公司会议室5s管理制度

公司会议室5s管理制度第一章总则

为确保公司会议室管理规范，提高会议效率，营造良好的会议环境，特制定本会议室5S管理制度。本制度旨在通过整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）五大原则，对会议室进行全方位管理。

一、适用范围

本制度适用于公司内部所有会议室及与会议相关的配套设施。

二、定义

1.会议：指在公司内部举行的各类讨论、研究、决策、协调、培训等活动。

2.会议室：供召开会议使用的专门场所。

3.5S：整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织和实施，确保会议的顺利进行。

2.会议室管理员：负责会议室的日常管理和维护，确保会议室设施完好、环境整洁。

3.参会人员：遵守会议室管理制度，共同维护会议秩序和环境卫生。

四、制度目标

1.提高会议效率，缩短无效会议时间。

2.营造整洁、舒适的会议环境，提升公司形象。

3.培养员工良好的会议素养，促进团队协作。

五、制度执行

1.全体员工应认真贯彻执行本制度，共同维护会议室管理秩序。

2.各级管理人员应加强对会议室管理工作的指导和监督，确保制度落实到位。

3.对违反本制度的行为，将依据公司相关规定给予相应处理。

六、制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订后的制度经公司批准后予以公布，自公布之日起生效。

本制度的解释权归公司所有。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，以下详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的，确保会议内容紧密围绕主题展开。

2.确定参会人员：根据会议主题，邀请相关人员参会，避免不相关人员参会，以提高会议效率。

3.确定会议时间：合理安排会议时间，避免影响正常工作，同时确保参会人员能够按时参加。

4.通知与提醒：提前向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点等信息，并在会议开始前进行提醒。

二、会议组织

1.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会场，确保座位舒适、视线良好。

2.会议材料准备：提前准备会议相关材料，包括会议议程、发言稿、参考资料等，并于会前分发给参会人员。

3.设备检查：检查会议室设备（如投影仪、音响、话筒等）是否正常，确保会议过程中无技术问题影响会议进程。

三、会议进行

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人发言：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和期望成果。

3.各部门汇报：各部门负责人按照会议议程，依次汇报相关工作，并提出问题和建议。

4.讨论与决策：针对会议主题和各部门汇报内容，展开讨论，形成决策。

5.会议记录：指定专人负责会议记录，详细记录会议内容、决策和行动计划。

四、会议总结

1.总结发言：会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确决策和行动计划。

2.分工与责任：明确各责任人，将决策和行动计划落实到位。

3.会议纪要：整理会议记录，形成会议纪要，并于会后在规定时间内发给参会人员。

五、会议反馈

1.参会人员就会议组织、内容和效果等方面提出意见和建议。

2.会议组织者针对反馈意见进行改进，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，是会议决策和行动计划的重要依据。为确保会议成果的落实，以下对会议纪要的跟踪落实进行详细阐述。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，由指定的会议记录人负责整理会议纪要，确保纪要内容完整、准确。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项、行动计划及责任分配等关键信息。

3.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，并在48小时内发送给所有参会人员征求意见。

4.经参会人员确认无误后，会议纪要最终版应在72小时内正式发布。

二、决策事项的执行与跟踪

1.各责任人对会议纪要中明确的决策事项和行动计划进行认领，并按照既定时间表推进实施。

2.会议组织者或指定专人定期对决策事项的执行情况进行跟踪，确保各项工作按计划推进。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，应及时反馈给相关人员，协调资源予以解决。

三、进度报告与评估

1.各责任人需定期向会议组织者报告决策事项的执行进度，包括已完成事项、进行中事项及预计完成时间等。

2.会议组织者对进度报告进行分析，评估会议决策的落实情况，并根据实际情况调整后续行动计划。

3.对于未按计划推进的事项，应查明原因，制定整改措施，并督促责任人落实到位。

四、会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要最终版应作为公司重要文件进行存档，以便于后续查阅和追溯。

2.建立会议纪要查阅制度，确保相关人员能够方便、快捷地查阅到所需会议纪要。

3.对会议纪要的存档和查阅情况进行定期检查，确保资料的安全与完整。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用和良好维护，制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订时应明确会议主题、参会人数、使用时间等。

2.预订者需通过公司规定的预订系统或联系会议室管理员进行预订，遵循先到先得的原则。

3.若预订时间发生冲突，会议室管理员将协调安排或提出替代方案。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，不得吸烟、进食或进行与会议无关的活动。

2.会议开始前，使用人员应确保会议室设备（如投影仪、音响、白板等）的正常运作，并在会议结束后恢复原状。

3.会议室内物品应妥善使用，不得随意搬动或损坏，如有损坏，应照价赔偿。

三、会议室设备管理

1.定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备处于良好状态。

2.非专业人员不得随意拆卸或调整会议室设备，如需技术支持，应联系专业人员处理。

3.会议室内应配备必要的会议用品，如白板笔、纸笔、垃圾桶等，并定期补充。

四、会议室清洁与维护

1.会议室使用后，使用人员应负责清理垃圾，保持会议室整洁。

2.定期对会议室进行深度清洁，包括地毯、座椅、窗台等，确保会议室卫生。

3.会议室管理员应定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保会议室的正常使用。

五、会议室安全

1.会议室内应配置适当数量的消防设施，并定期检查，确保其正常工作。

2.会议室使用人员应熟悉安全逃生路线和应急措施。

3.会议室内不得存放易燃、易爆物品，确保会议安全。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的行为，会议室管理员有权制止并记录。

2.根据违规情节严重程度，违规者将接受相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、限制使用会议室等。

3.会议室管理员应定期汇总违规情况，并向管理层报告，以便持续改进会议室管理。

第五章附则

为确保本会议室5S管理制度的实施效果，以下为附则内容：

一、本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本制度的解释权归公司所有，如有未