会议及展览用品管理制度

会议及展览用品管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本管理制度旨在规范会议及展览用品的筹备、使用和管理工作，提高会议效率，保障展览用品的合理利用，依据国家相关法律法规及公司规章制度制定。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有会议的组织、召开及展览用品的准备、布置和回收等各项工作。

第三条会议分类

根据会议的性质和规模，将会议分为以下几类：

1.公司级会议：涉及公司重大决策、战略规划及全体员工参加的会议。

2.部门级会议：各部门内部或跨部门协调、沟通的会议。

3.项目组会议：针对特定项目进行的讨论、协调和决策的会议。

4.培训及研讨会：组织员工进行技能培训、学术研讨的会议。

第四条会议及展览用品定义

会议及展览用品包括但不限于以下物品：

1.会议用品：如会议资料、笔记本、签字笔、投影仪、音响设备等。

2.展览用品：如展板、易拉宝、宣传册、样品、展示架等。

第五条责任部门

1.会议的组织和召开由各相关部门负责。

2.会议及展览用品的采购、保管、分发和回收由行政管理部门负责。

第六条制度执行与监督

1.各部门应严格执行本制度，确保会议及展览用品的规范管理。

2.行政管理部门负责对会议及展览用品的管理工作进行监督、检查，对违反规定的行为及时纠正并追究责任。

第七条制度修订

本管理制度根据公司业务发展及实际需要适时进行修订，修订后的管理制度需经公司领导审批后公布实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议筹备小组：根据会议性质和规模，成立相应的会议筹备小组，负责会议的组织、筹备工作。

2.确定会议主题：明确会议目的、议题和预期成果，制定会议议程。

3.参会人员：确定参会人员范围、名单，提前通知参会人员，确保相关人员准时参加。

4.会议时间与地点：选择合适的会议时间、地点，确保会议室设施齐全、环境舒适。

二、会议通知与资料准备

1.发布会议通知：通过邮件、电话、短信等方式，提前向参会人员发布会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

2.准备会议资料：根据会议主题和议程，整理会议资料，包括会议背景、报告、讨论稿等，确保资料齐全、准确。

三、会议召开

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：根据会议议程，依次进行发言、讨论。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括发言要点、讨论结果等。

四、会议决策与总结

1.决策：针对会议议题，进行表决、决策。

2.会议总结：由主持人或指定人员对会议进行总结，概括会议成果、明确下一步工作计划。

3.会议纪要：整理会议记录，形成会议纪要，包括会议主题、议程、发言内容、决策结果等。

五、会议结束

1.会议资料回收：收集会议资料，确保涉密资料不外泄。

2.会议室整理：检查会议室设施，确保物品归位、环境整洁。

3.参会人员疏散：提醒参会人员注意安全，有序疏散。

六、会议后续工作

1.会议纪要发布：将会议纪要发送至相关部门和人员，以便落实会议决策。

2.跟进与监督：对会议决策的执行情况进行跟进、监督，确保工作落实。

3.反馈与改进：收集参会人员对会议的意见和建议，不断优化会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的制定与发布

1.会议纪要应由专人负责整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、后续行动计划等关键信息。

3.会议纪要经主持人审核后，及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议决策任务的分配与执行

1.根据会议纪要，明确各任务的责任人、完成时限和预期成果。

2.责任人应立即行动，按照既定计划执行任务。

3.责任人应定期向会议组织者或监督人汇报任务进展情况。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.设立监督机制，对会议决策的执行情况进行跟踪监督。

2.定期召开跟进会议，检查任务完成情况，解决执行过程中遇到的问题。

3.对未按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并重新设定完成时限。

四、会议纪要的反馈与评估

1.责任人完成任务后，应向会议组织者提交任务完成报告。

2.会议组织者应对照会议纪要，评估任务完成情况，确保决策结果得到有效落实。

3.对任务完成情况进行总结，提炼经验教训，为今后类似工作提供参考。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，便于日后查阅。

2.建立会议纪要查阅制度，确保相关人员能够方便地查阅到相关会议纪要。

3.对于涉及公司机密的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

六、持续改进

1.定期对会议纪要的制定、发布、执行、反馈等环节进行回顾，发现问题，持续改进。

2.鼓励员工提出优化会议纪要跟踪落实流程的建议，提升工作效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由行政管理部门负责统一管理。

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向行政管理部门提交会议室申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

3.行政管理部门根据申请情况，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏的设备。

3.保持会议室环境整洁，提供舒适的会议氛围。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内卫生。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意离开座位。

3.使用会议室后，应将设备归位，关闭电源，整理会议室内物品。

四、会议室安全与保密

1.会议室内应配备消防器材，确保消防安全。

2.会议室内严禁私拉乱接电源线，避免安全隐患。

3.对于涉及公司机密的会议，应采取措施确保会议内容保密，包括但不限于使用加密通信设备、限制会议记录外传等。

五、会议室管理责任

1.行政管理部门应建立健全会议室管理制度，明确管理责任。

2.各部门使用会议室时，应遵守相关规定，如有损坏，需照价赔偿。

3.行政管理部门定期对会议室管理情况进行检查，对违反规定的行为予以制止并追究责任。

六、会议室预约与调整

1.如需取消或变更会议室预订，应提前通知行政管理部门，以便及时调整会议室安排。

2.行政管理部门应建立会议室预约档案，便于统计和分析会议室使用情况，为今后会议室管理提供参考。

第五章附则

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