企业微信会议管理制度

企业微信会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范企业微信会议的管理，提高会议效率，确保信息畅通，促进决策的贯彻落实。会议应遵循高效、务实、公开、平等的原则。

第二条适用范围

本制度适用于企业内部通过企业微信召开的各类会议，包括但不限于工作例会、项目协调会、专题讨论会等。

第三条会议类别

根据会议的性质和内容，会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周例会、月度总结会等；临时会议根据工作需要随时召开。

第四条会议组织

会议的组织由会议主持人负责，主持人应由具有一定权威和经验的成员担任。会议主持人负责制定会议议程，确保会议有序进行。

第五条会议参与

所有被邀请的参会人员应按时参加，积极参与讨论，遵守会议纪律。与会人员应提前准备好相关材料，确保会议效率。

第六条保密规定

会议内容涉及企业机密和个人隐私的，参会人员必须严格保密，未经允许不得泄露。

第七条制度修订

本制度可根据企业发展需要进行修订，修订后的制度应及时通知全体员工，并以书面形式公布。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主持人根据工作需要，确定会议主题、目的、议程和时间，并在会议前至少三天通知参会人员。

2.会议筹备人员负责预定会议室，准备会议所需的设备、材料，并根据会议主题提前搜集相关资料。

3.会议主持人应与关键参会人员提前沟通，了解各方观点和需求，确保会议内容充实。

二、会议通知

1.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、会议准备工作等。

2.会议通知应通过企业微信或电子邮件等形式发送给参会人员，确保通知到位。

三、会议签到

1.会议开始前，由会议筹备人员负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

四、会议议程

1.会议主持人按照预定议程逐项进行，确保会议内容全面、深入。

2.会议议程可根据实际情况进行调整，但需提前通知参会人员。

五、会议讨论

1.会议主持人引导参会人员围绕会议主题展开讨论，鼓励发表意见和建议。

2.与会人员应保持会场秩序，尊重他人发言，不得打断他人讲话。

3.会议讨论过程中，会议主持人应做好记录，以便于会后整理会议纪要。

六、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

2.重大决策需进行投票表决，投票结果作为会议决策依据。

3.会议决策应明确责任人、完成时间和验收标准。

七、会议总结

1.会议主持人对会议内容进行总结，强调决策事项和下一步工作计划。

2.会议总结应形成书面材料，并在会议结束后及时发送给参会人员。

八、会议结束

1.会议结束后，会议主持人宣布散会。

2.会议筹备人员负责整理会议室，回收会议材料，确保会场整洁。

3.与会人员应尽快将会议内容传达给所在部门相关人员，确保工作落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编写

1.会议纪要应由会议主持人或指定专人负责编写，内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项等。

2.会议纪要应真实、准确、全面地反映会议内容，避免遗漏重要信息。

3.会议纪要编写完成后，需经会议主持人审核批准，再发送给参会人员。

二、会议纪要的发布与传阅

1.会议纪要应以书面形式发布，通过企业微信或电子邮件等方式发送给参会人员。

2.会议纪要应抄送给相关部门和人员，以便于了解会议内容，确保工作衔接。

3.与会人员收到会议纪要后，应及时查看并确认收到。

三、会议决策的跟踪落实

1.会议决策的责任人应按照会议纪要中的要求，制定具体实施方案，明确工作计划和时间节点。

2.会议决策的执行情况应定期汇报给会议主持人，确保决策事项的落实。

3.会议主持人应对决策事项的执行情况进行跟踪、督促和评估。

四、会议纪要的归档

1.会议纪要应按照企业档案管理规定进行归档，以备日后查询。

2.归档的会议纪要应包括纸质版和电子版，确保资料完整性。

五、问题反馈与解决

1.在会议决策执行过程中，如遇到问题，责任人应及时向会议主持人反馈，寻求解决方案。

2.会议主持人应根据问题性质，组织相关人员讨论解决，确保问题得到及时、有效处理。

六、会议纪要的更新与调整

1.如会议决策事项在执行过程中发生变更，会议纪要应及时更新，并通知相关人员。

2.会议主持人应定期对会议纪要的执行情况进行评估，根据实际情况调整决策和实施方案。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应由会议筹备人员负责，提前与行政管理部门联系，确保会议室可用。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便于行政管理部门安排合适的会议室。

3.预订成功后，会议筹备人员应将会议室安排情况通知参会人员。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，包括座椅、话筒、投影仪等设备。

2.会议桌应摆放整齐，确保与会人员视线畅通，无遮挡。

3.会议室内应保持整洁，提前进行打扫，确保环境卫生。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责管理和维护，确保设备正常运行。

2.会议前，会议筹备人员应检查设备是否正常，如发现问题，及时联系技术人员进行修复。

3.与会人员应爱护会议室设备，遵守设备使用规范，避免人为损坏。

四、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静，禁止吸烟、进食和喧哗。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进程。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭电源，确保会议室整洁。

五、会议室安全与保密

1.会议室应安装监控设备，确保会议安全。

2.会议室内禁止携带无关人员进入，避免泄露会议内容。

3.涉及企业机密和个人隐私的会议，应采取保密措施，确保信息安全。

六、会议室维护与优化

1.定期对会议室进行维护和保养，确保设备性能和会议室环境。

2.根据会议需求，适时调整会议室布局和设备配置，提高会议室使用效率。

3.收集与会人员的意见和建议，不断优化会议室管理规定，提升会议体验。

第五章附则

1.本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度