公司信息与文档管理制度

公司信息与文档管理制度第一章总则第一条目的与依据为了加强公司信息与文档的管理，确保公司运营的有序进行，促进工作效率的提升，依据国家有关法律法规以及公司的实际情况，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工，包含正式职工、临时工和合同工。第三条定义公司信息：指公司的各类文件、资料和数据，包含但不限于各类文件、表格、合同、报告、备忘录、邮件、电子文档等。公司文档：指公司相关文档，包含各类规章制度、手册、流程文件、会议纪要等。第二章公司信息管理第四条分类管理公司信息应依照不同的类别进行分类管理，包含财务信息、人力资源信息、市场信息等，分类依据可依据实际需求进行调整。每类信息应设立特地的存储区域或文件夹，保证信息的整齐有序。第五条文档命名与编号公司信息的文档应统一命名规定，包含指定文档名称、日期、版本号等元素，以便于查找和管理。各类信息文档应编号，并建立相应的编号记录表，记录文档编号、名称、创建日期等信息。第六条信息存储与备份公司信息应存储在特地的信息存储设备中，确保信息的安全和完整性。每天结束工作时，员工应将工作中产生的新信息保管在指定的存储设备中。定期进行信息备份，确保关键信息不会因硬件故障或其他原因丢失。第七条信息权限管理公司应依据岗位和职责划分不同的信息权限，将合适的信息权限授予相关人员。信息权限的更改应及时更新，离职人员的权限应及时取消，确保信息安全。第八条信息审查与鉴定公司应定期对紧要信息进行审查，确保信息的准确性和及时性。对新收集的紧要信息和外部供应的信息，应进行鉴定和核实，避开因信息错误带来的风险。对于不再使用的信息，应及时清理和归档，保持信息库的乾净和高效。第三章公司文档管理第九条文档编写与修订公司文档的编写和修订应由特地的管理人员负责，确保文档的准确性和规范性。对于紧要的文档，应明确编写和修订的流程和责任人，并进行相应的审批和备案。第十条文档存储和传递公司文档应存储在指定的文档库或服务器中，确保文档的安全和可靠性。各部门应依据需要及时向其他部门供应必需的文档，确保工作的衔接和协同。第十一条文档归档与销毁对于不再使用的文档，应及时进行归档，设立特地的归档区域或文件夹，保证文档的乾净和易查。文档的销毁应依照公司相关规定进行，确保文档的安全和保密性。第十二条文档备份与恢复对于紧要的文档，应进行定期备份，确保文档的安全和可恢复性。对于丢失或损坏的文档，应及时进行恢复或重新编写，确保工作的连续进行。第四章监督与惩罚第十三条监督检查公司应设立特地的监督检查机构，对公司信息与文档管理工作进行监督和检查，确保制度的执行情况。定期进行公司信息与文档管理的检查，发现问题及时矫正并进行整改。第十四条违规惩罚对于违反公司信息与文档管理制度的行为，要依法依规进行惩罚。惩罚方式包含但不限于口头警告、书面警告、奖惩记录等。第五章附则第十五条制度的订立和修订本制度的订立和修订由公司的管理层负责，经过充分研究和讨论后进行决策。制度的修订应依据实际情况和需要进行调整，修订后的制度应及时向全体员工公告。第十六条生效日期本制度自发布之日起生效，并适用于全体员工。第十七条其他事项对于本制度未涉及的其他事项，依照公司相关规定执行。以上为公司信息与文档管理制度，适用于公司全体员工，希望各位员工遵守