机关后勤会议室管理制度

机关后勤会议室管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强机关后勤会议室的管理，提高会议效率，保障会议的顺利进行，根据《中华人民共和国机关事务管理条例》及相关部门规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于机关后勤系统内所有会议室的管理活动。包括会议的预约、召开、服务、设备使用、安全保卫等。

第三条基本原则

（一）确保会议的严肃性、高效性，避免形式主义；

（二）遵循公平、公正、公开的原则，合理调配会议资源；

（三）提倡节俭办会，反对铺张浪费；

（四）强化服务意识，提高服务质量。

第四条会议分类

根据会议的性质和规模，将会议分为以下几类：

（一）全体会议：参会人员为机关后勤系统全体成员；

（二）专题会议：针对某一特定主题召开的会议；

（三）部门会议：由各相关部门组织召开的会议；

（四）临时会议：因工作需要临时召开的会议。

第五条会议召开条件

（一）明确会议主题，必要时制定会议议程；

（二）提前预约会议室，确保会议时间与地点；

（三）通知参会人员，明确会议要求；

（四）准备会议所需资料、设备等。

第六条责任划分

（一）会议组织者负责会议的筹备、召开、跟踪落实等工作；

（二）会议室管理部门负责会议室的预约、调配、设备维护等工作；

（三）参会人员应按时参加并遵守会议纪律；

（四）相关部门负责会议纪要的撰写、整理、分发等工作。

第七条违规处理

对违反本制度的行为，将视情节给予通报批评、取消会议资格等处理，并纳入个人年度考核。

第八条制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订后的制度报请主管领导审批后实施。

第九条施行日期

本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

第十条会议预约

（一）会议组织者应根据会议性质、参会人数、所需设备等因素，提前向会议室管理部门提出预约申请；

（二）会议室管理部门在收到预约申请后，应及时进行审核，合理调配会议室资源，确保会议顺利进行；

（三）会议预约采用先到先得的原则，对于特殊情况，可由会议室管理部门根据实际情况予以调整；

（四）会议组织者应在会议开始前至少1个工作日完成会议预约。

第十一条会议通知

（一）会议组织者应在会议开始前，通过电话、短信、邮件等方式，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容；

（二）会议通知应包括参会人员名单、会议主题、会议议程、会议准备工作等相关信息；

（三）参会人员收到会议通知后，应及时回复确认，如有特殊情况无法参加，需提前告知会议组织者。

第十二条会议签到

（一）会议组织者应在会议开始前设置签到台，负责参会人员的签到工作；

（二）签到方式可采用纸质签到、电子签到等形式；

（三）会议组织者应实时关注签到情况，对于未签到的参会人员，应及时联系确认原因。

第十三条会议议程

（一）会议组织者应根据会议主题，制定合理的会议议程，并在会议开始前发放给参会人员；

（二）会议议程应包括会议主题、发言人、讨论议题、时间安排等内容；

（三）会议组织者应确保会议议程的严格执行，防止会议跑题。

第十四条会议记录

（一）会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议讨论内容、决策结果等；

（二）会议记录应真实、完整、准确，便于会后整理会议纪要；

（三）会议记录应在会议结束后及时整理，并发送给参会人员。

第十五条会议服务

（一）会议室管理部门应提供会议所需的基本服务，如会场布置、设备调试、茶水服务等；

（二）会议期间，会议室管理部门应确保设备正常运行，如有问题，应及时解决；

（三）会议组织者可根据需要，提前准备会议资料、PPT等。

第十六条会议结束

（一）会议组织者应在会议结束时，对会议进行总结，明确下一步工作计划和责任分工；

（二）会议结束后，会议记录人应尽快整理会议纪要，并在规定时间内发送给会议组织者和参会人员；

（三）会议组织者应对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，为今后改进会议提供参考。

第十七条会议资料的归档

（一）会议结束后，会议组织者应将会议资料、会议纪要等进行归档，以备查阅；

（二）归档资料应包括会议通知、会议议程、会议纪要、参会人员名单等；

（三）归档工作应在会议结束后1个月内完成。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十八条会议纪要的整理与发布

（一）会议纪要应由指定的记录人根据会议记录和讨论内容进行整理，确保纪要内容准确、完整；

（二）会议纪要应包括会议的主题、时间、地点、参会人员、讨论的主要议题、决策结果、责任分工等内容；

（三）会议纪要整理完成后，应由会议组织者进行审核，确认无误后及时发布给所有参会人员。

第十九条会议决策的执行与监督

（一）会议纪要中明确的决策事项，相关责任部门和个人应按照既定的时间表和任务要求执行；

（二）会议组织者或指定的人员应对会议决策的执行情况进行定期跟踪和监督，确保决策得到有效实施；

（三）对于执行过程中出现的问题和困难，应及时报告给会议组织者，并寻求解决方案。

第二十条反馈机制

（一）建立会议决策执行反馈机制，要求责任部门和个人在规定时间内报告执行进度和结果；

（二）会议组织者应根据反馈情况，对执行过程中的问题进行协调解决，确保会议决策的落地；

（三）对于重大决策或长期任务，应定期召开会议，对执行情况进行评估和讨论。

第二十一条会议纪要的存档与查阅

（一）会议纪要应作为正式文件进行存档，便于日后查询和追溯；

（二）存档的会议纪要应按照规定的格式和编号进行管理，确保资料的完整性和可追溯性；

（三）会议纪要的查阅应遵循相应的保密规定，未经授权不得随意泄露会议内容。

第二十二条跟踪落实的评估与改进

（一）会议组织者应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，分析存在的问题和不足；

（二）根据评估结果，对会议管理制度和流程进行必要的调整和改进，以提高会议效率和管理水平；

（三）鼓励参会人员提出改进意见和建议，持续优化会议纪要的跟踪落实机制。

第二十三条责任追究

（一）对于未按照会议纪要执行决策或执行不力的部门和个人，应视情况进行责任追究；

（二）责任追究应依法依规进行，确保会议决策的严肃性和权威性；

（三）会议组织者应确保责任追究制度的执行，维护会议纪要的权威性和执行力。

第四章会议室管理规定

第二十四条会议室预约管理

（一）会议室预约采用先预约先使用原则，会议室管理部门负责预约的审核与调配；

（二）预约会议室时，需提供会议主题、参会人数、使用时间、所需设备等信息；

（三）会议室管理部门应建立预约信息系统，实现会议室使用情况的可视化，提高预约效率。

第二十五条会议室使用规范

（一）会议室使用应严格按照预定时间进行，不得随意占用或提前结束；

（二）会议期间，参会人员应保持会议室整洁，爱护公物，遵守会议室的各项规定；

（三）会议结束后，会议组织者应负责检查会议室，确保物品归位、设备关闭。

第二十六条会议室设备管理

（一）会议室管理部门应定期检查和维护会议设备，确保设备正常运行；

（二）会议组织者应在会议前进行设备调试，确保会议期间设备使用无误；

（三）参会人员应合理使用会议室设备，如遇问题，应及时联系会议室管理部门。

第二十七条会议室安全与保密

（一）会议室管理部门应制定安全管理制度，确保会议期间人员安全和财产安全；

（二）会议期间，应加强会议室的进出管理，无关人员不得随意进入；

（三）对于涉及保密内容的会议，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。

第二十八条会议室环境卫生

（一）会议室管理部门应定期对会议室进行清洁和消毒，保持环境卫生；

（二）会议期间，应提供充足的茶水、纸笔等会议用品，确保会议顺利进行；

（三）参会人员应保持个人卫生，共同维护会议室的环境整洁。

第二十九条会议室资源优化配置

（一）会议室管理部门应根据会议需求，合理调整会议室布局和设备配置；

（二）鼓励采用智能化会议系统，提高会议室的使用效率；

（三）会议室管理部门应定期收集会议室使用反馈，不断优化资源配置，提升服务品质。

第三十条会议室应急预案

（一）会议室管理部门应制定应急预案，应对突发情况，如设备故障、突发停电等；

（二）应急预案应包括应急处理流程、责任人、联系方式等信息；

（三）会议组织者和参会人员应熟悉应急预案，确保在突发情况下能够迅速应对。

第五章附则

第三十一条解释权

本制度的最终解释权归机关后勤会议室管理部门所有。

第三十二条施行日