的资质进行认定；

3.负责对乙方卷宗随案扫描工作进行考核；

4.负责对卷宗随案扫描成果进行审核验收。

第三节项目人员管理

一、人员管理优化

配足配好工作一线主要工作人员，及时调整充实工作一

线力量。在配置时，要挑选各方面素质比较的职工进行培训，

同时要根据工作实际及时进行动态调整，以确保工作任务的

完成，科学合理地调配好内部劳动力。一个单位的劳动力调

配得当与否，将直接影响工作完成情况。为此，如何科学合

理调配好内部劳动力是很关键的。

首先，根据下达的全年工作任务量，作全面的劳动力配

置计划。要结合上年劳动力配置的实际情况，了解到哪些部

门、人员的紧缺情况，做局部的调整充实，在具体实际工作

中对劳动力及时、经常地进行内部调整。其目的是更好地解

决劳动力的余缺及真正发挥每个职工的工作积极性，建立和

26

健全劳动人事管理制度。建立健全劳动人事管理制度是非常

重要的一项工作。没有一套劳动人事管理制度，工作就无法

开展，也不可能组织生产指挥，人员配备优化，主要应该做

好以下几点：

(一)建立人事资料

按管理、技术等不同的职务岗位，分门别类地做好劳动

人事生产资料，以便使用时能及时地提供人事资料信息。

(二)制定岗位培训制度

要经常对各种岗位均要进行培训，特别是对一些管理干

部，要经常、及时地进行培训，以适应不断发展变化的新形

势。

(三)制定职工奖惩制度

受到保护，给予表扬或奖励：凡违反和破坏场规场纪的，

必须受到追究，给予批评或处罚，做到奖罚分明。

(四)制定职工考核制度

对每个职工以岗位责任制为主要内容进行考核，可以月

考、季考及结合年度考核，凡考核不合格者应调离本岗位，

直到解除劳动关系。

二、员工管理五原则

(一)员工分配的工作要适合他们的工作能力和工作量

人岗匹配是配置员工追求的目标，为了实现人适其岗，

需要对员工和岗位进行分析。每个人的能力和性格不同，每

个岗位的要求和环境也不同，只有事先分析、合理匹配，才

27

能充分发挥人才的作用，才能保证工作顺利完成。

通过四种方法来促进人岗匹配：第一，多名高级经理人

同时会见一名新员工，多方面了解他的兴趣、工作能力、工

作潜能；第二，公司除定期评价工作表现外，还有相应的工

作说明和要求规范；第三，用电子数据库贮存有关工作要求

和员工能力的信息，及时更新；第四，通过“委任状”,由

高级经理人向董事会推荐到重要岗位的候选人。

(二)论功行赏

员工对公司的贡献受到诸多因素的影响，如工作态度、

工作经验、教育水平、外部环境等，虽然有些因素不可控，

但最主要的因素是员工的个人表现，这是可以控制和评价的

因素。其中一个原则是——员工的收入必须根据他的工作表

现确定。员工过去的表现是否得到认可，直接影响到未来的

工作结果。论功行赏不但可以让员工知道哪些行为该发扬哪

些行为该避免，还能激励员工重复和加强那些有利于公司发

展的行为。因此，在工作表现的基础上体现工资差异，是建

立高激励机制的重要内容。此外，我公司还根据员工的表现

提供不同膳食补助金、住房、公司股票等福利。

(三)通过基本和高级的培训计划，提高员工的工作能

力，并且从公司内部选拔有资格担任领导工作的人才。

为员工提供广泛的培训计划，由专门的部门负责规划和

组织。培训计划包括一些基本的技能培训，也涉及高层的管

理培训，还有根据公司实际情况开发的培训课程，以帮助员

工成长为最终目标。组织结构的明确，每个员工都知道自己

28

岗位在公司中的位置和作用，还可方便地了解到有哪些升迁

途径，并可获取相关的资料。我公司在晋升方面有明显的内

部导向特征，更趋向于从内部提拔管理人员，这为那些有志

于发展的人才提供了升职机会。

(四)不断改善工作环境和安全条件

适宜的工作环境，不但可以提高工作效率，还能调节员

工心理。根据生理需要设计工作环境，可以加快速度、节省

体力、缓解疲劳；根据心理需要设计工作环境，可以创造愉

悦、轻松、积极、活力的工作氛围。对工作环境进行人性化

的改造，在公司内开设多家食堂和饭店，为体力劳动者增设

盥洗室，保持工作地点整洁干净……

安全是对工作条件最基本的要求，但却是很多企业难以

实现的隐痛。建立了一大批保证安全的标准设施，由专门的

部门负责，如医务部、消防救援队、高级警卫等，负责各自

工作范围内的安全问题。向所有的工作人员提供定期的安全

指导和防护设施。还可以建立各种安全制度，除设施和制度

的保障外，还以奖励的方式鼓励安全生产，那些意外事故发

生率最低的部门可以得到安全奖。

(五)实行抱合作态度的领导方法

在领导与被领导的关系中，强调抱合作态度。

领导者在领导的过程中，就如同自己被领导一样，在相

互尊重的氛围中坦诚合作。我公司的领导者的任务是商定工

作指标、委派工作、收集情报、检查工作、解决矛盾、评定

下属职工和提高他们的工作水平。其中，最主要的任务是评

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价下属，根据工作任务、工作能力和工作表现给予公正评价，

让下属感受到自己对企业的贡献、认识到在工作中的得失。

评价的原则是“多赞扬、少责备”,尊重员工，用合作的方

式帮助其完成任务。任务被委派后，领导必须亲自检查，员

工也自行检验中期工作和最终工作结果，共同促进工作顺利

完成。

三、提高员工士气的方式

影响员工士气的因素至少包括三个层面：公司层面、管

理者层面、员工个人层面。要提高员工士气应该从这三个方

面着手：

(一)公司层面

公司层面的影响因素很多，薪酬与福利体系、奖惩体系、

绩效管理体系、员工晋升体系、培训与发展体系、劳动保护

与安全、工作环境等，这些因素都会影响到员工的士气，因

此公司必须结合企业的实际情况，采取相应的措施进行变

革，适应公司发展要求。比如：薪酬与福利体系必须认真进

行周密的薪酬外部调查，综合考虑同行业的薪酬水平，也要

考虑当地的薪酬水平，保证薪酬的外部公平；另一个方面要

进行岗位评价，保证薪酬的内部公平，不同岗位之间根据岗

位的贡献价值，设定不同的薪酬水平，避免大锅饭同时又要

适当拉开距离。

(二)管理者层面

除了公司层面进行改进之外，更重要的是作为公司的中

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层、基层管理者要掌握提高员工士气的一些技能。建议中基

层主管在提高员工士气时加强以下几个方面工作：

1.深入了解员工的需求

了解员工的需求可以通过平时的沟通、会议、员工的抱

怨、调查问卷等形式。只有深入了解下属的需求，我们才能

有效地激励他们，充分调动他们的工作积极性。

2.创造良好的工作氛围

谁都不愿意在这样的工作氛围下工作：干活就出错，一

出错就被指责；大事小事都要请示；办公/现场环境乱七八糟；

周围净是聊天、打私人电话、吵架、不干活；团队成员相互

拆台、不负责任；人际关系复杂；上司总是板着脸。

都愿意在这样的工作氛围下工作：宽松，和谐自由的气

氛；办公/现场整洁温馨；团队成员相互帮助，精诚合作；人

际关系简单明了；敢于尝试，不会受到指责；微小的进步和

成绩都获得上司和同事的认可和赏识。

因此创造一个良好的工作氛围是我们中基层主管日常

管理工作的一项重要工作之一。

3.认可与赞美

人的天性是喜欢得到别人的认可与赞美，员工的微小进

步，我们应该及时给予真诚的认可与赞美。在批评员工时也

要适当注意技巧，不能伤害到员工的自尊，一般状况下批评

尽可能在私下进行。

4.促进员工成长

在工作中不断得到成长，是绝大部分员工的期望，作为

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主管，帮助员工不断成长是我们的一项重要工作职责。

(三)员工个人层面

员工士气的高低最终决定因素是员工自己，只有自己才

能对自己的士气做主。士气决定行为，行为决定习惯，习惯

决定命运。所以我们自己的命运决定于我们自己的士气。只

有我们每一位员工始终保持着积极的心态，做自己积极心态

的主人，我们公司的员工士气才能更高，自己的人生才能更

辉煌。

以上三个方面提升员工士气的建议还需要针对公司的

具体情况分重点进行，最好是公司进行一次调查，了解员工

的真正需求，然后根据需求采取针对性的措施。提升员工士

气是一个长期努力的过程，期望立竿见影的效果是不现实

的，最重要的是一点一滴不断持续行动。

四、团队建设管理

团队建设和管理很重要，任何一项业务都不能由一个人

独立完成，加强团队建设与管理具有不可替代性。针对公司

实际，加强团队建设与管理，应该做好以下几点：

(一)各项目负责人要注重自身素养的提高，做好团队

建设与管理的“头”。

我们每个项目的负责人，应该是负责项目的各项目标的

实现，并带领团队共同进步。他既是管理者，又是执行者；

既是工作计划的制定者，又是实施计划的领头人，作为团队

的“头”,其个人素质起着至关重要的作用。要做好这支团

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队的领头羊，不仅要用平和之心客观公正地对待项目的每件

事和每个人，更重要的是全面提高自身素质。

(二)打造团队精神，建立明确共同的目标

打造团队精神，首先要提出团队目标，抓好目标管理，

没有目标，团队就失去了方向。因此，建立一个明确的目标

并对目标进行分解，同时通过组织讨论、学习，使每一个单

位、每一个人都知道本单位或自己所应承担的责任、应该努

力的方向，这是团队形成合力、劲往一处使的前提。

(三)抓规范，抓执行，营造积极进取团结向上的工作

氛围

衡量一个公司管理是否走上正轨的一个重要标志就是

制度、流程是否被公司员工了解、熟悉、掌握和执行，是否

有监督和保障措施。让员工熟悉、掌握各类制度、流程，不

但是保证工作质量的需要，也是满足公司长远发展和员工快

速成长的需要。事实证明，没有一套科学完整、切合实际的

制度体系，管理工作和员工的行为就不能做到制度化、规范

化、程序化，就会出现无序和混乱，就不会产生井然有序、

纪律严明的团队。所以，要从我们的小团队做起，要运用各

种形式，加大学习力度，抓执行力，抓落实兑现。

(四)用有效的沟通激活团队建设，建立良好的工作氛

围

沟通是维护团队建设整体性的一项十分重要的工作，也

可以说是一门艺术。如果说纪律是维护团队完整的硬性手段

的话，那么沟通则是维护团队完整的软性措施，它是团队的

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无形纽带和润滑剂。沟通可以使团队建设中上情下达、下情

上达，促进彼此间的了解；可以消除员工内心的紧张和隔阂，

使大家精神舒畅，从而形成良好的工作氛围。因此，作为各

单位负责人必须要保持团队内部上下、左右各种沟通渠道的

畅通，以利于提高团队内部的士气，为各项工作的开展创造

“人和”的环境。

(五)用好考核激励机制，不断激发员工进步

绩效考核是一种激励和检验。它不仅检验每个团队成员

的工作成果，也是向团队成员宣示公司的价值取向，倡导什

么,反对什么,所以它同样关系到团队的生存和发展。

著名的管理大师彼得·德鲁克说过：“现代企业不仅是

老板和下属的企业，而应该是一个团队。”我们应该采取切

实有效的措施，抓好团队建设，凝聚团队的力量，推动公司

不断向前发展。

第四节人员管理及人员培训

一、人员人事管理

(一)人员人事管理内容

1.入职前的教育和动员，让员工认同工作的形式。

2.了解员工的工作经历、文化教育等背景并要求其主动

学习和融入单位的文化。

3.引导员工理解和认识存在的差异，保持良好心态。

4.建立完善的管理制度，员工必须严格遵照执行。制订

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针对员工切实可行的管理制度，根据需要在相应的周期内进

行修订，保持制度的合法性和实用性。如《员工手册》《员

工入职须知》等。

5.公司成立工会组织，定期开展活动，吸收、培养新成

员，在强化员工认同感与归属感的同时，加强员工的组织纪

律观念。

6.在员工中组织成立工会小组或指定现场负责人，及时

收集员工的信息，了解员工的思想动态，做好沟通、协调与

反馈工作，充分发挥工会小组长或指定现场负责人在公司、

客户、员工之间的桥梁作用。

(二)人员管理要点

1.帮助员工个人发展

(1)公司可根据现有情况对岗位设置进行“分类管理、

科学设岗、明确职责和素质”,通过岗位设置开辟员工发展

空间。如将现有操作岗细分为核心工种和一般工种，每类工

种划分不同的技能等级(初级、中级、高级),对不同的技

能等级明确职责和素质要求(如学历、职业技能鉴定等级、

本岗工作年限等)。

(2)积极引导员工有目标的努力学习，争取竞聘到核

心工种，自愿主动参加培训，不断提高技能等级，长期稳定

为公司服务。为了帮助员工个人成长，建议企业要有条件的

(如核心工种岗位的熟练员工)允许员工参加职业技能鉴定

培训和考核，鼓励其考取更高的职业资质。对于长期为公司

服务，表现优秀的实干型人才和有特别才干者，能够获得晋

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职晋级机会，甚至待条件成熟时能有机会转为正式员工。

(3)通过上述管理工作的创新，使员工个人发展方向

与企业的总体目标融为一体，让更多的人想做事，让想做事

的人能做更多的事，主动实现从“要我干”到“我要干”的

思想转变。彻底改变员工自觉发展无望，对自身发展前途无

信心的担忧。帮助员工成长就是帮助企业自身成长，使员工

能够安下身来、沉下心来，与企业融合为一个有机的整体。

留住骨干，实现双赢。

2.创新管理激励机制

(1)“严格考核、落实报酬”。通过划分岗位等级、

合理设计工资区间。将现有单纯以工时计算薪酬的办法改变

为基本薪酬(工时工资)和奖励薪酬(考核工资)结合的办

法。同时要定期监督员工的薪酬福利待遇发放情况，保障分

配过程的公平性。以消除员工心理失衡，工作懈怠的现象。

(2)建立员工绩效考评制度，明确绩效指标。对工作

业绩突出、工作成果显著、无安全质量事故的员工，可在单

个项目结束或半年、年终等给予额外的物质奖励。同时要树

立先进典型(如评选优秀服务工、服务明星等),给予精神

表彰，对有特殊贡献的员工要不吝笔墨、不惜代价的宣传和

表彰，使员工都有实现自身价值的自豪感、贡献企业的成就

感、得到承认的荣誉感。做到以能力留人、感情留人，既留

人，更留心，不断激发员工的工作热情，从而更加努力工作。

(3)随着国家加大国企的改革力度，特别是相关法律

的实施，就要求对员工的管理也要因时而变，逐步建立起一

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套切合实际的员工管理文化，达到企业和员工双赢的目的。

只有坚持“以人为本”的员工关系管理理念，从观念上逐步

淡化员工的思想界限，从制度上逐步打破员工的身份界限，

从文化上逐步融合员工的心理界限，创新管理机制，最大限

度地挖掘员工的潜能，才能实现企业与员工的和谐共融、凝

心聚力，促进企业的长远健康发展。

3.加强劳动合同管理

(1)依法完善劳动合同各项内容：企业应结合实际，

建立合法合理的规章制度，健全劳动合同管理、考勤管理、

保险福利、劳动定额、岗位标准与考核、奖惩等规章制度，

不仅保障员工享有劳动权利、履行劳动义务，同时也保障企

业依法行使管理权。

(2)加强员工对签订劳动合同重要性的认识：企业在

同员工签订合同之前，可以组织签订合同的员工对所签的劳

动合同进行统一学习，让他们真正的了解自己所签合同的各

项内容，明白自己相关的权利与义务，以及同企业之间具体

的劳动关系，使他们在签订合同前就能认识到劳动合同的重

要性。

(3)建立各项台账：严格用工管理企业应建立劳动管

理台账，劳动合同签订、变更、终止、解除台账；员工培训

记录台账：员工考勤统计台账；员工医疗期管理台账；员工

年休假台账等，提高劳动合同管理水平，杜绝用工管理不到

位和用工管理制度不严等弊病，化解用工风险。

(4)开展劳动用工自查自纠：企业在用工时要依法进

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行自我约束、自我监督，开展自查自纠可以及时纠正错误用

工行为，减少企业损失。从用工基本状况、劳动合同订立、

工作时间和工资支付、规章制度的制定和完善等方面检查。

在自查中发现的问题要及时整改，以免造成更大的损失。

(5)通过工会组织帮助合同条例的实施。

(6)企业可以将员工纳入工会组织，通过工会的各项

权利帮助广大员工维护自身的利益，使他们在工会中感受到

集体的温暖和组织的关怀，这样也更加有利于企业在开展工

作时得到他们的支持和配合，有助于劳动合同的有效实施。

(三)薪酬管理

1.薪酬核定依据：本制度制定的依据是根据内、外部劳

动力市场状况、地区及行业差异、员工岗位价值及员工职业

发展生涯等因素。

2.薪酬结构：基本工资+绩效工资+地差补贴。

(1)基本工资：基本工资是保障员工基本生活的固定

收入，按员工实际出勤情况计发。

(2)绩效工资：绩效工资是根据员工的工作业绩、能

力、态度确定的工资报酬。绩效考核由我司定期按月度进行

考核，详见《考核制度》。

(3)地差补贴：地差补贴可根据具体地域进行发放。

3.工资标准：为充分体现员工在公司的工作经验和劳动

贡献积累，坚持最大限度发挥薪酬制度激励约束作用的原

则，坚持工资增长与公司经营发展和效益提高相适应的原

则。员工工资标准采取考评周期逐步递增的原则，考评期内

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月度考核平均分超过X分(含),即予以调整到下一考评期

薪酬标准；考评期内月度考核平均分低于X分，不予调整薪

酬标准；具体标准如下：

考评周期基本工资(元/月)绩效工资(元/月)地差补贴

试用期

(入职X个

根据地区

月)

发放

入职X-XX个

月

4.试用期、假期工资：

(1)试用期工资：

1)新员工入职，统一实行XX个月的试用期。

2)试用期间被证明不符合岗位要求而终止劳动关系的

或试用期间员工自己离职的，不得绩效工资。

3)试用期员工须经采购单位、项目组共同考核合格，

采购单位确认后，方可转正。

4)试用期的员工，在工作中表现优秀、业绩突出、能

够出色履行岗位职责，经所在部门考核、推荐，经项目负责

人同意，采购单位确认后，可申请提前转正。

(2)病假期间工资：

1)员工门诊就医或住院治疗，经医疗机构建议(须持

医院建议休养证明)、经XX项目主管批准后并安排替岗人

员后方可休养，休养期间基本工资按照50%扣除，绩效工资、

工龄工资全额扣除，全月病假按照XX市最低工资标准的80%

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发放生活费。

2)病假扣款额=(基本工资)÷22×50%×病假天数+

(绩效工资+工龄工资)÷22×病假天数员工当月病假累计

11天(含)以上的，当月不得绩效工资。

(3)事假、旷工及各类休假人员工资：

1)事假期间，基本工资、绩效工资、工龄工资按事假

天数扣除。事假的扣款额=(基本工资+绩效工资+工龄工

资)÷22×事假天数员工当月事假累计5天(含)以上的，

当月不得绩效工资；全月事假不支付工资。

2)旷工员工基本工资、工龄工资按照天数扣除，当月

不得绩效工资旷工扣款额=(基本工资+工龄工资)÷22×

旷工天数+绩效工资全额。

3)休年假、法定假、婚假、丧假的员工，基本工资、

工龄工资正常计发，绩效工资按休假天数扣除。休假扣款额

=绩效工资÷22×休假天数。

4)女职工产假期间，公司停发所有工资项目，由社保

机构按规定计发生育津贴。个人承担的保险及住房公积金由

企业暂时代缴，此部分费用由公司财务部核定后，由生育女

职工以现金形式上交公司财务部门。

5)女员工流产，由社保机构按规定计发生育津贴，基

本工资、绩效工资、工龄工资按实际休假天数扣款。扣款额

=(基本工资+绩效工资+工龄工资)÷22×休假天数。

(4)病假、事假及各类休假人员，月累计出勤不足12

天(含)的，不得绩效工资。

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(5)请假天数按照日历天数计算，薪酬计发均按照工

作日天数计算。

5.薪酬调整