参加会议管理制度

参加会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为了加强会议管理，提高会议效率，确保会议质量，规范会议程序，依据我国相关法律法规及公司章程，特制定本参加会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、部门例会等。

三、基本原则

1.会议应遵循民主、集中、高效的原则；

2.会议应具有明确的议题，议题应具有实际意义和可操作性；

3.会议应保证参会人员的充分发言和讨论；

4.会议应确保决策的科学性和合法性；

5.会议应注重节约，防止形式主义和官僚主义。

四、会议种类及召开权限

1.董事会：由董事长或总经理提议，经董事会秘书处组织召开；

2.监事会：由监事长提议，经监事会秘书处组织召开；

3.总经理办公会：由总经理提议，经总经理办公室组织召开；

4.部门例会：由各部门负责人提议，经本部门组织召开；

5.临时会议：根据工作需要，由相应权限的领导提议召开。

五、参会人员

1.董事会、监事会、总经理办公会的参会人员为董事会成员、监事会成员、总经理及相关部门负责人；

2.部门例会的参会人员为部门全体员工；

3.临时会议的参会人员根据会议议题和领导要求确定。

六、会议纪律

1.会议应准时开始，参会人员应提前5分钟入场；

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意离场；

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得喧哗、交头接耳；

4.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，及时办理相关事宜。

七、本制度的解释权归公司董事会，修订权归公司总经理办公会。本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议发起人应根据工作需要和实际情况，明确会议议题，议题应具有针对性和可操作性。

2.确定参会人员：根据会议议题，明确参会人员范围，并向相关人员发送会议通知。

3.确定会议时间、地点：选择合适的会议时间、地点，确保参会人员能够按时参加。

4.准备会议材料：会议发起人应提前准备会议议题相关的资料，并在会议前分发至参会人员。

二、会议通知

1.会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。

2.会议通知应在会议召开前至少3个工作日发送至参会人员。

3.会议通知发送后，如有特殊情况需调整会议时间或地点，应提前通知参会人员。

三、会议召开

1.会议主持人应按照会议议程组织会议，确保会议有序进行。

2.会议主持人应引导参会人员围绕议题展开讨论，鼓励充分发表意见。

3.会议期间，如有新的议题提出，主持人可根据实际情况决定是否纳入本次会议讨论。

四、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应客观、真实、全面地反映会议内容，确保会议纪要的准确性。

3.会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，并在会议纪要中明确责任人和完成时限。

五、会议决策

1.会议决策应遵循民主、集中、高效的原则，确保决策的科学性和合法性。

2.会议决策结果应明确、具体，具备可操作性。

3.会议决策的实施应明确责任人和完成时限，确保决策落实到位。

六、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对会议进行总结，评价会议效果，对会议中提出的问题和决策进行梳理。

2.会议主持人应将会议纪要及总结报告发送给参会人员，以便了解会议情况并落实相关工作。

七、会议资料的归档

1.会议结束后，会议纪要、会议记录、会议通知等相关资料应进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司规定保存期限进行保存，确保资料的完整性和安全性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要应由会议记录人整理完成后，提交给会议主持人审批。

2.会议主持人应在收到会议纪要后1个工作日内完成审批，确保纪要内容准确无误。

3.审批通过后的会议纪要，应由会议记录人及时发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应详细记录会议讨论的主要观点、决策结果、责任人和完成时限等关键信息。

2.会议纪要应清晰、条理分明，便于阅读理解。

3.会议纪要应具有可操作性，确保相关人员能够根据纪要内容执行工作。

三、会议纪要的跟踪与落实

1.各责任部门应按照会议纪要的要求，制定具体的实施方案，并明确实施进度。

2.各责任部门应定期向会议主持人汇报工作进展，确保会议决策的落实。

3.会议主持人应对会议决策的执行情况进行监督检查，发现问题及时协调解决。

四、会议纪要的反馈与评估

1.会议纪要中涉及的各项工作完成后，责任部门应向会议主持人提交工作总结和反馈。

2.会议主持人应组织相关人员对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定改进措施，并在下一次会议中进行汇报。

五、会议纪要的归档与管理

1.审批通过并发布执行的会议纪要，应按照公司规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的归档管理应由专人负责，确保资料的安全、保密和便捷查阅。

3.对于涉及公司重要决策的会议纪要，应长期保存，以备公司历史档案查询。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应由会议发起人或组织者提前进行，以确保会议所需场地的可用性。

2.预订会议室时，应提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便于会议室管理部门进行合理安排。

3.会议室管理部门应建立预订系统，实时更新会议室使用情况，提高使用效率。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应简洁、大方，符合会议性质和氛围。

2.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等，确保会议顺利进行。

3.会议室管理部门应定期检查和维护设施设备，保证其正常使用。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，保持会议室整洁。

2.未经允许，不得擅自携带外来设备进入会议室，以免影响会议正常进行。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保消防安全。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应加强会议室的安全管理，确保会议期间的人员安全。

2.对于涉及公司机密或敏感信息的会议，应采取相应的保密措施，如设置保密标识、限制会议记录外传等。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

五、会议室服务与支持

1.会议室管理部门应提供专业的会议服务，包括会议签到、会场布置、设备操作等。

2.会议期间，会议室管理部门应随时关注会议进展，及时解决可能出现的问题，确保会议顺利进行。

3.对于重要会议，会议室管理部门可提供专门的会务支持，包括资料准备、接待服务等。

六、会议室资源优化配置

1.会议室管理部门应根据公司实际情况，合理配置会议室资源，提高使用效率。

2.对于会议室使用高峰期，会议室管理部门应制定应急预案，确保会议需求得到满足。

3.定期收集会议室使用反馈，优化会议室布局和设施，提升会议室服务质量。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司董事会，如有未尽事宜，董事会可根据实际