会议现场控制管理制度

会议现场控制管理制度第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议目的和责任，制定本《会议现场控制管理制度》。本制度适用于会议现场控制管理的各个环节，包括会议的组织、召开、记录、跟踪及会议室的管理等。

一、会议目的

1.沟通交流：为员工提供信息交流的平台，促进各部门之间的沟通与协作。

2.决策指导：针对公司重要事项进行讨论，形成决策，指导公司运营与发展。

3.问题解决：针对存在的问题，集思广益，寻求解决方案，提高工作效率。

4.传达落实：传达公司政策、制度，确保各级员工了解并贯彻执行。

二、会议原则

1.精简高效：严格控制会议数量、规模和时长，确保会议内容精简、高效。

2.明确主题：每次会议应明确主题，确保会议内容紧密围绕主题展开。

3.讲求实效：会议决策和措施应具有可操作性和实效性，避免空谈和形式主义。

4.严肃纪律：会议期间，与会人员应严格遵守会议纪律，按时参会，积极参与讨论。

三、责任划分

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织、通知、主持会议等工作。

2.与会人员：积极参与会议讨论，按时提交会议材料，遵守会议纪律。

3.会议记录人：负责会议纪要的记录、整理和分发。

4.会议室管理员：负责会议室的预订、布置、设备检查和会后整理等工作。

四、制度适用范围

本制度适用于公司各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题会等。

五、制度执行与监督

1.各级部门应严格按照本制度规定，组织开展会议相关工作。

2.公司设立会议管理制度监督小组，负责对会议管理制度的执行情况进行监督、检查和评价。

3.对违反会议管理制度的行为，应严肃处理，确保制度的严肃性和权威性。

本《会议现场控制管理制度》自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和调整。各部门应认真贯彻执行，共同提高公司会议管理水平。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据公司运营与发展需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题、参会人员、预期目标等。

3.通知与会人员：会议组织者应至少提前3个工作日向与会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

4.准备会议材料：会议组织者应提前收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，并在会前至少1个工作日发送给与会人员。

二、会议召开

1.会前签到：会议开始前，与会人员应在会议签到表上签到，以确认参会情况。

2.会议主持人介绍：会议主持人应简要介绍会议主题、议程和预期目标，明确会议纪律。

3.讨论与发言：会议主持人按照议程引导与会人员进行讨论，鼓励大家积极发言，确保会议内容紧密围绕主题。

4.会议记录：会议记录人应详细记录会议讨论内容、决策和措施，确保会议纪要准确、完整。

5.会议总结：会议主持人应在会议尾声对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任划分。

三、会议决策与执行

1.形成会议纪要：会议结束后，会议记录人应在24小时内整理会议纪要，并发送给会议组织者和与会人员。

2.会议决策执行：与会人员应根据会议纪要中的决策和措施，按照责任划分，认真执行并反馈执行情况。

3.跟踪与监督：会议组织者应跟踪监督会议决策的执行情况，对存在的问题及时协调解决。

四、会议反馈与改进

1.会议组织者应在每次会议结束后，收集与会人员对会议流程、内容和效果的评价和建议。

2.根据会议反馈，会议组织者应不断优化会议流程、提高会议质量，确保会议达到预期效果。

本章节详细阐述了会议筹备、召开、决策与执行、反馈与改进等环节，旨在为公司各类会议提供一个清晰、高效的流程指导。各部门应参照本流程，组织开展会议相关工作，共同提高公司会议管理水平。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与分发

1.会议纪要整理：会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整，包含会议主题、讨论要点、决策和措施、责任划分等信息。

2.会议纪要审核：会议纪要整理完成后，应提交给会议组织者进行审核，确保纪要内容符合会议实际情况。

3.会议纪要分发：审核通过的会议纪要，应在1个工作日内发送给所有与会人员及相关部门，以便于跟踪落实。

二、会议决策的执行与监督

1.决策执行：与会人员应按照会议纪要中的责任划分，认真执行会议决策，确保各项工作按时完成。

2.进度反馈：执行过程中，责任人应定期向上级领导和会议组织者汇报工作进度，确保决策执行的透明度和及时性。

3.监督检查：会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行监督检查，发现问题及时协调解决，确保会议决策得到有效落实。

三、会议纪要的跟踪与评估

1.跟踪管理：会议组织者应建立会议纪要跟踪管理机制，对会议决策的执行情况进行持续跟踪，确保各项工作有序推进。

2.评估与总结：在会议决策执行完毕后，会议组织者应组织相关人员对执行情况进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

3.持续改进：根据会议纪要跟踪落实的情况，会议组织者应不断优化会议流程、提高会议质量，确保会议决策的落实效果。

四、会议纪要的归档与查阅

1.归档管理：会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，便于日后查阅。

2.查阅权限：会议纪要的查阅权限应根据公司保密制度进行设置，确保信息安全。

3.便捷查阅：会议组织者应采取措施，提高会议纪要的查阅便捷性，如建立电子档案库、设置关键词索引等。

本章旨在明确会议纪要的跟踪落实流程，确保会议决策得到有效执行，提高公司会议管理水平。各部门应严格按照本章规定，加强会议纪要的跟踪落实工作，共同推动公司发展。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：各部门需使用会议室时，应提前通过公司指定的预订系统进行预订，填写相关信息，包括会议主题、时间、参会人数等。

2.时间冲突处理：若发生时间冲突，会议室管理员应根据会议的重要性、紧急性等因素进行协调，确保会议室资源合理分配。

3.临时使用：如需临时使用会议室，应尽量提前通知会议室管理员，以便做好会议室的安排与准备。

二、会议室布置与设备检查

1.布置要求：会议室管理员应根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，包括座位安排、投影设备调试等。

2.设备检查：会议开始前，会议室管理员应检查会议室内各项设备是否正常运行，如音响、投影仪、空调等，确保会议顺利进行。

三、会议室使用规范

1.使用时间：会议开始前，各部门应确保按时入场，会议结束后，及时清理会议室，避免影响下一场会议的使用。

2.会议纪律：会议期间，与会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不随意离开会议室，确保会议效果。

3.设备使用：使用会议室设备时，应遵循设备操作规范，避免造成设备损坏。

四、会议室维护与清洁

1.定期检查：会议室管理员应定期检查会议室设备、设施，发现问题及时报修，确保会议室的正常使用。

2.清洁卫生：会议结束后，会议室管理员应安排清洁人员对会议室进行清洁，保持会议室整洁卫生。

五、会议室安全管理

1.保密要求：会议室内涉及公司机密内容的讨论，应确保会议室的保密性，禁止无关人员进入。

2.火源管理：会议室内禁止吸烟，严禁使用明火，确保消防安全。

3.突发事件处理：会议期间，如遇突发事件，会议室管理员应立即启动应急预案，确保与会人员安全。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为公司各类会议提供良好的会议环境。各部门应严格遵守本章规定，共同维护会议室的正常使用和秩序。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司管理部门所有。

二、本制度的修改和补充，由公司管理部门负责，根据公司发