集团会议及接待管理制度

集团会议及接待管理制度第一章总则

为确保集团会议及接待活动的高效、有序进行，提高决策效率，明确会议纪律，特制定本管理制度。

一、目的与原则

1.本管理制度旨在规范集团会议及接待活动的组织、筹备、实施和跟踪，确保会议及接待工作的高效、有序。

2.会议及接待活动应遵循公开、透明、节俭、务实原则，注重实际效果，提高工作效率。

二、适用范围

1.本管理制度适用于集团及下属子公司、各部门召开的各类会议及接待活动。

2.特殊性质的会议及接待活动，可根据实际情况参照本管理制度执行。

三、会议及接待类别

1.会议分为：董事会、总经理办公会、专题会、部门例会等。

2.接待分为：上级领导来访、外部考察团、合作伙伴等。

四、责任主体

1.集团办公室负责本管理制度的制定、修订及解释工作。

2.各部门负责本部门会议及接待活动的组织、实施和跟踪。

3.集团办公室负责对会议及接待活动的监督、检查和考核。

五、制度修订

1.本管理制度可根据集团业务发展及实际工作需要，适时进行调整和修订。

2.修订后的管理制度应经集团领导审批后公布实施。

六、附则

1.本管理制度自发布之日起实施。

2.集团原有相关规定与本管理制度不一致的，以本管理制度为准。

3.本管理制度的最终解释权归集团办公室所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题，确保会议的必要性和实效性。

2.筛选参会人员：根据会议主题和议题，合理确定参会人员范围，确保关键人员参会。

3.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

4.会议资料准备：整理与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员，以便于会前预习。

二、会议组织

1.会议签到：设立签到台，确保参会人员按时到场，并记录签到情况。

2.会议主持：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.讨论与发言：按照议程顺序，组织参会人员进行讨论和发言，确保会议有序进行。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括讨论要点、结论和待解决问题等。

三、会议决策

1.提出方案：针对会议议题，相关人员提出解决方案或建议。

2.表决与决策：参会人员对方案进行表决，形成会议决策。

3.决策公示：将会议决策进行公示，以便于相关人员了解和执行。

四、会议总结

1.总结发言：由主持人或相关部门负责人对会议进行总结，强调会议决策和执行要求。

2.传达与部署：将会议决策传达至相关部门和人员，部署具体执行工作。

3.会议纪要：整理会议记录，形成会议纪要，分发给参会人员及相关部门。

五、会议后续

1.跟踪落实：对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策落到实处。

2.反馈与评估：收集会议决策执行过程中的反馈意见，评估会议效果，为下一次会议提供改进方向。

3.持续改进：根据会议反馈和评估结果，调整会议组织和管理方式，不断提高会议效果。

六、会议保密

1.会议内容涉及公司机密或敏感信息的，参会人员应遵守保密规定，不得泄露。

2.会议纪要等资料应妥善保管，防止丢失或泄露。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，由指定的记录人负责整理会议内容，编制会议纪要。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要发言、决策结果等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应及时提交给主持人或相关负责人审核。

4.审核通过后，会议纪要应以书面形式发布，分发给所有参会人员及相关部门。

二、会议决策的分解与任务分配

1.根据会议纪要中的决策内容，对任务进行分解，明确责任部门和个人。

2.制定详细的工作计划和执行时间表，确保决策的落实具有明确的时间节点。

3.任务分配应考虑人员的专业能力和工作负荷，确保任务能够得到有效执行。

三、执行进度的监控

1.设立专门的监控机制，对会议决策的执行进度进行定期跟踪。

2.责任部门应定期向上级汇报执行情况，包括已完成的任务、正在进行的任务和遇到的问题。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时分析原因，制定解决方案，并调整执行计划。

四、问题反馈与协调

1.鼓励参会人员和执行部门就执行过程中遇到的问题及时反馈，并提供必要的支持和协调。

2.建立快速响应机制，对于重大问题或紧急情况，应迅速召集相关人员协商解决。

3.保持沟通渠道的畅通，确保各部门在执行过程中的信息共享和协作。

五、结果评估与反馈

1.在决策执行完毕后，组织对执行结果进行评估，总结经验教训。

2.评估结果应以书面形式反馈给相关领导和部门，作为未来决策和会议管理的参考。

3.对于执行不力的情况，应查明原因，采取相应的改进措施，并追究责任。

六、持续改进

1.基于会议纪要的跟踪落实情况，定期对会议管理制度进行审查和优化。

2.通过不断改进，提高会议决策的执行力和会议管理的效率，确保集团各项工作目标的实现。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请。

2.申请内容包括会议主题、时间、参会人数、所需设备等，以便于行政管理部门进行合理安排。

3.行政管理部门在收到申请后，应及时回复确认，确保会议室预订顺利进行。

二、会议室配置

1.会议室应根据会议类型和参会人数进行合理配置，包括座位、音响、投影仪等设备。

2.保持会议室整洁、安静，确保会议室内设备设施齐全、功能正常。

3.定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患，确保会议安全顺利进行。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的卫生环境。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进程。

3.严禁在会议室内大声喧哗、随意走动，尊重发言人，保持会议秩序。

四、会议室设备管理

1.会议室设备使用前，应由行政管理部门对设备进行检查，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，应遵循设备操作规程，防止因操作不当造成设备损坏。

3.会议结束后，使用部门应将设备归位，关闭电源，确保设备安全。

五、会议室维护与保养

1.定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.对于会议室内的设备，应定期进行维护、检修，保证设备性能稳定。

3.发现会议室设施设备损坏或故障，应及时报修，避免影响会议的正常进行。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据集团工作需要和实际情况进行调整，确保满足各部门会议需求。

2.特殊情况下，如需临时调整会议室开放时间，行政管理部门应提前通知相关部门。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节严重程度，给予相应的处罚。

2.造成的经济损失，应按照集团相关规定，由当事人或责任部门承担相应责任。

第五章附则

1.本管理制度自发布之日起生效，集团原有相关规定与本管理制度不一致的，以本管理制度为