文件和资料控制程序文件

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文件和资料控制程序

1目的

对公司范围内与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确保在各部

室、专业公司和项目部及各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止使用作废文件。

2合用范围

本程序合用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制，包括外部提供的

有关文件和资料。

3职责

3.1最高管理者负责《质量、环境、职业健康安全管理手册》批准。

3.2管理者代表负责审核《质量、环境、职业健康安全管理手册》和批准程叙文件。

3.3公司办公室负责管理本程序。负员对全公司范围内的文件管理进行监督检查；负责以公司名义制

发的与质量、环境和职业健康安全管理有关的行政文件，国家机关、地方政府和上级机关颁发的有关工

程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全方面的文件和资料的管理，以及本部门范围内的文件和

资料的管理与控制。

3.4安环质计部负责质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料，以及本部门范围内的文件和资

料的管理与控制。

3.5工程部负责技术性文件资料，以及本部门范围内的文件和资料管理与控制。

3.6其他相关部门负责本部门与工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料，

以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。

3.7专业公司、项目部负责本公司、项目部与工程质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文

件和资料的管理与控制。

4工作程序

4.1总则

质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料是指与工程施工质量安全管理、污染预防和职业健

康安全有关的文件和资料，文件分为受控文件资料和非受控文件资料。受控文件和资料是指与质量、环

境和职业健康安全管理体系运行及其有效性有直接关系，必须确保质量、环境和职业健康安全管理体系

中各部门、各专业公司和项目部及各场所、岗位使用其有效版本的文件和资料。

4.2文件和资料的控制范围

4.2.1国家、地方政府及行业的法规、规章、规定等。

4.2.2规范性文件：国家及行业颁布的规范、规程和标准。

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4.2.3技术文件和资料：包括企皿技术标准、T程施T组织设计、施T方案、施T图纸、设计变更、

技术措施、技术设计、技术（质量安全）交底记录或者记要、环境和职业健康安全管理方案等。

4.2.4合同文件和资料包括：物资采购合同、工程施工合同、劳务分包合同等。

4.2.5质量、环境、职业健康安全管理体系文件和资料包括：管理手册、程叙文件、作业指导书、岗

位责任制及支持性文件等。

4.2.6其他管理文件资料包括：外部、上级及公司的有关质量、环境和职业健康安全管理的文件资料（

如管理标准、工作标准、规章制度）。

4.2.7记录。

4.3文件和资料的编写、审批和批准

4.3.1公司质量、环境、职业健康安全管理体系方针目标和管理手册山最高管理者策划；管理体系方

针目标由办公室结合公司实际情况策划编写，管理手册由质计部组织编写，管理者代表审核，最高管理

者批准。

4.3.2程叙文件由主管部门组织编写，部门负责人审核，相关部门会签，分管领导批准；管理标准、

工作标准、规章制度、作业指导书、合同文件等，由业务主管部门组织编写，部门负责人审核，需要时

经相关部门会签，分管领导批准。

4.3.3各部门以公司名义制发的管理文件和资料，由业务主管部门组织编写，办公室核稿，分管领导

会签审核，最高管理者批准签发（见附表1）。办公室保留各类文件和资料底稿，并附正文以便存档备

查。

4.3.4工程施工组织总设计（含质量安全计划、污染预防方案），由公司总工程师策划，工程部组织相关专

业公司编写，公司总工程师审核，最高管理者代表批准；单项（位）工程施工组织设计、施工方案、项目计

划书、污染预防方案、检验试验计划，由工程部策划，专业公司、项目部技术负责人组织编写，工程部

组织相关部门审核，公司总工程师批准；关键工序、特殊过程的技术设计、技术（质量安全）交底、污

染预防措施，由专业公司或者项目部技术人员组织编写，技术负责人审批：采用新工艺、新技术、新材

料施工的工程施工方案和技术设计，由专业公司或者项目部技术负责人组织编写，工程部组织相关部门

审核，公司总工程师批准。

4.4文件和资料的评审

4.4.1文件和资料在实施过程中和实施结束后应进行必要的评审，评审时主要评价文件和资料的适宜性

和充分性，确定是否需要更改，若评审结果确认文件和资料需要更改或者换版时，应按更改或者换版规

定进行。文件和资料评审应做好记录，并予以保存。评审的方式可采用会议评审或者会签评审。

4.4.2公司质量、环境、职业健康安全管理体系方针目标每年在管理评审时评审；管理体系文件和资

料由主管部门组织评审，每年在内部宙核后进行一次。

4.4.3各部门以公司名义制发的管理文件和资料，由业务主管部门自行评审，每年评审一次。

4.4.5技术文件和资料的评审在施工过程中进行，工程施工中，若情况发生重大变化，由工程部组织

对文件和资料进行必要的评审。

4.5文件和资料的发放和标识

2

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4.5.1管理体系文件和以公司名义制发的管理文件由办公室统•发放：技术文件和资料,由T程部发

放：以专业公司或者项目部名义编制的文件和资料，由专业公司或者项目部发放。

4.5.2受控文件和资料发放时，加盖“受控”章予以标识，文件管理员要填写《文件和资料发放登记表》

（见附表3）,经发放部门、专业公司或者项目部审核、批准后，按己批准的范围进行发放，并确保发放

到位。如受控文件和资料发放范围内人员发生变化，文件管理员要及时从变动人员处收回受控文件和资

料，并在《文件和资料发放登记表》中予以注明；对于进入发放范围内的人员，文件管理员也要填写

《文件和资料发放登记表》，经发放部门、专业公司或者项目部审核、批准后，进行发放。文件领用人

在发放登记表上签字领用，便于追溯c

4.5.3各部门、专业公司和项目部对领用的文件和资料应及时登记，填写《文件和资料接收登记表》（

见附表4）.

4.6文件和资料的更改和换版

4.6.1受控文件和资料在实施过程中由使用部门、专业公司或者项目部提出，以及经评审确认需要更

改时，原制发部门、专业公司或者项目部应说明更改原因及更改内容，并填写《文件和资料更改申请表》

（见附表6）,报原审核人或者批准人允许（若原批准人变动，可由其接替人认可）后进行更改。

462文件和资料更改的内容，由原制发部门、专业公司或者项目部用《文件和资料更改通知单》（见附

表7）,按照《文件和资料发放登记表》上的名单，通知文件和资料持有者：持有文件和资料的部门或

者人员，接到通知后，应在《现行受控文件和资料清单》（见附表2）中注明更改标识和更改生效时间，

也可将《文件和资料更改通知单》装订在原文件和资料中。

463文件经多次更改或者需要进行大幅度更改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版文件。

4.6.4更改、换版后的文件审批、发放按4.3和4.5有关规定执行。

4.6.5文件和资料的更改、换版应在新发文件和资料中注明，接收部门、专业公司或者项目部应及时

撤换作废文件和资料，并做好记录。

4.7文件和资料的作废与处理

4.7.1文件和资料主管部门每半年向办公室提供作废信息，办公室以《作废文件和资料通知单》（见附

表5）及时发布：各使用部门、专业公司、项目部接到通知后，应在相应文件和资料上加盖“作废”章标

识，并在《现行受控文件和资料清单》中加以注明，同时从使用场所撤回作废文件和资料。

4.7.2有年度性规定的管理文件和资料，跨年度后自然失效，再也不另发作废通知，使用部门、专业公

司、项目部可自行处理。专业公司或者项目部自编的技术文件和资料，除留作存档和交工使用外，在工

程施工结束后即自行失效，自动作废，再也不另发作废通知，使用专业公司或者项目部，以及相关人员

可以自行处理。

4.7.3对需作资料保存的作废文件和资料，文件管理员要填写《作废文件和资料留用审批表》（见附表8）,

报经业务主管部门允许，并在《现行受控文件和资料清单》中注明“留用”，同时在留用的文件和资料上

加盖“留用资料”章标识。

4.7.4对需回收的作废文件和资料，由发放部门、专业公司或者项目部按《文件和资料发放登记表》

的名单，予以收回，填写《受控文件和资料回收登记表》（见附表9）。

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4.7.5对需集中销毁的作废文件和资料，由发放部门、专业公司或者项目部填写《销毁文件和资料登记

表》（见附表10）,将回收的作废文件和资料交办公室按照规定集中销毁，并做好记录。

4.8文件和资料的管理

4.8.1文件和资料应有惟一性的准确标识，以确保有效使用，各部门、专业公司或者项目部要按照《文

件和资料编号管理办法》实施。

4.8.2各部门、专业公司和项目部应依据办公室每年初发布的《现行受控文件和资料清单》，建立各自使

用的文件和资料清单，并在清单中标明所有文件和资料的现行修订状态，以确保各类人员能够识别，

并按文件和资料规定的范围使用现行有效版本。

4.8.3当所用文件和资料破损严重，影响使用时，文件和资料持有人应到发放部门办理更换手续，交

回破损文件和资料，补发新的文件和资料，其分发号沿用原有分发号，发放部门补发新的文件和资料时

执行4.5条有关规定。

484文件和资料使用人丢失文件和资料后，应按483条有关规定办理补发手续，但责任人必须说明丢

失原因，发放部门在补发文件和资料时，给出新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。

4.8.5文件和资料使用人在借阅有关文件和资料时，应办理借阅手续，经业务主管部门负责人批准后方

可借阅，并保证在规定的期限内归还，到期未归还的，应由文件管理人员收回；原版文件和资料一律不

得外借，以防止其丢失或者损坏。公司外部人员借阅文件和资料，必须经分管领导批准。

4.8.6管理手册和程叙文件的复制，应经管理者代表审批允许后，由办公室负责复制。其它文件和资

料的复:制必须经本部门或者文件和资料主管部门负责人批准，并按兔制的份数复:制。受控文件和资料的

复制必须加盖“受控”章，夏制件的发放按4.5条有关规定执行。

4.8.7各使用人员在现行文件和资料的使用、管理中，应注意文件和资料的保密性，对保密内容不得

向外透露，必要时应进行密级标识。

4.9外来文件和资料的控制

4.9.1办公室收到外来的与质量环境职业健康安全管理体系有关的文件和资料，经识别后，应填写《文件

和资料接收登记表》，进行登记、编号，并按照有关领导批示进行处理；业务主管部门收到外来的与

质量环境职业健康安全管理体系有关的文件和资料应交办公室，由办公室填写《文件和资料接收登记

表》，进行登记、编号，并进行处理。

4.9.2各部门、专业公司或者项目部采集的法律法规、规范、标准等文件和资料，由各部门、专业公司

或者项目部自行填写《文件和资料接收登记表》，进行登记、编号、标识和发放，并报办公室发布。

4.9.3顾客发来的施工图纸、设计变更、洽商记录、技术文件和顾客、监理制发的与工程质量、施工安

全、污染预防有关的文件和资料，由接收部门、专业公司和项目部填写《文件和资料接收登记表》，

进行登记、编号、标识，再填写《文伶和资料发放登记表》，经负责人批准后，进行发放（施工图纸由工

程部登记发放）。

4.9.4对外来文件的作废处理按4.7条款有关规定执行。

4.10文件和资料的保管、移交和归档

4.10.1文件和资料的保管：

a）各部门、专业公司或者项目部应将文件和资料分类单独立卷保管。卷盒应编目，卷盒内应有目录，

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便于查找:

b)外来文件和资料应尽可能单独立卷存放；

c)文件和资料应有良好的存放环境，并整齐有序。

4.10.2文件和资料的移交和归档

各部门、专业公司、项目部应设兼职文件管理员(或者资料员)，负责本部门、专业公司、项目部

文件和资料的采集、整理、移交和归档工作。

4.10.2.1文件和资料的移交

a)各部门、专业公司、项目部的文件管理员每年要按照办公室制定的综合归档计划，及时采集、

整理应归档的文件和资料，定期向档案室移交，具体按照《档案管理制度》办理；

b)工程项目完工撤销时，专业公司或者项目部对凡公司下发的有效文件和资料，均应交回发放部门，

并填写《文件和资料(记录)移交清单》(见附表11)办理移交于续，其它文件和资料除已列入

竣工文件和资料移交或者归档均可按《记录控制程序》要求移交业务主管部门保管的外，可由

专业公司或者项目部按作废文件和资料处理，需销毁的应交办公室集中销毁，并做好记录；发

放部门根据《文件和资料(记录)移交清单》在《文件和资料发放登记表》上赋予注销。

4.10.2.2文件和资料的归档

a)文件和资料归档按照公司《档案管理制度》办理；

b)已经更改过的文件和资料，《文件和资料更改通知单》应附在该文件和资料后进行归档。

5相关文件

《管理手册》TGJA/SC01—2022

《文件和资料编号管理办法》TGJA/BF01—2022

《纠正和预防措施控制程序》TGJA/CX22—2022

《档案管理制度》Q/TLYS-TGJA16G004-2022

6记录与表格

6.1记录

各种记录随文件保存，保存期限与文件相同；工程施工文件保存期限，按国家和地方政府的规定执

行。

6.2表格

附表1……一公司发文审批表CX01—01—()

附表2现行受控文件和资料清单CX01-02-()

附表3文件和资料发放登记表CX01—03—()

附表4文件和资料接收登记表CX01—04—()

附表5作废文件和资料通知单CX01—05—()

附表6文件和资料更改申请表CX01—06—()

附表7文件和资料更改通知单CX01—07—()

附表8作废文件和资料保留审批表CX01—08—()

附表9受控文件和资料回收登记表CX01-09—()

附表10销毁文件和资料登记表CX01—10—()

附表11文件和资料(记录)移交清单CX01—11—()

5

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附表1

......公司发文审批表

CX10~~01—()

签发：会签：

办公室审稿：审稿：拟稿:

标题：

文

号

主送单位

抄报单位

抄送单位

受控状态

□受控□非受控

发文机关

印刷份数发文时间

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附表6

文件和资料更改申请表

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名称编号

申请单位申请人

更改原因：

更改前内容：更改后内容：

审核意见：

年月日

枇准人意见:

年月日

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附表7

文件和资料更改通知单

______________________________________________________________________CX10—07—()

名称编号

受控号更改日期

更改原因：

更改前内容：更改后内容：

更改人：批准人：

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附表8

作废文件和资料保留审批表

部门：CX10—08—()

序号名称编号留存原因批准人日期备注

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