会议室资源管理制度范本

会议室资源管理制度范本第一章总则

为确保会议室资源的高效利用，提高会议效率，规范会议管理，特制定本会议室资源管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部所有会议室资源的管理与使用。

一、目的

1.合理配置会议室资源，提高使用效率。

2.规范会议组织、召开及参会行为，确保会议质量。

3.加强会议纪要的跟踪落实，提高决策执行力。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

2.本制度适用于公司全体员工及会议相关人员。

三、会议室资源分类

1.按功能分为：普通会议室、视频会议室、培训室、接待室等。

2.按容量分为：小型会议室（容纳10人以下）、中型会议室（容纳10-30人）、大型会议室（容纳30人以上）。

四、会议室资源管理原则

1.公平、公正、公开原则：会议室资源分配应公平合理，确保各部门、各项目的需求得到满足。

2.效率优先原则：优先保障重要、紧急的会议需求。

3.节约原则：合理规划会议时间，减少无效、重复会议，降低会议成本。

五、会议组织与管理

1.会议召集人负责会议的筹备、组织、召开及总结工作。

2.参会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，积极参与讨论。

3.会议召集人应指定专人负责会议纪要的记录、整理和分发。

六、违规处理

1.未经批准占用会议室资源，或未按要求使用会议室的，予以通报批评，并视情节轻重，追究相应责任。

2.会议无故迟到、早退、缺席的，按公司考勤制度处理。

3.会议纪要未按时提交、跟踪落实不到位的，予以通报批评，并视情节轻重，追究相应责任。

本制度的解释权归公司行政管理部门所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。请各部门认真贯彻执行，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的要求，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议召集人应根据实际工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.确定参会人员：根据会议主题，邀请与会议内容相关的部门及人员参会，同时明确参会人员的职责。

3.安排会议时间：合理规划会议时间，避免与其他重要工作冲突，确保参会人员能够按时参加。

4.会议室预约：会议召集人需提前向行政管理部门预约合适的会议室，并提供会议相关信息，如会议日期、时间、参会人数等。

5.会议通知：会议召集人应在会议召开前至少1个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程等。

二、会议召开

1.会前签到：会议开始前，由会议召集人或指定人员负责参会人员的签到工作，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持：会议召集人担任会议主持人，负责会议的议程安排、讨论引导及时间控制。

3.会议议程：会议按照预定议程进行，各议题负责人进行汇报、讨论，参会人员积极参与并提出意见和建议。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整，特别是重要决策、结论和待办事项。

三、会议总结

1.会议总结：会议结束时，主持人应对会议成果进行简要总结，明确会议达成的共识、决策及下一步工作安排。

2.会议纪要：会议记录人应在会议结束后1个工作日内完成会议纪要的整理，并提交给主持人审核。

3.会议纪要的分发与反馈：审核通过的会议纪要应及时分发给参会人员，并要求相关人员对会议纪要中的待办事项进行反馈。

四、会议跟踪与落实

1.跟踪落实：会议召集人应负责对会议纪要中确定的待办事项进行跟踪，确保各项工作按时完成。

2.进度汇报：相关人员应按照会议纪要的要求，定期汇报工作进度，及时解决工作中遇到的问题。

3.评估与改进：根据会议成果的落实情况，对会议效果进行评估，总结经验教训，不断优化会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，特制定以下会议纪要跟踪落实措施：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论重点、决策事项、待办事项及责任人、下一步工作计划等。

2.会议纪要整理应做到准确、完整、条理清晰，便于跟踪与落实。

3.会议纪要经主持人审核通过后，应在会议结束后1个工作日内发布给参会人员及相关部门。

二、会议纪要的阅读与反馈

1.参会人员收到会议纪要后，应及时阅读并了解会议内容，对其中涉及的待办事项进行确认。

2.责任人应在规定时间内对会议纪要中的待办事项进行反馈，如有困难或需协调解决的问题，应及时向会议召集人汇报。

3.会议召集人应对责任人的反馈进行跟踪，确保各项工作按照会议纪要的要求推进。

三、会议纪要的跟踪检查

1.会议召集人应定期检查会议纪要中待办事项的落实情况，对进度滞后的事项进行重点跟踪。

2.对于未按期完成的待办事项，应了解原因，督促责任人加快工作进度，确保会议决策得到有效执行。

3.定期召开会议，对会议纪要落实情况进行汇报，协调解决工作中遇到的问题。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要整理完成后，应按照公司档案管理制度进行归档，便于日后查询与追溯。

2.会议纪要的归档与管理应确保信息安全，防止泄露公司内部信息。

五、会议纪要的评估与改进

1.定期对会议纪要的落实情况进行评估，总结经验教训，为今后会议的召开提供参考。

2.根据会议纪要跟踪落实过程中发现的问题，及时调整会议管理流程，提高会议效率。

3.鼓励员工对会议纪要的跟踪落实工作提出意见和建议，不断优化会议纪要管理机制。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用，提供良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前向行政管理部门预约会议室，并提供会议相关信息。预约时应考虑会议室容量、设备需求等因素，确保会议顺利进行。

2.会议室使用：会议召集人应按照预定时间、地点使用会议室，未经批准不得随意更换或占用其他会议室。

3.临时使用：如遇紧急会议，可向行政管理部门申请临时使用会议室，行政管理部门将视实际情况予以安排。

二、会议室设备管理

1.设备检查：会议开始前，会议召集人应检查会议室内的设备设施是否齐全、正常，如有问题，及时联系行政管理部门解决。

2.设备使用：参会人员应正确使用会议室设备，如投影仪、音响、白板等，使用过程中如遇故障，应及时报告并等待专业人员处理。

3.设备归还：会议结束后，应及时关闭设备电源，归位桌椅，保持会议室整洁。

三、会议室环境与卫生

1.保持整洁：会议室内禁止吸烟、进食，参会人员应保持会议室整洁，不乱丢垃圾。

2.室内布置：会议室的室内布置应简洁大方，符合会议主题，不得随意张贴、悬挂物品。

3.环保意识：鼓励参会人员节约用纸、用电等资源，提高环保意识。

四、会议室安全管理

1.安全检查：行政管理部门应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施、用电安全等方面符合规定。

2.人员安全：会议召集人应确保会议室内的参会人员安全，如有紧急情况，及时引导人员疏散。

3.会议保密：对于涉及公司机密的会议，会议召集人应采取相应保密措施，防止信息泄露。

五、违规处理

1.未经预约占用会议室、未按要求使用会议室等违规行为，将予以通报批评，并视情节轻重，追究相应责任。

2.损坏会议室设备、乱丢垃圾等行为，按公司规定予以处罚。

3.会议室管理相关人员应严格遵守本规定，