小公司会议室管理制度

小公司会议室管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保公司会议的顺利进行，提高会议效率，加强会议管理，规范会议室使用，制定本管理制度。本制度遵循高效、务实、规范、节约的原则，旨在为公司提供一个有序、高效的会议环境。

二、适用范围

本管理制度适用于公司各部门组织召开的各类会议，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目会议等。

三、会议类别

1.公司级会议：由公司领导层组织，涉及公司重大决策、战略规划等方面的会议。

2.部门级会议：由各部门负责人组织，涉及部门工作安排、问题讨论等方面的会议。

3.项目会议：由项目负责人组织，针对特定项目进行的讨论、协调和决策会议。

四、会议组织与管理

1.会议组织者负责会议的筹备、召开、主持和总结工作。

2.会议参与者应积极参与会议讨论，遵守会议纪律，保守会议秘密。

3.会议组织者应提前发布会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

4.会议组织者应根据会议性质和议题，合理安排参会人员，确保会议高效进行。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人请假。

2.会议期间，参会人员应严格遵守会议时间，按时到场，不得迟到、早退。

3.会议期间，参会人员应尊重他人发言，不得随意打断他人讲话，禁止私下交谈。

4.会议期间，参会人员应保持会场整洁，禁止吸烟、乱丢杂物等不文明行为。

六、本管理制度的解释权归公司行政管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和调整。各部门应严格遵守本制度，共同维护良好的会议秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司发展需要或部门工作安排，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确每个议题的讨论时间，合理安排会议流程。

3.确定参会人员：根据会议性质和议题，邀请相关人员参会，并提前通知会议时间、地点等信息。

4.预约会议室：根据参会人数、会议时间等需求，向行政管理部门预约合适的会议室。

5.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，提前将会议材料发送给参会人员，确保会议讨论的深入和高效。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.各议题负责人按照议程顺序，对议题进行讲解和讨论。

4.会议主持人引导参会人员积极参与讨论，确保会议讨论的广泛和深入。

三、会议决策与记录

1.会议主持人对讨论的议题进行总结，引导参会人员形成决策。

2.会议记录人负责记录会议讨论过程、决策结果以及待办事项。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，以备后续跟踪落实。

四、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议主持人对本次会议的成果、不足之处进行总结。

2.会议组织者应将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和精神。

3.参会人员对会议纪要内容进行确认，如有异议，应及时提出并予以解决。

五、会议通知与归档

1.会议纪要经确认无误后，由会议组织者发送给相关人员，以便跟踪落实。

2.会议纪要及相关材料应归档保存，以备后续查询和审计。

3.会议组织者应对会议成果的落实情况进行跟踪，确保决策的执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应详细记录会议的讨论内容、决策结果、责任分配以及后续工作要求。

2.会议纪要由会议记录人在会议结束后及时整理，确保内容的准确性和完整性。

3.会议纪要整理完毕后，应提交给会议主持人审核。

4.审核通过的会议纪要应在最短时间内通过电子邮件、公司内部通讯平台等方式发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议决策的执行与监督

1.各责任部门应根据会议纪要中的决策内容，制定具体的执行计划和时间表。

2.会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保决策的及时落实。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，应及时反馈给会议组织者，以便协调解决。

三、执行情况的反馈与评估

1.各责任部门应在执行计划规定的时间内，向会议组织者报告执行进度和结果。

2.会议组织者应定期组织评估会议决策的执行效果，分析存在的问题，并提出改进措施。

3.对于未按计划执行的决策，应查明原因，追究相关责任人的责任，并制定整改措施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以便于未来的查询和审计。

2.归档的会议纪要应包括电子版和纸质版，确保资料的完整性和安全性。

3.会议组织者应定期检查会议纪要的归档情况，确保纪要的保存符合规定要求。

五、持续改进与优化

1.通过对会议纪要执行情况的跟踪和评估，发现会议管理中存在的问题，不断优化会议流程和管理制度。

2.鼓励员工提出关于会议管理的建议和改进措施，提升会议效率和决策执行力。

3.定期对会议管理制度进行审查和修订，确保制度的有效性和适应性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前向行政管理部门预约会议室，并提供会议时间、参会人数等信息。

-预约时应考虑会议类型，选择适当大小的会议室，以提高使用效率。

-行政管理部门应建立会议室预约系统，方便各部门查询和预约。

2.会议室使用：会议室内应配备必要的会议设施，如投影仪、白板、音响设备等。

-使用会议室时，应爱护公物，遵守使用规范，确保设施完好。

-会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状。

二、会议室布局与设施维护

1.会议室布局：会议室应根据会议类型和需求进行合理布局，保证参会人员舒适且便于交流。

-座位安排应便于主持人掌控全场，确保会议有序进行。

-会议室应有良好的通风和照明，提供舒适的环境。

2.设施维护：行政管理部门负责定期检查和维护会议室设施，确保设备正常运行。

-如发现设施故障，应及时报修，避免影响会议的正常进行。

三、会议室安全管理

1.会议室安全：会议室内应配备必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

-会议室使用期间，应确保安全通道畅通，不得堆放杂物。

-行政管理部门应定期进行安全检查，消除安全隐患。

2.会议保密：会议室内应采取措施保障会议内容的保密性，如安装隔音设施、设置保密标志等。

-参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

四、会议室环境与卫生

1.环境要求：会议室应保持整洁、安静，为参会人员提供良好的会议环境。

-禁止在会议室内吸烟、进食，保持室内卫生。

-会议室内应定期进行清洁，确保环境舒适。

2.卫生管理：行政管理部门应制定会议室卫生管理制度，明确清洁责任和标准。

-会议室使用部门应在会议结束后负责清理，保持卫生。

五、会议室使用情况的反馈与改进

1.使用反馈：各部门可就会议室的使用情况向行政管理部门提出建议和反馈。

-行政管理部门应及时收集反馈，作为改进管理的依据。

2.改进措施：根据反馈，行政管理部门应不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率和服务质