高中英语写作系列-应用文讲义

PracticalEnglishWriting应用文写作

目前，随着国际交流日益频繁，英语应用文越来越受到人们的重视。

它涉及到社会生活的各个层面，是一种实践性、综合性极强的文体。

在本章中我们甄选了一些常见的应用文形式，本着简单实用的基本原

则来介绍不同应用文的写作格式与技巧，并提供大量经典范例给大家

学习，大家不仅可以提高对英语的实际运用能力，更好地掌握英语这

一语言技能，也可以为今后的社会工作与学习打下坚实的英语写作基

础。

便条(Notes)

一、概述(Introduction)

便条是一种简单的书信。虽然内容简单，但却有其独特的风格。便条

的格式和语言都比一般书信要简单自由，主要目的是为了尽快的把最

新的信息、通知、要求或者活动的时间、地点转告给对方。写便条与

收便条者多为非常熟悉的双方，因此很多客套话也省略掉了，甚至连

称呼中的Dear也经常省掉。常见的便条有收条、欠条、留言和请假

条等。

二、写作格式与技巧(WritingSkills)

由于便条内容和类型不尽相同，所以格式有时候可以灵活变通。但各

类便条都必须包括以下几个基本要素：

1.日期(Date)

2.称呼(Salutation)

3.正文(Body)

4.署名(Signature)

在写法上，便条应按照以下要点进行书写：题目可以省略，也可以简

单地写上NOTE。日期写在正文右上角，可以写上年月日或星期几，

甚至只写上午或下午。

称呼语写在左边顶格，双方很熟悉的情况下也可以省略Dear,直呼

其名。

正文形式和内容简洁，语言通俗、简单、直接，一两句话表达清楚即

可。

•署名写在正文的右下角。

三、常用表达(UsefulExpressions)

Ishallfeelobligedifyouwillfavormewithacallatyourearliest

convenience.

Uponreceivingthisnote,pleasecometomyoffice.

Ishallbeveryhappytocallatyourhouseat6:30thisevening.

I'mverysorrytotellyouthatIamseriouslyilltoday.

Yourkindpermissionwillbegreatlyappreciated.

Encl.:DoctorsCertificateofAdvice.(喻：医生证明)

Mr.Listandsinurgentneedofyourservice.Ihappentobeinurgentneed

of200yuan.Itrustmyabsencewillnotcauseyouany

seriousinconvenience.

Pleasefavormewithanearlyreply.

Hopingthatthematterwillbedealtwithassoonaspossible.

Pleasegiveanextensionofleaveforthreedays.Thisistosaygood-bye

toyou.

四、经典范例(Samples)

Sample1留言(leaveamessage)

NOTE

May5,2004

Lucy,

YouhappenedtobeoutwhenIcalledyou.Ihavesomething

importanttodiscusswithyou.Pleasecallmewhenyouareback.

Susan

Sample2留言(leaveamessage)

4:00p.m.

DearWangPing,

It'sapitythatIdidn'tmeetyouwhenIcalledonyou.Iwillleaveby

trainat6:00a.m.tomorrowmorning.Thisistosaygood-byetoyou.

Sample3留言(leaveamessage)

ANoteofAppointment

June5,2012

Mary,

We'dliketohaveapicnicat10a.m.onSunday.Wouldyoujoinus

andenjoythespringonMountQiantai?Drinksanddessertareready.Just

remembertobringanumbrella.

Fisherman

Sample4请假条(askforsickleave)

March5,2004

DearMr.Lin,

IfeelsorrythatIshallbeunabletoattendthismorning'stwoperiods

ofEnglishclassbecauseofabadcoldandhighfever.Enclosedisa

certificatefromthedoctorwhosaidImuststayinbedforafewdays.I

willgobacktoschoolassoonasIrecover.

Yourkindpermissionwillbegreatlyappreciated.

Yourssincerely,

Susan

Sample5收条(receipt)

AReceipt

May5,2004

ReceivedfromMs.LiuHuixinoftheEnglishDepartmentthe

followingitems:

Onetape-recorderTencassettetapes

LiLei

Sample6欠条(Ioweyouform)

AnI.O.U.Form

Sept.16th,2002

BorrowedfromtheForeignLanguageDepartmentReference

Librarythreebooksasfollows:

AcopyofHistoryandAnthologyofEnglishLiteraturebyWu

Weiren;AcopyofASurveyofAmericanLiteraturebyChangYaoxin;A

copyofWorldLiteraturebyJiangChengen.

WuZhuo

FortheOfficeof

SocialScienceDepartment

通告(Notices)

一、概述(Introduction)

英语中通告(notices)一般包括告示、启事、通知等，目的是告诉公众

某件事情或某项活t动，如宣布举行各种比赛，放映电影，举办晚会，

召开研讨会，失物招领等，在商业上应用尤其广泛。

二、写作格式与技巧(WritingSkills)

通告的格式可参照书信或备忘录的形式写，但内容却比较简单，格式

也相对灵活。要求清晰明了地阐述发布通告的缘由及通知的事项即

可。一般应包含以下几部分内容：标题、正文、署名和日期。

写作格式如下：

1.标题：正上方居中书写NOTICE或Notice,失物招领则应写Lost

或者Found,也可根据具体情况把通告事项作为标题居中书写。

2.正文：即通告的主要事项，一般包括：

(1)时间、

(2)地点、

⑶活动、

(4)其他细节。

一般不用称呼，如有确切对象，也可以加上。

或人名O

署名：正文的右下角写发布通告的机关单位

4.日期：放在正文部分的左下角或右上角。顺序一般多为月、日、年。

5.有时为了宣传效果也可将所有内容居中排列。

三、常用表达(UsefulExpressions)

Noticeisherebygiventhat--

Thisistonotify/informthat-.

01ampleasedtoinformyouthat--

Ihavethepleasureofannouncingthat.

Weacquaintyouthat...

Pleaseinformthat--

Alltheteachersandstudentsarerequiredto...

Everyoneisrequiredtobepresentontime.

Allarewarmlywelcomed.

Alecture/meetingwillbeheldin...on...

Allareexpectedtoattendtheseminar.

Abagwasfoundin--insidewhich-••

Theloserisexpectedtoclaimit.

四、经典范例(Samples)

Sample1会议通知(NoticeofaMeeting)

Notice

Alltheteachersandstudentsarerequestedtomeetinthemeeting

hallonMonday(May7)at3:00p.m.tolistentoalecturewhichisgiven

bythevisitingprofessor,Mr.AdamBlack.

TheDepartmentOffice

May4,2012

Sample2演讲通知(NoticeofaSpeech)

NOTICE

AllareWarmlyWelcome

Undertheauspices

OftheCollegeLiteratureAssociation

aspeechwillbegiven

OnDreamofRedMassion

byfamousspeakerWangYan

IntheCollegeHall

OnFriday,April22,2011at2:30p.m.

CollegeLiteratureAssociation

“April18,2011

Sample3参观通知(NoticeofaVisit)

NOTICE

June1,2009

Yourattention,please.AvisitisarrangedforJune3,Sunday,tothe

BellTower.

Thosestudentswhowishtogowillpleasegatheratthegateofour

university.Thecoachwillleaveat8:30sharpa.m.

TheStudents'Union

Sample4放假通知(NoticeofaHoliday)

NOTICE

Sept.28th,2010

AsthenationalDayisapproaching,ourschoolisscheduledtobe

closedfromOct.1sttoOct.7th,andclasseswillberesumedasusualon

Oct.8th.

Collegeoffice

Sample5任命通知(NoticeofaDecision)

NOTICE

February15th,2012

Itisherebyannouncedthatuponthedecisionoftheboardofdirector

Mr.SunLiminisappointedsecretaryoftheHumanResources

Department.TheDirector'sOffice

Sample6活动通知(NoticeofSomeActivities)

NOTICE

TheEnglishDepartmenttakespleasureinannouncingthatEnglish

ComeristobeholdinRoom508Building3onSunday,March17,at

6:00p.m.Prof.WangLiwillattendandconductmanyactivitiesthen.All

thestudentsthatareinterestedarewelcome.

TheEnglishDepartment

March12,2012

Sample7聘用通知(NoticeofEmployment)

NoticeofEmployment

February15,2011

DearMr.LiMing,

ItisgreatpleasuretoinformyouthatapprovedbytheCollege

Committee,thePersonnelDepartmenthasdecidedtoadmityoutothe

positionofthedirectorofForeignLanguageDepartment.

PleasecometothePersonnelDepartmentinacoupleofdaysfor

registrationuponthereceiptofthisnotice.

PersonnelDepartment

Sample8失物招领(NoticeofLostandFound)Lost

April14,2011

CarkeyswereinawhitepursethatwasleftbehindwhenIleft

hurriedlyatSalesConferenceRoom.Whoeverfoundit,pleasecallat

JaneSmith

Found

October31,2010

Ablackpursewasfoundyesterdaymorning,insideofwhichthereis

moneyandmanycreditcards.Loserisexpectedtocometotheofficeof

theDepartmentofForeignLanguagetoidentifyit.

TheofficeoftheDepartmentofForeignLanguage

信件(Letters)

书信是人们在日常生活和工作中进行交际的工具，也是书面表达中常

见的考试文体。可以分成两类：社交信件(SocialLetters)和商务信件

(BusinessLetters)□由于民族语言和习惯上的差异，英语信件在书写

格式及表达方式上与汉语不大一样，有些地方迥然不同。本节将主要

向大家介绍社交信件的一般格式及各种常见社交信件，如感谢信、祝

贺信、道歉信及自荐信等。

这《信件是言语应用£写作考察的首选，一封得体的书信不仅可以传

递信息，而且有助于人们促进交流与沟通，开展社交和增进友谊。因

此，掌握好信件的书写格式与技巧至关重要。

一、概述(Introduction)

英文书信的主要构成可分为8个部分：

信头(Heading),日期(Date),信内地址(InsideAddress),称呼

(Salutation),正文(BodyoftheLetter),结束语(ComplimentaryClose)，

署名(Signature),附件和附言(EnclosureandPostscript)1.信头

(Heading)

信头是指发信人的单位名称或地址。一般情况下发信人只需把自己的

地址写在信的右上角，离开信纸的顶头约1英寸，占两三行或四行均

可，格式可以是齐头式或者缩进式。但是请注意英文写地址的次序与

中文不同，顺序为从小到大。应先写门牌号码街道，然后城市和国名，

每行后不要加标点符号，如果信件是写给经常往来的亲戚或熟悉的朋

友，信头地址也可以省略。

例如：

齐头式：

BeijingSugarCompany

26HuayuanRoad

HaidianDistrict,Beijing100037

P.R.China

缩进式：

BeijingSugarCompany

26HuayuanRoad

HaidianDistrict,Beijing100037

P.R.China

2.日期(Date)

英文信件日期的书写与汉语不太相同，应注意下列各点：

⑴信件日期要写在右上角，信头的下一行。

⑵日期的书写顺序是日、月、年(英式日期)或者月、日、年(美式日

期)。例如以下几种都可以：July7,1998;lstOctober,1998;30

Nov.,1997;Sep.3rd,1999-

⑶日期中的年份应写全，要写4位数字。例如：不能用“99”来代替

“1999”。

(4)月份应写英文名称，可用缩写，如：Sep.,Oct.o但不要用数字来代

替,如7/4/99或7,4、99,因为在英国此日期代表7thApril,1999,

而美国则代表4thJuly,1999o

(5)日期可用基数1,2,3,4-11,12-21,22-31等，也可用序数1st,2nd,3r

d,4th-11th,21th…22nd…31st等。

特别值得注意的是英文书信日期不能像写中文书信那样写在书信签

名之后，这是很多学生的常见错误。

3.信内地址(InsideAddress)

发信人的地址和日期写好以后，接着就要写收信人的地址，一般的商

务信件或给较生疏的朋友的信件要写信内地址，而写给较为熟悉亲友

的私人信件或非正式信件中则可省去。信内地址应写在日期下一行的

左上角。收信人姓名写一行，然后写收信人地址，可分两行或三行写，

和发信人的地址一样，上下可取齐，也可以向右缩进。顺序从小写到

大。

例：

Mr.AnthonyWalton

Marketing&DevelopmentManager

Tri-WallContainersLtd.

OneMountStreet

LondonU.K.

4.称呼(Salutation)

称呼指的是信文开头发信人对收信人的称呼，一般写在信内地址下面

两行，顶格书写。写信者可以根据与收信人的关系程度或者书信类别

选择合适的称呼。正规书信或商务信函的称谓比较完整、严肃，或用

先生、女士等开头，如Mr.Bush,DearSir等。有时也可以用职称开头,

如DearDoctor；或用头衔，如DearMr.Mayor,Prof.(教授)等。而在常

用于同事和亲朋好友之间的非正式书信中，称谓则相对随意，可以直

呼其名或昵称。

称呼后面需要加标点符号，英国英语中多用逗号，而美式英语中后面

多用冒号。在非正式的社交信件中还是常用逗号。

在收信人姓名前我们一般对普通男子的称呼用Mr；对未婚女子用

Miss；对已婚女子用Mrs.。对婚姻状况不明确的通常用Ms(后跟本人

姓);有时候也可以对男子用Master或Gentleman；对女士称呼Madam□

5.正文(BodyoftheLetter)

正文是信件的主体部分，也就是信的内容。正文应在称呼下一行开始。

可以根据写信人想要表达的主要思想分段，可以分成起始段、目的段

和结束段。每个段落的开头可以采用齐头式或向后缩进四个字母。正

规书信一般要求3段或以上，语言为书面体，而非正式书信一般不超

过两段，语言多为口语。信件正文的内容安排如下：

第一段：寒暄叙旧，后引入或说明写信的原委。

第二段：本段为信的主体，提出有关建议、申请、投诉、介绍、商榷、

邀请、致谢或致歉等细节。

第三段：此段再次重申写信的目的，或表达愿望、希冀以及进一步要

求等。

6.结束语(ComplimentaryClose)

结束语在正文结束后，独立成行，后面要用逗号，常写于署名上方。

号见的结束语有：

写给地位或辈分高的收信人：Respectfullyyours,Mostsincerelyyours.

写给一般收信人、陌生人或商务信件：

FaithfullyYours,SincerelyYours,TrulyYours-••

写给朋友或较为熟悉g勺人：Yours,Withlove,Lovealways,Your

loving,Asever,Affectionatelyyours...

7.署名(Signature)

署名应写在结束语下面，正规书信体的署名应用发信人的全名或公司

名称：非正规书信体则比较灵活。有时候署名下方也可以加注写信人

的头衔或职务。

例：

个人署名：Yoursfaithfully,

MarthaQing

公司署名：LegendComputerCompany,

WangLin,

SalesManager

8.附件和附言(EnclosureandPostscript)

书信的附件是指随信所附的一些材料，例如：个人简历、介绍信、说

明书或者商品目录等。通常在书信的最后于署名下方左下角顶格写上

Encl.或Enc.(Enclosure的缩写)。

附言是指发信人有时在写完信后又想起一件比较重要的事没有说，可

以在信末署名下面几行写上，P.S.(Postscript的缩写)，然后将要补充

的话写上。不过写信时最好将事情