项目会议室管理制度

项目会议室管理制度项目会议室管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范项目会议的组织、召开及管理，确保会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行效率。

第二条本制度适用于项目内部各类会议，包括但不限于项目启动会、进度汇报会、问题协调会、项目总结会等。

第三条会议管理制度遵循以下原则：

（一）务实高效：会议应注重实际效果，减少形式主义，确保会议内容充实、有针对性。

（二）提前筹备：会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议议题收集、议程安排、参会人员通知等。

（三）民主集中：会议充分发扬民主，尊重不同意见，最终形成统一决策。

（四）责任明确：会议决策事项应明确责任人、完成时限和验收标准，确保决策落实。

（五）保密原则：会议涉及公司内部信息、商业秘密等，参会人员应严格遵守保密规定。

第四条会议管理制度主要包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等三个方面。

第五条项目负责人对本项目的会议管理制度负总责，会议组织者、参会人员等相关方应严格遵守本制度，共同维护会议秩序。

第六条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据项目需要，确定会议主题和目标，制定会议议程。

2.会议组织者提前收集会议议题，确保议题具有针对性和实用性。

3.会议组织者根据议题和议程，邀请相关参会人员，并确保参会人员具备决策权或提供必要的信息支持。

4.会议组织者应在会议召开前至少3天通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等信息。

二、会议召开

1.会议主持人应严格按照议程进行，确保会议内容充实、有序。

2.会议开始前，会议主持人应对参会人员进行签到，确保会议出席情况。

3.会议主持人引导参会人员围绕议题展开讨论，鼓励发表意见，确保议题充分讨论。

4.会议期间，会议记录人应详细记录会议内容，包括讨论要点、决策结果等。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，组织形成决策。

2.决策事项应明确责任人、完成时限和验收标准。

3.会议主持人对决策结果进行总结，确保参会人员对决策事项有清晰的认识。

四、会议结束

1.会议结束后，会议组织者应在24小时内向参会人员发送会议纪要，包括会议内容、决策结果等。

2.会议组织者对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，为后续会议提供改进方向。

五、会议延期与取消

1.如因特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员，并说明原因。

2.延期后的会议，会议组织者应重新安排时间、地点，并通知参会人员。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，减少干扰。

3.参会人员应遵守会议纪律，不随意离场，不发表与会议无关的言论。

4.会议涉及保密内容，参会人员应严格遵守保密规定。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的编制，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要应准确、详实，确保记录内容真实反映会议情况。

3.会议纪要经会议组织者审核后，由会议组织者或指定人员在48小时内向参会人员发送，确保相关人员了解会议决策和执行要求。

二、会议纪要的审批与反馈

1.参会人员应在收到会议纪要后的2个工作日内进行审批，确认纪要内容无误，并提出修改意见或建议。

2.会议组织者收到反馈后，对会议纪要进行修改，并在必要时重新发布。

3.会议纪要的审批通过标志着会议决策的正式确定，各责任单位和人员应依据会议纪要执行。

三、会议决策的执行与跟踪

1.会议决策明确的责任人应在规定时限内完成决策事项的执行。

2.会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策落实到位。

3.如执行过程中遇到问题，责任人应及时向会议组织者反馈，寻求协调和支持。

四、会议决策的验收与评价

1.会议决策完成后，由会议组织者或指定人员组织进行验收。

2.验收结果应记录在案，作为评价决策执行情况和改进会议管理的依据。

3.对未按期完成或执行不力的决策事项，会议组织者应查明原因，制定整改措施，并追究相关人员责任。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要作为项目过程文件，应由专人负责归档管理。

2.会议纪要的归档应按照项目档案管理要求进行，确保便于查阅和追溯。

3.会议纪要的保管期限按照公司规定执行，期满后按相关规定进行销毁或存档。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定人员进行预订。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等详细信息，以便行政部门合理安排会议室。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，如遇到冲突，由行政部门协调解决。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设施齐全、功能正常。

3.如需特殊设备或服务，会议组织者应提前告知行政部门，以便做好相应准备。

三、会议室使用

1.会议组织者应按照预订时间使用会议室，如有特殊情况需提前或延长使用时间，应提前通知行政部门协商解决。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守使用规定，保持环境整洁。

3.会议结束后，会议组织者应组织参会人员共同清理会议室，确保会议室恢复原状。

四、会议室维护与保洁

1.行政部门负责会议室的日常维护与保洁工作，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.会议室使用过程中如发生设施损坏，应立即报修，行政部门应及时处理。

3.定期对会议室进行深度清洁，确保会议室空气质量。

五、会议室安全管理

1.会议室应配置消防器材，确保消防安全。

2.会议期间，会议组织者应关注参会人员安全，如有紧急情况，及时采取措施并报告相关部门。

3.严格遵守公司保密规定，会议涉及保密内容时，应采取必要的安全措施，防止信息泄露。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据公司规定执行，如有特殊需求，由会议组织者与行政部门协商确定。

2.会议组织者应按照实际使用情况，合理控制会议室使用成本，提高资源利用率。

第五章附则