租赁会议场地管理制度

租赁会议场地管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议场地租赁与管理，特制定本制度。本制度适用于所有在公司租赁会议场地进行的内外部会议。

一、目的与原则

1.本制度旨在加强会议场地租赁管理，保障会议的有序进行，提高会议质量。

2.会议场地租赁遵循公平、公正、公开的原则，确保各方利益得到合理保障。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各部门、子公司、分支机构以及外部单位租赁公司会议场地举办的各种会议。

2.本制度所称会议，包括但不限于：董事会、监事会、股东大会、管理层会议、培训会、研讨会、座谈会等。

三、租赁会议场地流程

1.租赁申请：需租赁会议场地的单位，应提前向公司行政管理部门提交书面申请，内容包括：会议名称、时间、地点、参会人数、所需设备等。

2.租赁审批：行政管理部门收到申请后，根据场地使用情况、会议性质等因素进行审批，并在规定时间内反馈审批结果。

3.租赁确认：审批通过后，行政管理部门与租赁单位签订会议场地租赁合同，明确双方权利义务。

4.会议场地布置与设备准备：行政管理部门根据租赁合同约定，提前做好会议场地布置和设备调试工作。

四、会议场地使用要求

1.租赁单位应按照合同约定使用会议场地，不得擅自改变用途。

2.租赁单位应爱护会议场地及设备，使用过程中如发生损坏，应按约定赔偿。

3.租赁单位应遵守国家法律法规，确保会议内容合法合规，不得从事违法犯罪活动。

五、监督管理

1.行政管理部门负责对会议场地租赁进行监督管理，确保会议场地使用合规。

2.对违反本制度的单位或个人，公司将视情节轻重给予相应处罚。

六、附则

1.本制度的解释权归公司所有。

2.本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充或修改。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议发起人或组织者需明确会议主题，制定会议目标，并根据目标制定会议议程。

2.召集与会人员：根据会议主题和议程，确定与会人员范围，并向相关人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等信息。

3.会议资料准备：会议组织者需提前准备会议所需资料，包括会议议程、相关报告、数据、图表等，并于会前发送给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员需在指定地点签到，确认参会。

2.会议主持人开场：会议主持人宣布会议开始，介绍与会人员，阐述会议主题和目标，并对会议议程进行简要说明。

3.会议议程执行：按照会议议程，逐项进行会议讨论和决策。

a.报告环节：相关报告人针对议题进行报告，阐述观点和结论。

b.讨论环节：与会人员针对报告内容进行充分讨论，提出意见和建议。

c.决策环节：会议主持人根据讨论情况，引导与会人员达成共识，形成决策。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责会议记录，记录会议议程、讨论内容、决策结果等关键信息。

2.会议纪要整理：会后，会议记录人需在规定时间内整理会议纪要，并发送给与会人员确认。

四、会议结束

1.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，强调决策事项的执行和跟进。

2.会议解散：会议主持人宣布会议结束，与会人员有序离场。

五、会议后续工作

1.决策事项跟进：相关人员需按照会议决策，制定具体实施方案，并跟踪执行。

2.会议纪要归档：会议纪要需整理归档，以备后续查询和审计。

3.反馈与改进：会议组织者应收集与会人员的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，充分发挥会议纪要的作用，对会议纪要的跟踪落实进行明确如下：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、与会人员、会议议程、讨论重点、决策结果等。

3.会议纪要整理完毕后，由会议组织者审核，并在1个工作日内发送给与会人员，以便大家对纪要进行确认。

二、会议决策事项的分解与跟进

1.会议纪要发布后，相关责任部门应根据会议决策，对涉及本部门的任务进行分解，明确责任人、完成时限等。

2.各责任部门应定期汇报决策事项的执行进度，确保会议决策得到有效落实。

3.会议组织者应对决策事项的执行情况进行跟踪，必要时进行协调和督促。

三、会议纪要的存档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以备后续查询和审计。

2.行政管理部门负责会议纪要的保管工作，确保纪要的完整性和安全性。

四、会议纪要的查阅与反馈

1.与会人员有权查阅会议纪要，了解会议决策内容和执行情况。

2.任何人如对会议纪要内容有异议，可在收到纪要后的2个工作日内向会议组织者提出，会议组织者应在核实后及时予以答复。

五、会议纪要的持续改进

1.会议组织者应定期收集与会人员的意见和建议，针对会议纪要的格式、内容、发布流程等方面进行优化和改进。

2.结合公司业务发展和实际需求，不断完善会议纪要的管理制度，提高会议纪要的实用性和有效性。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.需使用会议室的单位或个人，应提前向行政管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政管理部门根据会议室使用情况，统筹安排会议室，并在规定时间内反馈预订结果。

3.预订成功后，预订人需在会议前确认会议室布置、设备等是否符合要求。

二、会议室使用

1.会议室使用应遵循“谁预订，谁负责”的原则，使用单位或个人需爱护会议室设施，确保设备完好。

2.会议室使用过程中，禁止吸烟、饮食，保持室内整洁。

3.会议结束后，使用单位或个人需及时清理会议室，将座椅、设备等恢复原状。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护与管理，确保设备正常运行。

2.使用单位或个人如发现设备故障，应及时向行政管理部门报修，并配合维修工作。

3.严禁私自拆卸、搬运会议室设备，违者将按公司规定给予相应处罚。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，使用单位或个人应确保参会人员的安全，遵守消防、疏散等安全规定。

2.会议室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。

3.行政管理部门定期进行会议室安全检查，发现问题及时整改。

五、会议室卫生与环保

1.使用单位或个人需保持会议室卫生，会前会后进行清扫。

2.会议室内严禁乱丢垃圾，提倡绿色环保，减少一次性用品的使用。

六、会议室预约与变更

1.如需变更会议室预订，预订人应提前向行政管理部门申请，经同意后方可进行调整。

2.预订人未按时使用会议室且未提前取消预订，将视同违约，行政管理部门有权取消其后续预订资格。

遵