事业单位内部控制信息化转型研究

摘要：行政事业单位在我国经济体系中的特殊地位决定了事业单位业务的重要性，所以行政事业单位的内部管理也应该特别被关注。内控制度既监督了事业单位的内部管理过程的真实性与合理性，又通过监督促进了事业单位业务的执行效果和效率。由于大数据分析的普及，事业单位财务内部控制数字化的需求有所凸显，但当前事业单位财务内部控制数字化发展面临许多不足与困难，制约着事业单位财务的进一步开展。本文从事业单位内部控制信息化转型建设的现存问题入手进行分析，并提出相关问题解决办法，试为事业单位内控相关人员提供参考。关键词：事业单位；内部控制；信息化转型随着社会信息化技术的日益发达，政府事业单位需要完善自身的管理来推动事业单位的规范扩张与良性管理，而事业单位的管理现代化变革也已势在必行。内部控制是行政事业单位有效预防财政风险的重要手段，信息化时代大背景下，信息化在各领域都有极大的应用，行政事业单位更应该进行信息化转型，提高管理及业务系统运行效率，更好地为人民服务，为社会基础服务做好保障，做出应有的贡献。一、行政单位内控信息化需求及目的（一）事业单位内控信息化转型的必要性首先，事业单位的内控信息化转型是大数据时代背景下的必然结果，财务内控的涉及面是很广的，且财务工作在事业单位经营与发展的各个领域都是互相融合的，因此加强财务内控信息化转型建设对事业单位来说是至关重要的，规范化的财务内控工作水平才能有所提高，优化和完善财务内控工作体系才能得以继续延伸，在各个方面重视、参与和融入财务内控工作，比如通过加强和改进预算控制工作提高管理预算工作效率，不仅能够落实到位预算管理工作的各项要求，还能防控预算的相关风险，以此来推动事业单位预算管理工作规范有序和富有成效的运行；事业单位对财务内控信息化进行合理转型建立，方能融合财务风险管理、控制、预防等工作，进而纵深开展财务工作。其次，在企业内部管理信息化的影响下，政府事业单位也有助于企业提升综合管理的效能，对工程项目招标、计划管理、政府采购或施工建设管理等各环节，进行更高效的管理。此外，在企业实施内部管理的流程中，行政事业单位财务可以更好的整合企业与资本流转有关的管理职能，同时针对各个部门职责的现实情况，通过相应的内部责任机制的贯彻，进一步完善行业审核过程，实现了财政核算与内部监管制衡，以进一步提升了行政事业单位财务的综合管理实力。再者，实施合理的内控对加强行政事业单位财务管理对资金的管理与监督是有所助益的。通常来说，事业单位的财务重点任务是为经济社会提供良好的公共服务，即对资金、项目和用地等实施资源配置。在上述环节中，必须明确"三重一大"等问题的具体实施情况，切实防止违反有关法规的情况，以便增加资金的运用效果，减少风险出现的几率，积极发挥内部管理降低资金耗费与损失的效果。最后，积极开展内部管理工作，能够有效提升单位自己的经济社会水平。在加强公务工作中，行政部门机关事业单位财务管理必须在最大程度保障资产的安全性，并在内部管理系统中增设财政预算相应的支付业务，以保证各项财务管理环节有序进行，促进经济公共服务能力的发挥。（二）事业单位内控信息化转型的目的1.为了有效降低业务流程风险在政府事业单位的管理操作中将单位经营活动的内控制度过程与政策的合理的运用固化在了信息系统中，在管理制度体系化，管理制度流程化和业务流程信息化建设的这两者基础上，实现单位内控制度管理过程的"机控"化水平的提升，同时增强了信息系统的可追溯性，通过实施与非相容性职务的分离管理制度，在较大限度上减少了业务流程问题，确保单位在操作中完全贯彻并执行内控制度，以形成长期有效的单位管理机制。2.可进一步加强业务执行能力目前，部分行政事业单位财务的内控所实施手段是不够的，最突出的原因是制度实施能力的问题。因为在高效的信息化技术手段和工具等方面还有所欠缺，内控工作的高效进行未能得以保障，事业单位财务对财政与业务信息流转的全过程不能做到有效监管，同时无法将内控制度落实到在经营活动的各个环节中，内控制度的实施力度难以保障也难完成内控制度建设，所以全面落实内控制度和体系的注定成为幻影。信息化管理手段的合理运作是逐步增强行政事业单位的实施力度的基石，再加以信息系统中的内控制度的基础流程和机制，在这种管理模式的强硬运行下，也能让内控制度实施的可信度和刚性有所提高，由此也促进了管理水平的提升。3.可有效减少运行成本的投入合理的事业单位内控制度的建立，有效的创新了行政事业单位的财务收支、固定资产、投资计划等生产经营管理方面的要求，且革新了综合监督管理的诸多手段。如今的事业单位已然能够利用内部信息技术系统的功能实现工作任务化，这对国家而言，许多政府事业单位的经营业务要跨省或者跨境进行，就遠距离业务而言，建立内控网络系统就能够加强与单位内部的有效沟通，及时准确的共同解决问题，大大降低了消息流动的效率，同时大大提高了管理水平和效率，在降低成本和节约资源等方面都具有意义。二、行政事业单位的内控信息化转型现状（一）管理层对内控信息化的不够重视在行政事业单位内控制度的持续发展和不断优化下，内控的建设也进入了新的时代，在新的信息化时代对行政事业单位财务内部控制系统的建设也寂静引起了大众的重视，相关单位也对内控管理进行了逐步的建立，且在业务管理中严格执行了内控相关制度，同时内控水平有所提高。据事业单位内控制度的规定，对各单位不停歇的对内控信息化建立进行推进是有所必要的，但在对资金、人才和管理形式等因素的综合考虑下，事业单位内控制度的发展得到了限制，内部控制系统不单单是内控业务流程、管理制度以及相关手册的建设，在现实的内部控制管理工作中缺乏对内控信息化的建立的重视，注定了内部控制系统的建设效果将大打折扣。传统的内部管理、财务管理理念的保留，内控系统的建立相对不完善，使得内控管理在发展中逐步开始流于形式，成为一种名副其实的"摆设"。另则，部分领导人受到传统理念的影响，将财务风险仅定义为是内审人的职分，没有实际看到内控对行政单位的发展产生的效益。因此，它对信息化内控管理体系的建立有很大的限制。（二）部门间存在信息孤岛现行的事业单位的工作中，内控信息系统的覆盖面的局限性是内控信息系统建设的一个重要阻碍。内部控制信息系统的职能开发是有限的，在事业单位的各项流程业务中，内部控制信息系统职能涉及到的业务流程和项目都，相对较小，且管理内容和业务流程范围的涉及面也很难适应事业单位内控建设的需求。在事业单位的现代化管理工程中，应把信息沟通网络合理构筑提上日程，从纵向和横向二方面将这一工程加以展开，才能便于大型立体车库信息沟通网络的实现。就纵向数据服务而言是指完成事业单位和上下属内部数据传递，而横向服务则是完成各单位间信息的有效沟通和互动。但目前有些事业机关内控制度横向和纵贯数据网络建设并不合理，在内部监控数据传递效率方面还存留着一定程度的问题，其中最为受限的是纵向传递渠道。就各个部门而言，对内部横向数据共享沟通体系提供合理的架构也并非有效处理方式，这也使得在组织内部控制信息上有效的传输无法实现。分析目前的实践状况，事业单位的内控信息沟通制度的建立不完备，在一定程度上给内控管理工作实施增加了阻碍。试图达到单位内部信息之间的高效传递的效果，对计算机技术的充分的运用就显得至关重要。此外，建立专门的组织的缺失，意味着对相应权限的科学设置的缺乏，完备的内部控制沟通体系的建立没能跟实际情况相结合，事业单位内控信息沟通体系自然也就缺乏相应的有效控制。（三）单位内部系统和内控系统的对立就目前而言事业单位内控制度已建立了基础的内部管理自动化系统，但因我国事业单位起步稍迟的内部管理系统建设，而内控信息化转型也是这几年才被提倡，导致了仅部分单位在内控具体的管理方面建立和使用信息化管理系统，但同一事业单位的不同的部门又都按照自身部门的实际需要来对外开展信息化管理系统的使用。所谓要实现的内部系统的相互贯通，不但出现了单机操作，而且出现了大量信息系统之间不能实现有效管理衔接的现象，反而加大了地方政府事业单位财务内部控制系统的自动化管理的施工力度。（四）内控信息化专业人员缺乏当前在数量众多的政府事业单位业务处理中，业务人员对内控信息化工作的认知与实际存在着差异，诸多业务人员以为信息化工作只是对计算机软件的安装、应用，但正是这些理解偏差，才更影响了财务内控计信息化工作的推展。把现代化的专业知识应用于财务管理质量内控中时，也就不仅仅是简单的应用计算机软件，同时还需要结合相应的财务管理质量内控知识，包括应用统计知识、企业管理学专业知识等，从而将各类知识进行了充分融合，以便将知识应用于财务管理的质量管控工程中。在当前的事业单位财务管理中，正面临着这么一种情况，若把当前的财务管理人员向复合型人才培养目标方向发展，就困难度很大。但因为财务管理人员当前信息化专业知识素养欠缺，与应用软件开发人员沟通交流困难加大，不利于财务管理内控信息化建立和开发。三、行政事业单位内控信息化转型具体策略（一）提高领导层的认识信息化建设工程的最大推进动力是领导层的支持，这一推动力同时也是保障内部控制信息化成功有效实施的关键，只要是信息化的建设，须有专门的负责人推进、跟踪、反馈才能进行的顺利，负责人的首选就是领导者。如果领导层信息化意识充分且支持信息化，同时又对信息化系统的建设是积极响应的，那么就能让信息化的从“头”开始建设有所保障，事业单位的头部力量要作为单位实施内控信息化项目的第一负责人，将信息化意识从上贯彻到下以确保信息化实施能够顺利而有序的进行。提高领导层信息化意识后顺应而为的设立管理机构，将每一阶段所需的实施内容和希冀达到的实施成果明细化，确保信息化系统的使用者能够持续参与信息化系统的调研、设计和模拟以其实用性和实效性及可行性。（二）建立简介有效的信息沟通系统内控工作要在信息化的全新背景下开展且实现其目标势必要依赖对应的内控体系，尤其是要应对信息技术和互联网的双重特点，企业建立一个可操作且完善的内部控制规范体系是应当的，树立企业内部对信息化内控管理的意识和相应的组织架构、权责机制、管理制度、业务流程的科学合理的建构都是内控规范体系的内容。在这一过程中要坚持持续重组信息化业务流程，还要求在信息化建设工作实施之前让事业单位各组织专业人员、管理者和关键业务人员要梳理好各业务的流程，同时优化更新部分复杂、不合理且工作效率低下的流程。要合理流程的每个环节的衔接来满足信息化新的要求，更要特别关注业务周期延误和决策滞后的情况。在业务流程重组工作的实施过程中要对单个业务流程进行合理化审查，还要完善流程实施整个过程中的总体制度的建立，这不但可以进一步缩小实际建设与目标之间的差异，同时还可以在执行过程中提高公司的内部监督管理水平，完善内部管理环境，为公司管理会计价值的体现创造良好的执行环境，从而增强公司自身的管理实力。（三）建设各部门协调统一的信息化系统实施内控信息化管理必须以健全的内部管理体系为依据，首先，要结合企业实际情况形成健全的内控信息化管理体系的架构，同时对相关的内部管理体系加以细化。要把企业预决算控制、支出管理、项目采购、合同控制、项目管理等内控化相关体系，将分类分级审核权限、三大议事机制嵌入内控信息化体系中，并固化到整个业务流程中，做到将各类项目各阶段的在线审核过程标准化、规范化、制度化、表单可视化。但一旦项目未按规定时间运行，内部信息系统就会提示，项目不能继续运行。接下来，行政事业单位内控制度必须根据内控信息化设计做好风险辨识，这里最关键的工作便是研究流程中可能出现问题，针对可能会产生问题的环节应制定适当的预防制度。最后，有关部门针对行政事业单位内控制度的特点做好研究，并以此为依据形成健全的内控制度，推动内控信息化设计质量的显著提高。（四）内控信息化系统人员培训内部控制信息化的建设足够的成本投入是必不可少的，对国家重要事业单位而言，在资金方面相对其他单位是有一定优势的，在合理的预算范围内推进内控信息化建立，预期是能够改善业务当前现状和提高业务处理效率的，使经济收入有所增加。重点建设任务的资金投入能否确保，以及能否保持回报与投入对等的意识是第一位的。其次是人才的需求，培养合理的人才梯队和信息化人才队伍的引进，在单位内部建立