人力资源管理信息系统建设思考(全文)

人力资源管理信息系统建设思考(全文)一、港口集团建立人力资源管理信息系统的必要性

港口集团具有产业分布广、组织机构复杂、用工数量多的特点。同时，管理中还存在着发展迅速、机构调整快、人员变化大等现实因素，以事务处理、手工操作为主的传统人力资源管理模式难以高效地为集团战略实施提供支持。在港口集团范围内建立以岗位、薪酬、绩效为核心的人力资源管理信息系统，有助于核心人员得以从大量的事务处理工作中摆脱出来，有利于规范人力资源管理工作流程，提升人力资源管理水平共享，加强集团对下属单位的管控,实现信息共享、整合和信息处理自动化。

二、人力资源管理信息系统建设中的主要问题

近年来，很多港口集团都开展了人力资源管理信息系统建设工作，但不少集团在系统建设中投入了大量的人力和物力，却没有获得预期的管理效果，主要是在系统建设中存在以下问题：1.系统目标定位不清晰。系统实施前没有进行充分的调研和论证，过程中实施策略和技术原则变化大，功能设计追求尽善尽美，过于关注细节而忽略对项目进度的整体把控，导致实施周期过长、开发成果达不到使用需求。2.系统设计思路偏差。把系统管理简单理解为线下业务的线上化，系统设计未将人力资源信息化管理和集团发展战略相结合，未对业务操作和业务流程进行梳理和规范，而对软件标准功能进行大幅改造，致使系统功能设计过于复杂，增加系统使用难度，影响系统运行效率。3.系统数据管理错位。系统数据管理重输入、轻输出，花了大量的时间去整理系统输入数据，却没有对数据输出做好规划，信息资源无法实现共享，系统没有真正为人力资源统计、分析以及决策发挥作用。4.配套管理制度缺失。在系统上线后未及时制定相应的管理、考核制度，系统运行质量失控，效率低下，管理效果无法保证。

三、实际人力资源管理信息系统建设中的难点和挑战

1.如何统一对信息系统建设必要性和重要性的认识。港口集团内下属单位因自身实际情况不同，对系统建设工作的必要性和重要性认识不统一。一些单位因人员规模小、业务简单，通过一般应用软件工具已基本满足其日常人力资源管理的需要。这造成有的单位认为，系统建设工作是为集团“打工”，对本单位管理没有帮助，反而增加工作量，导致其对系统建设工作不积极，系统数据维护出现不及时、不完整，数据质量差的情况，从而影响集团系统总体运行质量。2.如何把握集团管控要求与基层个性化需求的平衡。港口集团建立人力资源管理信息系统，对集团层面人力资源管理要求更为宏观，设计理念主要以为集团战略发展服务，以加强集团人力资源管控为主，但下属基层单位因所在业态不同、领导的管理风格、要求不同，对系统功能需求存在较大差异。系统如何既能满足集团管控要求，又能兼顾基层单位的个性化管理需求，在系统设计中要掌握好平衡点。3.如何确保从业人员专业素质和操作能力的匹配。系统建设不仅对集团人力资源管理水平提出要求，同时也对人力资源从业人员的综合能力提出了更高的要求，从业人员不仅要具备人力资源管理专业知识，同时要有较强的学习能力和系统思维能力，能将业务实际与系统操作相结合，充分利用好先进的系统管理工具。

四、对未来港口集团人力资源管理信息系统开发的几点建议

港口集团应根据自身的实际情况和人力资源业务需求的轻重缓急，采取有计划、有步骤、循序渐进、分步实施的方式,推进系统建设工作。在系统建设方面有以下几点建议：1.统一思想和认识，形成系统化工作机制。人力资源管理信息系统建设工作应自上而下推动，一般由集团人力资源管理部门会同集团信息化管理部门共同成立系统实施项目工作组，负责做好相关宣导、培训工作，从管理层到基层应对系统建设的重要性有统一的认识，配备对集团人力资源管理业务熟悉且对系统技术有一定认识的人员全程参与系统实施，确保系统建设高效推动。2.选择适合的人力资源软件和实施商。首先，系统软件选型十分重要，对于人数动辄上万的港口集团，软件架构必须满足多业态、多维度的管理需求，项目实施前期，要对市场上各种人力资源管理软件进行详细比较，深入了解软件功能，有条件可以去已经上线系统的集团进行走访，多听取其他集团的实施经验和使用体验，这有助于企业在软件选型中做出正确选择。其次，要使标准化的软件产品符合集团企业管理实际，可选择合适的实施商对其进行改造、开发和实施落地。选择实施商时，不仅要关注实施商的品牌、资质及开发资产，更要关注其配备顾问的项目实施经验和个人综合能力。优质的实施商和顾问可以通过业务梳理、实施经验转移帮助集团人力资源管理信息系统更快落地。3.因地制宜实施系统模块开发设计。系统立项后要对功能需求进行调查研究，成立集团内部顾问小组，充分听取集团内不同业态对系统功能的需求，求同存异，抓大放小，平衡好集团管理需求和基层单位使用需求的关系。根据集团在人力资源管理上的难点、痛点确定功能模块上线策略，例如有集团人员招聘工作急需通过系统来进行流程和操作规范的，就可以选择优先上线招聘模块。功能模块上线的先后没有统一的标准，应根据每个集团的业务管理需求，合理安排。4.明确开发工作计划和里程碑节点。系统建设工作不能一蹴而就，但也不能没有目标节点，不注重项目进度的掌控会将项目拖入“持久战”。根据集团的实际情况，合理制定系统建设工作目标和里程碑节点，项目推进工作应对照工作计划，要有“小目标”，每完成一个“小目标”，要及时向相关的领导汇报和进行用户反馈，提高系统使用积极性，并在试运行的基础上，广泛听取领导和用户使用建议，适时优化系统功能。5.重视系统使用体验。做好人力资源管理信息系统与其他应用系统功能对接，实现数据共享、报表线上报送、员工及经理自助服务等功能，优化系统使用界面，提高系统操作友好性。合理安排线上与线下业务并行时间，让领导和经办人员及时获得系统带来的工作便利，这将有利于系统的长久和可持续发展。6.合理制定系统上线策略。系统上线试运行阶段，应挑选集团内各业态中有代表性且管理基础比较好的单位优先试点上线。在试运行的过程中，要对运行中出现的问题及时记录和汇总。问题的产生一般有两种情况：一种是因功能开发存在程序错误导致的问题，这需要记录并反馈实施团队，及时修改及复测。第二种是因用户操作错误导致的问题，对一些容易产生的操作错误或理解错误，要充实到操作手册中，操作手册的编写要注重将业务场景与系统操作的结合，帮助业务人员更快理解系统运行机制。7.建立系统运行管理制度。要在集团层面建立系统管理制度,对系统数据维护要求、用户及数据使用权限、系统运行管理权责等进行明确，并将系统运行质量纳入对各基层单位的考核。定期对系统运行质量进行检查，从系统数据质量、信息安全、系统报表报送及时性等维度进行考核，对系统运行优秀的单位予以奖励，对系统数据质量差、更新不及时的单位采取相应的惩罚措施