审计会议召集管理制度

审计会议召集管理制度第一章总则

审计会议召集管理制度

第一条目的

为保证审计会议的效率与效果，规范会议召集程序，明确会议目的，确保会议质量，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部审计部门召开的各类审计会议，包括但不限于定期审计会议、临时审计会议、专项审计会议等。

第三条会议宗旨

审计会议旨在加强审计工作的沟通与协作，提高审计质量，防范审计风险，促进公司稳健经营。

第四条会议原则

1.审计会议应坚持公开、公正、公平的原则，充分发扬民主，确保参会人员充分表达意见和建议。

2.会议召集人应确保会议内容的必要性、合理性，避免召开无实质内容的会议。

3.会议应注重实效，提高决策效率，缩短决策周期。

第五条召集主体

1.审计会议的召集主体为审计部门。

2.审计部门负责人或其授权的其他人员负责会议的召集、组织、主持等工作。

第六条参会人员

1.审计会议的参会人员包括但不限于审计部门全体人员、被审计部门相关人员、公司领导等。

2.会议召集人应根据会议内容，合理确定参会人员范围。

第七条会议形式

审计会议可采用现场会议、视频会议、电话会议等形式。会议形式应根据会议内容、参会人员等情况灵活选择。

第八条会议通知

1.会议召集人应在会议召开前，提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应包括会议主题、议程、参会人员、会议形式等要素。

3.会议通知发送后，参会人员应及时回复，确认参会或请假。

第九条会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。

2.会议期间，参会人员应保持会场秩序，关闭手机或调至静音状态。

3.会议内容应严格保密，未经许可，不得泄露会议信息。

4.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，认真履行职责。

第十条本制度的解释权归公司审计部门所有。

第十一条本制度自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据审计工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议召集人应根据会议主题，制定详细的会议议程，明确会议讨论的重点、难点问题。

3.选定会议时间：会议时间应充分考虑参会人员的安排，避免与重要工作冲突。

4.确定会议形式：根据会议内容、参会人员等因素，选择合适的会议形式，确保会议效果。

5.通知参会人员：提前向参会人员发送会议通知，确保参会人员了解会议相关信息。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应进行签到，确认参会。

2.会议主持人介绍会议主题、议程：会议主持人应简要介绍会议主题、议程，明确会议目标。

3.各部门汇报：按照议程，各部门负责人或代表进行工作汇报，阐述审计工作中存在的问题、需求及建议。

4.讨论与决策：针对汇报内容，参会人员进行充分讨论，形成决策意见。

5.领导讲话：公司领导对审计工作提出要求、指导和建议。

6.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确下一步工作计划和要求。

三、会议纪要

1.会议纪要的编写：会议结束后，由专人负责编写会议纪要，记录会议主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要的审核：会议纪要编写完成后，由会议主持人进行审核，确保纪要内容准确无误。

3.会议纪要的发送：审核通过的会议纪要，应及时发送给参会人员，以便大家了解会议成果和执行要求。

四、会议跟踪与落实

1.任务分解：根据会议决策，将任务分解至相关部门和人员，明确责任和完成时限。

2.跟踪督促：会议召集人应定期跟踪督促任务进展，确保会议决策得到有效落实。

3.反馈与汇报：各部门应及时反馈任务执行情况，会议召集人汇总后向公司领导汇报。

4.评估与改进：对会议决策的执行情况进行评估，发现问题，持续改进。

五、会议资料的归档

1.会议纪要、签到表等相关资料应整理归档，便于日后查阅。

2.归档资料应按照公司档案管理规定进行保存，确保资料的安全、完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要经审核无误后，由会议召集人负责发布。

2.会议纪要发布后，应通过邮件、公司内部通讯系统等方式，通知所有参会人员及相关部门。

3.通知中应明确要求各相关部门和人员关注会议纪要内容，并根据纪要要求采取相应行动。

二、任务分配与责任明确

1.会议纪要中应明确各项任务的责任部门和个人，确保每一项决策都有明确的执行主体。

2.任务分配应考虑人员的专业能力和工作实际，确保任务的合理性和可执行性。

3.各责任部门和人员接收到任务后，应及时确认并着手准备执行。

三、执行进度监控

1.会议召集人应建立跟踪机制，对会议纪要中确定的各项任务的执行进度进行监控。

2.定期召开跟进会议，了解任务执行情况，解决执行过程中出现的问题。

3.对执行进度缓慢或遇到困难的任务，应及时分析原因，制定应对措施。

四、执行结果反馈

1.各责任部门和人员应在规定时间内完成任务的执行，并将执行结果反馈给会议召集人。

2.反馈内容应包括任务完成情况、遇到的问题及解决方案、对后续工作的建议等。

3.会议召集人收到反馈后，应及时整理汇总，为后续决策提供依据。

五、执行情况的评估与改进

1.会议召集人应根据任务执行结果，进行评估和总结，识别工作中的亮点和不足。

2.对执行不力的环节，应分析原因，制定改进措施，并在后续工作中予以落实。

3.评估和改进的过程应形成书面记录，作为审计工作和会议管理制度持续改进的依据。

六、会议纪要的归档与应用

1.会议纪要及其跟踪落实的相关资料应按照规定进行归档，确保资料的可追溯性。

2.归档的会议纪要应作为审计工作和公司决策的重要参考，供相关人员查阅。

3.定期对会议纪要的执行情况进行回顾，为提高会议效率和效果提供数据支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前向会议室管理部门提交申请。

2.预订时应明确会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便管理部门合理安排会议室资源。

3.会议室管理部门应建立预订台账，及时更新预订信息，避免冲突。

二、会议室配置

1.会议室应根据会议类型和规模，配备相应的硬件设施，如投影仪、音响、白板等。

2.确保会议室内的设施设备完好，定期进行检查和维护，以保障会议的顺利进行。

3.会议室布置应简洁、大方，符合公司形象。

三、会议室使用

1.使用会议室时，应严格按照预订时间进行，避免提前占用或延迟退场。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾等行为。

3.使用完毕后，应关闭会议室内的设施设备，确保门窗关闭，避免安全事故。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应定期进行安全检查，确保消防设施、应急通道等安全设施齐全有效。

2.会议室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。

3.会议内容涉及公司机密时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议信息。

五、会议室维护与清洁

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁和保养，确保会议室环境卫生。

2.对于损坏的设施设备，应及时报修，避免影响会议的正常进行。

3.鼓励各部门在使用会议室时，爱护公共设施，共同维护良好的会议环境。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，会议室管理部门有权进行制止并予以通报批评。

2.对于严重违反规定，造成设施损坏或安全隐患的，应按照公司规定追究相关责任。

3.会议室管理部门应不断完善管理规定，提高会