信息化背景下工程档案信息化管理现状、问题及优化策略研究

摘要：本文从工程档案信息化管理现状出发，查摆存在档案资源建设不足、规范化程度不高、利用体系不健全、安全体系漏洞较多等问题。对标数字中国建设要求，工程档案信息化建设需要从加强档案信息资源建设、发挥新技术支撑作用、加强数据分析与利用、防范化解安全风险等方面努力。关键词：工程档案；信息化；优化策略信息化转型升级是新发展阶段工程部门全面融入数字中国战略、加快建设现代化企业建设的具体行动，是撬动企业经营领域改革战略的重要抓手，也是现代企业竞争力的重大标志性成果[1]。因此，必须深入分析工程档案信息化建设管理的现状，分析其存在的原因，深挖问题根源，对症施策，以信息化转型推动企业发展。1信息化背景下工程档案信息化管理现状在新技术环境下，工程档案信息化呈现新的特点，为转型升级指明了方向。1.1从双套制向单套制转变电子档案单套制改革正在推行，有的工程施工单位基于工作效率的考量正逐步施行电子档案单套制，即以电子档案为唯一归档方式，将确有必要的纸质原件以电子档案附件形式归档的管理模式[2]。部分地方政府依托《电子档案单套管理一般要求》，制定相关的标准已逐步推行。如福建省制定《工程建设项目电子文件归档一体化管理技术要求》提出项目电子文件处理、归档、管理的技术要求以及归档格式、数据包结构和元数据规范，为工程建设项目电子文件单套归档与管理提供可复制推广的技术方案。1.2从静态向动态转变档案信息资源逐步从“幕后”走向“前台”。以档案信息为核心，利用云计算和大数据的力量实现创新应用，推动工程部门更好地运用数据，构建以数据为导向的全新档案数据生态范畴，更好地释放档案潜在价值。工程档案作为新型生产要素，成为推动建设项目高质量发展的新引擎。依托大数据技术，能够实现对数据实时获取与分析，工程建设可以凭借数据分析灵活调整措施。大数据技术应用使工程建设的准确性增加，基于对实时数据的获取与处理，在问题产生时快速响应，减少损失的发生。传统工程建设由于档案信息获取存在滞后性等方面的问题，导致缺乏前瞻性的预测，新技术的应用则实现了从传统经验治理向着数据精准治理的转变[3]。1.3从单一向共享转变数据管理正从单一数据中心管理转为跨域的共享与协同管理，档案功能进一步拓展。档案利用的“玻璃墙”被打破，共享制度的建立重塑信息管理流程，存在于各部门、各系统之间的“信息孤岛”、数据烟囱、重复建设等问题得以解决。有的工程企业采用通过物理集中和逻辑集中的方式，搭建共享交换平台，将档案数据与企业管理数据融合，在不改变档案数据归属权的前提下，提供和使用过程要可追溯，解决纠纷，明确责任，解决数据提供部门的后顾之忧。1.4从分散向协同转变长期以来，工程档案主要服务于企业内部，档案社会属性未能充分发挥。随着计算机、互联网、大数据等技术手段的快速发展，全社会档案使用意识的提高，工程部门必须向社会全方面提供档案信息，满足公众的实时档案使用需求。工程档案信息化建设打破限制，扩大档案共享的范围，基于互联网构建安全、可靠、高效的档案共享环境，满足全社会对工程档案信息的使用需求[4]。工程部门与综合档案部门合作开展城市记忆工程，将工程建设的进度等向公众展示，既提升工程建设的认知度，也起到良好宣传效果。2信息化背景下工程档案信息化管理存在的问题2.1档案资源建设不足工程档案的多样性、复杂性特点造成信息资源收集的困难，主要表现在：一是收集范围狭窄。对文书、会计、勘测、施工、监理等重视程度高，对影像、自媒体等新介质档案重视力度不够，未能及时调整数据归档范围，“三合一”制度体系未能有效建立起来。二是归档不系统。工程档案具有成套性特点，参建单位往往比较重视工程建设的进度、质量、资金等问题，不重视日常档案数据的收集归档，待到工程要竣工验收时，突击进行归档整理，造成大量数据的不齐全、不系统，使工程档案的成套性、准确性、真实性得不到保障，影响了日后查考和利用。2.2档案规范化程度不高《建筑项目档案管理规范》对电子档案和数字化做出了明确规定，但在实践中仍然存在着标准化规范化缺失的问题，主要表现在：一是电子档案管理系统功能不齐全。系统权限控制和安全备份功能缺失，有的权限开放度过高，无法实现档案利用分类和安全分级管理。检索功能较为单一，档案查询系统性不强，模糊查询能力落后，档案利用效率较低。工程电子文件归档保存的文件格式不符合电子档案长期保存的格式要求，有些文件没有元数据，导致数据无法使用。二是档案数字化标准较低。档案扫描、图像处理与存储、目录建库未能按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）进行加工，数据分辨率过低、目录不齐全，整体数字化质量不高。2.3档案利用体系不健全工程档案利用机制缺失、开发利用不足，资源价值未能充分释放。一是数据分析能力不足。未能根據工程档案的复杂性和多样性开展数据分析，实现数据能力的提升。比如对监理档案数据的分析，可系统总结质量管理的好经验好做法等。二是个性化利用不足。多数工程建设单位是直接购买应用软件，未能结合工程特点开展区块链、服务技术应用，档案管理数据化优势未能完全体现。三是开发利用不到位。人工智能等技术使档案展示方式更加多样化、鲜活化，档案应用场景更加多元，工程档案开发程度较低，大多处于被动利用阶段，查询方式尚未拓展到线上，便捷利用最大效能无法显现。2.4档案安全体系漏洞较多技术风险是工程档案面临的新问题，新技术环境下档案应用技术日新月异，病毒入侵、非法侵害等风险日益突出。工程档案本身具有敏感性、独有性、价值性的特点，极易受到外界的不法侵害，对于一些国家重点项目一旦泄露关键数据，将对国家、工程建设企业和项目造成无法挽回的损失。当前，工程档案管理防控安全风险的能力较弱，缺少必要的安全防护网络和技术支撑。同时，有的企业过渡依赖信息技术，自主控制能力不足，为安全建设埋下隐患。3信息化背景下工程档案信息化管理的对策3.1加强档案信息资源建设3.1.1構建多元收集格局。工程档案管理机构作为牵头部门，要转变治理思维，建立多元协同的档案管理格局。工程建设档案部门要发挥引领优势，通过技术融合搭建数据管理平台，打破信息壁垒，建立跨区域、部门、阶段的档案治理模式。3.1.2延长档案收集链。要完善“三合一”制度建设，对档案门类齐不齐、归档范围全不全、保管期限划分准不准开展回头看，围绕工程建设大局，紧跟施工建设进度，将重点类型档案、文件材料及时纳入档案分类方案和文件材料归档范围，做好工程项目文件归档与工程建设同步进行。要拓展档案收集范围，采集和归档网页、新媒体等资源，实现文本、图片、音频、视频原版原貌归档和长久保存利用。比如以时间轴方式重现不同历史时间点上采集下来的网站网页等信息，所有资源可存储到网页电子文件管理系统中，并依据电子文件管理系统通用功能建设要求，将电子文件自动分类到档案数据库，实现网页数据的归档。3.1.3加强归档时效性建设。要提前介入，在工程开工时事前加强培训控制，提升归档意识；事中要靠前服务与指导，重点针对文书档案、项目档案、归档文件规范化整理、建设档案分类方案制定、专门档案行业标准、档案数字化质量、档案保管利用要求等方面进行指导服务；档案管理机构在验收环节要积极精简材料、压缩时间，深化流程再造，创新优简管理模式，提升归档效能。3.2发挥新技术支撑作用面对质量异构、数据庞大的档案信息资源，需要引入以大数据、云计算、物联网、人工智能、区块链等为代表的新一代信息技术，实现工程档案的全生命周期管理。3.2.1更“新”技术应用。积极推动新技术与工程管理的融合应用，打造功能强大且丰富的基础设施平台，实现为档案“收、管、存、用”提供技术支撑。3.2.2释放“快”的优势。新技术在提升档案传输效率、提升服务效能上具有独特作用，特别是在数据实时采集、数实融合方面对数字化转型具有重要作用。要持续拓展应用场景，释放在图像处理、知识图谱、语义分析、文本挖掘上的潜能。3.2.3持续加强资金支持。信息技术领域的投入高于一般传统技术，但是新技术能够有效支撑档案治理需求，解决档案治理过程中面临的困境与挑战，具有高投入、高产出的优势。工程建设部门要算大账、长远账，深刻认识新技术应用的发展趋势，在基础设施投入上予以倾斜。3.2.4加强数字档案室建设。数据中心是提升档案信息化质量和效能的重要抓手。要制定详细的电子文件归档和档案数字化工作方案，明确工作目标、内容、步骤和要求，建立完善的培训、监督检查验收一体的外包管理机制，严格落实技术要求和各项规章制度，规范电子文件归档和档案数字化提档、加工、验收、还档等全过程监督管理。工程管理人员与信息技术人员也要参与数字化成果的抽样验收，确保档案数字化的准确性、完整性和可用性。3.3加强数据分析与利用3.3.1强化数据挖掘。要实现对非结构化工程档案的内在价值挖掘和利用，利用大数据及人工智能技术将“死材料”变成“活资源”，释放工程档案中蕴藏的巨大价值。数据资源中施工档案的实时归档监管，可建立以数据中心为基石、以人工智能为引擎，将数据监管贯穿管理各个工作环节，确保归档工作的规范性、严谨性，提高管理质量与效率。3.3.2加强个性化服务。工程档案利用群体多样，要积极收集分析不同人员的喜好，提供更为优质的数据服务。比如利用档案查询系统，识别查询者的知识背景、资源偏好，对用户进行精准画像分析，将更多有价值的档案信息提供给查询者。3.3.3强化信息研判。基于人工智能、大数据、射频识别、智能感知等前沿技术，在数字档案室基础上分级设置查询使用权限，通过精准检索与综合分析快捷了解工程档案管理现状，有效整合、分析勘察、监理、施工等零散信息资源，为全面、辩证地评价工程建设提供实证。四是拓宽服务场景。探索“数字+档案”模式，撬动传统“窗口服务”向“线上档案”管理全面转变，提供移动端查档服务，实现“网上申请、远程办理”的在线档案利用，打通档案信息服务“最后一公里”。3.3.4强化编研开发。要认真分析本地区规划、设计、建设、管理以及社会公众对档案信息的需求状况，确定工程档案信息资源的建设内容，利用信息化建设的成果，发挥专题数据库、大数据的作用，通过知识手册、新媒体视频等形式，展示工程档案的独特魅力。3.4防范化解安全风险传统的安全防御手段已经无法满足对抗日益复杂的数据安全威胁、无法处理海量的数据和应对智能化攻击，智能化的防御体系构建成为应对新型挑战，实现数据可管可控的必要举措。3.4.1深化密码技术应用。密码已成为维护数据安全最有效、最可靠的关键核心技术。要创造良好的应用环境，加强多方合作，推进密码产品与档案基础软硬件集成适配，防止身份冒充和未经授权访问。优化访问控制策略，规范用户适用权限。3.4.2深化加密技术应用。区块链技术具有去中心化、共识机制、不可篡改、可以追溯、规则透明等特点，可以实现数据要素的个体可识别、用途可追溯和价值可衡量，在数据安全领域得到广泛应用。工程档案要找好二者结合点，自由选择、灵活接入需求，推动档案数据跨链共享、安全监管。3.4.3强化制度建设。将“安全第一、预防为主”的理念贯穿信息化建设始终，强化信息化安全制度建设，落实安全责任，制定安全应急预案，常态化开展信息安全风险排查，及时消除安全漏洞。3.4.4着力提升安全意识。要加强信息安全教育，运用线上线下相结合方式，从档案数据安全管理、网络安全防范、突发事件应对等方面进行档案信息安全业务指导培训，系统学习档案数据管理、系统等级保护等问题的解决措施，增强工作人员网络