会议收费管理制度

会议收费管理制度第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，同时加强会议的成本控制，提高会议质量，特制定本会议收费管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、项目协调会、团队例会等。

一、会议收费目的

1.强化参会人员的责任意识，提高会议效率。

2.合理分配资源，降低会议成本，实现成本可控。

3.鼓励精简、高效的会议组织，减少无效、冗长的会议。

二、会议收费原则

1.公平公正：会议收费应遵循公平公正的原则，确保各参会人员承担相应的费用。

2.分类分档：根据会议的性质、规模、时长等因素，合理设置会议收费标准和档次。

3.成本控制：会议收费应充分考虑会议成本，实现成本最优化。

三、会议收费范围

1.会议场地租赁费：根据会议规模和场地需求，收取相应的场地租赁费用。

2.会议设备使用费：包括投影仪、音响、话筒等设备的使用费用。

3.会议服务费：包括会议期间的茶歇、餐饮、住宿等费用。

4.其他费用：根据会议需求，可能产生的其他相关费用。

四、会议收费标准

1.公司制定统一的会议收费标准，并根据实际情况进行调整。

2.各部门可根据会议性质和需求，在标准范围内制定具体的收费标准。

3.特殊情况下的会议收费，需经公司领导审批。

五、会议收费管理

1.各部门负责本部门会议的收费管理工作，确保收费合规、合理。

2.财务部门负责对会议收费进行统一核算、监督，确保收费透明、规范。

3.对违反本制度的收费行为，一经发现，严肃处理。

六、本制度的解释权归公司所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、调整。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为本制度下的会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者需明确会议的主题、目标和预期成果，以便于后续的会议通知和议程安排。

2.会议通知：会议组织者应提前通过邮件、电话或其他通讯工具向参会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议程、参会人员等。

3.会议议程：制定会议议程，明确会议讨论的主题和议题，并将会议议程提前发送给参会人员。

4.会议资料准备：收集、整理与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员，以便于会前准备。

5.会议场地、设备预订：根据会议规模、需求，提前预订会议场地和所需设备。

二、会议签到

1.会议组织者应在会议开始前设置签到台，负责参会人员的签到工作。

2.签到时应记录参会人员的姓名、部门、签到时间等信息。

3.签到信息用于会议纪要的记录和会议费用的核算。

三、会议进行

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

2.会议按照既定议程逐项进行，鼓励参会人员积极发言、讨论。

3.会议主持人负责把控会议进程，确保会议不偏离主题，避免冗长、无效的讨论。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议议题、讨论内容、结论和待办事项等。

四、会议总结

1.会议接近尾声时，会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结。

2.明确会议结论和待办事项，指定责任人并设定完成期限。

3.鼓励参会人员提出意见和建议，以提高会议效果。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2.会后，会议组织者应及时整理会议纪要，并发送给参会人员。

3.会议组织者负责收集会议费用，按照本制度规定进行核算和报销。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议成果的有效执行，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为本制度下的会议纪要跟踪落实措施：

一、会议纪要的整理与分发

1.会议结束后，由指定的会议记录人负责整理会议纪要，内容包括会议主题、参会人员、讨论议题、结论、待办事项等。

2.会议纪要需在会议结束后两个工作日内完成整理，并提交给会议主持人审核。

3.审核通过后，会议纪要应以书面形式（电子版或纸质版）分发给所有参会人员，并抄送相关领导。

二、待办事项的责任分配与跟进

1.会议纪要中明确的待办事项需指定具体责任人，并设定完成期限。

2.责任人需在规定时间内完成待办事项，并及时向会议组织者报告进度。

3.会议组织者应定期跟进待办事项的完成情况，对滞后或未完成的任务进行催办。

三、会议成果的评估与反馈

1.会议组织者应在待办事项完成后进行评估，确保会议成果得到有效实施。

2.对于未按期完成的待办事项，应分析原因，制定改进措施，并在下一次会议中进行反馈。

3.鼓励参会人员对会议成果的执行情况进行监督，并提出意见和建议。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，便于日后查询和追溯。

2.会议组织者负责会议纪要的保管工作，确保资料的安全、完整。

3.对于涉及公司重要决策的会议纪要，应加强保密措施，严格按照公司保密制度执行。

五、会议纪要跟踪落实的监督与问责

1.公司领导应加强对会议纪要跟踪落实情况的监督，确保会议成果得到执行。

2.对未按要求完成待办事项的责任人，根据公司规定进行问责，并纳入个人绩效考核。

3.定期对会议纪要跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题，持续改进会议管理流程。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、地点、参会人数、所需设备等信息。

3.行政管理部门根据预订申请统筹安排会议室，确保会议需求得到满足。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾。

2.会议室内不得大声喧哗，影响其他会议室的使用。

3.使用会议室时，应爱护会议室内设施，如发现设备损坏，应及时报修。

4.未经允许，不得随意调整会议室布局和设备。

三、会议室设备管理

1.会议设备使用前，需进行功能检查，确保设备正常运行。

2.会议设备使用过程中，如出现故障，应及时联系行政管理部门或专业技术人员进行维修。

3.会议结束后，应关闭所有设备电源，整理线缆，确保设备安全。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行消防安全检查，确保消防设施正常运行。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品。

3.会议组织者应确保会议室内人员安全，如遇紧急情况，及时启动应急预案。

五、会议室费用管理

1.会议室使用费用根据实际使用情况核算，包括场地租赁费、设备使用费等。

2.各部门应合理使用会议室，避免浪费。

3.财务部门负责对会议室费用进行统一结算，对违规使用会议室的行为进行追责。

六、会议室管理违规处理

1.对违反本规定的部门或个人，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。

2.情节严重者，将追究相关责任人的法律责任。

3.定期对会议室管理规定进行宣传和培训，提高员工的遵守意识。

遵循以上规定，确保会议室的高效、规范使用，为公司的会议提供良好的环境。

第五章附则

为确保本制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，公