规范会议记录管理制度

规范会议记录管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，加强会议纪要的管理，规范会议流程，提高决策执行力，特制定本管理制度。

一、目的与原则

本管理制度旨在建立一套科学、规范、高效的会议管理体系，确保会议的有序进行，会议决议的有效落实，提升团队协作与执行力。在制定与执行本制度时，应遵循以下原则：

1.明确性：会议目的、议程、参会人员及职责应明确。

2.高效性：会议应严格控制时间，确保高效讨论与决策。

3.公平性：会议纪要应客观、真实、全面地反映会议内容，确保公平性。

4.落实性：会议决议应明确责任人、完成时间及验收标准，确保决议的落实。

二、适用范围

本管理制度适用于公司内各类会议，包括但不限于：

1.公司级会议：如董事会、总经理办公会等。

2.部门级会议：如部门例会、专题协调会等。

3.项目级会议：如项目启动会、项目总结会等。

三、会议类型

根据会议目的和内容，会议可分为以下几种类型：

1.决策性会议：对重大事项进行讨论、决策。

2.协调性会议：解决跨部门、跨项目的协作问题。

3.通报性会议：传达公司政策、业务动态等。

4.培训性会议：提升员工业务技能或综合素质。

四、参会人员

参会人员分为以下几类：

1.主持人：负责会议的组织、主持、调度。

2.记录人：负责会议纪要的记录、整理、发布。

3.报告人：负责会议议题的汇报、讲解。

4.参会人员：参与会议讨论、决策。

五、会议纪律

参会人员应遵守以下纪律：

1.准时参加会议，如有特殊情况需提前请假。

2.会议期间保持手机静音，不随意离场。

3.尊重他人意见，不发表与会议主题无关的言论。

4.会议内容保密，未经许可不得泄露。

六、本管理制度的解释权与修改权归公司董事会所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司业务需求，明确会议主题，确保会议具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确每个议题的时间安排。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，并明确各自职责。

4.发送会议通知：提前发送会议通知，包括会议时间、地点、议程及参会人员等信息。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：主持人简述会议主题、议程及注意事项。

3.议题汇报与讨论：报告人针对每个议题进行汇报，参会人员展开讨论。

4.决策与表决：针对议题进行表决或决策，形成会议决议。

三、会议记录

1.记录人负责记录会议主要讨论内容、观点、决策等。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论过程、决策等。

3.记录人应在会议结束后及时整理会议纪要，并发送给主持人审核。

四、会议总结

1.主持人对会议进行总结，强调会议决议和下一步工作安排。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见。

五、会议决议落实

1.会议纪要中明确的决议，应明确责任人和完成时间。

2.责任人按照会议决议制定实施方案，并按时提交进展情况。

3.相关部门对会议决议的落实情况进行跟踪、监督和评估。

六、会议反馈

1.参会人员对会议效果、决议落实等方面进行反馈。

2.主持人根据反馈情况，调整会议议程和召开方式，不断提高会议质量。

七、会议资料的归档

1.会议纪要、决议、实施方案等资料应进行归档，便于查询和追溯。

2.归档资料应按照公司规定进行保存，确保信息安全。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要经主持人审核通过后，由记录人及时发布给所有参会人员。

2.发布会议纪要时，应明确要求各责任人对相关决议进行关注并落实。

二、责任人与完成时限

1.会议纪要中应明确每项决议的责任人和完成时限，确保各责任人清晰了解自己的任务和期望成果。

2.责任人应在会议纪要发布后，主动认领任务并制定详细的执行计划。

三、落实过程的监督与协调

1.各部门负责人应监督本部门内责任人的工作进展，确保决议按计划实施。

2.如遇到跨部门的协作问题，应及时召开协调会议，解决落实过程中的障碍。

四、进度更新与汇报

1.责任人需定期更新工作进度，并将进展情况报告给主持人。

2.主持人应定期收集进度报告，对整体落实情况进行监控。

五、会议纪要落实的验收

1.决策完成时，责任人应提交相应的成果物和验收报告。

2.主持人或指定验收人对成果进行验收，确保决议的执行质量符合预期。

六、反馈与改进

1.对于未按期完成的决议，责任人需说明原因，并提出改进措施。

2.根据会议纪要落实情况的反馈，及时调整会议管理制度，优化决策执行流程。

七、考核与问责

1.将会议纪要的落实情况纳入个人和部门的绩效考核，激励责任人积极履行职责。

2.对因主观原因导致决议未落实的责任人，根据公司规定进行相应的问责。

八、持续跟踪与改进

1.对会议纪要的落实情况进行持续跟踪，确保决议效果得以巩固和提升。

2.定期回顾会议纪要的落实情况，总结经验教训，不断优化会议管理制度。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门或项目组根据会议需求提前预订。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以便于会务人员进行合理安排。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食。

2.使用会议室时，应爱护室内设施，如发现问题，及时报修。

3.会议室内不得私自更换布局或搬动设备，确需调整时，应联系会务人员协助。

三、会议室设备管理

1.会务人员负责会议室设备的日常维护和管理。

2.使用会议室前，责任人应检查设备是否正常，确保会议顺利进行。

3.会议结束后，责任人应确保设备关闭，切断电源，避免资源浪费。

四、会议服务

1.会务人员应提前准备好会议所需的资料、设备等。

2.会议期间，会务人员应保持现场秩序，为参会人员提供必要的支持和服务。

五、会议室安全与保密

1.会议室应设置门禁，非授权人员不得随意进入。

2.会议室内讨论的内容应严格保密，不得泄露给无关人员。

3.会议结束后，责任人应确保携带重要文件和资料离开，防止遗失。

六、会议室资源调配

1.会务人员应合理调配会议室资源，提高使用效率。

2.在确保公司内部会议需求的前提下，可适当对外开放会议室资源，提高利用率。

七、会议室维护与升级

1.定期对会议室进行维护保养，确保设备正常运行。

2.根据会议需求和技术发展，适时对会议室设施进行升级改造，提升会议体验。

八、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，将视情节给予相应处罚。

2.对于故意损坏会议室设施的行为，将追究相关责任人的责任。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管