管理信息系统 课件 第2章　信息系统与信息管理

2.1数据和信息

2.2信息管理

2.3信息资源管理

2.4企业信息资源管理

2.5

知识管理2.1数据和信息2.1.1数据数据是信息系统处理的基本对象。数据是事实的反映，是人们为了反映客观世界而记录下来的可以被鉴定的符号。数据是客观事物属性的抽象表示，它表示的仅是一个描述，并没有特定的背景和意义，不提供对时间的判断或解释。人们获得数据后，如果不与其所处的环境和记录的目的联系起来，是得不到什么有价值的看法的。数据的形式除了数字以外，还有文字、声音、语音、图像、视频等。2.1.2信息1. 信息的定义许多研究者从各自不同的学科出发，对信息进行了不同的定义，具有代表性的定义如下：控制论中，维纳(NorbertWiener)认为信息是在适应外部世界、控制外部世界的过程中同外部世界交换内容的总称。信息论中，信息被看作是可以获得、变换、传递、存储、处理、识别和利用的一般对象，它能够为实现目标排除意外性，增加有效性。我国国家标准《情报与文献工作词汇基本术语》对信息的定义是：“信息是物质存在的一种方式、形式或运动状态，也是事物的一种普遍属性，一般指数据、信息中所包含的意义，可以使消息所描述事件的不确定性减少。”2. 信息的分类客观事物是多种多样的，因此信息的分类也很复杂。例如，按照社会性分类，有社会信息和自然信息；按照空间状态分类，有宏观信息、中观信息和微观信息；按时间性分类，有历史信息、现时信息和预测信息；按照信息的加工处理程度分类，有一次信息、二次信息、三次信息；按照使用领域分类，有经济信息、管理信息、政务信息、科技信息、文教信息、地理信息等。其中，经济信息是指经济活动中形成的信息；管理信息是反映并控制企业管理活动的、经过加工的数据，它对组织各管理层的管理与决策产生影响。这两类信息是信息规划、组织和加工的对象。3. 信息的特征1) 事实性事实是信息的中心价值，不符合事实的信息不仅没有价值，而且可能价值为负，既害别人，也害自己。2) 时效性信息的时效性是指从信息源发送信息，经过接收、加工、传递、利用的时间间隔及其效率。时间间隔越短，使用信息越及时，使用程度越高，时效性越强。3) 不完全性信息的不完全性主要是指人们由于外在环境复杂性和不确定性，所掌握的信息不可能无所不包。同时，由于人的理性是有限的，根据所掌握的信息也不可能预见一切。因此数据收集或信息转换要有主观思路，要运用已有的知识，还要进行分析和判断，只有正确地舍弃无用和次要的信息，才能正确地使用信息。4) 等级性管理系统是分等级的，处在不同级别的管理者有不同的职责，处理的决策类型不同，需要的信息也不同。因此信息也是分等级的。通常把管理信息分为战略信息、管理信息和作业信息。信息的等级性将指导信息系统结构的搭建。5) 价值性管理信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据，是一种资源，因而是有价值的。索取一份经济情报，或者利用大型数据库查阅文献所付费用是信息价值的部分体现。信息的使用价值必须经过转换才能得到。鉴于信息寿命非常有限，转换必须及时。“管理的艺术在于驾驭信息”，就是说管理者要善于转换信息，去实现信息的价值。2.1.3知识知识的定义可以简单归纳如下：(1) 知识是人对事物的认识和经验的总和，是人们改造世界的方法。(2) 知识是客观事物间的普遍联系和规律。(3) 知识是被人们理解和认识并经头脑重组组织和系列化的信息，如观念、判断、期望等。(4) 知识不是一堆杂乱无章的信息，而是有关世界怎样进行的信息。信息和知识的关系没有统一的说法，有人认为知识是信息的一部分，信息也是知识的一部分。知识具有显性和隐性之分。显性知识是指用语言能够明确表达出来的，可编码化、结构化的知识。隐性知识，往往是指存在于人类头脑中的个人经验、观念等隐含化知识，一般很难用某种较为简单的方式表达出来，因而也难以传递和交流，其内涵比显性知识复杂。2.1.4数据、信息和知识的关系一个事件发生时数据便产生，数据经过加工便成为信息，决策者获得信息后便做出决策，这就是数据变成信息并提供决策依据的过程。知识不是一堆杂乱无章的信息，而是信息之间的因果联系或规律，是经过大脑加工的产品。知识是人们对大量的信息进行理解和认识，并经过头脑重新组织和系列化而形成的。“数据-信息-知识”之间是依次包含的关系，分别从语法、语义和效用三个层面反映了人们认知深化的过程。2.2信息管理2.2.1信息管理的概念信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。信息管理的对象是信息资源和信息活动。信息管理具有微观、中观、宏观三个层次的概念。微观层次的信息管理是指根据预定目标对信息进行收集、加工、组织和服务。中观层次的信息管理是指对涉及信息活动的各种要素进行合理的计划、集成和控制。宏观层次的信息管理是指对社会信息及其环境因素进行综合性的规划、协调、指导，以推动信息产业和信息经济的发展，最终实现社会信息化的战略目标。本节主要介绍中观和微观层次上的信息管理。管理者和被管理者是管理系统的基本部分，而建立两者之间联系的正是信息(如图2.1所示)。在管理活动中，所有的组织机构都要依靠信息进行沟通和协调，管理工作就是以信息处理为中心的工作。从本质上说，管理通过所掌握的信息来协调内外资源与预定目标的关系，从而实现系统功能。信息管理是组织管理的核心。2.2.2信息管理的发展过程目前，被人们普遍接受的是信息管理发展阶段被划分为4个阶段，如图2.2所示。信息管理的发展是一个不断深化和不断扩展的过程，每一阶段都是前一阶段的延续，新阶段的形成意味着旧阶段地位的变化。在现实的信息管理工作中这几种管理是同时存在的。2.2.3信息管理与信息系统的关系现代意义的信息管理强调信息、信息技术、信息人员等多要素的集成管理。这些要素只有按照一定的原则配置成一个有机整体——信息系统，才能显现它们的价值。信息系统以信息基础设施为基本运行环境，由人、信息技术及设备、运行规程组成，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，以实现对组织各项活动的管理、调节和控制。开发信息系统的目的，就是为了更好地利用信息资源，提高管理决策水平。因此，一方面信息系统是开发和利用信息、实现信息管理的有效手段；另一方面，信息系统是信息管理的对象，也是被管理的资源之一。信息管理理念的不断深化使得信息系统应用的形式与目的都发生了巨大的变化，而在信息系统使用中暴露出的问题又进一步拓宽和加深了信息管理的范围和深度。正是由于两者之间的紧密联系，在开发和管理信息系统时要遵循信息管理的原则，由于现代信息管理是基于信息系统的管理，因而在各项信息活动中要充分发挥信息系统的作用。2.3信息资源管理2.3.1信息的资源观从资源观点出发认识和管理信息，形成了信息资源管理(InformationResourcesManagement，IRM)。信息资源管理是信息管理的一个发展阶段，也是信息管理的一种思想。1. 信息的资源属性资源概念源自经济学，是指在自然界和人类社会中一种可以用来创造物质财富和精神财富的、具有一定量的积累的客观存在形式。信息是一种资源，它也具有资源的三个经济学基本属性，即有用性、稀缺性和可选择性。有用性：信息可以减少经济行为中的不确定性，节省生产和投资成本，并带来经济利益。稀缺性：在既定的时间、空间或其他约束条件下，某一特定经济活动行为者因人力、物力、财力等方面的限制，其信息拥有量总是有限的；经济活动行为者要获取信息就必须付出相应的代价，因此信息是稀缺的。可选择性：同一信息可以作用于不同的对象并产生不同的效果。对信息资源的理解有广义、狭义之分。狭义的信息资源即信息本身，强调信息资源概念的内核和实质。广义的信息资源是信息活动中各种要素的总称，包括信息、技术、设备、结构和人，强调信息活动中各要素只有按照一定的原则加以配置，组成一个系统，才能发挥最佳效用并显示其价值。2. 信息资源的组成要素在信息资源的各要素中，信息生产者、信息和信息技术(信息系统)是三个基本组成部分，称为信息资源三要素。其中，信息生产者是信息资源的关键，因为信息是人创造的；信息是在生产活动和社会活动中产生的，若没有特定的信息人员运用专门的信息技术对信息进行收集和处理，信息的效用和价值就得不到充分发挥，也就不能构成有用的信息资源，只有通过开发和利用信息，才能表明信息资源的价值；信息技术是信息收集、加工、存储和传递技术的集合，信息技术的应用可以更有效地实现和创造信息的价值，使信息生产者和信息的作用得到延伸。3. 信息资源管理的概念既然信息是一种资源，那么与其他资源类似，需要对其进行合理配置和有效控制来实现组织的目标。以此为切入点，信息资源管理的概念应运而生。信息资源管理就是对信息资源所进行的管理，它运用管理科学的一般原理和方法，从经济、技术、人文等多种角度，对信息资源进行科学的规划、组织、协调和控制，以确保信息资源的合理开发和充分利用，从而有效地满足社会的信息需求。2.3.2信息资源管理的任务1. 制订信息资源的总体规划从微观上考虑，信息资源的总体规划包括信息资源规划和信息系统规划。信息资源规划是从信息价值的角度出发，对组织活动中各类管理人员和决策人员所需要的信息，从战略、管理、作业层、内部和外部、纵向和横向等方面，计划它们的采集、处理、传输、使用和维护。信息系统规划是在信息资源规划的基础上考虑如何使用信息系统的技术、方法和模型实现信息资源的加工和利用，是信息系统建设的行动安排和纲领性文件。它主要包括系统目标规划、数据(信息)组织的规划、系统功能规划、系统流程规划、信息系统建设的费用预算和进度安排，以及计算机硬件、软件和网络配置规划等。2. 建立信息管理机构信息资源管理中，应设置组织的首席信息官(CIO)职务，主要负责建立信息管理机构；制定信息管理的规章制度，规定人员的职责和权限，明确部门之间的关系、协调原则和方法，对各类信息活动进行组合等。3. 建立信息资源管理的标准高复先教授提出了信息资源管理的五项基本标准：数据元素标准、信息分类编码标准、用户视图标准、概念数据库标准和逻辑数据库标准。这是建设集成化信息系统的关键和基础。4. 建立信息资源安全管理的规章制度针对信息活动的全过程以及与这一过程相关的资源，建立信息资源安全管理的规章制度，通过安全审计和跟踪体系来强化安全意识，弥补安全漏洞。在技术方面，根据企业的需要，负责信息安全技术的选用和安全技术方案的决策。5. 实现信息系统的管理信息系统的管理包括管理信息系统开发项目，检查与评价信息系统的运行状况，建立系统维护计划，进行系统维护工作，制订信息系统安全策略等。信息资源管理的内容还涉及与其相关的人力资源管理、信息产品和信息服务的管理、信息政策和法律及道德的管理等。2.4企业信息资源管理2.4.1企业信息资源管理的发展阶段美国哈佛大学教授诺兰(RichardL.Nolan)在20世纪70年代提出了组织内信息系统建设的发展阶段理论，称为“诺兰阶段模型”。诺兰认为，一个组织的信息系统发展通常要经历初装、蔓延、控制和集成的成长过程，1980年诺兰进一步把四阶段模型扩展为六阶段模型，如图2.3所示。2.4.2企业信息资源战略规划规划是指为了企业预期的目标而制订的行动计划，是企业经营管理的指导性文件。战略所要研究的问题是确定企业的长期目标，并通过经营活动和资源分配来实现目标。在信息系统体系结构汇总中，将组织战略作为一个重要的组成部分，信息系统支持组织战略的实现，组织战略要求信息资源的配置与其相匹配。在信息资源规划的各层次中，企业首先应该制订信息资源的战略规划。信息资源和信息系统的战略规划是实现组织战略基于信息技术的解决方案。1. 企业信息资源的战略规划企业信息资源的战略规划必须以组织战略目标为目标，以组织的战略规划为依据。企业战略信息资源是信息资源中最重要和最具增值潜力的部分，与组织的竞争优势和长期发展有关，其价值难以估量。企业战略信息资源具有以下特征：它是有关企业取得长期竞争优势的信息，是辅助企业高层管理者进行半结构化和非结构化决策的信息，它偏好未来的预测信息和外部信息。首先，通过与总经理、副总经理、企业管理办公室主任等有关对象进行座谈和讨论，在广泛收集一般信息资源的基础上，根据战略目标进行加工和提炼，形成战略信息；其次，通过分析信息的有用性和易用性，决定其是否适宜为企业高层管理者和战略决策部门所使用；最后将其列入信息资源规划。根据用户的职责，与企业管理者和部门负责人一起确定战略信息的用户信息使用权限，指导信息的安全传递和送达策略。2. 企业信息系统的战略规划战略信息资源只有在通过战略信息系统对各类内部和外部信息源进行加工时才能产生。由于战略信息需求的多样性、随机性、复杂性和不确定性，对战略信息系统的处理能力要求比较高。企业战略信息系统规划的主要内容包括：信息源输入和战略信息输出的对应关系，信息流通渠道的开拓计划，战略信息的数据模型、数据仓库和数据挖掘规划，信息系统与决策活动的匹配关系，战略信息模型的规划，网上战略信息资源的获取和提炼，应对高层不确定性信息需求的能力，计算机硬件、软件的购置计划等。企业信息资源和信息系统的战略规划除了有其特殊的内容以外，还包括一些信息资源和信息系统规划的基本内容。2.4.3企业信息资源管理的三维结构信息资源管理运用管理科学的一般原理和方法，从经济、技术、人文等角度，对企业信息资源进行科学的规划、组织、协调和控制，形成企业信息资源的集约化管理。企业信息资源管理的三维结构如图2.4所示，它不仅适用于宏观层面的信息资源管理，也适用于微观层面的企业信息资源管理。2.5知识管理2.5.1知识管理的内涵和过程20世纪90年代中期以后，信息管理开始进入知识管理阶段，与信息资源观并存，知识也成为受人们重视的重要资源。知识管理是协助组织和个人，围绕各种来源的知识内容，利用信息技术对知识进行生产、分享、应用以及创新，以形成组织的知识优势、产生价值和提高组织绩效的过程。它是信息资源管理进一步发展的结果，表现在以下方面：(1) 不仅关注显性知识的管理，还重视隐性知识的管理。(2) 不仅关注人类智力劳动的最终成果，还把获得成果的学习和创新过程纳入管理的范畴。(3) 不仅关注将信息提供给用户，还重视用户需求信息