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文档简介

人事档案管理制度第一章总则第一条为规范企业内部的人事档案管理工作，提高人力资源管理效率，保护员工合法权益，订立本制度。第二条本制度适用于企业内全部员工的人事档案管理工作，包含员工档案的建立、保管、查询、调阅、销毁等各项工作。第三条人事档案管理应遵从法律法规，并与公司其他管理制度相协调。第四条人事档案管理应确保信息准确、保密安全、操作规范、便于查询。第二章人事档案的建立与保管第五条人事档案的建立应包含以下内容：1.员工个人资料：姓名、性别、降生日期、身份证号码、住址等基本信息；2.员工入职料子：录用通知书、身份证复印件、学历证书、资格证书等入职料子；3.员工培训记录：培训课程、培训证书、培训评价等培训记录；4.员工绩效考核记录：绩效考核结果、嘉奖、惩罚等相关记录；5.员工离职料子：离职通知书、离职手续办理情况等离职料子。第六条人事档案的保管应符合以下要求：1.电子档案要定期进行备份，确保数据安全；2.纸质档案要保证防潮、防火、防虫，并进行分类、编号、密封存储；3.档案室应设有专人进行管理，定期进行巡检和清理，确保档案的完整性和可查询性；4.档案保管期限应遵从相关法律法规的规定，超出保管期限的档案应进行销毁。第三章人事档案的查询与调阅第七条员工有权随时查询本身的人事档案，但应提前书面申请，并经上级主管审批。第八条员工查询他人人事档案应符合以下要求：1.查询需符合工作需要或法律法规的要求；2.查询申请需经过上级主管审批，并保证查询信息的保密。第九条人事部门有权依据工作需要进行人事档案的调阅，但应确保所调阅信息的保密。第十条人事档案调阅应符合以下要求：1.调阅需提前向员工或其上级主管通知，并经相关人员同意；2.调阅记录应认真记录调阅目的、调阅人、时间等信息，确保调阅过程可追溯。第四章人事档案的销毁与归档第十一条人事档案超出保管期限时，应进行销毁。销毁前应进行审批，确保档案合规。第十二条人事档案销毁应符合以下要求：1.严禁私自销毁档案，需有专人负责销毁，并进行记录；2.销毁记录应包含销毁日期、销毁人、销毁原因等信息，确保销毁过程可追溯。第十三条人事档案归档应符合以下要求：1.归档应定期进行，依照档案类别进行分类整理，确保档案的易查阅和管理；2.归档记录应认真记录档案归档时间、归档人、归档位置等信息，确保归档过程可追溯。第五章附则本制度的解释权归企业管理负责人全部，如有需要进行修改或增补，须经相关部门审核同意。本制度自颁布之日起执行。该制度认真规定了人事档案管理的各个环节，包含建立与保管、查询与调阅、销毁与归档等内容

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