2024光伏电站档案管理标准

光伏电站档案管理标准

1

目次

范围 3

规范性引用文件 3

术语和定义 3

项目文件管理 4

电站档案管理 5

电站档案分类 5

检查与考核 7

PAGE

6

光伏电站档案管理标准

范围

本标准规定了光伏发电生产运营过程中项目文件的编制、收集、整理、归档，电站档案管理、档案分类、检查与考核等内容。

规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T28–2018 建设项目档案管理规范

DB41/T1362–2017 安全评价档案管理规范

CJJT117–2017 建设电子文件与电子档案管理规范

GBT18894–2016 电子文件归档与电子档案管理规范

DLT1363–2014 电网建设项目文件归档与档案整理规范

GB/T9705–2008 文书档案案卷格式

GB/T11822–2008 科学技术档案案卷构成的一般要求

2016年修正版中华人民共和国档案法

术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

项目档案

经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.2

电子文件

以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上

传输的文件。

3.3

文件归档

光伏发电项目在电力生产、科研开发、项目建设和设备仪器安装工作完成后，项目进入生产

运营过程中将具有保存价值的文件经过系统整理交文档部门保存的过程。

3.4

分类

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。

3.5

整理

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

3.6

档号

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

3.7

档案移交

光伏电站将整理完毕的档案，经电站负责人审核后，按程序移交给公司档案管理部门归档保

存的过程。

项目文件管理

文件编制

编制的项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，需要签字、签章、审批的，手续应完备。

填写案卷封面及卷脊时应使用符合耐久性要求的字迹材料，字迹工整。

项目文件的载体及书写、制成和装订材料应符合科学技术档案案卷构成的要求和规定。

文件收集

项目文件收集应完整、系统，其内容应真实、准确，与电站运维实际相符。

收集的所有项目文件应为原件或具有凭证作用的文件。

已破损的文件应修裱，字迹模糊或易褪变的文件应复制和补救。

项目生产运营过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全。

项目文件在办理完毕后应及时收集，并实现预立卷制度。

文件整理

现场运维部门形成的文件由电站专责档案管理员进行整理，整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。

项目文件应按照形成阶段、专业、内容等特征进行分类整理。

项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于保管和利用。

文件归档

凡是能准确反映光伏电站各项业务的文件、图纸、说明书、声像、报表等纸质版和电子文件都必须及时归档，确保完整无缺。

所有文件档案应按不同类别进行归档和保管，同时需确保档案的符合性与连续性。

现场运维部门应对生产技术管理和生产运行各类现场运维档案按月装订成册、就地归档，按年移交给公司档案管理部门。

现场运维部门档案应按照法律法规及公司档案管理部门规定的编号规则、编号方法进行档案编号、立卷和归档。

光伏项目在建设、生产、科研开发、运行维护等工作中形成的不同形式文字、图表、声像等具有保持价值的项目文件和电子文件均纳入归档范围。

电站档案管理

公司托管运维电站自人员进场之日起，现场运维部门应根据相关法律法规或公司规定做好电站项目档案资料的收集、分类、整理、立卷、移交、验收、归档等工作。

公司应实行档案集中统一管理，公司档案管理部门应监督、指导、协助现场运维部门完成档案管理具体工作。

现场运维部门应指定专责档案管理人员进行光伏电站各项档案管理工作，确保档案的完整性。

档案管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档、移交等工作。

所有档案保管期限为永久保管。

现场运维部门需定期每月检查、统计档案，如有破损、字迹褪变、霉变生虫等情况，应及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。

现场运维部门需每月定期对档案室（档案柜）进行检查，保持档案室（档案柜）整洁、整齐，发现问题及时解决。

档案资料应建立档案检索目录以便于查阅，档案检索目录由序号、档案编号、档案类别、档案名称、档案形成部门、档案移交时间、文件名称、文件号/合同编号、文件份数、扫描件/原件、备注组成。

对于生产运行信息化系统业务数据需要每月定期备份存储和单独存盘管理，备份介质中的数据须定期按季度进行检查，以确保备份资料的完好性，发现问题须及时采取补救措施。

借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内借阅。不得在档案上涂改、撕毁，借阅档案应及时归还。

财务档案一律不得外借；内部调阅应经电站负责人同意；查阅财务档案时不得将档案带出电站；如需摘抄、复印，应经电站负责人同意后方可办理。

电站档案分类

档案来源

接收、保管建设单位及相关单位移交的档案。

光伏电站运营过程中有关生产技术管理、生产运行等各类文件档案。

档案分类

基础资料

竣工图。

设备、装置技术资料及说明书。

设备、装置合格证。

保护定值单。

运行管理资料

运行日志。

交接班记录。

巡视检查记录。

调度指令记录。

操作票。

工作票记录，包括电气第一种工作票记录、第二种工作票记录和动火票。

设备技改、异动技术交底。

发电量分析报告、设备运行状态分析报告。

运行参数记录：监盘记录，功率、电压、电流。

保护投切记录：保护命令记录。

定期工作记录：站用变、排风扇、室外照明、蓄电池等定期工作、测量和切换记录。

各类报表。

工作联络单、事项申请。

公司已发布的规章、制度、规范。

工作人员调动、辞职批准文件及工作交接记录。

政府及主管部门发布的文件、通知。

重要事项报告单。

设备管理资料

设备缺陷/故障处理记录卡。

设备故障保修单。

设备抢修申报单。

设备检修工单。

设备缺陷/故障处理验收单。

设备检修试验工作记录。

事故报告。

设备调试、试验报告。

工器具管理资料

安全工器具台账：年检、校验。

消防设施台账。

检修设备类工器具台账：仪器、仪表、重要工器具等。

客户管理资料

业主印章使用登记簿。

电费银行汇票登记簿。

电量结算单。

电费结算台账。

电量交易申报确认单。

安全管理资料

事故应急预案。

安全大检查通知与执行记录。

反事故演习、应急演练方案及实施记录。

安全考试。

安全活动记录。

外来人员出入登记表。

安全教育培训记录。

培训管理资料

培训获取证书。

培训记录。

技术问答。

事故预想。

检查与