学校会议室的管理制度

学校会议室的管理制度第一章总则

为确保学校会议室的高效利用，提高会议质量，明确会议管理制度，特制定本管理制度。本制度适用于学校内所有会议室的预定、召开及管理。

一、目的

1.规范会议室使用流程，提高会议室使用效率。

2.确保会议的顺利进行，提高会议质量。

3.加强会议室设备的管理与维护，保障会议设施的正常运行。

二、适用范围

1.本制度适用于学校内各类会议室。

2.本制度适用于学校内所有使用会议室的单位和个人。

三、会议室使用原则

1.公平公正：会议室的使用遵循先申请、先安排的原则，确保各申请单位公平使用。

2.高效利用：会议室的使用应充分发挥其功能，提高使用效率，避免资源浪费。

3.保障重点：对于学校重要会议、紧急会议及重大活动，应优先保障会议室的使用。

四、会议室管理职责

1.会议室管理部门负责会议室的日常管理、维护及预订工作。

2.会议室管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

3.会议室管理部门应建立健全会议室档案，详细记录会议室使用情况。

五、违规处理

1.任何单位和个人不得擅自占用、挪用会议室。

2.会议室使用过程中，应爱护公共设施，如有损坏，需照价赔偿。

3.违反本制度规定的，会议室管理部门有权取消其会议室使用权，并追究相关责任。

本管理制度自发布之日起实施，未尽事宜，可根据实际情况予以调整。希望全校各单位和个人严格遵守本制度，共同维护学校会议室的正常秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的：会议发起人应明确会议的主题和目的，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议议程：会议发起人应根据会议主题和目的，拟定会议议程，包括会议议题、预计讨论时间等。

3.确定参会人员：会议发起人应明确参会人员范围，包括必参会人员和可选参会人员。

4.通知参会人员：会议发起人应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程等。

5.预订会议室：会议发起人应根据参会人数和会议需求，向会议室管理部门预订合适的会议室。

6.准备会议材料：会议发起人应提前准备会议材料，并在会议召开前至少1个工作日发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会议室，进行签到。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、目的和议程。

3.各议题负责人按照议程顺序，对议题进行汇报和讨论。

4.与会人员针对议题进行充分讨论，提出意见和建议。

5.会议主持人总结讨论成果，形成会议决议。

6.会议结束时，会议主持人对会议进行总结，布置下一步工作。

三、会议记录

1.会议记录人应全程记录会议内容，包括议题讨论、意见和建议、会议决议等。

2.会议记录人应在会议结束后1个工作日内完成会议纪要，并发送给会议发起人和参会人员。

3.会议纪要应详细、准确、完整，确保记录内容的真实性和可追溯性。

四、会议后续工作

1.会议发起人应根据会议决议，制定具体实施方案，明确责任人、完成时限等。

2.会议决议的执行情况应定期进行跟踪和检查，确保会议成果的落实。

3.如有需要，会议发起人可组织相关人员进行会议评估，总结经验教训，不断优化会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议成果的落地实施，提高决策执行力，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人负责编制，内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、意见和建议、会议决议等。

2.会议纪要应客观、真实、全面地反映会议内容，避免个人观点和立场的影响。

3.会议纪要编制完成后，应由会议发起人审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

4.会议纪要应在会议结束后1个工作日内发送给参会人员，以便各方了解会议成果和执行要求。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的决议和任务，应明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体的执行计划，并确保按时完成。

3.会议室管理部门应建立会议纪要跟踪机制，定期检查会议决议的执行情况。

4.对于未按期完成的任务，责任人需向会议发起人报告原因和进展情况，并制定整改措施。

三、会议纪要的反馈与评估

1.会议纪要执行过程中，责任人应及时反馈遇到的问题和困难，寻求支持和协助。

2.会议发起人应定期组织相关人员对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训，优化决策执行流程。

3.评估结果应作为会议纪要改进和决策优化的重要依据。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，保存期限至少为一年。

2.会议室管理部门应建立会议纪要档案管理制度，确保纪要的安全、保密和便捷查阅。

3.对于涉及重大决策和重要事项的会议纪要，应根据需要适当延长保存期限。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用和良好秩序，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各单位和个人需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议主题、时间、参会人数等信息，以便管理部门合理分配会议室资源。

3.会议室预订需遵循先申请、先安排的原则，管理部门有权根据实际情况调整会议室分配。

4.预订成功的单位或个人应在会议开始前15分钟到达会议室，进行签到确认。

二、会议室使用

1.使用会议室的单位和个人应爱护公共设施，保持会议室整洁。

2.严禁在会议室吸烟、乱丢杂物，不得擅自移动或损坏会议室设备。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

4.会议结束后，使用单位或个人应负责清理会议室，确保会议室恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责会议室设备的日常维护、保养和故障排除。

2.使用会议室的单位和个人应正确使用会议室设备，如有损坏，需及时报告并照价赔偿。

3.会议室管理部门应定期对设备进行检查，确保设备正常运行。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，包括防火、防盗等措施。

2.会议期间，参会人员应妥善保管个人物品，贵重物品请随身携带。

3.对于涉及敏感信息或保密事项的会议，会议室管理部门应采取相应保密措施，参会人员需签订保密协议。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间根据学校作息时间及实际需求进行调整，并在显著位置公示。

2.特殊情况下，会议室管理部门可根据需要临时调整会议室开放时间，并提前通知相关单位和个人。

遵守以上会议室管理规定，有助于提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，望全校各单位和个人共同维护。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

二、本管理制度解释权归学校会议室管理部门所有。

三、各单位和个人应