运输企业会议管理制度

运输企业会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保运输企业会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，提高决策品质，依据相关法律法规及公司章程，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于运输企业召开的各类董事会、总经理办公会、专题协调会、部门例会等所有正式会议。

第三条会议原则：

-会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则；

-鼓励采用信息技术手段，实行无纸化办公，减少纸质文件的使用；

-提倡对会议内容进行充分准备，明确议题，确保会议有议有决。

第四条分类管理：会议根据性质和内容分为定期会议和临时会议。定期会议应提前规划，临时会议根据实际需要召开。

第五条会议权限：

-董事会负责公司重大决策的讨论与决定；

-总经理办公会负责公司日常运营中的重大问题的讨论与决定；

-部门会议负责本部门工作计划的制定与执行；

-专题协调会议负责特定项目或问题的讨论与协调。

第六条参会人员：

-与会议议题相关的人员必须参加会议；

-非相关人员确需列席的，需经会议主持人同意；

-参会人员应准时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

第七条保密规定：会议内容和讨论情况属于公司商业秘密，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

第八条制度修订：本制度的修改和补充由公司董事会负责，并根据公司发展需要及时更新公布。

第二章会议流程

一、会议筹备

-会议组织者应根据会议目的和议题，明确会议类型、时间、地点、参会人员及议程，至少提前五个工作日发出会议通知，特殊紧急会议需至少提前一个工作日通知；

-会议通知应包括会议主题、时间、地点、预计时长、议程、预读材料、参会人员等信息；

-会务组应确保会议室设备、资料、记录工具等准备齐全。

二、会议签到

-参会人员应在会议开始前进行签到，确认参会人员到场情况；

-会务组应记录迟到、早退及缺席情况，并通报给相关人员。

三、会议议程

-会议主持人应严格按照议程逐项进行，确保会议有序进行；

-每项议题讨论前，应由议题负责人进行简短介绍；

-讨论过程中，主持人应引导参会人员围绕议题发言，避免跑题。

四、会议讨论与决策

-参会人员应就议题充分发表意见，做到有理有据；

-会议主持人应根据讨论情况，引导形成决策；

-重大决策需进行表决，表决方式可采用口头表决、举手表决或投票表决；

-表决结果由会议记录人进行记录，并在会议纪要中体现。

五、会议记录

-会议记录人应详细记录会议议程、讨论内容、决策结果及待办事项；

-会议记录应在会议结束后尽快整理，并于24小时内将会议纪要发送给主持人审核；

-主持人审核无误后，会议纪要应在两个工作日内发送给所有参会人员。

六、会议总结与反馈

-会议结束后，主持人应对会议进行简要总结，明确会议成果和待办事项；

-参会人员对会议组织和议题执行过程中存在的问题，可向会议组织者提出反馈和建议。

七、会议资料的归档

-会务组应将会议通知、会议纪要、表决记录等相关资料进行归档；

-归档资料应按照公司规定进行保存，以备查询。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、纪要的发布与确认

-会议纪要经主持人审核通过后，由会务组发送给所有参会人员及相关部门；

-收到会议纪要的人员应在规定时间内确认阅读，并对纪要内容有异议的应及时提出；

-确认无异议的会议纪要作为会议决策的正式记录，相关责任人应按照纪要内容执行。

二、任务分配与执行

-会议纪要中明确的任务和决策，应由会议组织者或主持人指定具体责任人；

-责任人应根据会议纪要的要求制定详细的执行计划，并明确完成的时间节点；

-执行过程中，责任人应定期向会议组织者或主持人报告进展情况。

三、进度监控与协调

-会议组织者或指定专人负责对会议决策执行情况进行监控；

-对于执行过程中出现的问题和困难，应及时协调相关部门和人员进行解决；

-重大问题的解决应提交至下一次会议讨论，确保决策的连续性和有效性。

四、反馈与评估

-责任人完成指定任务后，应将执行结果和反馈信息报告给会议组织者；

-会议组织者应定期组织对会议决策执行情况的评估，总结经验，发现问题，提出改进措施；

-评估结果应及时反馈给公司管理层，为公司决策提供参考。

五、责任追究与奖惩

-对于未按要求执行会议决策或执行不力的责任人，应视情况给予相应的处罚；

-对于积极执行并取得良好成效的责任人，应给予适当的奖励；

-责任追究和奖惩机制应透明、公正，以激励和保障会议决策的有效执行。

六、档案管理与查阅

-会议纪要及相关执行情况的资料应作为公司重要档案进行管理；

-需要查阅会议纪要的，应按照公司档案管理的规定办理相关手续；

-确保会议纪要和执行情况的档案安全，防止泄露公司商业秘密。

第四章会议室管理规定

一、预订与安排

-会议室使用需提前预订，预订者需向会务组提供会议时间、参会人数、所需设备等信息；

-会务组根据预订信息统筹安排会议室，确保会议资源合理分配；

-遇有紧急会议需求，会务组应优先保障公司重要会议的使用。

二、设施设备管理

-会务组负责定期检查会议室设施设备，确保设备正常运行；

-会议室内应配备必要的办公设备，如投影仪、白板、音响等；

-使用者应爱护会议室设施设备，如遇故障或损坏，应及时报告会务组。

三、环境卫生

-会务组应确保会议室环境卫生，定期进行清洁和消毒；

-会议室使用期间，参会人员应保持室内整洁，不乱丢垃圾；

-会议结束后，使用者应配合将会议室恢复原状，确保下次会议的正常使用。

四、会议服务

-会务组应提供专业的会议服务，包括会前准备、会中支持及会后整理；

-会务组可根据会议需求提供茶水、文具等会议用品；

-会议期间，会务组应确保会议室内的安静和秩序，避免干扰会议进行。

五、安全与保密

-会议室使用期间，应确保门窗关闭，防止无关人员进入；

-会议室内禁止使用手机等通讯工具，确需使用的，应到会议室外的指定区域；

-参会人员应遵守会议保密规定，不得泄露会议内容。

六、违规处理

-对于违反会议室管理规定的行为，会务组有权制止并报告相关部门；

-违规者将根据公司规定接受相应的处罚；

-会务组应定期对会议室管理规定进行宣传和培训，提高参会人员的遵守意识。

七、改进与反馈

-会务组应定期收集会议室使用过程中的意见与建议，不断改进服务和管理；

-参会人员对会议室管理和服务有意见的，可向会务组提出反馈，共同提升会议体验