文件归档管理规定

第第页文件归档管理规定总则第一条为规范XXXXXX公司（以下简称公司）文件材料的归档工作，完整、系统的保存公司档案，特制定此规定。第二条归档的公司文件材料是指公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值和目前正在执行的各种规章制度、流程等正式文件。

第三条公司应建立文件材料归档制度，明确公司文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。

第四条公司文件材料归档工作应纳入公司各项工作计划，纳入公司领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。

公司和各中心、职能部门需设置专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求交总经理办进行归档。

第五条公司总经理办档案室负责本公司及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。

第六条公司应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。

第二章归档范围

第七条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料及各中心制度、流程应列入归档范围。

第八条归档文件材料的来源：

（一）本公司内部形成的重要文件材料，包括但不限于各种决定、流程规定、制度、标准表格、会议纪要等；

（二）本公司所属单位和派出机构应报本公司的文件材料；

（三）本公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；

（四）本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料；

（五）本公司执行、办理的外来文件材料。（六）与本公司相关的各种媒体的报道。（七）本公司重大的营销策划相关活动材料。

第九条归档的文件材料主要包括纸质、电子文档、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

第三章归档时间

第十条管理性文件材料一般应在办理完毕后的一个月内归档。

第十一条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。第十二条项目性的文件应在项目完成后一个月内完成归档。

第十三条公司内部形成的制度流程规定等应在审批结束后一周内归档，并在一周内更新OA系统上的文件。

第十四条电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

第十五条磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第十六条下列文件材料应随时归档：

（一）变更、修改、补充的文件材料；

（二）公司产权变动过程中形成的文件材料；

（三）其他临时活动中形成的文件材料。

第四章归档要求

第十七条整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准，规范要求。

第十八条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。第十九条反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。第二十条归档文件材料一般一式一份。重要的，利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。第二十一条归档的纸质文件材料应为原件。因故无原件的可归具有认证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

第二十二条所有需要归档的文件及审批文档，必须形成只读的电子文档，与纸质文件一同归档。

第二十三条电子文档存储时分别存储两个地方，保证文档的安全性。

第二十四条有合同、协议规定的，按其要求执行。

第二十五条公司和各中心、职能部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或基础上负责人签字核准后向总经理办移交。重要项目的文件材料移交时间应编写归档说明。

总经理办接收时应全面检查归档文件材料质量。

第二十六条交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。第二十七条公司和各中心、职能部门的专（兼）职档案人员必须将内部管理规定放在OA上以供查阅，且要及时更新。第五章归档监督第二十八条本规定由总经理办公室档案室专人负责监督检查；第二十九条档案室监督人员每月月初检查上一月的文件归档情况，以及OA上的文件更新是否与纸质文档更新同步。第六章借阅第三十条各中心内部的管理规定和流程，可以通过OA系统查阅。第三十一条需要借阅电子文档人员，需要向总经理办档案室办理借阅手续，档案室人授权后可以阅读电子文档。档案室人员在其使用完毕后要收回权限。第三十二条需要借阅纸质文档人员，需要向总经理办档案室办理借阅手续，并按照规定时间交回文件。第七章罚则第三十三条公司和各中心、职能部门的专（兼）职档案人员没有按照本规定要求的内容和时间将文件上交归档，扣除该档案人员XX元/份。同时扣除该主管领导XX元/份。第三十四条公司和