财务管理制度专题会议

财务管理制度专题会议第一章总则

第一条目的与依据：为确保财务管理制度的有效运行与持续优化，依据我国相关法律法规及公司章程，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司内部所有关于财务管理制度的专题会议，包括但不限于财务政策讨论、预算审查、成本控制、财务风险管理等。

第三条会议性质：财务管理专题会议为公司内部重要决策性会议，旨在提高财务管理水平，确保财务信息的真实性、准确性和及时性。

第四条会议原则：

1.公开透明：会议过程和决策结果应对参会人员公开，确保决策的公正性；

2.高效务实：会议应注重实效，提高工作效率，减少无效讨论；

3.专业权威：会议决策应依据专业知识和权威数据，确保决策的科学性；

4.及时反馈：会议结束后，应将会议纪要和相关决策及时传达至相关部门和人员。

第五条会议组织：

1.会议主持人：由公司财务部门负责人担任，负责会议的组织、主持和决策；

2.会议记录人：由财务部门指定专人担任，负责会议纪要的记录和整理；

3.会议参与者：包括公司财务部门相关人员、相关部门负责人及特邀专家。

第六条会议频率：财务管理专题会议每季度至少召开一次，如遇特殊情况，可临时增加会议次数。

第七条会议通知：会议召开前，财务部门应提前通知参会人员，并明确会议时间、地点、议程等内容。

第八条保密规定：会议涉及的公司内部信息及敏感数据，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

第九条违规处理：对违反会议管理制度的相关人员，将按照公司相关规定给予处罚，情节严重者将追究法律责任。

第十条制度修订：本会议管理制度根据公司发展需要及法律法规变动，适时进行修订。修订后的制度应及时通知全体员工，并按新制度执行。

第二章会议流程

第一条会议筹备：

1.议题征集：财务部门在会议召开前向相关部门征集议题，议题需围绕财务管理制度的优化、执行中的问题及改进措施等；

2.议程制定：根据征集到的议题，制定会议议程，明确每个议题的讨论时间及顺序；

3.会议资料准备：财务部门负责准备与议题相关的背景资料、数据报告等，并于会议召开前至少三天发放给参会人员。

第二条会议召开：

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确认出席情况；

2.会议主持人介绍：会议开始时，主持人应简要介绍会议议程、参会人员及注意事项；

3.议题讨论：按照议程顺序，逐个讨论议题，鼓励参会人员积极发言，充分表达观点；

4.决策表决：针对议题进行表决，参会人员应明确表示支持、反对或弃权，形成会议决策。

第三条会议记录：

1.记录内容：会议记录人应详细记录会议讨论过程、参会人员的观点及决策结果；

2.记录整理：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，确保内容准确、完整；

3.会议纪要审批：会议纪要需经会议主持人审批，审批通过后发送给参会人员。

第四条决策实施：

1.责任分配：根据会议决策，明确责任人和完成时间，确保决策的落实；

2.跟踪监督：财务部门对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保各项措施落到实处；

3.反馈报告：责任人应在规定时间内向财务部门报告决策执行情况，对存在的问题及时调整和改进。

第五条会议总结：

1.会议效果评估：财务部门应对会议的效果进行评估，总结经验教训，为下一次会议提供借鉴；

2.改进措施：根据会议评估结果，提出改进措施，完善会议流程和财务管理制度的执行。

第六条档案管理：

1.会议档案归档：会议纪要、决策文件等相关资料应进行归档，便于查阅和追溯；

2.档案保管：会议档案应由财务部门指定专人负责保管，确保档案的完整性和安全性。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条纪要分发与通知：

会议纪要经主持人审批通过后，应及时通过公司内部通信系统或邮件分发给所有参会人员及相关部门，确保相关人员对会议决策有清晰的认识。

第二条决策任务分解：

根据会议纪要中的决策内容，将任务分解为具体的行动项，明确每项任务的责任人、完成标准和截止日期，以便于跟踪和执行。

第三条执行进度监控：

财务部门应设立专门的监控机制，对会议决策的执行进度进行定期检查，确保各项任务按计划推进。

第四条问题反馈与协调：

在执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应立即向财务部门反馈，财务部门负责协调资源，协助解决问题，确保决策执行不受影响。

第五条中期评估与调整：

对执行过程中出现的偏差或新情况，财务部门应组织中期评估，必要时调整执行计划，确保决策目标的有效实现。

第六条成果验收与反馈：

任务完成后，财务部门应组织成果验收，对执行结果进行评价，并将验收情况和改进建议反馈给相关责任人和部门。

第七条跟踪落实记录：

跟踪落实过程中的所有信息，包括问题反馈、协调记录、调整方案、成果验收等，都应由专人记录并归档，以便于后续查询和审计。

第八条激励机制：

对于执行效果好、按时完成任务的部门和个人，公司应给予表彰和奖励，激发员工积极性和创造力。

第九条责任追究：

对未按期完成或执行效果不佳的任务，应追究相关责任人的责任，并根据公司规定采取相应的处罚措施。

第十条持续改进：

通过对会议纪要跟踪落实情况的总结分析，不断优化财务管理流程和决策执行机制，提高公司财务管理水平和决策执行力。

第四章会议室管理规定

第一条预订与安排：

1.会议室预订：各部门需提前向行政管理部门预订会议室，并提供会议时间、参会人数等信息；

2.会议室安排：行政管理部门根据预订信息，合理分配会议室资源，确保会议顺利进行。

第二条设施准备：

1.会议设备：会议室应配备必要的音响、投影仪、白板等设备，并确保设备正常运行；

2.环境布置：会议前应对会议室进行清洁、通风，并根据需要调整室温、照明等。

第三条会议服务：

1.会议期间，行政管理部门应安排专人负责会议室的服务工作，包括接待、茶水供应等；

2.如有需要，行政管理部门可协助安排餐饮、住宿等事宜。

第四条使用规范：

1.会议室内禁止吸烟、大声喧哗，保持安静、整洁；

2.会议结束后，参会人员应将座椅归位、关闭设备电源，并将个人物品带走；

3.未经允许，不得随意移动或损坏会议室内的设备、物品。

第五条安全与保密：

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防、安全设施齐全有效；

2.会议室内讨论的内容涉及公司内部信息及敏感数据的，参会人员需遵守保密规定。

第六条费用管理：

1.会议室使用产生的相关费用，如茶水、设备损耗等，由行政管理部门统一核算；

2.各部门因会议产生的差旅、住宿等费用，按公司规定报销。

第七条违规处理：

对违反会议室管理规定的个人或部门，将按照公司相关规定给予处罚，情节严重者将追究法律责任。

第八条持续优化：

行政管理部门应定期收集会议室使用过程中的意见和建议，不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率。

第五章附则

第一条适用范围：本管理制度适用于公司全体员